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[社區管理] 請教查帳要領!

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jushua1975

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發表於 2011-5-8 14:54:58 |只看該作者 |新文章置後
剛剛去櫃檯要求看社區帳本!
7 H: d# c1 b' a1 @; z7 c發現幾個問題：
+ ^) L# F, r: b2 o- E; X" r( k1.所有收入及支出均登記在一本轉帳傳票本子中，而且有20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉!
" E) ]9 \/ E4 L; j2 J問為甚麼為這樣？
% z* G  g( m+ W4 u$ r# G秘書轉頭要請總幹事說明，總幹事就說帳都你在做的，請你自己說!!
# Z+ A& Q, s$ z; c, C# h8 b秘書就說之前都是這樣做的!
0 }3 S! [1 a8 I& F社區委員怎麼說，他就怎麼做!
7 u' Y# }: V( V/ A* J4 s1 \- ^剛好我一位學弟經過(他學主計的!)，/ h4 T6 h, e3 k% V4 e
問了他一下，
0 k1 T+ g8 v3 y# P這是不正常的現象!
- M' U. d9 x  ]+ u! y) l應該區分現金收入及現金支出2本分開才對!
4 |: z7 _! O! z% O/ ^4 I) ~2.要求看定存及活存本子(影本)，無!!
5 V& _3 G, l3 L+ J9 v  b秘書說在主委那邊!!/ ]6 b9 Z+ m8 N5 G/ F1 ?* S
-------------------------------------$ U) X/ M0 L  F; W' K. N
以上是正常的嗎?
3 ]2 O; _' i+ `% Q' q/ e有沒有甚麼是我該注意的!$ N! t" E4 W1 w2 c) q
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發表於 2011-5-8 15:10:36 |只看該作者
回覆 jushua1975 的文章4 A+ u. t& t5 o6 {+ v

+ w$ }! m  Q" \1 Y個人曾在某家物業公司 擔任過 信義區 區域主管 負責過14個案場...
+ w# m, H/ v  F2 G8 R4 ]
, I% A6 b0 X4 R2 W, F  a& r其實 每個社區的作帳方式都不盡相同.........(有iso9001認證也一樣...)
, L, n+ S5 h' c
' F# Q6 d/ [- {: c1 m  \" P教你簡單的查帳方式......7 M: \. l) B$ G: b2 z
& Q% B) F" g0 V$ \7 x% _  G: V$ n
就是把存摺 跟 社區財報進行核對 看看數字上有無誤差........# B+ ^1 s. c. Y% n" t
. @$ j  \, O( C/ z$ k% y& ?
可以先單純的抽查 每日 管理費收入 跟財報每日收入 是否相符.....1 \3 O8 p9 ~; B- M
" }/ G8 Y& o: x6 R7 f8 F3 x) q" F7 Y
再看看 零用金支出 有無奇怪的明細或單據 細項有怪怪的?
& R4 j8 I8 d: s4 e8 X/ A* F- e' o; a  i- w& S
裝潢保證金 跟暫收款 如何提存? # [' q" G. i: |4 l, T' |
% R/ [3 U7 T8 I6 }) v) B
遙控器/磁卡 帳面數 跟帳是否相符......
+ X3 T% R! I7 Q! |! Z9 M4 T7 U) b- |0 S3 R, B4 O
還有管理費逾期/預繳明細是否有清單詳列..........* ?) y+ T) X; y' A5 c; z7 z& p
& E3 v: r  N2 u4 }2 }& ~  N
如果真的傻傻的分辨不清楚.............建議找第三方 會計師 來協助查帳....
, @) S  z/ w5 @: U
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發表於 2011-5-8 15:12:34 |只看該作者
還是請位會計師來幫忙吧!3 L0 D5 N8 U" c5 P
9 r4 Y7 n! a$ G  T, g7 f. O; _
看看分類帳...()2 Z( `2 W8 T! ]& s0 d4 j0 _
看看傳票...
1 V/ g! L8 K6 n看看收據內容...(搞不好還會出現婦產科收據喔!). Z" `4 o/ Y4 s5 ^
- h( L  \; B7 {. g$ L, {  K+ ?. X( I
請參考# h/ g! g( {5 ~& o, R
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發表於 2011-5-8 15:22:54 |只看該作者
本文章最後由 服務小弟 於 2011-5-8 15:24 編輯
& \6 {$ E) {; j! H! e& K+ Z9 c( \7 U: K) v9 _3 X
1.應該區分現金收入及現金支出2本分開
  V/ d! h! y9 X  f' d
3 T" v, u1 k( \1 X6 Q$ C2 p這個沒有一定........所以問你學弟不見得對..........要看社區管委會開戶使用的方式(物管公司向來只有建議權 沒有決定權..)+ Q4 w/ V* T2 x6 A5 [1 T6 r& g
$ w5 }8 F. I- B) U$ q7 `5 A# M
有的管委會帳戶是依使用用途分帳戶 (比如管理費用a銀行 公基金放b銀行 裝潢保證金/暫收款c銀行..定存 b c d 銀行都有...)
! z5 h# i/ p3 p3 c
7 H! |) `4 g( ^4 B$ x3 ?* |有的亂七八糟5 6本也是有看過...(本人遇到某社區管理費分5本不同銀行給住戶存...orz)+ w" H8 G/ @8 _0 X! Z6 i2 S

