請教查帳要領!

jushua1975

剛剛去櫃檯要求看社區帳本!
9 X' ?" {  B7 n* c9 W$ L+ l發現幾個問題：
1.所有收入及支出均登記在一本轉帳傳票本子中，而且有20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉!
問為甚麼為這樣？
6 B* V4 M7 n+ A9 Z3 s) o! [' C秘書轉頭要請總幹事說明，總幹事就說帳都你在做的，請你自己說!!
秘書就說之前都是這樣做的!
0 I6 M/ ]2 G- ?  z) p, N: L  t社區委員怎麼說，他就怎麼做!
' G9 S( x& [* B  Y1 a& N剛好我一位學弟經過(他學主計的!)，
問了他一下，
8 D; y/ L2 j7 J8 }, I9 s這是不正常的現象!
4 U) o4 ]% V0 y% Z" F- P" [% H' _應該區分現金收入及現金支出2本分開才對!
2.要求看定存及活存本子(影本)，無!!
  v  \6 P1 E& h5 d" Y秘書說在主委那邊!!
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' @5 R+ Q6 R! ^1 }3 M: ?0 i以上是正常的嗎?
有沒有甚麼是我該注意的!
0 j9 [" R4 c" z1 ]6 Q( n

服務小弟

回覆 jushua1975 的文章

1 _: I* j5 l/ `' k個人曾在某家物業公司 擔任過 信義區 區域主管 負責過14個案場...
) E! l/ j8 e# f& P9 ]& D
4 N* k5 k. t- \9 d4 ]* p, r4 c" s其實 每個社區的作帳方式都不盡相同.........(有iso9001認證也一樣...)
. H3 G2 ~! t4 j& ^
教你簡單的查帳方式......
% [( i, v2 m) h+ W5 a
$ V7 ?' ^2 m9 x* V$ w3 F. }- D就是把存摺 跟 社區財報進行核對 看看數字上有無誤差........
  M6 F3 }" Q+ E8 Q
可以先單純的抽查 每日 管理費收入 跟財報每日收入 是否相符.....
" }% j; s% H8 [4 a5 B) B* R1 c
再看看 零用金支出 有無奇怪的明細或單據 細項有怪怪的?

裝潢保證金 跟暫收款 如何提存?

3 `# e* u, i7 N2 [遙控器/磁卡 帳面數 跟帳是否相符......
9 J! f8 h$ b  F+ a8 C
7 T) ?/ D5 g8 }, o+ n! P6 K8 O- k" f還有管理費逾期/預繳明細是否有清單詳列..........

. r6 [6 r) d& e7 b* i如果真的傻傻的分辨不清楚.............建議找第三方 會計師 來協助查帳....
% B# Z( T! ?1 D

豬肉

還是請位會計師來幫忙吧!
/ O( x- j/ h  @7 p
看看分類帳...()
) l, N9 T! x" R3 W" y$ X看看傳票...
( c+ w0 ]& `% i2 B. K看看收據內容...(搞不好還會出現婦產科收據喔!)

請參考

服務小弟

1.應該區分現金收入及現金支出2本分開
6 Q2 l6 b& o4 ]9 T
這個沒有一定........所以問你學弟不見得對..........要看社區管委會開戶使用的方式(物管公司向來只有建議權 沒有決定權..)
6 W) L2 p2 b6 F3 V# X6 D  i( o* I
) I! J* Q% Y% {: C1 Y有的管委會帳戶是依使用用途分帳戶 (比如管理費用a銀行 公基金放b銀行 裝潢保證金/暫收款c銀行..定存 b c d 銀行都有...)

有的亂七八糟5 6本也是有看過...(本人遇到某社區管理費分5本不同銀行給住戶存...orz)

- @+ t# z, ?1 c0 Z8 Y5 D0 V) v# `也有的從頭到尾都是一本搞定...........(超出一半以上社區是如此....尤以300戶以下中小型社區)

9 z  J7 E2 Q) e) x* J' G
1 J8 B/ u9 c2 X2 z4 j: x2.要求看定存及活存本子(影本)，無!!秘書說在主委那邊!!
% ^  C% s. Y* \: e
6 `5 U( S5 `( C, I2 P* i: |這可能性是很高的..........有的管委會搞神秘........有的連存摺都不給總幹事保管經手的....看不到定存單 不意外!!

不過住戶還是可以反映 有權請求委員會把定存單影本 公示給住戶知悉 依 公寓大廈管理條例 這是於法有據的....
, H" g  p2 ?: {0 u9 f, A; V
% |$ _/ A3 O2 d/ v; z, x; j如果覺得有問題 應是先知會主委 請求 財委 /監委 協助進行財報說明較佳........

