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[社區管理] 請教查帳要領!

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發表於 2011-5-8 14:54:58 |只看該作者 |新文章置後
剛剛去櫃檯要求看社區帳本!0 l6 o( @( Z8 `- S1 L2 x' q; {! ?
發現幾個問題:9 h1 T4 L: r6 L3 x. k
1.所有收入及支出均登記在一本轉帳傳票本子中,而且有20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉!$ C6 D# [* m+ @, X" ^# y
問為甚麼為這樣?
2 Y& z# e& Y0 D) J秘書轉頭要請總幹事說明,總幹事就說帳都你在做的,請你自己說!!. [' l" B$ U  E
秘書就說之前都是這樣做的!) m0 L& Z+ a; s+ D
社區委員怎麼說,他就怎麼做!
/ y; n8 \  o7 E$ X  a剛好我一位學弟經過(他學主計的!),
4 ^: ^/ ^7 H' t  n5 @: {問了他一下,
: `. j8 r* q* \這是不正常的現象!
$ }  q' \, l& ~' g4 w' C應該區分現金收入及現金支出2本分開才對!
# t/ A/ O: Q/ h$ O9 O" ~2.要求看定存及活存本子(影本),無!!
6 _) K* x. k( o& K; O. f$ _秘書說在主委那邊!!( x8 J6 M# `7 \
-------------------------------------
. `5 o5 Q. Y! R5 \以上是正常的嗎?4 I8 q6 h4 D6 L9 P7 \
有沒有甚麼是我該注意的!0 w$ h% z( s2 s# I1 f

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發表於 2011-5-8 15:10:36 |只看該作者
回覆 jushua1975 的文章# [" \  z# Q/ k' s
& z2 A4 ]9 ~$ S# k! r- I
個人曾在某家物業公司 擔任過 信義區 區域主管 負責過14個案場...
" G7 }# S( k: g8 T: U4 R) g+ O+ D4 P# V
其實 每個社區的作帳方式都不盡相同.........(有iso9001認證也一樣...)
. @; B' y6 a' F* z+ R4 M/ m* H2 q6 C5 x. Z: ?  ^  j
教你簡單的查帳方式......
6 D8 F& h6 g, j9 h
0 S4 r4 D0 \# X, t! }就是把存摺 跟 社區財報進行核對 看看數字上有無誤差........
% {* h+ k- i! c0 W! e! ^0 X# `! e  S  v3 E4 [
可以先單純的抽查 每日 管理費收入 跟財報每日收入 是否相符.....  i) t1 z, T2 M+ K& _4 g

, n/ o5 T; L4 z. z2 c再看看 零用金支出 有無奇怪的明細或單據 細項有怪怪的?; D  J; r3 }- m  X
! _+ D3 `) L9 T5 t7 c9 W4 S9 L
裝潢保證金 跟暫收款 如何提存?
; H2 a' r( h0 P* M5 O, B3 f9 l8 l9 I. I6 p  f+ v: P
遙控器/磁卡 帳面數 跟帳是否相符......
8 i4 R# j) r8 ~% l4 Y- b
  z$ G6 O5 x' D6 u" N2 f( K* n還有管理費逾期/預繳明細是否有清單詳列..........
) o  e/ e$ [7 l9 e6 [
, d' u% N4 e1 `如果真的傻傻的分辨不清楚.............建議找第三方 會計師 來協助查帳....3 X/ E; A9 V9 C) N' T8 x

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發表於 2011-5-8 15:12:34 |只看該作者
還是請位會計師來幫忙吧!
4 `* x* @, {, E8 ]- {; G4 h) R6 M& ^: m" \0 _; M  X$ N- r& Z* n/ V; u
看看分類帳...()
7 M5 }! q8 w" O& F看看傳票...
9 z9 ~; v( S6 q% w+ ^" L看看收據內容...(搞不好還會出現婦產科收據喔!)  X) w; O6 W* h; {! [
, D9 F  F, S# _' |$ _
請參考
2 R$ g; `1 Z  }% c5 Z7 Q

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發表於 2011-5-8 15:22:54 |只看該作者
本文章最後由 服務小弟 於 2011-5-8 15:24 編輯 & i6 a/ F, S8 \0 U