- c6 H( y( z! ^9 K也有的從頭到尾都是一本搞定...........(超出一半以上社區是如此....尤以300戶以下中小型社區)) W# G% N; b/ b6 Q7 E
8 w6 n9 p. B5 J& Z+ e
5 L5 W: {2 i2 N7 [1 }' }# y. p
2.要求看定存及活存本子(影本)，無!!秘書說在主委那邊!!
  {' C# q- {  u% M4 o& ?8 _% F4 E. t
1 r4 ?5 {0 |' O% G0 n1 I* r這可能性是很高的..........有的管委會搞神秘........有的連存摺都不給總幹事保管經手的....看不到定存單 不意外!!
/ P3 a/ J7 |5 p# Z% f
% t. V( U- M( j不過住戶還是可以反映 有權請求委員會把定存單影本 公示給住戶知悉 依 公寓大廈管理條例 這是於法有據的....5 V  z: Y, C' y4 E
& ?; ^( d7 v1 R. |/ ^7 B
如果覺得有問題 應是先知會主委 請求 財委 /監委 協助進行財報說明較佳........
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發表於 2011-5-8 16:56:00 |只看該作者
本文章最後由 快樂讀書會 於 2011-5-8 17:12 編輯 " E6 |  L. V5 R

& c9 B  S. I# z# E5 w以我的作帳經驗.# }: o8 Y: H2 j$ z
1.社區的收入不外管理費及汽機車收入.最好收據要求.要連號不得跳號.) H, @- ^5 I6 N- `. |
財委每次只給總幹事5本收據.用完收舊給新.千萬不要貪圖小利.我就碰過有管委會! l8 k9 f* J& ]2 V. r' h
要求收費單據由保全公司提供.這樣的缺點就是比如編號200.的保全公司家同樣編號就有好幾本.
4 I! F  ^+ V% ^% L0 _5 Q9 k  ?& Y全部收據都交給總幹事會有一個缺點.曾發生有總幹事拿後面號碼的單據跟住戶收錢.中飽私囊.3 B1 O3 J% u9 Q
而社區會查不出來.很簡單.主.財.監.沒人花時間過帳.及稽查.才會造成被污錢卻不自知.( t( g$ S+ ^3 l( g) j
2.每個月財報都應該將收費單據貼上來.我通常看過後我會蓋騎縫章.包含支出單據報表." h2 Z) h4 m: U7 g' y
核對銀行存摺.是否跟當月財報金額是否相符.
+ z# I# ]3 b8 ^* @3.要求總幹事按時公告住戶的欠繳名單.這樣帳有問題馬上就知道了.
9 J6 @$ n; a( M5 m' S4. 最好將當月財報.包含收入明細表.一般一張收入報表單據約35張.(以我們社區大約7張收入報表.)7 n, B' m0 ^9 [5 S* y  s
及支出單據影印張貼公怖欄.這樣帳就很透明.一方面不怕住戶質疑.社區花了那些錢.一清二楚..
林姿佑臉書:https://www.facebook.com/profile.php?id=100006396791642&ref=tn_tnmn
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發表於 2011-5-8 22:54:05 |只看該作者
回覆 jushua1975 的文章
4 I/ Y) n/ ^2 B6 G* p9 E% y5 y% b! r5 z  Y1 F. r
用幾本帳是看帳的復雜度,不是一定一本或二.若是很清楚,流水帳也是可以的
9 ^  N6 a7 U& P, Z你這麼說是無法找到查帳的方式的2 p9 q* N/ {# {& f! _  Y7 R. H
還是找社區內的會計人士出面,不過......
- V/ v4 k0 q4 I4 f會計能力要強一點的才行,最好有過查帳經驗會抓問題的( y* o" ^/ b& S
畢竟"魔鬼藏在細節裡",沒有三兩三是看不出來的
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jushua1975

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本文章最後由 jushua1975 於 2011-5-8 23:15 編輯 7 K$ }- l5 V1 u7 c% W

