請教查帳要領!

jushua1975

剛剛去櫃檯要求看社區帳本!
發現幾個問題：
1.所有收入及支出均登記在一本轉帳傳票本子中，而且有20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉!
  b6 D% q, [- q3 o, B問為甚麼為這樣？
3 d: e% g5 d3 _; X/ D' ]4 |秘書轉頭要請總幹事說明，總幹事就說帳都你在做的，請你自己說!!
9 p6 J9 p1 y0 n; y) \: h- I秘書就說之前都是這樣做的!
社區委員怎麼說，他就怎麼做!
' Y5 J7 {3 j6 j3 D剛好我一位學弟經過(他學主計的!)，
問了他一下，
這是不正常的現象!
應該區分現金收入及現金支出2本分開才對!
- Y2 z  B1 S( W9 K5 B2.要求看定存及活存本子(影本)，無!!
) M4 Y) V8 {+ _+ h秘書說在主委那邊!!
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' `6 \% ]7 m  H+ o8 H4 @$ l以上是正常的嗎?
+ b# u' a5 H# P) O- z  K" X有沒有甚麼是我該注意的!

服務小弟

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# V3 ~1 V9 |9 s; _7 }; g5 y8 Q
個人曾在某家物業公司 擔任過 信義區 區域主管 負責過14個案場...
: \6 S* n' u# t& ?6 x4 z! n6 Z# e! {
1 b. K9 p' J, m; z, p( R4 H- Y其實 每個社區的作帳方式都不盡相同.........(有iso9001認證也一樣...)
3 k' O- d1 i: y, p/ F$ X+ e) {
7 _2 n, X+ F6 o. D% U( i  T% [/ S, V教你簡單的查帳方式......
$ w% g& z4 J2 S
0 K; M0 K0 l9 E7 P! `$ M就是把存摺 跟 社區財報進行核對 看看數字上有無誤差........

1 q5 F1 F4 p) C, G! x6 a) n可以先單純的抽查 每日 管理費收入 跟財報每日收入 是否相符.....

3 s7 n# c4 M2 U再看看 零用金支出 有無奇怪的明細或單據 細項有怪怪的?
! Q% x1 \( s% U+ g6 h7 `$ p
  U5 J' t% @* e2 w5 k8 p( J裝潢保證金 跟暫收款 如何提存?
& f1 [$ e7 U1 ~% G' m  X$ W
9 v* {) l) A2 p- R遙控器/磁卡 帳面數 跟帳是否相符......

# D' ~& h, o' K# I  o還有管理費逾期/預繳明細是否有清單詳列..........
1 ?, ?- g8 R0 c( f/ c# W
& h8 U5 m- J5 Y( h* I如果真的傻傻的分辨不清楚.............建議找第三方 會計師 來協助查帳....
6 E- t6 `8 w3 C4 l

豬肉

還是請位會計師來幫忙吧!

3 h0 L) X# f) _" u, c0 X6 E# F看看分類帳...()
看看傳票...
- m* {# N4 C8 H6 m9 `6 s' K+ g& }看看收據內容...(搞不好還會出現婦產科收據喔!)

4 j6 {9 e/ _8 M$ e7 I1 O請參考

服務小弟

  m2 E6 B- |+ E/ Z0 V& ~# D) K  i
' n% a  \+ `& N* q" X* w4 a1.應該區分現金收入及現金支出2本分開

/ b& i- O7 c. s1 k' [% T這個沒有一定........所以問你學弟不見得對..........要看社區管委會開戶使用的方式(物管公司向來只有建議權 沒有決定權..)
+ _, u# M( a/ R+ n
有的管委會帳戶是依使用用途分帳戶 (比如管理費用a銀行 公基金放b銀行 裝潢保證金/暫收款c銀行..定存 b c d 銀行都有...)
* w3 L8 F2 \- y' V
" l& V7 j3 d* o! s有的亂七八糟5 6本也是有看過...(本人遇到某社區管理費分5本不同銀行給住戶存...orz)

也有的從頭到尾都是一本搞定...........(超出一半以上社區是如此....尤以300戶以下中小型社區)
# ]1 L; \+ r* R

2.要求看定存及活存本子(影本)，無!!秘書說在主委那邊!!

這可能性是很高的..........有的管委會搞神秘........有的連存摺都不給總幹事保管經手的....看不到定存單 不意外!!
( A6 ?' e  V7 k/ \4 ^9 ^% K9 T
不過住戶還是可以反映 有權請求委員會把定存單影本 公示給住戶知悉 依 公寓大廈管理條例 這是於法有據的....
% ?9 g  X+ m' C0 p
( M7 j' {( \  s( e& W如果覺得有問題 應是先知會主委 請求 財委 /監委 協助進行財報說明較佳........

