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[社區管理] 請教查帳要領!

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發表於 2011-5-8 14:54:58 |只看該作者 |新文章置後
剛剛去櫃檯要求看社區帳本!* R/ Q, n3 K4 _( y3 s% d
發現幾個問題:
# f/ J& u8 V5 k4 Q8 C5 ^1.所有收入及支出均登記在一本轉帳傳票本子中,而且有20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉!
! L  I1 Z" ?& s# d8 I5 T問為甚麼為這樣?
* F! P* V/ c# z- a! r' [" D秘書轉頭要請總幹事說明,總幹事就說帳都你在做的,請你自己說!!
3 N9 N" {* K' R' w! P( C秘書就說之前都是這樣做的!
1 ?2 \# V% {! a* i& V社區委員怎麼說,他就怎麼做!" E7 l& x; b# T: s; D" p/ G
剛好我一位學弟經過(他學主計的!),2 g1 a: H7 i2 f. A+ H7 k
問了他一下,0 v# u* k5 g5 {1 ~! u* @( x# |' N
這是不正常的現象!! n5 e* b/ V) y4 u( w; ?8 V
應該區分現金收入及現金支出2本分開才對!) m" ^3 _) X: W3 L
2.要求看定存及活存本子(影本),無!!
& ~5 C1 [# I/ l% X秘書說在主委那邊!!
% l" H2 l' H* b8 O- ]+ Y0 @-------------------------------------/ |  I" U6 O. X) [" U: s+ @0 P
以上是正常的嗎?, h; @  L! k  v+ v) L2 N2 W
有沒有甚麼是我該注意的!1 `) p3 n4 x& d3 k, u

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發表於 2011-5-8 15:10:36 |只看該作者
回覆 jushua1975 的文章3 J3 B. o+ \; ]' a/ F

. d: s4 S" W! B% }個人曾在某家物業公司 擔任過 信義區 區域主管 負責過14個案場...
2 y9 i' m9 ]' O$ f( H0 M: }, C8 F6 q$ I$ J3 o
其實 每個社區的作帳方式都不盡相同.........(有iso9001認證也一樣...)
/ b$ k1 |, E( j2 m7 h6 x* S" m5 i+ i2 y  ^/ a
教你簡單的查帳方式......8 ~) {& d) e. Q1 D

6 h8 {8 ?8 a7 @就是把存摺 跟 社區財報進行核對 看看數字上有無誤差........
& ~8 S% h: k$ ?5 U! i# X8 B" u: F6 a5 D- _. F% Q5 b8 a
可以先單純的抽查 每日 管理費收入 跟財報每日收入 是否相符.....4 y& T6 W6 S+ }6 ~. \0 a

  d& ^' ?1 }- G9 d: a5 e再看看 零用金支出 有無奇怪的明細或單據 細項有怪怪的?3 o; }- k4 B- O6 Q# R" S9 o0 U# V

! R, b2 H2 o& h' _8 X  R# e2 a裝潢保證金 跟暫收款 如何提存?
) s5 W+ q6 i& v- T2 w0 o6 O, k. S) G* h3 l( t
遙控器/磁卡 帳面數 跟帳是否相符......& U$ z9 f4 y4 X  u, t! g
" F: N3 Q! Y& u8 X0 s, I" g
還有管理費逾期/預繳明細是否有清單詳列..........
4 z- D1 K9 y5 R8 M! f4 N3 H6 T+ ]: ]8 D# N
如果真的傻傻的分辨不清楚.............建議找第三方 會計師 來協助查帳..... ~, W1 G( e7 r5 r1 G. E

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發表於 2011-5-8 15:12:34 |只看該作者
還是請位會計師來幫忙吧!
2 L! }( r6 i+ G1 i# S9 i4 I4 ~2 Y/ g7 Z: f
看看分類帳...()
) e5 [  _' q' F0 L" A- s看看傳票..." ^: d' }  x3 Y
看看收據內容...(搞不好還會出現婦產科收據喔!)/ p, h( }# G( M6 Q. W

: P- i+ ]" [: ~4 i0 i1 e# t請參考1 {4 q! |' P5 `! r

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發表於 2011-5-8 15:22:54 |只看該作者
本文章最後由 服務小弟 於 2011-5-8 15:24 編輯 , B0 a) n0 }: U( D4 [8 h5 [; V( s, j4 a' i
3 B* c# B5 m, c8 o6 j% g) ?+ b2 L
1.應該區分現金收入及現金支出2本分開/ z4 H, f, T% W5 ~$ ^% f
3 {5 F7 P: @2 F" y  {. Y
這個沒有一定........所以問你學弟不見得對..........要看社區管委會開戶使用的方式(物管公司向來只有建議權 沒有決定權..)8 l: E3 A# y. J

