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[社區管理] 請教查帳要領!

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發表於 2011-5-8 14:54:58 |只看該作者 |新文章置後
剛剛去櫃檯要求看社區帳本!
- R# q; A/ B' x* ^' C) ?. j8 p發現幾個問題:
& s- e: P9 q  C3 r1.所有收入及支出均登記在一本轉帳傳票本子中,而且有20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉!4 \" e7 U- [$ `+ Q, A% x
問為甚麼為這樣?
7 u. R% x) J+ X1 ^6 W4 ]( L秘書轉頭要請總幹事說明,總幹事就說帳都你在做的,請你自己說!!
( r. |6 V  e, m3 r. e0 G秘書就說之前都是這樣做的!
! Y. j) H9 \& D* v( G社區委員怎麼說,他就怎麼做!
; ]6 t! S" `  K2 E8 ]/ l( d剛好我一位學弟經過(他學主計的!),; C" T5 q6 |1 `2 ?
問了他一下,$ x2 I% S& L' t6 _6 Y; f
這是不正常的現象!
+ H) a: g- L9 k* M# g- i應該區分現金收入及現金支出2本分開才對!/ U2 t1 o9 ?1 W( V
2.要求看定存及活存本子(影本),無!!' n; z7 h3 [& P& y8 K7 X
秘書說在主委那邊!!* [( B" l  J" s/ J& i# ]. e$ t
-------------------------------------2 h& x4 U0 x+ @8 a7 t
以上是正常的嗎?) J, \' T& I$ `
有沒有甚麼是我該注意的!
  `6 Y5 B3 W8 Z- R% @* r

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發表於 2011-5-8 15:10:36 |只看該作者
回覆 jushua1975 的文章& r1 K; L. F3 ^8 l9 n6 P6 ]

4 O: K6 X$ D% q4 c個人曾在某家物業公司 擔任過 信義區 區域主管 負責過14個案場...
; ^6 W0 p  ^7 R2 s7 A. j  T1 w, L' g0 V, l
其實 每個社區的作帳方式都不盡相同.........(有iso9001認證也一樣...)
  y/ ^3 L# F( m. A% |1 K" {) ^* L: T# g. Q- V' @1 v
教你簡單的查帳方式......" k5 y! K' v# s7 e; \
1 O7 W0 ?) C8 `+ z& S1 V, e( t2 d
就是把存摺 跟 社區財報進行核對 看看數字上有無誤差........
! `0 S9 P4 w0 T6 \" j& H
+ c) P( N( ^& H4 P: B7 a可以先單純的抽查 每日 管理費收入 跟財報每日收入 是否相符.....
- u3 O0 Y) P) ~" T- j4 d  H2 C
0 Z$ z& @2 v6 J再看看 零用金支出 有無奇怪的明細或單據 細項有怪怪的?. g/ X) q# l- [
, ~" R: ]/ C+ X& X
裝潢保證金 跟暫收款 如何提存?
; x) H& Y1 `6 C6 i- ~/ ~  j' t/ m2 o" [$ d$ D+ y
遙控器/磁卡 帳面數 跟帳是否相符......
1 N8 y4 ?2 D- o$ N. I2 {4 Z+ ~# O8 O5 H4 _. \! _, H" {
還有管理費逾期/預繳明細是否有清單詳列..........9 ]9 p6 Z/ T6 l5 s" a* \; |+ }
+ K9 h& a  V! l& y8 c
如果真的傻傻的分辨不清楚.............建議找第三方 會計師 來協助查帳....
2 T7 D' h# N# M6 O6 D5 u" b4 I

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發表於 2011-5-8 15:12:34 |只看該作者
還是請位會計師來幫忙吧!' \9 a( z; u  N$ f- H7 z9 r8 o; |
+ b' I/ Q, n9 m
看看分類帳...()
/ w9 H4 B# J5 {" k; c+ I看看傳票...1 c- R6 i, M$ m$ [
看看收據內容...(搞不好還會出現婦產科收據喔!)
0 u! o  q7 x) R/ s3 L% D8 w0 @' a* v+ M  Z$ y' \5 g( O
請參考& d. O# H+ }2 q# ^

