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[社區管理] 請教查帳要領!

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發表於 2011-5-8 14:54:58 |只看該作者 |新文章置後
剛剛去櫃檯要求看社區帳本!8 m* m/ l% P# }/ M2 y4 J9 x$ C5 N
發現幾個問題:& V+ n; R' v/ f* p) \$ J
1.所有收入及支出均登記在一本轉帳傳票本子中,而且有20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉!( q+ I; q; ~  y+ c( V- _7 W& ?4 @5 ^5 X
問為甚麼為這樣?
: o& F4 K7 p4 u+ l: t% W秘書轉頭要請總幹事說明,總幹事就說帳都你在做的,請你自己說!!
# U$ d4 u0 a. ]秘書就說之前都是這樣做的!( X9 a" n0 f$ s% B, b- m% O
社區委員怎麼說,他就怎麼做!: ], D* h9 D6 z0 z7 `4 |
剛好我一位學弟經過(他學主計的!),5 r: Y" P! s! v% f9 R; \
問了他一下,7 H+ ~" F7 ]6 U: j& Y! k+ M# P
這是不正常的現象!2 K# r+ s8 Q! P1 [0 k; y  ~
應該區分現金收入及現金支出2本分開才對!$ v. K* ^1 B4 ]7 I  k8 ~* G3 n$ s! O: g
2.要求看定存及活存本子(影本),無!!1 k( d5 |" U* E- ]8 y' Z8 u% a
秘書說在主委那邊!!" P' o+ a& X: ?7 \
-------------------------------------
. e! s" L0 z' D9 k" ~/ F) i# g/ ^以上是正常的嗎?% ~: j2 Q! R: c3 r/ c
有沒有甚麼是我該注意的!, m# L8 R" U" c5 ?

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發表於 2011-5-8 15:10:36 |只看該作者
回覆 jushua1975 的文章, B. ?7 B9 |4 w& o7 v, P# d
( |; {7 J9 {7 f. m
個人曾在某家物業公司 擔任過 信義區 區域主管 負責過14個案場...
4 p, g+ H3 A( W5 i/ A% l7 `& {4 i  J( r7 m; R3 |4 D# [* e3 ^
其實 每個社區的作帳方式都不盡相同.........(有iso9001認證也一樣...)
' P! b0 ^  i: a6 o4 ]1 W. G7 W6 F7 u& ?
教你簡單的查帳方式......  |" l- u$ \% N7 v* F. }

7 C- R8 G' L( [+ w8 G' c$ ?就是把存摺 跟 社區財報進行核對 看看數字上有無誤差......../ ?- E( g8 n- @+ K$ |7 x
( e; ]& u$ W, d* n
可以先單純的抽查 每日 管理費收入 跟財報每日收入 是否相符.....6 [: ]  o' j! B" `% ^: `  _1 s
* f0 K0 V% F( B$ V0 ^6 Z
再看看 零用金支出 有無奇怪的明細或單據 細項有怪怪的?
! C' D+ |- ]* s& R( F9 `% I* e1 b' v9 ?
裝潢保證金 跟暫收款 如何提存?
% i4 L5 }  O  Z3 R# u, }0 N
" ~, \% |2 G5 d+ i; M遙控器/磁卡 帳面數 跟帳是否相符......
0 d% S# P; z- S5 N& G
6 Q) R! m( ]- j7 g( `# }8 }還有管理費逾期/預繳明細是否有清單詳列..........
" `- i) G+ j' K/ I" W+ n' r/ ^4 X) P6 I, E- e; C
如果真的傻傻的分辨不清楚.............建議找第三方 會計師 來協助查帳....( }8 T0 q  I5 K! y8 W  f9 m( W1 K

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發表於 2011-5-8 15:12:34 |只看該作者
還是請位會計師來幫忙吧!
" R& s. z& h) Y  f9 e: N
4 f/ A+ n5 Y1 V2 t看看分類帳...()
0 [2 a: m  \- [  f看看傳票...3 U8 w+ S9 I2 p# O. S
看看收據內容...(搞不好還會出現婦產科收據喔!)
) P0 m# N" I: B/ @
, ~# V' T% J8 H1 `請參考
0 k$ C" [1 c2 U) t/ A' C/ B; ~

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發表於 2011-5-8 15:22:54 |只看該作者
本文章最後由 服務小弟 於 2011-5-8 15:24 編輯 / ~* _) u! S; M0 H. L