$ Z5 g6 `. Y9 H7 `$ J- Y$ a( D9 [- \7 V1.應該區分現金收入及現金支出2本分開! b, ~% T6 \5 L$ Z
5 s; x5 K" J9 {) T/ V2 [
這個沒有一定........所以問你學弟不見得對..........要看社區管委會開戶使用的方式(物管公司向來只有建議權 沒有決定權..)
% j4 d$ C* X6 ~. l, _  j( P) S6 ]( A3 ^; L3 T2 o+ ?1 d
有的管委會帳戶是依使用用途分帳戶 (比如管理費用a銀行 公基金放b銀行 裝潢保證金/暫收款c銀行..定存 b c d 銀行都有...)
, ]8 x' J: i; @& `. \' H$ W
8 H1 e1 V+ q0 p+ k: D( `有的亂七八糟5 6本也是有看過...(本人遇到某社區管理費分5本不同銀行給住戶存...orz), M0 f" S# ?. ^  ?; V
9 z+ Q2 J/ ~7 C/ G0 q5 a
也有的從頭到尾都是一本搞定...........(超出一半以上社區是如此....尤以300戶以下中小型社區)" r+ @( j* X& T* l. G" _2 q: M
% Y- s4 L9 h3 |/ i0 i0 `( f

3 o, [) @8 E9 H7 s2.要求看定存及活存本子(影本),無!!秘書說在主委那邊!!1 z1 v- H5 M7 t( {8 |+ s1 l" D
: t& g1 T7 u' T2 K+ R8 h- N
這可能性是很高的..........有的管委會搞神秘........有的連存摺都不給總幹事保管經手的....看不到定存單 不意外!!2 h/ E+ l3 l0 j: ^
- j' y1 h5 ?; m' B" j$ l8 l. y6 s( b9 Z( h
不過住戶還是可以反映 有權請求委員會把定存單影本 公示給住戶知悉 依 公寓大廈管理條例 這是於法有據的....
3 p0 G+ f* l$ F. O/ ^, H" F8 [
. P; ?8 h* w# ~* k3 u1 b- J8 [如果覺得有問題 應是先知會主委 請求 財委 /監委 協助進行財報說明較佳........

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發表於 2011-5-8 16:56:00 |只看該作者
本文章最後由 快樂讀書會 於 2011-5-8 17:12 編輯 " p1 w! q' C, n: t7 s/ a
- `: n% N3 b$ w& k8 I( |
以我的作帳經驗.7 q! x: w5 Y( [6 B) @9 [9 {
1.社區的收入不外管理費及汽機車收入.最好收據要求.要連號不得跳號.- \/ |9 E/ J6 {# [  L
財委每次只給總幹事5本收據.用完收舊給新.千萬不要貪圖小利.我就碰過有管委會
3 N* o: ~" [4 H9 S8 I! I& s要求收費單據由保全公司提供.這樣的缺點就是比如編號200.的保全公司家同樣編號就有好幾本.% k: s% N% w  f
全部收據都交給總幹事會有一個缺點.曾發生有總幹事拿後面號碼的單據跟住戶收錢.中飽私囊.( `* q2 j- W" Q8 y+ ]% ]2 |, D# t( B  J
而社區會查不出來.很簡單.主.財.監.沒人花時間過帳.及稽查.才會造成被污錢卻不自知.- s8 Z: T) B' {5 L: w  w2 w
2.每個月財報都應該將收費單據貼上來.我通常看過後我會蓋騎縫章.包含支出單據報表.( c2 X% `; E1 b, Y" q
核對銀行存摺.是否跟當月財報金額是否相符.
* [3 |" ]7 n* H! d* Y: G: _3.要求總幹事按時公告住戶的欠繳名單.這樣帳有問題馬上就知道了.9 F5 Q2 Z& e: L
4. 最好將當月財報.包含收入明細表.一般一張收入報表單據約35張.(以我們社區大約7張收入報表.)
3 n& I* F, X4 ~7 T  Z及支出單據影印張貼公怖欄.這樣帳就很透明.一方面不怕住戶質疑.社區花了那些錢.一清二楚..
林姿佑臉書:https://www.facebook.com/profile.php?id=100006396791642&ref=tn_tnmn
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回覆 jushua1975 的文章
$ T7 h' a- E  I' Y3 `/ @: `
% q) m1 u# W" V' X; |用幾本帳是看帳的復雜度,不是一定一本或二.若是很清楚,流水帳也是可以的
: t5 Y7 T6 i5 F3 l: _7 R你這麼說是無法找到查帳的方式的* u5 B4 v; I) q8 W+ P
還是找社區內的會計人士出面,不過......
& A) [3 s5 c& ]+ v0 @1 d$ h1 s會計能力要強一點的才行,最好有過查帳經驗會抓問題的
: Z. d& P% G, _畢竟"魔鬼藏在細節裡",沒有三兩三是看不出來的

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本文章最後由 jushua1975 於 2011-5-8 23:15 編輯
8 j1 |) d( u7 M2 z) o1 ~3 ?  Q) c- W/ `$ n) s+ \  [$ x4 w
感謝有回復的:服務小弟、 豬肉、 快樂讀書會、新同學  !  ~+ N) L$ r; f- I
會po這篇是希望可以得到一些方法,讓社區有心關心帳務的鄰居可以知道如何看起!!!