% s+ |$ o& d, B+ F* T有的管委會帳戶是依使用用途分帳戶 (比如管理費用a銀行 公基金放b銀行 裝潢保證金/暫收款c銀行..定存 b c d 銀行都有...)
- _" U2 A4 q# v
! P' T! g* s3 ^! j' `有的亂七八糟5 6本也是有看過...(本人遇到某社區管理費分5本不同銀行給住戶存...orz)' [! }" {( `% {% m! f9 h# [: L
, r: l2 X2 c, k( f5 C2 S! C
也有的從頭到尾都是一本搞定...........(超出一半以上社區是如此....尤以300戶以下中小型社區)
6 c4 K3 t7 w9 X* w  T8 B9 P8 N4 X
' |5 v# n5 B$ j5 A3 ?0 s* g4 Q0 s; x% F! L7 Z5 h" V
2.要求看定存及活存本子(影本),無!!秘書說在主委那邊!!9 q+ k8 R; Q- f

: Y0 M6 _/ p$ K/ F  J這可能性是很高的..........有的管委會搞神秘........有的連存摺都不給總幹事保管經手的....看不到定存單 不意外!!0 i: D6 u8 C, o9 R; B! @

0 j2 O8 `1 O0 W2 x不過住戶還是可以反映 有權請求委員會把定存單影本 公示給住戶知悉 依 公寓大廈管理條例 這是於法有據的....
3 C6 j2 A' L7 I
1 O$ |' S+ u& D! I& U. x# {如果覺得有問題 應是先知會主委 請求 財委 /監委 協助進行財報說明較佳........

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發表於 2011-5-8 16:56:00 |只看該作者
本文章最後由 快樂讀書會 於 2011-5-8 17:12 編輯
& X- L, N& D3 l0 Q. t
3 z) k4 V7 J( R& l以我的作帳經驗.$ ?2 l! P% c' b& {# ^" N& F2 \5 b, m9 J
1.社區的收入不外管理費及汽機車收入.最好收據要求.要連號不得跳號.9 r( z1 E' w( U* w: D; h
財委每次只給總幹事5本收據.用完收舊給新.千萬不要貪圖小利.我就碰過有管委會+ e4 B! Y- L  x* @" f
要求收費單據由保全公司提供.這樣的缺點就是比如編號200.的保全公司家同樣編號就有好幾本.
4 P- u6 l, H* p- Y# a( M; ?全部收據都交給總幹事會有一個缺點.曾發生有總幹事拿後面號碼的單據跟住戶收錢.中飽私囊.* D- d& S  a) O- a0 ?; n
而社區會查不出來.很簡單.主.財.監.沒人花時間過帳.及稽查.才會造成被污錢卻不自知.8 W: b8 ]) V6 A" _
2.每個月財報都應該將收費單據貼上來.我通常看過後我會蓋騎縫章.包含支出單據報表.
( u$ l. `1 Q( I/ z( y1 I4 H核對銀行存摺.是否跟當月財報金額是否相符.7 h9 S, S: W' k+ q2 @# _& ?
3.要求總幹事按時公告住戶的欠繳名單.這樣帳有問題馬上就知道了.
+ v2 c: e) S/ v3 P, J$ K4. 最好將當月財報.包含收入明細表.一般一張收入報表單據約35張.(以我們社區大約7張收入報表.)  T8 d$ n7 a  J: a$ [( i
及支出單據影印張貼公怖欄.這樣帳就很透明.一方面不怕住戶質疑.社區花了那些錢.一清二楚..
林姿佑臉書:https://www.facebook.com/profile.php?id=100006396791642&ref=tn_tnmn
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回覆 jushua1975 的文章
/ w4 K& H5 j3 X7 u$ C% F* P# u+ W8 E# R' j! U
用幾本帳是看帳的復雜度,不是一定一本或二.若是很清楚,流水帳也是可以的' u5 }6 ?. ~% N: Z; p6 g2 h) G* d; i
你這麼說是無法找到查帳的方式的+ Z% Y! v+ b7 P/ Z/ H
還是找社區內的會計人士出面,不過......
: }" I0 n5 {9 {6 T0 f會計能力要強一點的才行,最好有過查帳經驗會抓問題的
( R0 ?9 o+ i* N9 }畢竟"魔鬼藏在細節裡",沒有三兩三是看不出來的

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本文章最後由 jushua1975 於 2011-5-8 23:15 編輯 + X* g! z/ W- g6 P' l( E: d* O
' l$ w; B8 m  }( g# b' q7 F  p0 H
感謝有回復的:服務小弟、 豬肉、 快樂讀書會、新同學  !
6 a) P3 h" U$ f會po這篇是希望可以得到一些方法,讓社區有心關心帳務的鄰居可以知道如何看起!!!

