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[社區管理] 請教查帳要領!

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jushua1975

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發表於 2011-5-8 14:54:58 |只看該作者 |新文章置後
剛剛去櫃檯要求看社區帳本!
/ n, T3 L% j: `" G( z, ~發現幾個問題：
0 d: c$ G8 j& B. g; z2 u1.所有收入及支出均登記在一本轉帳傳票本子中，而且有20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉!
, x( d* V8 m6 ~' I: }問為甚麼為這樣？
. J- O$ ~" g3 N" ?" c) d秘書轉頭要請總幹事說明，總幹事就說帳都你在做的，請你自己說!!
! d7 i' `: g/ h0 y秘書就說之前都是這樣做的!  |/ F: f2 ?/ Q: ?
社區委員怎麼說，他就怎麼做!
- V/ I( K6 u1 s! h  D! W剛好我一位學弟經過(他學主計的!)，3 p9 ^1 P, S  O' s
問了他一下，
, R6 m* J0 _( c9 z9 L這是不正常的現象!
/ t$ N; B1 r# C, o應該區分現金收入及現金支出2本分開才對!
" b2 n4 R5 J  B. A& ^% a2.要求看定存及活存本子(影本)，無!!1 S% ?9 W' g6 [
秘書說在主委那邊!!
7 d" W0 D+ c" b( E-------------------------------------3 a; D; A, Z& E1 v# W7 j
以上是正常的嗎?2 d. ?/ y0 y  X0 a
有沒有甚麼是我該注意的!7 X7 t) |+ I7 f- J
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發表於 2011-5-8 15:10:36 |只看該作者
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& R7 m5 G. @% U) Q# C9 l. e6 ~( ]6 s; ?6 h3 ~" ?+ m" t8 m
個人曾在某家物業公司 擔任過 信義區 區域主管 負責過14個案場...
* r6 s" p% Z8 U3 T9 c; E1 S% ^0 @5 j, n. C
其實 每個社區的作帳方式都不盡相同.........(有iso9001認證也一樣...)# K, r' t" H7 o3 H$ L: ~" J
" e5 d, Z/ o$ n: t( i% U- y+ }
教你簡單的查帳方式......
9 l4 R  b5 l9 e1 F0 S6 W
! V7 Q; A) x, ~, F就是把存摺 跟 社區財報進行核對 看看數字上有無誤差........
% g. j$ G5 I/ p4 F: b8 f$ Z
1 L3 p: n* A* x! l1 T, y  R# X可以先單純的抽查 每日 管理費收入 跟財報每日收入 是否相符...... F1 Y( y8 [, ^% E) M5 h* L9 E: I

# [) ^6 c9 F0 t/ t0 r再看看 零用金支出 有無奇怪的明細或單據 細項有怪怪的?  \" g! H/ p7 p
/ s/ s9 \, Q7 ~2 m7 t: M9 O2 l: m
裝潢保證金 跟暫收款 如何提存? 5 B3 e9 o, {/ n5 l! \- v
: ]6 d/ t3 j& O: n. ^) ~0 e( Q
遙控器/磁卡 帳面數 跟帳是否相符......
# v/ ?- |4 T$ V4 o8 a( w6 _' H  F3 g* B6 S( i+ B. \9 M
還有管理費逾期/預繳明細是否有清單詳列..........
+ b* _( E  d; I' p. X+ [1 D6 ^: \: d; {: H1 j
如果真的傻傻的分辨不清楚.............建議找第三方 會計師 來協助查帳....* Q8 {  ?7 W4 z4 ^
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發表於 2011-5-8 15:12:34 |只看該作者
還是請位會計師來幫忙吧!3 K- z1 O, S8 W9 d' X+ |
8 R1 e8 B- ^+ f
看看分類帳...()
5 n2 N% Q" K! I8 F0 k看看傳票.../ W( Q$ K: H3 @  w+ H2 r
看看收據內容...(搞不好還會出現婦產科收據喔!)6 b4 u& x( y7 U! \/ e$ T
- R) ?9 t' E) q) h( r/ _4 ~
請參考" O. d$ h! z6 p& B; \( x, |) u
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發表於 2011-5-8 15:22:54 |只看該作者
本文章最後由 服務小弟 於 2011-5-8 15:24 編輯
1 Q& m9 e0 Y: k6 p
; E. Q% D; R8 X: k/ e& f1.應該區分現金收入及現金支出2本分開
6 G, l1 o- [6 K( m( Q: D$ x; l2 V: K) I5 K% i! o6 A+ q* Z! g
這個沒有一定........所以問你學弟不見得對..........要看社區管委會開戶使用的方式(物管公司向來只有建議權 沒有決定權..)  {3 \( _. J/ ?5 \$ R1 ^2 e
( p* I5 q: Y( U2 l  Y2 C  E. j
有的管委會帳戶是依使用用途分帳戶 (比如管理費用a銀行 公基金放b銀行 裝潢保證金/暫收款c銀行..定存 b c d 銀行都有...)
5 k- k* V) X% h9 ]4 m$ n0 h8 m9 k7 g; j4 A
有的亂七八糟5 6本也是有看過...(本人遇到某社區管理費分5本不同銀行給住戶存...orz)
$ e' E0 [  g! }" P# t8 ^8 b
1 [( l5 M: y. A2 r" G也有的從頭到尾都是一本搞定...........(超出一半以上社區是如此....尤以300戶以下中小型社區); I5 D" B4 W3 ~( ^6 W9 r* M
) k2 R6 a! Z# [" n# I* j, `