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本文章最後由 快樂讀書會 於 2011-5-8 23:12 編輯 . ^# W+ E& n2 }0 C

4 s# m" `  u9 I$ y  f回覆 jushua1975 的文章
  m4 Q. l, D% Q
9 c, R! a& f1 X  W# r  U只看傳票.不過帳.是看不出所以然的.
/ `3 S& E& J/ P. U  ~; c2 ?我曾看過某個社區24個月的財報.有20個月.表面的上期結餘.+收入-支出不等於本期結餘./ P( z, G3 \/ x+ U/ f
但主.財.監都蓋章囉.到最後要交接了.助理帳做不出來.
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一、所有收入及支出均登記在一本轉帳傳票本子中,而且有20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉!               
/ X, i) i9 Y: h5 O( I* P建議:收入/支出:要分開~~~方便過帳及產製報表以及作核算~~                                       
) \( x% o; r7 ~9 E) g! M. \查帳要領:收入怕低列、支出怕高列                                               
* b4 A+ }5 i* ]( |4 f$ b5 L; p+ Z        所以以下分:收入面及支出面加以說明                                                       
: ~1 Y% C- r. ^& ^# c        (一)、收入面:                                                        & z) h- T) t4 A) k  t
                                                                1 ^/ s- Z! q; A
        查帳要領1:用核算動作:(檢視收入的合理性及是否有低列之虞)       
$ Y; r8 ?2 c' R' F                例:(1).管理費收入:用--戶數(量)或坪數去作核算  其收入合理性                                        查帳要領2:每筆收入的入帳時間點很重點~~~即使延後入帳:一定要有明細喔。                       
! I, b: b# Y, ?        例:收入有登帳,但延後登帳===可能發生的問題:利用手上的收入款項,補之前可能挪用的款項6 n$ @# I. t8 V- y/ o) ?

1 R, m1 C, h3 k+ v  G: f/ P4 J+ x' Y- I               (二)、支出面:                       
; [- g* o5 z2 q# E                查帳要領1:是否虛報支出
( _; f7 l# N+ f+ G( h2 ]& d                       
) A" H7 D3 B/ L9 y               1.一樣可以採核算動作,核算出支出總數之合理性。               
! j4 W( h8 ?$ r. t, r               2.支出一定要有憑證。這點很重要~~才可看出,支出支付的合理性                       
" r& e) Q$ ]8 n! A- ]2 L                 (怕挪用至私人使用)                       
# p9 C4 Y- ?- N" V, U8 s" P  u; ^7 s, V4 O
二、20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉                                5 X6 i  T' e3 @0 o) t. c
, ~. c- Q" w9 ]1 v) [
        這有非常大之問題,表示其帳務有問題無法對其蓋章負責,所以針對此20筆作詳查。                        (所謂詳查係:需要檢視所有之收據或相關憑證,並且要核對至銀行帳戶,若核不到就擔心-現金交易)                (支出面重要原則:若採用現金交易 是無法查帳的~~~~)                       
2 J# w4 Z: U& l  [/ Q4 {/ W8 u                 (因為即使小額的零用金支付也是要有憑證的喔~~)                       
, \9 j. _# N4 {: o" y, l( M$ N三、要求看定存及活存本子(影本),無                                4 F8 o" h' t$ o: J
秘書說在主委那邊!!                       
- M, }% m; s' {" U  F% a2 R. ]( H1 j1 S
若貴社區有心要查帳務內容,定存及活存影本 ,沒有理由不提示,若一直提示不出來+ u7 r+ Y. h$ L8 z, ?
此部分有很大的問題:擔心是用現金交易喔~~$ |1 N! W, B3 t" P2 k* z# E( v0 y
(只要採現金交易再怎麼厲害的查帳高手都查不出喔:原因是把要查帳的軌跡都破壞了。)+ x8 T3 O9 c8 V. d# X% R

1 b& z0 t5 q; P- x9 @所以建議可以從此方面先作確認。也就是說只要提示不出存摺~~那貴社區的帳務就有極大的問題喔!
1 y8 [0 W' n' F: X
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