請教查帳要領!

jushua1975

剛剛去櫃檯要求看社區帳本!
發現幾個問題：
1.所有收入及支出均登記在一本轉帳傳票本子中，而且有20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉!
' N8 H4 C0 Q/ S" ~1 S. B問為甚麼為這樣？
秘書轉頭要請總幹事說明，總幹事就說帳都你在做的，請你自己說!!
秘書就說之前都是這樣做的!
社區委員怎麼說，他就怎麼做!
剛好我一位學弟經過(他學主計的!)，
問了他一下，
這是不正常的現象!
應該區分現金收入及現金支出2本分開才對!
2.要求看定存及活存本子(影本)，無!!
秘書說在主委那邊!!
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+ t/ j6 ~6 |3 o, K, T0 T' o9 d+ i以上是正常的嗎?
有沒有甚麼是我該注意的!
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服務小弟

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) P5 T, a7 ]% R- A0 `個人曾在某家物業公司 擔任過 信義區 區域主管 負責過14個案場...
; ?# w7 ^2 Z+ r. b+ g+ Z
其實 每個社區的作帳方式都不盡相同.........(有iso9001認證也一樣...)

: X% l+ p; m: P2 E% h4 C' x教你簡單的查帳方式......
; f, N$ k7 L( m1 C
! K# Y/ k- f3 O1 S1 y& L% _就是把存摺 跟 社區財報進行核對 看看數字上有無誤差........
) }) ~" R2 _4 ?( Z2 C
8 o5 `8 j% T9 K. {1 S可以先單純的抽查 每日 管理費收入 跟財報每日收入 是否相符.....

再看看 零用金支出 有無奇怪的明細或單據 細項有怪怪的?

5 @' z5 C1 }3 Q) e* z* G裝潢保證金 跟暫收款 如何提存?
7 _# ]4 H2 A" B5 Y2 ^; Y- q& j$ B
- _% Z! {4 }* C3 v5 {遙控器/磁卡 帳面數 跟帳是否相符......
- z2 M. |5 W  N" T; G% P: j7 K
還有管理費逾期/預繳明細是否有清單詳列..........
9 @. B9 H1 ?% v. M/ J6 {2 X+ j
如果真的傻傻的分辨不清楚.............建議找第三方 會計師 來協助查帳....
% t# w! e: r8 b. @

豬肉

還是請位會計師來幫忙吧!
- F1 ?( `5 o) L0 J/ Q% _
看看分類帳...()
# j' Z5 K) T2 X. D3 Q看看傳票...
% h; \' o2 T. Y& f1 x& [看看收據內容...(搞不好還會出現婦產科收據喔!)

請參考

服務小弟

. I  a5 [8 V* V; b5 ?( i2 l
% V& b& }) Y7 R* T) O6 Q! s6 w( g1.應該區分現金收入及現金支出2本分開
! [7 C: _2 m5 K, S8 e0 y
這個沒有一定........所以問你學弟不見得對..........要看社區管委會開戶使用的方式(物管公司向來只有建議權 沒有決定權..)

有的管委會帳戶是依使用用途分帳戶 (比如管理費用a銀行 公基金放b銀行 裝潢保證金/暫收款c銀行..定存 b c d 銀行都有...)
6 J4 v6 Y7 y0 V
有的亂七八糟5 6本也是有看過...(本人遇到某社區管理費分5本不同銀行給住戶存...orz)
/ X' d4 t6 \. w! K1 S& Z
* A* |4 E$ T2 i* A也有的從頭到尾都是一本搞定...........(超出一半以上社區是如此....尤以300戶以下中小型社區)
, f& J& n  {, C/ T: b

, V; ?1 H' W  E0 q: [3 {2.要求看定存及活存本子(影本)，無!!秘書說在主委那邊!!
4 h/ X5 ~8 J, Q+ U, H4 W; m
這可能性是很高的..........有的管委會搞神秘........有的連存摺都不給總幹事保管經手的....看不到定存單 不意外!!

  |( |6 S- F% \1 F$ X1 P不過住戶還是可以反映 有權請求委員會把定存單影本 公示給住戶知悉 依 公寓大廈管理條例 這是於法有據的....

) z9 s; C9 d2 h2 L: M1 n- |* V如果覺得有問題 應是先知會主委 請求 財委 /監委 協助進行財報說明較佳........