3 s7 L6 i7 d* y! k2.要求看定存及活存本子(影本)，無!!秘書說在主委那邊!!; A8 b) J3 x/ K9 [% v* j+ {! d. T. |
! T, o+ G% I1 v! V0 i) A2 @
這可能性是很高的..........有的管委會搞神秘........有的連存摺都不給總幹事保管經手的....看不到定存單 不意外!!& a& z7 V  K& J- x. t3 l1 [" W
( s8 @$ g+ \1 D/ m- {
不過住戶還是可以反映 有權請求委員會把定存單影本 公示給住戶知悉 依 公寓大廈管理條例 這是於法有據的....
+ a! E' l( l8 r8 z) e7 k) F, @. R2 E0 b6 }
如果覺得有問題 應是先知會主委 請求 財委 /監委 協助進行財報說明較佳........
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本文章最後由 快樂讀書會 於 2011-5-8 17:12 編輯
8 x- D5 ]! r& M) k5 R& x, S: F" D) e* l( `
以我的作帳經驗.  ~) e# j" U0 ]8 S' K
1.社區的收入不外管理費及汽機車收入.最好收據要求.要連號不得跳號.2 o' \$ w! y, J0 Q
財委每次只給總幹事5本收據.用完收舊給新.千萬不要貪圖小利.我就碰過有管委會& ~' Y- U8 X/ R! `& e: P
要求收費單據由保全公司提供.這樣的缺點就是比如編號200.的保全公司家同樣編號就有好幾本.
+ x" Q0 ?; u4 }$ g: d+ ?/ D5 H1 f+ j全部收據都交給總幹事會有一個缺點.曾發生有總幹事拿後面號碼的單據跟住戶收錢.中飽私囊.
" C9 P4 K  \" q+ S9 y+ n: a2 m4 n6 C而社區會查不出來.很簡單.主.財.監.沒人花時間過帳.及稽查.才會造成被污錢卻不自知.6 z! ], S/ l3 o# w- A2 [8 k7 `
2.每個月財報都應該將收費單據貼上來.我通常看過後我會蓋騎縫章.包含支出單據報表.
8 a) b' S8 C! S核對銀行存摺.是否跟當月財報金額是否相符.
+ X, i+ p  \* G. e0 d3.要求總幹事按時公告住戶的欠繳名單.這樣帳有問題馬上就知道了.5 {% ^* ]" g& Q5 S) [. G
4. 最好將當月財報.包含收入明細表.一般一張收入報表單據約35張.(以我們社區大約7張收入報表.)
' F' C3 S1 l; e8 [  N$ Y* a2 G及支出單據影印張貼公怖欄.這樣帳就很透明.一方面不怕住戶質疑.社區花了那些錢.一清二楚..
林姿佑臉書:https://www.facebook.com/profile.php?id=100006396791642&ref=tn_tnmn
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發表於 2011-5-8 22:54:05 |只看該作者
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) _3 S" [6 \" G$ V: p1 s" o& ]( S- l) O7 k& S' h
用幾本帳是看帳的復雜度,不是一定一本或二.若是很清楚,流水帳也是可以的1 g5 E# n' T9 Y1 Z1 b
你這麼說是無法找到查帳的方式的! C/ Q* W; A$ e* [: {) T
還是找社區內的會計人士出面,不過......% D6 b, m9 q) @" i8 c) r( [4 T& m
會計能力要強一點的才行,最好有過查帳經驗會抓問題的( p6 ^/ k; k9 a5 c
畢竟"魔鬼藏在細節裡",沒有三兩三是看不出來的
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jushua1975

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本文章最後由 jushua1975 於 2011-5-8 23:15 編輯 + x" T7 w2 z6 M! |; R

