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[社區管理] 請教查帳要領!

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發表於 2011-5-8 14:54:58 |只看該作者 |新文章置後
剛剛去櫃檯要求看社區帳本!9 M) [6 T% s! T7 T/ O' A  Q
發現幾個問題:
% D- e1 ^+ U$ O2 Z( ~- ~/ i2 {4 D1.所有收入及支出均登記在一本轉帳傳票本子中,而且有20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉!
5 {+ O) T' |" Z( L: w+ C  [# J問為甚麼為這樣?
6 s) z! u) k% l2 O& @5 h9 q: V秘書轉頭要請總幹事說明,總幹事就說帳都你在做的,請你自己說!!! a5 L; l4 `4 ]5 Y9 {) R
秘書就說之前都是這樣做的!( x  I; c0 [: Q. X; q- g% }2 o
社區委員怎麼說,他就怎麼做!5 }% h; o# g% o: |/ ?2 W; T- S
剛好我一位學弟經過(他學主計的!),
1 c, D$ A* Y/ J( L% ^2 F" y問了他一下,
! I2 h  i1 s; ]: Q1 A- X! o這是不正常的現象!0 d* j% R& b# A: u& p
應該區分現金收入及現金支出2本分開才對!% P7 y% I* y& I( {7 e; c8 Q
2.要求看定存及活存本子(影本),無!!
7 h$ h6 T* _& k+ N  K& p  h1 K秘書說在主委那邊!!/ k5 L7 w, M* @( b' j
-------------------------------------
9 P, }9 z' L3 ^  b: x以上是正常的嗎?5 K- w5 ?) o# c' m) m' D
有沒有甚麼是我該注意的!
( K. F8 q+ X; E3 ?

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發表於 2011-5-8 15:10:36 |只看該作者
回覆 jushua1975 的文章
' g0 z# N# v7 K$ s+ l5 U2 Z2 W7 S
個人曾在某家物業公司 擔任過 信義區 區域主管 負責過14個案場...
' x# a: P$ Q  U8 j/ k2 ^. o
8 r  z! {! b# N; u4 N/ J5 ?其實 每個社區的作帳方式都不盡相同.........(有iso9001認證也一樣...), ?$ H0 z: G2 I4 r2 k8 b6 n$ G
1 A3 O% I& c8 _1 }( S# j* A8 H
教你簡單的查帳方式......% |6 K8 _- L1 X( Y9 U

+ i9 {# E/ F, S* G7 b0 `就是把存摺 跟 社區財報進行核對 看看數字上有無誤差........1 k" p/ n: h# m& X
8 ^- `9 d3 d  U- z
可以先單純的抽查 每日 管理費收入 跟財報每日收入 是否相符.....
9 D5 F- @3 M( P1 f# a8 e
2 d) ?  P3 O; E& j% ]再看看 零用金支出 有無奇怪的明細或單據 細項有怪怪的?6 ?6 n% l: r# B4 V
9 V9 K9 f+ @; n3 M/ o( T/ B, i1 e
裝潢保證金 跟暫收款 如何提存? + ~4 Z9 I2 s6 _0 Q' E

- V0 n4 X) S+ f7 l0 h6 [8 G9 e( B遙控器/磁卡 帳面數 跟帳是否相符......
/ q. b9 ^9 ]* d5 |7 }; ^! ~2 ~, K
- w, x3 s- M; z& `0 i$ V還有管理費逾期/預繳明細是否有清單詳列..........3 M5 a& q) {4 k: m' o9 P/ T3 k7 r; @

! C/ H! G. w  t) k3 i5 s如果真的傻傻的分辨不清楚.............建議找第三方 會計師 來協助查帳....
! v7 X) G# p( `

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發表於 2011-5-8 15:12:34 |只看該作者
還是請位會計師來幫忙吧!7 |* z' A. B* J; ~* Z: J
) v1 J: ]3 m( z8 h
看看分類帳...()$ Y/ C1 V$ {# o3 T8 V# d1 [
看看傳票...; _2 |$ e5 e6 A+ g, h
看看收據內容...(搞不好還會出現婦產科收據喔!)8 I* `  p0 s9 P" E" z
5 i$ u) d, j& v) N4 p
請參考! x- Z) w8 [: _; v

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發表於 2011-5-8 15:22:54 |只看該作者
本文章最後由 服務小弟 於 2011-5-8 15:24 編輯 9 x2 s, Z+ l# v4 \