快樂讀書會

; v8 N4 [/ k: ~# l
以我的作帳經驗.
- p$ e- f0 ~% w1.社區的收入不外管理費及汽機車收入.最好收據要求.要連號不得跳號.
財委每次只給總幹事5本收據.用完收舊給新.千萬不要貪圖小利.我就碰過有管委會
要求收費單據由保全公司提供.這樣的缺點就是比如編號200.的保全公司家同樣編號就有好幾本.
全部收據都交給總幹事會有一個缺點.曾發生有總幹事拿後面號碼的單據跟住戶收錢.中飽私囊.
而社區會查不出來.很簡單.主.財.監.沒人花時間過帳.及稽查.才會造成被污錢卻不自知.
- M8 M% v' C. ]# q' b4 \2.每個月財報都應該將收費單據貼上來.我通常看過後我會蓋騎縫章.包含支出單據報表.
" }" ^! N6 [; D% k  @9 O5 y核對銀行存摺.是否跟當月財報金額是否相符.
3.要求總幹事按時公告住戶的欠繳名單.這樣帳有問題馬上就知道了.
4. 最好將當月財報.包含收入明細表.一般一張收入報表單據約35張.(以我們社區大約7張收入報表.)
及支出單據影印張貼公怖欄.這樣帳就很透明.一方面不怕住戶質疑.社區花了那些錢.一清二楚..

新同學

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用幾本帳是看帳的復雜度,不是一定一本或二.若是很清楚,流水帳也是可以的
你這麼說是無法找到查帳的方式的
還是找社區內的會計人士出面,不過......
會計能力要強一點的才行,最好有過查帳經驗會抓問題的
4 f3 a, V* }9 [: {  q  Z4 @畢竟"魔鬼藏在細節裡",沒有三兩三是看不出來的

jushua1975

感謝有回復的：服務小弟、 豬肉、 快樂讀書會、新同學  !
會po這篇是希望可以得到一些方法，讓社區有心關心帳務的鄰居可以知道如何看起!!!

快樂讀書會

. D, x+ A7 f5 e# m+ V3 |5 {7 q
回覆 jushua1975 的文章
3 Q1 U+ W" b$ i4 V% @+ U% L% q/ K9 c
, @" e' N; F& E- M1 w7 M( n只看傳票.不過帳.是看不出所以然的.
3 R2 c3 C! m" C- v' s我曾看過某個社區24個月的財報.有20個月.表面的上期結餘.+收入-支出不等於本期結餘.
! g) g7 z  a: q8 l8 Z; f8 L, {但主.財.監都蓋章囉.到最後要交接了.助理帳做不出來.

小熊米

謝謝分享!我印下來要分享給住戶了!

玉娟

一、所有收入及支出均登記在一本轉帳傳票本子中，而且有20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉!               
3 }$ }* W* f+ v3 A; Z6 k) A建議：收入/支出：要分開~~~方便過帳及產製報表以及作核算~~                                       
查帳要領：收入怕低列、支出怕高列                                               
        所以以下分：收入面及支出面加以說明                                                       
        (一)、收入面：                                                       
3 b  S6 o- B) E& k                                                               
' D" X2 l3 x: \6 ~$ t+ k        查帳要領1：用核算動作：(檢視收入的合理性及是否有低列之虞)       
% o) [2 F- B; U* x2 f9 ^" m                例：(1).管理費收入：用--戶數(量)或坪數去作核算  其收入合理性                                        查帳要領2：每筆收入的入帳時間點很重點~~~即使延後入帳：一定要有明細喔。                       
! t+ U5 i; X) {7 W5 H  @        例：收入有登帳，但延後登帳===可能發生的問題：利用手上的收入款項，補之前可能挪用的款項

( ?7 X$ D4 u6 |! M               (二)、支出面：                       
1 g. _( o1 o# U$ K% m' Z, u# B* ?                查帳要領1：是否虛報支出
8 q' X3 X, X( V/ F3 Y, b                       
               1.一樣可以採核算動作，核算出支出總數之合理性。               
               2.支出一定要有憑證。這點很重要~~才可看出，支出支付的合理性                       
                 (怕挪用至私人使用)                       
' O4 _1 ^: Y- Z0 n* ~7 H) ~! b% `
二、20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉                               
" ]" `$ f% _& F
6 R& X9 P/ O* x3 V8 |) ]7 C7 S% _1 Q        這有非常大之問題，表示其帳務有問題無法對其蓋章負責，所以針對此20筆作詳查。                        (所謂詳查係：需要檢視所有之收據或相關憑證，並且要核對至銀行帳戶，若核不到就擔心-現金交易)                (支出面重要原則：若採用現金交易 是無法查帳的~~~~)                       
, x. Q; Y2 C1 U                 (因為即使小額的零用金支付也是要有憑證的喔~~)                       
三、要求看定存及活存本子(影本)，無                               
秘書說在主委那邊!!                       

8 ~9 L0 }9 B7 q$ R若貴社區有心要查帳務內容，定存及活存影本 ，沒有理由不提示，若一直提示不出來
6 G: p! r" _/ S" F0 C, B' L此部分有很大的問題：擔心是用現金交易喔~~
(只要採現金交易再怎麼厲害的查帳高手都查不出喔：原因是把要查帳的軌跡都破壞了。)

+ |) e" T7 g2 B# T  Z4 ]7 v所以建議可以從此方面先作確認。也就是說只要提示不出存摺~~那貴社區的帳務就有極大的問題喔！