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[社區管理] 請教查帳要領!

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發表於 2011-5-8 14:54:58 |只看該作者 |新文章置後
剛剛去櫃檯要求看社區帳本!
) i# @% U1 K) }7 M. @& z7 v5 N發現幾個問題:# ~3 N3 u* M6 T& n; F
1.所有收入及支出均登記在一本轉帳傳票本子中,而且有20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉!- H" k3 Y9 X  F" Y- K
問為甚麼為這樣?( x( ]% q2 o1 I2 l  r
秘書轉頭要請總幹事說明,總幹事就說帳都你在做的,請你自己說!!
& I# O! b- x- Y秘書就說之前都是這樣做的!
! Y& ~+ h  u: E( q2 D社區委員怎麼說,他就怎麼做!
6 l9 T7 ^6 g, [& R6 l1 n; X剛好我一位學弟經過(他學主計的!),
! }0 ~( H6 k* s2 y$ T: m, n+ ^; t" v問了他一下,/ X; X: ^+ B* n/ U
這是不正常的現象!, c& x# O* N, x9 y# F7 U
應該區分現金收入及現金支出2本分開才對!
" c( S+ x5 f/ i) U$ ~. i7 J" r0 i2.要求看定存及活存本子(影本),無!!7 n1 ]6 r) v- a3 G2 `
秘書說在主委那邊!!0 L2 K) v# G# t# @. L
-------------------------------------# ^! o4 o  B8 y  T$ e7 L, k/ L
以上是正常的嗎?- P4 W2 u6 f% Q2 j/ U& j' P; r
有沒有甚麼是我該注意的!
; @* q4 n0 B! Z" c$ f

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發表於 2011-5-8 15:10:36 |只看該作者
回覆 jushua1975 的文章
9 G1 `" z3 Q/ J! b+ Q/ A) z; |* B' x2 W$ C3 k
個人曾在某家物業公司 擔任過 信義區 區域主管 負責過14個案場...
. |! Y9 V2 |' c+ e  ?. R
) y. a0 `! u- _0 p3 A& y其實 每個社區的作帳方式都不盡相同.........(有iso9001認證也一樣...)- B- s7 ^+ S8 e& N7 Q5 H

' e. R4 s0 W; Z) I! C  u' T教你簡單的查帳方式......# ?) ~; v$ r/ A$ J

& Y+ B( V" j- K0 p$ I+ P就是把存摺 跟 社區財報進行核對 看看數字上有無誤差........
0 e0 l2 G% }) ~1 F  l$ Y" `; A' U3 f+ [' K! L! @# S
可以先單純的抽查 每日 管理費收入 跟財報每日收入 是否相符.....
% l* T, C' K) T
2 T5 Y: @+ b  A再看看 零用金支出 有無奇怪的明細或單據 細項有怪怪的?
3 B1 b' P4 N/ Z8 a$ s& Q; @+ e0 o4 A
裝潢保證金 跟暫收款 如何提存?
! e+ G3 J/ b+ I" m4 A, {! o( `+ ]1 v) V( Q5 g( e0 o
遙控器/磁卡 帳面數 跟帳是否相符......- \. ]/ O( N9 z( F, D5 n& y0 y

6 O6 ?* }& k7 e0 E! x還有管理費逾期/預繳明細是否有清單詳列..........! l8 H3 d: W8 W9 C

' c# Z3 P/ e7 q4 p  k如果真的傻傻的分辨不清楚.............建議找第三方 會計師 來協助查帳....
( Z6 P1 Y0 {- k+ S) F( t1 A2 k

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發表於 2011-5-8 15:12:34 |只看該作者
還是請位會計師來幫忙吧!
# ?7 d  ?4 p$ x6 @) \+ K7 D- D* l: X4 P- Q  [% n9 C
看看分類帳...()6 J, p4 N! z9 Y8 d8 E6 N8 x8 a5 @
看看傳票..." T$ T2 f2 c% o# }  N$ j+ g( x
看看收據內容...(搞不好還會出現婦產科收據喔!)
! \# Q0 H1 [, m: u1 ~8 j
& w  o5 |: b# W+ P0 ]請參考
- K% p, F$ C4 W1 }% v$ q

