請教查帳要領!

jushua1975

剛剛去櫃檯要求看社區帳本!
發現幾個問題：
1.所有收入及支出均登記在一本轉帳傳票本子中，而且有20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉!
$ T/ }& P. u" u" C8 [" C1 ^$ n2 f問為甚麼為這樣？
秘書轉頭要請總幹事說明，總幹事就說帳都你在做的，請你自己說!!
秘書就說之前都是這樣做的!
. q; t: P0 x- L6 E0 R) _% U社區委員怎麼說，他就怎麼做!
剛好我一位學弟經過(他學主計的!)，
問了他一下，
這是不正常的現象!
% q) c) r; O6 M+ K應該區分現金收入及現金支出2本分開才對!
4 H3 n* t2 T: T9 l5 e1 c2.要求看定存及活存本子(影本)，無!!
秘書說在主委那邊!!
. ~) ~% E& R: D$ S* w! ]-------------------------------------
以上是正常的嗎?
有沒有甚麼是我該注意的!

服務小弟

回覆 jushua1975 的文章
5 p* S  C( v+ l- y
個人曾在某家物業公司 擔任過 信義區 區域主管 負責過14個案場...

其實 每個社區的作帳方式都不盡相同.........(有iso9001認證也一樣...)
3 h  B' P; D/ K/ L% E
教你簡單的查帳方式......
- q: b& Y/ d8 P6 Q
就是把存摺 跟 社區財報進行核對 看看數字上有無誤差........

- m2 |* p+ R/ w* J可以先單純的抽查 每日 管理費收入 跟財報每日收入 是否相符.....

3 q7 G7 ~+ T( j' I" W再看看 零用金支出 有無奇怪的明細或單據 細項有怪怪的?
+ X; |1 x+ y# w* _3 G
. L' ?9 T$ _( R/ [1 U2 g裝潢保證金 跟暫收款 如何提存?

+ _% `" d7 `4 u$ t2 X遙控器/磁卡 帳面數 跟帳是否相符......
' E7 h0 n# A' ]1 t
2 s& _1 k0 J  O5 O" J$ j: [  }還有管理費逾期/預繳明細是否有清單詳列..........
0 g& l# F8 U+ o- y6 P  A
. u+ v+ L' E/ G  R如果真的傻傻的分辨不清楚.............建議找第三方 會計師 來協助查帳....
3 ?2 O1 t& F3 ^( t# X; \2 U' v) H

豬肉

還是請位會計師來幫忙吧!
& V4 u+ E6 o0 i8 {0 R# O* b
/ q4 j- x1 c' d- k9 X8 p2 J看看分類帳...()
看看傳票...
+ s4 m1 e8 K" c, o看看收據內容...(搞不好還會出現婦產科收據喔!)

2 g' N- A0 W0 c" @6 Z請參考

服務小弟

) D9 K+ r  L+ F" |- f) E( R
9 d! E/ x' j6 V7 e. |% R8 D9 k1.應該區分現金收入及現金支出2本分開

這個沒有一定........所以問你學弟不見得對..........要看社區管委會開戶使用的方式(物管公司向來只有建議權 沒有決定權..)
$ t3 a; ^8 B" f, i
' B5 ]& m- e/ i4 v8 I有的管委會帳戶是依使用用途分帳戶 (比如管理費用a銀行 公基金放b銀行 裝潢保證金/暫收款c銀行..定存 b c d 銀行都有...)
3 B* h) W' B( v/ {, t: F4 B0 `
有的亂七八糟5 6本也是有看過...(本人遇到某社區管理費分5本不同銀行給住戶存...orz)
: {$ E4 `2 Q8 D5 E  z) K/ ]
; L) H: d$ u& n+ ~# o0 g也有的從頭到尾都是一本搞定...........(超出一半以上社區是如此....尤以300戶以下中小型社區)

+ \7 P0 s! C. r# Y3 ]
9 w) r4 Z5 ]1 l2.要求看定存及活存本子(影本)，無!!秘書說在主委那邊!!

( J  l' x: ^( k9 q8 Y2 h  k  w$ Z這可能性是很高的..........有的管委會搞神秘........有的連存摺都不給總幹事保管經手的....看不到定存單 不意外!!
. H% a1 W; `5 b/ h$ k2 I% j; ^
不過住戶還是可以反映 有權請求委員會把定存單影本 公示給住戶知悉 依 公寓大廈管理條例 這是於法有據的....