0 V9 ?  w5 U4 r2 f感謝有回復的：服務小弟、 豬肉、 快樂讀書會、新同學  !
1 s% J5 @( Y" M# Y/ I會po這篇是希望可以得到一些方法，讓社區有心關心帳務的鄰居可以知道如何看起!!!
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發表於 2011-5-8 23:08:41 |只看該作者
本文章最後由 快樂讀書會 於 2011-5-8 23:12 編輯
: x7 t1 \  L- J* k# N! x% [1 [) v0 W: w/ `6 |! P
回覆 jushua1975 的文章
( u: J6 i- X- U3 b$ {& ]. K9 o& J( L! J9 ]& S$ ]
只看傳票.不過帳.是看不出所以然的.7 n/ x. Q5 Y/ \4 ]  K2 t% Z; G
我曾看過某個社區24個月的財報.有20個月.表面的上期結餘.+收入-支出不等於本期結餘." M% \. \# x. k: d3 r
但主.財.監都蓋章囉.到最後要交接了.助理帳做不出來.
林姿佑臉書:https://www.facebook.com/profile.php?id=100006396791642&ref=tn_tnmn
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發表於 2011-5-9 14:30:48 |只看該作者
一、所有收入及支出均登記在一本轉帳傳票本子中，而且有20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉!                ; s2 H9 e' p$ j: t& a
建議：收入/支出：要分開~~~方便過帳及產製報表以及作核算~~                                        $ l! d/ R. d+ e) a/ y! W& w
查帳要領：收入怕低列、支出怕高列                                                ) W0 `  ?) o: N" n6 V! x
        所以以下分：收入面及支出面加以說明                                                        " W. r+ @3 `. g+ [# O
        (一)、收入面：                                                       
2 I# f. C; G3 [! @# e3 V' w                                                                / n" s5 e. J. W9 u) H# m3 I; W
        查帳要領1：用核算動作：(檢視收入的合理性及是否有低列之虞)        2 g! n# n' h) b4 T2 r/ o& L
                例：(1).管理費收入：用--戶數(量)或坪數去作核算  其收入合理性                                        查帳要領2：每筆收入的入帳時間點很重點~~~即使延後入帳：一定要有明細喔。                        ( ?& Z) y% U8 \# x6 I; }! h
        例：收入有登帳，但延後登帳===可能發生的問題：利用手上的收入款項，補之前可能挪用的款項
# P7 U2 m. a1 P! h4 Z
; ~( I% x8 D+ ~$ C1 j7 C, U* @0 k               (二)、支出面：                        $ p& K$ f& M) {7 y7 e5 s$ N
                查帳要領1：是否虛報支出& @$ G% O' h9 t! C& {$ M! H& P
                       
: h: ]* t( b' J               1.一樣可以採核算動作，核算出支出總數之合理性。                ' \( N8 t( W( z5 V6 M, K
               2.支出一定要有憑證。這點很重要~~才可看出，支出支付的合理性                          ]7 k1 T. B; d+ M  N
                 (怕挪用至私人使用)                       
* A! `! ]' [5 U5 K6 v1 N: Q6 D  d4 w- [7 L
二、20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉                                / @$ b( T$ ^" o. H  D* h) r

3 ]3 e* H3 c! o        這有非常大之問題，表示其帳務有問題無法對其蓋章負責，所以針對此20筆作詳查。                        (所謂詳查係：需要檢視所有之收據或相關憑證，並且要核對至銀行帳戶，若核不到就擔心-現金交易)                (支出面重要原則：若採用現金交易 是無法查帳的~~~~)                        - Q4 F+ l( J/ h) @& @7 C. D
                 (因為即使小額的零用金支付也是要有憑證的喔~~)                       
, f- c8 f: o. j! [5 U* ]5 G$ ~三、要求看定存及活存本子(影本)，無                               
5 H" k3 i$ H$ |  a% f秘書說在主委那邊!!                        7 E6 g- j- }( k- |' ~
. ]6 p1 L2 q8 Z
若貴社區有心要查帳務內容，定存及活存影本 ，沒有理由不提示，若一直提示不出來; |( k; o3 `. D0 H; j8 s
此部分有很大的問題：擔心是用現金交易喔~~7 V/ K& ?3 n1 Y$ i% g8 R* L( ^5 k
(只要採現金交易再怎麼厲害的查帳高手都查不出喔：原因是把要查帳的軌跡都破壞了。): u! `! C7 R: D  G1 \
' Q! d0 N, E; h0 T7 x% B3 D. x
所以建議可以從此方面先作確認。也就是說只要提示不出存摺~~那貴社區的帳務就有極大的問題喔！6 C9 C) W$ K- m1 k2 r
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