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發表於 2011-5-8 15:22:54 |只看該作者
本文章最後由 服務小弟 於 2011-5-8 15:24 編輯
" h6 J4 m6 W: P0 b8 Y8 k! y3 e4 b- B4 G- v2 r
1.應該區分現金收入及現金支出2本分開
& p4 J& J% l4 E! B, U
4 R  N' z4 O, O' p) ~  i  b這個沒有一定........所以問你學弟不見得對..........要看社區管委會開戶使用的方式(物管公司向來只有建議權 沒有決定權..)9 W) \! q+ U7 t) T
9 F( o3 t+ H; ~+ L" r. U
有的管委會帳戶是依使用用途分帳戶 (比如管理費用a銀行 公基金放b銀行 裝潢保證金/暫收款c銀行..定存 b c d 銀行都有...)8 R& X& w" J' j
) K. y6 [  {7 Q/ w2 h
有的亂七八糟5 6本也是有看過...(本人遇到某社區管理費分5本不同銀行給住戶存...orz)
) C1 h( z4 h6 S& g' J
3 Y+ \$ _6 S8 G- X也有的從頭到尾都是一本搞定...........(超出一半以上社區是如此....尤以300戶以下中小型社區)6 k( ?  _  G$ S( x: q
: {* {5 y4 ~( Y) j& q: @' O
; ~1 X% J4 e$ A1 L
2.要求看定存及活存本子(影本),無!!秘書說在主委那邊!!3 c+ Y2 i) a3 Y5 R3 f1 X
  Z* s' s! r1 ^% z# S% S
這可能性是很高的..........有的管委會搞神秘........有的連存摺都不給總幹事保管經手的....看不到定存單 不意外!!
' P2 b4 H$ f- R4 y4 |& L/ a: s
8 z+ P7 a- b# y4 c: M不過住戶還是可以反映 有權請求委員會把定存單影本 公示給住戶知悉 依 公寓大廈管理條例 這是於法有據的....5 ^6 N8 y* c3 j1 h
+ G" W. g9 |% ?9 s
如果覺得有問題 應是先知會主委 請求 財委 /監委 協助進行財報說明較佳........

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發表於 2011-5-8 16:56:00 |只看該作者
本文章最後由 快樂讀書會 於 2011-5-8 17:12 編輯
8 t" H% P! t8 H# g3 G5 w' j% E- l" \! f0 U& U9 J
以我的作帳經驗.
, I) @4 v" B- M+ P1.社區的收入不外管理費及汽機車收入.最好收據要求.要連號不得跳號.' z4 N5 m+ I. I" S; ^- h
財委每次只給總幹事5本收據.用完收舊給新.千萬不要貪圖小利.我就碰過有管委會. C. }7 D7 [! \3 F3 i5 ~. L1 u
要求收費單據由保全公司提供.這樣的缺點就是比如編號200.的保全公司家同樣編號就有好幾本.
) `% t# E- e/ }$ L8 W全部收據都交給總幹事會有一個缺點.曾發生有總幹事拿後面號碼的單據跟住戶收錢.中飽私囊.
* a) U% n0 w5 F) t; g而社區會查不出來.很簡單.主.財.監.沒人花時間過帳.及稽查.才會造成被污錢卻不自知.
/ Z2 h0 f# S5 C5 W5 D2.每個月財報都應該將收費單據貼上來.我通常看過後我會蓋騎縫章.包含支出單據報表.6 h* o( x6 l& q
核對銀行存摺.是否跟當月財報金額是否相符.9 f! L5 f3 y8 h- l
3.要求總幹事按時公告住戶的欠繳名單.這樣帳有問題馬上就知道了.
7 y( Q+ P% W7 ]# q4. 最好將當月財報.包含收入明細表.一般一張收入報表單據約35張.(以我們社區大約7張收入報表.)
: y0 V  Q! U7 Z- r及支出單據影印張貼公怖欄.這樣帳就很透明.一方面不怕住戶質疑.社區花了那些錢.一清二楚..
林姿佑臉書:https://www.facebook.com/profile.php?id=100006396791642&ref=tn_tnmn
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回覆 jushua1975 的文章* G- q' k) K* E. o8 W

& @+ z: o! R  l' J3 n用幾本帳是看帳的復雜度,不是一定一本或二.若是很清楚,流水帳也是可以的
- V& H- n% r# L! N- q+ \! x$ a你這麼說是無法找到查帳的方式的
% V- }$ F0 w" X4 D+ T* ]還是找社區內的會計人士出面,不過......
' h7 }9 V; m# v0 a6 U4 U( G* R9 T會計能力要強一點的才行,最好有過查帳經驗會抓問題的1 I* J0 M- e" z; [' i
畢竟"魔鬼藏在細節裡",沒有三兩三是看不出來的

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本文章最後由 jushua1975 於 2011-5-8 23:15 編輯 ( q$ q1 h2 y( X1 |" N% a. W
: j% M  U* w3 v! g3 F5 J; P5 T; j. v. `
感謝有回復的:服務小弟、 豬肉、 快樂讀書會、新同學  !
8 i7 q- P) e7 C! Y* F. n會po這篇是希望可以得到一些方法,讓社區有心關心帳務的鄰居可以知道如何看起!!!