1 Z: M2 @/ S: C# s) T" {如果覺得有問題 應是先知會主委 請求 財委 /監委 協助進行財報說明較佳........

快樂讀書會

0 b- s+ X% K, H! J以我的作帳經驗.
' [: X  b% c( y. \" _) N6 _1.社區的收入不外管理費及汽機車收入.最好收據要求.要連號不得跳號.
* i  _# E, u4 j) S: B# u財委每次只給總幹事5本收據.用完收舊給新.千萬不要貪圖小利.我就碰過有管委會
# {8 Z) F6 n3 M, Q% a' d要求收費單據由保全公司提供.這樣的缺點就是比如編號200.的保全公司家同樣編號就有好幾本.
全部收據都交給總幹事會有一個缺點.曾發生有總幹事拿後面號碼的單據跟住戶收錢.中飽私囊.
& T/ p, T, z( c4 ~而社區會查不出來.很簡單.主.財.監.沒人花時間過帳.及稽查.才會造成被污錢卻不自知.
6 Z, q- \" @! o! ^2.每個月財報都應該將收費單據貼上來.我通常看過後我會蓋騎縫章.包含支出單據報表.
% `" `8 c) F( v, M核對銀行存摺.是否跟當月財報金額是否相符.
$ ~& ?; d9 r+ C& H; r, ]. N3.要求總幹事按時公告住戶的欠繳名單.這樣帳有問題馬上就知道了.
4. 最好將當月財報.包含收入明細表.一般一張收入報表單據約35張.(以我們社區大約7張收入報表.)
  M9 b/ r, K/ D& Y* h' T1 W+ Y及支出單據影印張貼公怖欄.這樣帳就很透明.一方面不怕住戶質疑.社區花了那些錢.一清二楚..

新同學

回覆 jushua1975 的文章

用幾本帳是看帳的復雜度,不是一定一本或二.若是很清楚,流水帳也是可以的
你這麼說是無法找到查帳的方式的
) I3 ~% f: r% B. I. H! X" P還是找社區內的會計人士出面,不過......
會計能力要強一點的才行,最好有過查帳經驗會抓問題的
畢竟"魔鬼藏在細節裡",沒有三兩三是看不出來的

jushua1975

0 c6 H& I, o2 Z( f
感謝有回復的：服務小弟、 豬肉、 快樂讀書會、新同學  !
& a1 h3 b* b% d0 g7 J( E4 l* {2 z會po這篇是希望可以得到一些方法，讓社區有心關心帳務的鄰居可以知道如何看起!!!

快樂讀書會

3 E3 [% s. Q2 `0 F
* e/ G. i; P( R7 j; I0 K回覆 jushua1975 的文章

, J9 x3 ~) X' m5 d只看傳票.不過帳.是看不出所以然的.
  E, a& z( P3 O. i# b3 s- e我曾看過某個社區24個月的財報.有20個月.表面的上期結餘.+收入-支出不等於本期結餘.
但主.財.監都蓋章囉.到最後要交接了.助理帳做不出來.

小熊米

謝謝分享!我印下來要分享給住戶了!

玉娟

一、所有收入及支出均登記在一本轉帳傳票本子中，而且有20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉!               
5 G- ~' Y2 S! s, p) j+ `- T建議：收入/支出：要分開~~~方便過帳及產製報表以及作核算~~                                       
查帳要領：收入怕低列、支出怕高列                                               
1 w4 F1 M# _7 M        所以以下分：收入面及支出面加以說明                                                       
5 C+ j9 k8 ^7 T; a( d        (一)、收入面：                                                       
1 T5 N+ q5 \9 @4 L                                                               
        查帳要領1：用核算動作：(檢視收入的合理性及是否有低列之虞)       
                例：(1).管理費收入：用--戶數(量)或坪數去作核算  其收入合理性                                        查帳要領2：每筆收入的入帳時間點很重點~~~即使延後入帳：一定要有明細喔。                       
        例：收入有登帳，但延後登帳===可能發生的問題：利用手上的收入款項，補之前可能挪用的款項
5 }: \  o7 R2 V  Z" e
$ U5 {, o7 q4 ]3 n3 Q# A+ {( ?               (二)、支出面：                       
                查帳要領1：是否虛報支出
! `4 ]: V1 |* `/ k                       
" q5 ^3 b) u6 F1 C. R' I  ?               1.一樣可以採核算動作，核算出支出總數之合理性。               
. g( Q9 I8 }' K5 V7 ~& W: q7 Y$ u               2.支出一定要有憑證。這點很重要~~才可看出，支出支付的合理性                       
$ @0 U- F! V% H* x) y8 k9 Z                 (怕挪用至私人使用)                       

) [3 a' `% {% L) o# {二、20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉                               

* C. F# q, R. y! r        這有非常大之問題，表示其帳務有問題無法對其蓋章負責，所以針對此20筆作詳查。                        (所謂詳查係：需要檢視所有之收據或相關憑證，並且要核對至銀行帳戶，若核不到就擔心-現金交易)                (支出面重要原則：若採用現金交易 是無法查帳的~~~~)                       
                 (因為即使小額的零用金支付也是要有憑證的喔~~)                       
三、要求看定存及活存本子(影本)，無                               
- p; j+ O/ u7 e; a  M7 ^秘書說在主委那邊!!                       
- L2 x% _- w* G, [' j0 b
若貴社區有心要查帳務內容，定存及活存影本 ，沒有理由不提示，若一直提示不出來
此部分有很大的問題：擔心是用現金交易喔~~
1 o5 A4 x2 J8 u- R(只要採現金交易再怎麼厲害的查帳高手都查不出喔：原因是把要查帳的軌跡都破壞了。)
- h, `9 b3 U' {' O/ h! p8 g6 _
所以建議可以從此方面先作確認。也就是說只要提示不出存摺~~那貴社區的帳務就有極大的問題喔！