2 F; v' y% h' k# R  n6 q! V% \8 F& l1.應該區分現金收入及現金支出2本分開: `. |( b3 Z. r+ p. m

' y( t% }' ]5 ]& J$ c: `這個沒有一定........所以問你學弟不見得對..........要看社區管委會開戶使用的方式(物管公司向來只有建議權 沒有決定權..)
6 I' J0 q) ]6 o& J2 a7 a( l5 s) ^. |( P
有的管委會帳戶是依使用用途分帳戶 (比如管理費用a銀行 公基金放b銀行 裝潢保證金/暫收款c銀行..定存 b c d 銀行都有...)
# B5 S) I* r, d# s5 u) m4 k- p/ p& n
6 |5 i& C/ e. |) ]有的亂七八糟5 6本也是有看過...(本人遇到某社區管理費分5本不同銀行給住戶存...orz)3 L% w# f% g8 D/ X& {. F% e/ ]. w

/ D8 |: W6 ?+ N; k也有的從頭到尾都是一本搞定...........(超出一半以上社區是如此....尤以300戶以下中小型社區)! s* s& E; E6 I8 q3 F1 }
- o# o# g4 |& R8 N2 ^5 |2 |. l# ^

2 Y$ A% X; \3 d/ D% T2.要求看定存及活存本子(影本),無!!秘書說在主委那邊!!5 i! G* Q$ s% ^' d6 A1 o8 ]# L+ |

% ^. I- W$ p7 \! {$ B這可能性是很高的..........有的管委會搞神秘........有的連存摺都不給總幹事保管經手的....看不到定存單 不意外!!  P/ i1 I1 p9 D1 K

  A: I& |; j5 ^' {* Q不過住戶還是可以反映 有權請求委員會把定存單影本 公示給住戶知悉 依 公寓大廈管理條例 這是於法有據的....
( r* y4 c4 B' q7 @9 D9 N1 F* v, a4 {; ~- ~/ \
如果覺得有問題 應是先知會主委 請求 財委 /監委 協助進行財報說明較佳........

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發表於 2011-5-8 16:56:00 |只看該作者
本文章最後由 快樂讀書會 於 2011-5-8 17:12 編輯 ) ]; a) I" o8 `$ T1 b
4 K; V0 Q+ F. }( g
以我的作帳經驗.
- C( X$ n8 z( i- j" v+ s1.社區的收入不外管理費及汽機車收入.最好收據要求.要連號不得跳號.
" l6 z  U, t0 x# J: N4 X( z財委每次只給總幹事5本收據.用完收舊給新.千萬不要貪圖小利.我就碰過有管委會2 x2 X5 K# P' E0 i# b* `. a
要求收費單據由保全公司提供.這樣的缺點就是比如編號200.的保全公司家同樣編號就有好幾本.
# C0 m& [+ s8 V. j/ ]全部收據都交給總幹事會有一個缺點.曾發生有總幹事拿後面號碼的單據跟住戶收錢.中飽私囊.2 \: N9 O% g' {1 M3 b& h
而社區會查不出來.很簡單.主.財.監.沒人花時間過帳.及稽查.才會造成被污錢卻不自知.
- g9 t, ]# G4 d/ M2.每個月財報都應該將收費單據貼上來.我通常看過後我會蓋騎縫章.包含支出單據報表.
' ]. ^! {) R% X4 d  `核對銀行存摺.是否跟當月財報金額是否相符.
+ e" T7 R3 s2 q' P! u' f) {+ d3.要求總幹事按時公告住戶的欠繳名單.這樣帳有問題馬上就知道了.
- C" R9 ?9 `7 w! y4. 最好將當月財報.包含收入明細表.一般一張收入報表單據約35張.(以我們社區大約7張收入報表.)( [& y& G/ X$ T1 J4 U  O* {# V2 Q2 Z
及支出單據影印張貼公怖欄.這樣帳就很透明.一方面不怕住戶質疑.社區花了那些錢.一清二楚..
林姿佑臉書:https://www.facebook.com/profile.php?id=100006396791642&ref=tn_tnmn
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回覆 jushua1975 的文章# Z1 t& I' i. H; M8 E
% x+ X0 y8 Y! U3 K, d. I4 i' F
用幾本帳是看帳的復雜度,不是一定一本或二.若是很清楚,流水帳也是可以的8 T/ t9 k9 j' z. X. ?1 Z
你這麼說是無法找到查帳的方式的
# ^1 A) R/ @! z. H' L還是找社區內的會計人士出面,不過......' N3 g; ?- n8 P! n4 ]: i
會計能力要強一點的才行,最好有過查帳經驗會抓問題的
7 Q; _  {* P9 }) B% e3 C2 }畢竟"魔鬼藏在細節裡",沒有三兩三是看不出來的

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本文章最後由 jushua1975 於 2011-5-8 23:15 編輯
+ [; }- a) H( D. s% f
$ [5 Z( ?; j# p( `4 f% I  A, T感謝有回復的:服務小弟、 豬肉、 快樂讀書會、新同學  !1 X4 u" g# |" s; t# _
會po這篇是希望可以得到一些方法,讓社區有心關心帳務的鄰居可以知道如何看起!!!