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本文章最後由 快樂讀書會 於 2011-5-8 23:12 編輯 ( r' A( I  O' A  y2 a; Y
$ Z* I& T* X- r; f7 r
回覆 jushua1975 的文章( W8 _, X, X, `7 n5 {% V

9 f7 f2 k, N) i0 O& q只看傳票.不過帳.是看不出所以然的.
% u" C; f: R; K, |- y我曾看過某個社區24個月的財報.有20個月.表面的上期結餘.+收入-支出不等於本期結餘.1 W0 O4 z% h$ |1 O' f$ R* q! S- O
但主.財.監都蓋章囉.到最後要交接了.助理帳做不出來.
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發表於 2011-5-9 14:30:48 |只看該作者
一、所有收入及支出均登記在一本轉帳傳票本子中,而且有20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉!                : c* Y* }# [) k5 `
建議:收入/支出:要分開~~~方便過帳及產製報表以及作核算~~                                        ! d1 r/ f, i* T
查帳要領:收入怕低列、支出怕高列                                                7 ~2 I: W/ f9 J7 j4 p- _
        所以以下分:收入面及支出面加以說明                                                       
$ \1 I) y& S4 p9 W  n  J        (一)、收入面:                                                        7 ^% m2 |- M6 U' E/ O( a$ N) x9 n
                                                               
, B4 a9 g$ R! y1 ]4 B6 E4 C        查帳要領1:用核算動作:(檢視收入的合理性及是否有低列之虞)       
2 {& y" ~( M2 u) B                例:(1).管理費收入:用--戶數(量)或坪數去作核算  其收入合理性                                        查帳要領2:每筆收入的入帳時間點很重點~~~即使延後入帳:一定要有明細喔。                        8 \. @3 }6 v2 g  C& j
        例:收入有登帳,但延後登帳===可能發生的問題:利用手上的收入款項,補之前可能挪用的款項
: m. X3 v+ G) U
- q4 @% I& _* W" |               (二)、支出面:                       
; F, Q; j! j. x4 \/ G& k                查帳要領1:是否虛報支出
% q! ], b  S" N( K+ ^                       
4 ~$ G7 x. I; Q; ]3 i# n               1.一樣可以採核算動作,核算出支出總數之合理性。               
& c# k& E/ ?0 J               2.支出一定要有憑證。這點很重要~~才可看出,支出支付的合理性                       
4 v1 V0 U! k5 W, }                 (怕挪用至私人使用)                       
2 b! G$ k, a: V4 t2 ]3 X# W) T" |
8 ]1 k' f8 w9 v4 R/ X% @  ~$ S3 y二、20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉                               
% E& m# M# G. H5 p, @0 Q3 q
5 v8 [0 N) K5 p" Y% L4 o3 }* l        這有非常大之問題,表示其帳務有問題無法對其蓋章負責,所以針對此20筆作詳查。                        (所謂詳查係:需要檢視所有之收據或相關憑證,並且要核對至銀行帳戶,若核不到就擔心-現金交易)                (支出面重要原則:若採用現金交易 是無法查帳的~~~~)                       
( y: z1 P% G' A                 (因為即使小額的零用金支付也是要有憑證的喔~~)                        . \& R% N/ U& ]3 n. c/ \
三、要求看定存及活存本子(影本),無                               
+ Y2 c6 q: i" j# H6 Y秘書說在主委那邊!!                       
% }* A1 x9 G- @; f$ h8 S; j( _$ ^# f$ b* _- [5 ~( O
若貴社區有心要查帳務內容,定存及活存影本 ,沒有理由不提示,若一直提示不出來
2 j7 y, t8 u5 E. J* S9 H9 u此部分有很大的問題:擔心是用現金交易喔~~
% L# T2 G+ e4 K( g$ P(只要採現金交易再怎麼厲害的查帳高手都查不出喔:原因是把要查帳的軌跡都破壞了。)
& b* u) ^: [! o- c  {1 ^5 L$ c) N
所以建議可以從此方面先作確認。也就是說只要提示不出存摺~~那貴社區的帳務就有極大的問題喔!9 @8 Q. s" j9 ?: U
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