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發表於 2011-5-8 15:22:54 |只看該作者
本文章最後由 服務小弟 於 2011-5-8 15:24 編輯 * _; `/ M* U7 J9 {0 g. I8 e
' C8 S: G6 p5 c: H5 {2 d
1.應該區分現金收入及現金支出2本分開+ p; v; G7 N2 t9 z+ A
0 a$ i) p, x( G
這個沒有一定........所以問你學弟不見得對..........要看社區管委會開戶使用的方式(物管公司向來只有建議權 沒有決定權..)
3 ?2 P$ I8 J% n/ S# e) l% K$ ]4 G
9 z5 `1 L* I( R6 U9 a2 x7 T& u有的管委會帳戶是依使用用途分帳戶 (比如管理費用a銀行 公基金放b銀行 裝潢保證金/暫收款c銀行..定存 b c d 銀行都有...)
! ~9 Q0 O) f: r; p, _+ D3 E0 q1 Y$ ~( j. Q8 c
有的亂七八糟5 6本也是有看過...(本人遇到某社區管理費分5本不同銀行給住戶存...orz)4 W5 o, j) Y, ?2 z, L* r" g3 b

0 _" w: n: p% D- a; a+ K9 y, u* l也有的從頭到尾都是一本搞定...........(超出一半以上社區是如此....尤以300戶以下中小型社區)
; R2 O9 _8 U' M9 c  [* L( g$ ^" t6 z4 l/ b5 D

0 k+ B% C+ N  v* z8 S3 T2.要求看定存及活存本子(影本),無!!秘書說在主委那邊!!
  e, S) k6 p) ^3 T; _7 ]
, j/ c. l3 J, Z  Y6 I5 E' |2 r這可能性是很高的..........有的管委會搞神秘........有的連存摺都不給總幹事保管經手的....看不到定存單 不意外!!& u$ \6 H% X2 \) f7 g& I
" ~1 E( y9 A  J8 |
不過住戶還是可以反映 有權請求委員會把定存單影本 公示給住戶知悉 依 公寓大廈管理條例 這是於法有據的....
, n: \5 }) Q/ S! ?6 v9 M% R, H) x. A% V  o/ u6 k
如果覺得有問題 應是先知會主委 請求 財委 /監委 協助進行財報說明較佳........

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本文章最後由 快樂讀書會 於 2011-5-8 17:12 編輯
' A+ o  R3 C2 P: }8 f
) I- D8 t6 c5 f2 k以我的作帳經驗.
! W* c) {  x0 ]) t1 ], H( w0 K; ~1.社區的收入不外管理費及汽機車收入.最好收據要求.要連號不得跳號.- ~1 B# @6 M+ ]; {1 d
財委每次只給總幹事5本收據.用完收舊給新.千萬不要貪圖小利.我就碰過有管委會
1 D# a5 w; ?( z& t7 `* n要求收費單據由保全公司提供.這樣的缺點就是比如編號200.的保全公司家同樣編號就有好幾本.
/ v3 |( F* r, {( K$ Z7 D9 o5 l全部收據都交給總幹事會有一個缺點.曾發生有總幹事拿後面號碼的單據跟住戶收錢.中飽私囊.% U6 e, V+ V- T" ~% \! \+ `' b, o
而社區會查不出來.很簡單.主.財.監.沒人花時間過帳.及稽查.才會造成被污錢卻不自知.
: y& L& c% q# S' Y& y. u2.每個月財報都應該將收費單據貼上來.我通常看過後我會蓋騎縫章.包含支出單據報表.
7 V7 N& h4 [3 ^1 c! B8 V核對銀行存摺.是否跟當月財報金額是否相符.& }" f* S0 R0 n- }0 w, V. [# H7 k
3.要求總幹事按時公告住戶的欠繳名單.這樣帳有問題馬上就知道了.3 X' p# S% d# F% Q0 H
4. 最好將當月財報.包含收入明細表.一般一張收入報表單據約35張.(以我們社區大約7張收入報表.)
: }0 `8 u9 D3 E4 X' z1 d及支出單據影印張貼公怖欄.這樣帳就很透明.一方面不怕住戶質疑.社區花了那些錢.一清二楚..
林姿佑臉書:https://www.facebook.com/profile.php?id=100006396791642&ref=tn_tnmn
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5 c) J  f+ @3 E
% P) b" Z  M3 z, I+ z" [. C1 ]# B" W用幾本帳是看帳的復雜度,不是一定一本或二.若是很清楚,流水帳也是可以的
. k% X- x1 \( m! M* ~# ~' v9 F你這麼說是無法找到查帳的方式的
( V7 T8 [9 y7 ]0 ^* ]* p( d" N還是找社區內的會計人士出面,不過......8 _4 F" ~' }+ q8 H; r
會計能力要強一點的才行,最好有過查帳經驗會抓問題的
7 A4 v! Q; k8 X% l) d" V畢竟"魔鬼藏在細節裡",沒有三兩三是看不出來的

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本文章最後由 jushua1975 於 2011-5-8 23:15 編輯 2 k8 d- V( J; J+ [7 X

2 Q$ @6 z3 R3 Y% b" z& R7 `( m6 I( l感謝有回復的:服務小弟、 豬肉、 快樂讀書會、新同學  !+ F2 a$ C/ X  {, S
會po這篇是希望可以得到一些方法,讓社區有心關心帳務的鄰居可以知道如何看起!!!