$ [6 x& f0 q8 r) F3 F4 T1.應該區分現金收入及現金支出2本分開
4 `- B4 ^9 C  Q0 |. B( \. C* R/ g) e+ K2 k. j  T5 g1 _
這個沒有一定........所以問你學弟不見得對..........要看社區管委會開戶使用的方式(物管公司向來只有建議權 沒有決定權..)
( O, X% M/ A) d2 J
0 D' U8 M8 _% Z有的管委會帳戶是依使用用途分帳戶 (比如管理費用a銀行 公基金放b銀行 裝潢保證金/暫收款c銀行..定存 b c d 銀行都有...)
7 `1 [$ r. I9 v5 l2 L
6 S0 f4 U1 O+ s/ S! _6 X: m5 u- J有的亂七八糟5 6本也是有看過...(本人遇到某社區管理費分5本不同銀行給住戶存...orz)
* n  A: a9 T" b1 L$ ]8 r, t
% u0 g2 @) Y# o  s& T9 G也有的從頭到尾都是一本搞定...........(超出一半以上社區是如此....尤以300戶以下中小型社區)3 `! A3 C- ~5 J1 r$ [7 a
% B% H' K9 C9 L: m3 F

+ G4 B" Z2 P9 r1 y2.要求看定存及活存本子(影本),無!!秘書說在主委那邊!!, o$ g: [' G$ j* @2 j: f
* u! Q* D5 E: l" l
這可能性是很高的..........有的管委會搞神秘........有的連存摺都不給總幹事保管經手的....看不到定存單 不意外!!- N5 m, @# S% {% |$ w

' ~! A( v* }. S! ^8 x不過住戶還是可以反映 有權請求委員會把定存單影本 公示給住戶知悉 依 公寓大廈管理條例 這是於法有據的....
6 R$ s- q8 x" ^. G- i( d  a% J/ p1 R6 v6 U" S5 Y8 d9 C  w7 }
如果覺得有問題 應是先知會主委 請求 財委 /監委 協助進行財報說明較佳........

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發表於 2011-5-8 16:56:00 |只看該作者
本文章最後由 快樂讀書會 於 2011-5-8 17:12 編輯   a9 e9 |5 X. K' a% N
) S; y/ J" K& b( l1 N" r% `4 {# U8 ~
以我的作帳經驗.5 F% }9 F$ @! ]  z: n' F  O
1.社區的收入不外管理費及汽機車收入.最好收據要求.要連號不得跳號.( s, k/ \( M3 Z" M$ L
財委每次只給總幹事5本收據.用完收舊給新.千萬不要貪圖小利.我就碰過有管委會  Z7 y; b, f# a* Q) U
要求收費單據由保全公司提供.這樣的缺點就是比如編號200.的保全公司家同樣編號就有好幾本.
, A- C6 b- y$ O) ~( i* P全部收據都交給總幹事會有一個缺點.曾發生有總幹事拿後面號碼的單據跟住戶收錢.中飽私囊.
7 M' B' O  v/ |而社區會查不出來.很簡單.主.財.監.沒人花時間過帳.及稽查.才會造成被污錢卻不自知.4 m7 k! q4 \& D7 |; |* v
2.每個月財報都應該將收費單據貼上來.我通常看過後我會蓋騎縫章.包含支出單據報表.
1 N+ f, }9 z2 |' Q4 ~, i  L核對銀行存摺.是否跟當月財報金額是否相符.
& ?# F5 W  U3 x0 p1 t% p" x3.要求總幹事按時公告住戶的欠繳名單.這樣帳有問題馬上就知道了.8 c* w$ w3 y; q* W5 i
4. 最好將當月財報.包含收入明細表.一般一張收入報表單據約35張.(以我們社區大約7張收入報表.)7 r9 g: `4 ?' K4 V' R. n
及支出單據影印張貼公怖欄.這樣帳就很透明.一方面不怕住戶質疑.社區花了那些錢.一清二楚..
林姿佑臉書:https://www.facebook.com/profile.php?id=100006396791642&ref=tn_tnmn
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發表於 2011-5-8 22:54:05 |只看該作者
回覆 jushua1975 的文章- e3 T/ v/ c) A3 ~
+ G# V. B: e( e
用幾本帳是看帳的復雜度,不是一定一本或二.若是很清楚,流水帳也是可以的
5 L% v% c( G6 `& u  v" G! M* M: [# U( Q你這麼說是無法找到查帳的方式的$ s. \7 ~' ]$ Z& Q/ v( N* c
還是找社區內的會計人士出面,不過......
9 h1 k2 ~5 \9 F" J) c會計能力要強一點的才行,最好有過查帳經驗會抓問題的" `. y' O2 {" F. r9 n( u; W
畢竟"魔鬼藏在細節裡",沒有三兩三是看不出來的

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本文章最後由 jushua1975 於 2011-5-8 23:15 編輯 ( g! e9 I- f( ?3 L1 R# r6 N5 v
" M. h! f5 ^; e/ z3 ?/ N
感謝有回復的:服務小弟、 豬肉、 快樂讀書會、新同學  !
; H! y2 w) d7 d1 x4 W會po這篇是希望可以得到一些方法,讓社區有心關心帳務的鄰居可以知道如何看起!!!