快樂讀書會

5 e( Y) _! G& `/ r
以我的作帳經驗.
1.社區的收入不外管理費及汽機車收入.最好收據要求.要連號不得跳號.
財委每次只給總幹事5本收據.用完收舊給新.千萬不要貪圖小利.我就碰過有管委會
要求收費單據由保全公司提供.這樣的缺點就是比如編號200.的保全公司家同樣編號就有好幾本.
全部收據都交給總幹事會有一個缺點.曾發生有總幹事拿後面號碼的單據跟住戶收錢.中飽私囊.
& D" A8 M0 V+ o7 d' @而社區會查不出來.很簡單.主.財.監.沒人花時間過帳.及稽查.才會造成被污錢卻不自知.
2.每個月財報都應該將收費單據貼上來.我通常看過後我會蓋騎縫章.包含支出單據報表.
& F' y9 [, A1 C0 }核對銀行存摺.是否跟當月財報金額是否相符.
1 R/ x; G- N  c, B: n$ X' c6 m3.要求總幹事按時公告住戶的欠繳名單.這樣帳有問題馬上就知道了.
, v4 e, u/ _2 u4. 最好將當月財報.包含收入明細表.一般一張收入報表單據約35張.(以我們社區大約7張收入報表.)
& H1 q% z" e: H及支出單據影印張貼公怖欄.這樣帳就很透明.一方面不怕住戶質疑.社區花了那些錢.一清二楚..

新同學

回覆 jushua1975 的文章

用幾本帳是看帳的復雜度,不是一定一本或二.若是很清楚,流水帳也是可以的
你這麼說是無法找到查帳的方式的
還是找社區內的會計人士出面,不過......
5 \% F2 H  `) @+ {& n! Y. N會計能力要強一點的才行,最好有過查帳經驗會抓問題的
- P$ O/ ~1 d$ [# N畢竟"魔鬼藏在細節裡",沒有三兩三是看不出來的

jushua1975

0 w/ f8 E! ]# F, @感謝有回復的：服務小弟、 豬肉、 快樂讀書會、新同學  !
6 ~3 x" o2 d8 b+ k/ H$ a會po這篇是希望可以得到一些方法，讓社區有心關心帳務的鄰居可以知道如何看起!!!

快樂讀書會

, e8 j! i* x) b: Y2 Y" K( Z1 \+ N回覆 jushua1975 的文章
! O3 }, C8 T1 |: D5 x8 H$ P' I
只看傳票.不過帳.是看不出所以然的.
我曾看過某個社區24個月的財報.有20個月.表面的上期結餘.+收入-支出不等於本期結餘.
( j+ l; ~2 Y8 s& G) i但主.財.監都蓋章囉.到最後要交接了.助理帳做不出來.

小熊米

謝謝分享!我印下來要分享給住戶了!

玉娟

一、所有收入及支出均登記在一本轉帳傳票本子中，而且有20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉!               
建議：收入/支出：要分開~~~方便過帳及產製報表以及作核算~~                                       
查帳要領：收入怕低列、支出怕高列                                               
        所以以下分：收入面及支出面加以說明                                                       
* Z: @/ X# d$ q" L: H! P. a        (一)、收入面：                                                       
; o0 B6 X* w' q3 H. O: [3 x                                                               
        查帳要領1：用核算動作：(檢視收入的合理性及是否有低列之虞)       
                例：(1).管理費收入：用--戶數(量)或坪數去作核算  其收入合理性                                        查帳要領2：每筆收入的入帳時間點很重點~~~即使延後入帳：一定要有明細喔。                       
. y* [. Q+ F5 W; _- j        例：收入有登帳，但延後登帳===可能發生的問題：利用手上的收入款項，補之前可能挪用的款項

5 D  y( o) w3 W; R               (二)、支出面：                       
7 V0 @8 _9 W$ G  K( m                查帳要領1：是否虛報支出
                       
               1.一樣可以採核算動作，核算出支出總數之合理性。               
               2.支出一定要有憑證。這點很重要~~才可看出，支出支付的合理性                       
# {& \( @: |1 g& x1 t. y/ E: p1 G" @                 (怕挪用至私人使用)                       

二、20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉                               

5 @- p! H' u8 |1 ?3 [        這有非常大之問題，表示其帳務有問題無法對其蓋章負責，所以針對此20筆作詳查。                        (所謂詳查係：需要檢視所有之收據或相關憑證，並且要核對至銀行帳戶，若核不到就擔心-現金交易)                (支出面重要原則：若採用現金交易 是無法查帳的~~~~)                       
3 w# d- e) X  {                 (因為即使小額的零用金支付也是要有憑證的喔~~)                       
2 \# u* T  d0 R3 G8 p8 N三、要求看定存及活存本子(影本)，無                               
* A; F( u  A+ ]1 A! A# m- N9 }2 S* {秘書說在主委那邊!!                       
* g$ D% X3 A( |
若貴社區有心要查帳務內容，定存及活存影本 ，沒有理由不提示，若一直提示不出來
此部分有很大的問題：擔心是用現金交易喔~~
(只要採現金交易再怎麼厲害的查帳高手都查不出喔：原因是把要查帳的軌跡都破壞了。)

' l; y7 v# \  T8 u所以建議可以從此方面先作確認。也就是說只要提示不出存摺~~那貴社區的帳務就有極大的問題喔！