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本文章最後由 快樂讀書會 於 2011-5-8 23:12 編輯
1 y/ y2 Q, O. e; @' j% K9 C" t) ]! u5 O" _3 Q+ A; Y
回覆 jushua1975 的文章# Z+ B' G6 ~4 M, N( @* T
! b* S. P7 L2 F/ F& o1 h, J; ^3 I, |
只看傳票.不過帳.是看不出所以然的.
+ ~" t3 K/ L& Z9 T/ A$ p9 K我曾看過某個社區24個月的財報.有20個月.表面的上期結餘.+收入-支出不等於本期結餘.
0 n; t# Z8 h/ a! x6 q9 M但主.財.監都蓋章囉.到最後要交接了.助理帳做不出來.
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發表於 2011-5-9 14:30:48 |只看該作者
一、所有收入及支出均登記在一本轉帳傳票本子中,而且有20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉!                % m5 S$ K7 ~1 h6 {7 U: \/ _
建議:收入/支出:要分開~~~方便過帳及產製報表以及作核算~~                                       
' o9 @; g4 e2 n2 h  ~& v( |; x7 t查帳要領:收入怕低列、支出怕高列                                               
3 _1 n  E( V2 i* {8 ^3 k# A        所以以下分:收入面及支出面加以說明                                                       
2 ]1 p* B! ~) k" x/ N        (一)、收入面:                                                       
9 J4 ~0 s  z: i                                                                3 B% A+ r' d4 _9 E
        查帳要領1:用核算動作:(檢視收入的合理性及是否有低列之虞)        9 }1 c  T2 Z' t: p
                例:(1).管理費收入:用--戶數(量)或坪數去作核算  其收入合理性                                        查帳要領2:每筆收入的入帳時間點很重點~~~即使延後入帳:一定要有明細喔。                        # b3 A5 |" p( O/ C( j! z* g% X
        例:收入有登帳,但延後登帳===可能發生的問題:利用手上的收入款項,補之前可能挪用的款項
) T& C! ^# c4 ^# n& S  M  m: S+ O
( W- q. J" _% i" u               (二)、支出面:                       
! k( |+ S/ J! V- m$ E/ [                查帳要領1:是否虛報支出! I5 `( `" U' N' S  [
                       
; \( F0 M% I6 u5 o9 a: n) S               1.一樣可以採核算動作,核算出支出總數之合理性。               
% d' o1 ?6 j& U" C               2.支出一定要有憑證。這點很重要~~才可看出,支出支付的合理性                        " L' s4 K+ A) V: G% L" [5 P+ D+ y
                 (怕挪用至私人使用)                        ( v4 H- v5 C- j+ I- A, W

9 Z, X6 M* T: F$ a1 O二、20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉                                # k/ T' D; T7 Q+ v
4 B, v* M+ m1 b
        這有非常大之問題,表示其帳務有問題無法對其蓋章負責,所以針對此20筆作詳查。                        (所謂詳查係:需要檢視所有之收據或相關憑證,並且要核對至銀行帳戶,若核不到就擔心-現金交易)                (支出面重要原則:若採用現金交易 是無法查帳的~~~~)                          C- \. {, Z' U
                 (因為即使小額的零用金支付也是要有憑證的喔~~)                        / r( y' |8 ]6 Q" x& m( \  U2 q7 L  ~
三、要求看定存及活存本子(影本),無                                : t  [+ `- q& m9 |: |; j
秘書說在主委那邊!!                       
- B2 P  u- Y& T/ B9 Y! h
% U) e7 ]4 |1 m) D# }/ _若貴社區有心要查帳務內容,定存及活存影本 ,沒有理由不提示,若一直提示不出來
, f+ q: v  n8 A# ?- r" l9 i& c  i此部分有很大的問題:擔心是用現金交易喔~~
4 O2 _# N6 _3 y- @(只要採現金交易再怎麼厲害的查帳高手都查不出喔:原因是把要查帳的軌跡都破壞了。)
, p6 X5 S2 Y+ |! w1 c
' G2 s6 Q1 ^& }+ R+ e, I所以建議可以從此方面先作確認。也就是說只要提示不出存摺~~那貴社區的帳務就有極大的問題喔!
( v9 R" k/ W( Q+ O. ?0 w* d
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