快樂讀書會

以我的作帳經驗.
1.社區的收入不外管理費及汽機車收入.最好收據要求.要連號不得跳號.
財委每次只給總幹事5本收據.用完收舊給新.千萬不要貪圖小利.我就碰過有管委會
( D! h! O" Z! [9 ]4 Q要求收費單據由保全公司提供.這樣的缺點就是比如編號200.的保全公司家同樣編號就有好幾本.
+ f% @, G* j+ ^! D9 R, c* A6 f全部收據都交給總幹事會有一個缺點.曾發生有總幹事拿後面號碼的單據跟住戶收錢.中飽私囊.
" o0 w# i; [2 ?9 C: o* p而社區會查不出來.很簡單.主.財.監.沒人花時間過帳.及稽查.才會造成被污錢卻不自知.
2.每個月財報都應該將收費單據貼上來.我通常看過後我會蓋騎縫章.包含支出單據報表.
$ Q, ?5 h7 s7 ^* o# N- u核對銀行存摺.是否跟當月財報金額是否相符.
: d' |) b6 ^) O9 ~( T- s3 q3.要求總幹事按時公告住戶的欠繳名單.這樣帳有問題馬上就知道了.
4. 最好將當月財報.包含收入明細表.一般一張收入報表單據約35張.(以我們社區大約7張收入報表.)
及支出單據影印張貼公怖欄.這樣帳就很透明.一方面不怕住戶質疑.社區花了那些錢.一清二楚..

新同學

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+ k$ y# H6 u' n; j- D" h% o1 g
5 W0 s' A9 g/ x- `$ r用幾本帳是看帳的復雜度,不是一定一本或二.若是很清楚,流水帳也是可以的
) q$ d% e9 I0 X6 b9 E. g  j  q8 l你這麼說是無法找到查帳的方式的
& j. p& e& e" b0 Y還是找社區內的會計人士出面,不過......
會計能力要強一點的才行,最好有過查帳經驗會抓問題的
畢竟"魔鬼藏在細節裡",沒有三兩三是看不出來的

jushua1975

感謝有回復的：服務小弟、 豬肉、 快樂讀書會、新同學  !
( W) k- G" E: Y% {1 e2 R% z+ v會po這篇是希望可以得到一些方法，讓社區有心關心帳務的鄰居可以知道如何看起!!!

快樂讀書會

+ |  k% Q) G4 j+ S( |- T
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2 [* J7 B6 ?& C4 y6 P, j# R
2 K" R: P) w$ d4 m/ m' J; B) i9 V只看傳票.不過帳.是看不出所以然的.
我曾看過某個社區24個月的財報.有20個月.表面的上期結餘.+收入-支出不等於本期結餘.
但主.財.監都蓋章囉.到最後要交接了.助理帳做不出來.

小熊米

謝謝分享!我印下來要分享給住戶了!

玉娟

一、所有收入及支出均登記在一本轉帳傳票本子中，而且有20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉!               
建議：收入/支出：要分開~~~方便過帳及產製報表以及作核算~~                                       
查帳要領：收入怕低列、支出怕高列                                               
        所以以下分：收入面及支出面加以說明                                                       
        (一)、收入面：                                                       
! R* Y5 G4 T+ |9 z                                                               
        查帳要領1：用核算動作：(檢視收入的合理性及是否有低列之虞)       
                例：(1).管理費收入：用--戶數(量)或坪數去作核算  其收入合理性                                        查帳要領2：每筆收入的入帳時間點很重點~~~即使延後入帳：一定要有明細喔。                       
2 ?# h3 V& w0 O0 h9 V# ~/ _* x        例：收入有登帳，但延後登帳===可能發生的問題：利用手上的收入款項，補之前可能挪用的款項

; h- x. u, s1 X- E5 L& G               (二)、支出面：                       
                查帳要領1：是否虛報支出
                       
               1.一樣可以採核算動作，核算出支出總數之合理性。               
               2.支出一定要有憑證。這點很重要~~才可看出，支出支付的合理性                       
" e+ S/ L' ^7 `, s1 I! Y                 (怕挪用至私人使用)                       
" P% o1 v3 G6 v, e6 u9 H) D. J8 r% S
( I1 L4 m  X9 a# L6 [" b二、20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉                               
5 C6 x3 c! i: l0 R' D
1 t' h8 F9 ?3 X8 n! w  l/ G7 Y) {# g        這有非常大之問題，表示其帳務有問題無法對其蓋章負責，所以針對此20筆作詳查。                        (所謂詳查係：需要檢視所有之收據或相關憑證，並且要核對至銀行帳戶，若核不到就擔心-現金交易)                (支出面重要原則：若採用現金交易 是無法查帳的~~~~)                       
                 (因為即使小額的零用金支付也是要有憑證的喔~~)                       
三、要求看定存及活存本子(影本)，無                               
& l+ A8 P: u- L; F' b  Y秘書說在主委那邊!!                       

0 n" J# Y* Z( H( F) n若貴社區有心要查帳務內容，定存及活存影本 ，沒有理由不提示，若一直提示不出來
9 n! f# y) _8 p: N3 a此部分有很大的問題：擔心是用現金交易喔~~
(只要採現金交易再怎麼厲害的查帳高手都查不出喔：原因是把要查帳的軌跡都破壞了。)

5 d6 X0 v. S3 X8 [! Z2 n所以建議可以從此方面先作確認。也就是說只要提示不出存摺~~那貴社區的帳務就有極大的問題喔！
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