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. V1 T* J7 ]: ?6 ?; Y! C0 d! R: `4 }% X6 C
回覆 jushua1975 的文章
+ W) @2 H9 P* M/ d3 `5 X+ i$ ^
: w. r: j$ j9 N% p( ^/ z只看傳票.不過帳.是看不出所以然的.4 o! w; i5 k* p$ j, P7 A  |
我曾看過某個社區24個月的財報.有20個月.表面的上期結餘.+收入-支出不等於本期結餘.& x6 Z! Q$ M/ P
但主.財.監都蓋章囉.到最後要交接了.助理帳做不出來.
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一、所有收入及支出均登記在一本轉帳傳票本子中,而且有20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉!                , ?8 j) I9 C6 l
建議:收入/支出:要分開~~~方便過帳及產製報表以及作核算~~                                       
. P1 f% ]% E8 C查帳要領:收入怕低列、支出怕高列                                                # y- j: v5 v7 J: E! x
        所以以下分:收入面及支出面加以說明                                                       
( I" c3 H  f; ]: ^        (一)、收入面:                                                       
  _) V8 _* d6 t* ]: t) j                                                               
, \7 Q" C4 B& @& |- O; m        查帳要領1:用核算動作:(檢視收入的合理性及是否有低列之虞)       
+ f/ @) H& v- X/ R+ ?9 S                例:(1).管理費收入:用--戶數(量)或坪數去作核算  其收入合理性                                        查帳要領2:每筆收入的入帳時間點很重點~~~即使延後入帳:一定要有明細喔。                       
; u, D; f. n: i9 Z8 U        例:收入有登帳,但延後登帳===可能發生的問題:利用手上的收入款項,補之前可能挪用的款項
, F# I2 y8 v, H' R& z7 L& J) {. L( `* A& r3 G6 H" d* Y  K: ^# a
               (二)、支出面:                       
  Z, }% B# f( e, _                查帳要領1:是否虛報支出7 @- \, r( a8 ~
                        1 P, e0 S  h- u' `* h2 X4 \! v
               1.一樣可以採核算動作,核算出支出總數之合理性。                ' R0 @! V3 F) m+ J' ~
               2.支出一定要有憑證。這點很重要~~才可看出,支出支付的合理性                       
8 F7 q" h# h, L: s" w! H' K1 u                 (怕挪用至私人使用)                        ( _4 u! f0 B3 Q
8 O. ~7 S& N( @. `
二、20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉                                ; C: L* ?% L* J; h7 O9 ^1 Q  b
! S& M' U9 n% b, }1 q
        這有非常大之問題,表示其帳務有問題無法對其蓋章負責,所以針對此20筆作詳查。                        (所謂詳查係:需要檢視所有之收據或相關憑證,並且要核對至銀行帳戶,若核不到就擔心-現金交易)                (支出面重要原則:若採用現金交易 是無法查帳的~~~~)                        $ W, r# S* P! [3 X$ }# e' u
                 (因為即使小額的零用金支付也是要有憑證的喔~~)                       
, b8 g% t5 p2 Q6 V% ?& X7 e: W三、要求看定存及活存本子(影本),無                               
8 P- a7 c. \! {4 V) r$ K, X秘書說在主委那邊!!                       
% m6 s* l, ^" T  D7 b1 \' b) X" E& M1 q
若貴社區有心要查帳務內容,定存及活存影本 ,沒有理由不提示,若一直提示不出來
' \) f) B' ^4 c此部分有很大的問題:擔心是用現金交易喔~~
& ?  q3 F& B: I0 ?1 q(只要採現金交易再怎麼厲害的查帳高手都查不出喔:原因是把要查帳的軌跡都破壞了。)
2 w" Z8 n4 T0 U) q8 s
4 t" Q9 Y5 a4 L  l所以建議可以從此方面先作確認。也就是說只要提示不出存摺~~那貴社區的帳務就有極大的問題喔!3 z2 l9 o  m' [4 T& F; g2 Q8 Q
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