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7 V2 x& h, G' |- w! x, M% ?( H) o7 f2 i9 d# [' }8 \4 u
回覆 jushua1975 的文章3 \# A+ [9 m8 M3 R. \" w

8 U) s7 N  L" G/ C3 w7 w只看傳票.不過帳.是看不出所以然的.
& B# y' a; Q- N  a8 W5 a我曾看過某個社區24個月的財報.有20個月.表面的上期結餘.+收入-支出不等於本期結餘.
  N2 w% W9 J4 p4 n: s6 m但主.財.監都蓋章囉.到最後要交接了.助理帳做不出來.
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發表於 2011-5-9 14:30:48 |只看該作者
一、所有收入及支出均登記在一本轉帳傳票本子中,而且有20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉!                9 y- K9 ]# ]4 ?- G$ e1 Z  |" P
建議:收入/支出:要分開~~~方便過帳及產製報表以及作核算~~                                       
. \5 A3 ?# I, o% v6 b+ Y! ^查帳要領:收入怕低列、支出怕高列                                               
4 k8 j: H' N' V0 G% b        所以以下分:收入面及支出面加以說明                                                        ' U% m$ |5 U' d6 i  n2 u8 ]6 d8 o4 P
        (一)、收入面:                                                       
; E7 ^6 b" ~- l, d1 \. ]                                                                ) e+ L! G0 e! J' P
        查帳要領1:用核算動作:(檢視收入的合理性及是否有低列之虞)        ; ?. l: S5 |: Q6 v; s4 h
                例:(1).管理費收入:用--戶數(量)或坪數去作核算  其收入合理性                                        查帳要領2:每筆收入的入帳時間點很重點~~~即使延後入帳:一定要有明細喔。                       
% m* _7 w$ s! b! O9 F, H        例:收入有登帳,但延後登帳===可能發生的問題:利用手上的收入款項,補之前可能挪用的款項
" o7 w: n" Z) z: `" W7 s/ M# H8 u7 M) z0 t
               (二)、支出面:                        3 `6 y2 n( }7 o6 {9 D9 S
                查帳要領1:是否虛報支出
; C+ [7 }, K( K: f% @                        / E+ w# W7 B, p$ \- w$ f0 E
               1.一樣可以採核算動作,核算出支出總數之合理性。                0 l; I7 R( ?5 W" y! y" N
               2.支出一定要有憑證。這點很重要~~才可看出,支出支付的合理性                        - Z( m/ l1 Z, f5 T
                 (怕挪用至私人使用)                        " I! N! _, J8 c0 [
9 Q) d$ L2 h( R2 c
二、20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉                               
  }! x) v+ ]" s2 D2 ?( \( ~: V# d: @7 B2 V5 X9 M
        這有非常大之問題,表示其帳務有問題無法對其蓋章負責,所以針對此20筆作詳查。                        (所謂詳查係:需要檢視所有之收據或相關憑證,並且要核對至銀行帳戶,若核不到就擔心-現金交易)                (支出面重要原則:若採用現金交易 是無法查帳的~~~~)                        ' ~# e, |$ `1 C( D  B! N0 O
                 (因為即使小額的零用金支付也是要有憑證的喔~~)                       
( v6 ~% h* F- j$ l; |: _三、要求看定存及活存本子(影本),無                               
8 i# x4 t, {5 B( S5 D1 M( O秘書說在主委那邊!!                       
: r& N6 n* v3 B+ U: a! ^1 ^" E$ F4 r) n
若貴社區有心要查帳務內容,定存及活存影本 ,沒有理由不提示,若一直提示不出來
% [1 z( S" t3 y& ?4 r1 F* P$ U此部分有很大的問題:擔心是用現金交易喔~~
1 ~! b& f9 W, S: o(只要採現金交易再怎麼厲害的查帳高手都查不出喔:原因是把要查帳的軌跡都破壞了。)
3 u( W, e! L8 P5 L" I2 p' G9 T6 z' V& C
所以建議可以從此方面先作確認。也就是說只要提示不出存摺~~那貴社區的帳務就有極大的問題喔!  D! G& I' b2 P- B5 }1 {; c) F
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