8 b( y/ }, f! T' a8 S感謝有回復的：服務小弟、 豬肉、 快樂讀書會、新同學  !
1 W4 y& @% [, v5 Y5 E3 |會po這篇是希望可以得到一些方法，讓社區有心關心帳務的鄰居可以知道如何看起!!!
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' K8 G+ c  s+ t; U% ]( Q  `" B) W! m4 b4 A& B- L
回覆 jushua1975 的文章" b5 X9 y1 M7 x0 h9 t+ v0 _0 d' R3 C

( A9 H, H3 F- a$ ^1 B1 n只看傳票.不過帳.是看不出所以然的.
- ^# I9 Y4 A' m! T; G( `我曾看過某個社區24個月的財報.有20個月.表面的上期結餘.+收入-支出不等於本期結餘.
: ~$ ~# w$ X) }( q+ `/ ]$ g0 W但主.財.監都蓋章囉.到最後要交接了.助理帳做不出來.
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謝謝分享!我印下來要分享給住戶了!
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玉娟

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發表於 2011-5-9 14:30:48 |只看該作者
一、所有收入及支出均登記在一本轉帳傳票本子中，而且有20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉!                2 K' P1 O& i* R6 C& X
建議：收入/支出：要分開~~~方便過帳及產製報表以及作核算~~                                        8 g# G# V. i3 c3 y: u; N
查帳要領：收入怕低列、支出怕高列                                                ( y% P/ M$ _5 ?5 u; Q8 p& e- E+ b+ Z
        所以以下分：收入面及支出面加以說明                                                       
  a: m! i4 Y: o; }5 g        (一)、收入面：                                                       
6 x' q0 l  h' z$ `0 `. K! i! @7 i                                                                " k% e; L! g7 N) {* ~
        查帳要領1：用核算動作：(檢視收入的合理性及是否有低列之虞)        . Y, a9 l" X: o7 T+ Q
                例：(1).管理費收入：用--戶數(量)或坪數去作核算  其收入合理性                                        查帳要領2：每筆收入的入帳時間點很重點~~~即使延後入帳：一定要有明細喔。                       
8 b$ X% b7 M! e) W/ c1 Y9 L; Q8 }) S        例：收入有登帳，但延後登帳===可能發生的問題：利用手上的收入款項，補之前可能挪用的款項3 I+ b% u+ a+ p0 Y* v+ q7 W, }
; h- l2 G  C! a1 i8 O! E# z
               (二)、支出面：                          I; O  B' i. X
                查帳要領1：是否虛報支出
' {0 Y) |. f+ |5 m                        % Y- N% B1 g, k1 V; v
               1.一樣可以採核算動作，核算出支出總數之合理性。                & r! e# E2 q9 i
               2.支出一定要有憑證。這點很重要~~才可看出，支出支付的合理性                       
  H" _6 s( ?- ]; B                 (怕挪用至私人使用)                        & C, W$ C2 U/ G$ z3 C# W7 W
6 p) n# }& r6 U& I/ s* P9 _6 G
二、20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉                               
/ ?3 r2 J$ ^; M
$ C$ m5 @! s: a3 G& ?! f        這有非常大之問題，表示其帳務有問題無法對其蓋章負責，所以針對此20筆作詳查。                        (所謂詳查係：需要檢視所有之收據或相關憑證，並且要核對至銀行帳戶，若核不到就擔心-現金交易)                (支出面重要原則：若採用現金交易 是無法查帳的~~~~)                        + |6 j! H9 c- ], p7 S
                 (因為即使小額的零用金支付也是要有憑證的喔~~)                        ) v& j. @. t/ D
三、要求看定存及活存本子(影本)，無                               
/ W+ p0 H9 B9 J& z5 B秘書說在主委那邊!!                        6 E7 }) Y) ]; c/ `  ~+ z
9 J! z& L% F# F  b0 w# L
若貴社區有心要查帳務內容，定存及活存影本 ，沒有理由不提示，若一直提示不出來
' U3 C2 E9 W$ B此部分有很大的問題：擔心是用現金交易喔~~! i5 X9 ]; W: L: B- e
(只要採現金交易再怎麼厲害的查帳高手都查不出喔：原因是把要查帳的軌跡都破壞了。)
3 Z. ?8 Y" \# `2 b! c* i8 ~; _
/ Q+ A. d- a8 Z/ N3 M8 {/ q" r所以建議可以從此方面先作確認。也就是說只要提示不出存摺~~那貴社區的帳務就有極大的問題喔！
# x  y" {. v  @: Y& E5 Q
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