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本文章最後由 快樂讀書會 於 2011-5-8 23:12 編輯
; E" B* q5 t; j9 E* J
( H( I$ z9 H: X# p" R1 H回覆 jushua1975 的文章$ I: [  @5 N5 V7 j: M1 \
# q' y, X) T  V1 E  v
只看傳票.不過帳.是看不出所以然的.) ^) R( N4 E6 y2 E5 n
我曾看過某個社區24個月的財報.有20個月.表面的上期結餘.+收入-支出不等於本期結餘.$ c. {( [9 i5 Z$ k
但主.財.監都蓋章囉.到最後要交接了.助理帳做不出來.
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發表於 2011-5-9 14:30:48 |只看該作者
一、所有收入及支出均登記在一本轉帳傳票本子中,而且有20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉!                / q0 s' ?& p. ]* [  \
建議:收入/支出:要分開~~~方便過帳及產製報表以及作核算~~                                       
  B6 s5 B  z7 n5 W5 x查帳要領:收入怕低列、支出怕高列                                               
/ f8 g! Y4 o$ e6 R# W. G% R        所以以下分:收入面及支出面加以說明                                                       
  Y4 h, N2 t  R' B4 }) N        (一)、收入面:                                                        9 p1 @9 r0 g: f/ `
                                                               
: |- p: C, h: ^$ n$ n        查帳要領1:用核算動作:(檢視收入的合理性及是否有低列之虞)       
/ O& e# G, b; v( e  a, p. h2 p                例:(1).管理費收入:用--戶數(量)或坪數去作核算  其收入合理性                                        查帳要領2:每筆收入的入帳時間點很重點~~~即使延後入帳:一定要有明細喔。                       
0 C$ L# H# t# j+ {8 |3 H1 E3 b        例:收入有登帳,但延後登帳===可能發生的問題:利用手上的收入款項,補之前可能挪用的款項
! m+ p$ i! ~8 f- H' B9 H; h3 f$ v# l0 h. g  N
               (二)、支出面:                       
" V. T7 X. J: }9 {  X                查帳要領1:是否虛報支出
! x) X7 p# R3 b0 v. l                       
. A4 U5 E# b2 w% V7 b7 a               1.一樣可以採核算動作,核算出支出總數之合理性。               
+ J! |$ p% ?5 ]3 X               2.支出一定要有憑證。這點很重要~~才可看出,支出支付的合理性                       
& K+ Y, i; j3 p- T% F                 (怕挪用至私人使用)                       
& o# c4 q( e8 F) _
- S5 W3 ?# n, P0 Y, U+ K二、20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉                               
2 r2 M4 o: G8 Y, \
. v' w2 X7 a- `4 f0 ~4 P) w' P5 {' B        這有非常大之問題,表示其帳務有問題無法對其蓋章負責,所以針對此20筆作詳查。                        (所謂詳查係:需要檢視所有之收據或相關憑證,並且要核對至銀行帳戶,若核不到就擔心-現金交易)                (支出面重要原則:若採用現金交易 是無法查帳的~~~~)                        ! n) `1 l  k3 l
                 (因為即使小額的零用金支付也是要有憑證的喔~~)                        0 a* [; t9 O  j8 |8 g
三、要求看定存及活存本子(影本),無                                & f' b& t% x: b2 G8 b
秘書說在主委那邊!!                       
3 B' A, k0 Y0 F5 B( v) g# c$ z, R# s
若貴社區有心要查帳務內容,定存及活存影本 ,沒有理由不提示,若一直提示不出來
0 }, b( v( h, I$ O6 ^  c( P此部分有很大的問題:擔心是用現金交易喔~~- _/ n6 G! c1 ]1 s7 I' |
(只要採現金交易再怎麼厲害的查帳高手都查不出喔:原因是把要查帳的軌跡都破壞了。)1 Y( A3 q. o0 X( ?, `% Z
, m5 ?8 v; R* O) n' v
所以建議可以從此方面先作確認。也就是說只要提示不出存摺~~那貴社區的帳務就有極大的問題喔!1 d3 ~: v0 r4 s9 d5 Y1 z3 G
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