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[社區管理] 請教查帳要領!

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發表於 2011-5-8 14:54:58 |只看該作者 |新文章置後
剛剛去櫃檯要求看社區帳本!
- N# K8 k2 p6 i. g+ N0 W發現幾個問題:
5 R' u$ I4 W+ x1.所有收入及支出均登記在一本轉帳傳票本子中,而且有20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉!
% \( s4 j+ F; s1 p, w! _問為甚麼為這樣?; p6 ^% R( R1 I+ @
秘書轉頭要請總幹事說明,總幹事就說帳都你在做的,請你自己說!!
! q, i! ?7 J* r2 v* p秘書就說之前都是這樣做的!
' T) v% z0 r, w  Q* a4 r社區委員怎麼說,他就怎麼做!
- {6 j$ S- L( v+ s3 Y2 G剛好我一位學弟經過(他學主計的!),* P+ W* d4 T+ |: w: l' K
問了他一下,5 M' S" j. E/ S( ]/ \) {1 `; E9 V
這是不正常的現象!
1 v+ v% ~! s# |3 F6 ?' V+ Z! E* i) }應該區分現金收入及現金支出2本分開才對!1 T; B9 W4 Y. V5 }. ^8 j  e
2.要求看定存及活存本子(影本),無!!
+ T1 u0 P, N. u9 d: a; m秘書說在主委那邊!!# o" _' T4 A* J' Z
-------------------------------------
. i/ u2 V  U" K* y9 ?以上是正常的嗎?
+ a) [/ z7 B* Z! b+ z3 g( }有沒有甚麼是我該注意的!& l4 X% Z/ _2 m: c& Q+ ?7 ]/ N2 [

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發表於 2011-5-8 15:10:36 |只看該作者
回覆 jushua1975 的文章; t5 Z4 |: I( T) L' c) L2 g
: S, d) S' m2 u' a  ]* o" n
個人曾在某家物業公司 擔任過 信義區 區域主管 負責過14個案場...  l. Z( k7 I% ~
, C" c. f9 B, d
其實 每個社區的作帳方式都不盡相同.........(有iso9001認證也一樣...)
- W" B. k, x6 [
9 J$ `4 l- S2 {4 e4 I0 V$ w教你簡單的查帳方式......7 G( z% f+ _  I$ _' P
& W4 b5 F+ m- o% L0 X
就是把存摺 跟 社區財報進行核對 看看數字上有無誤差........- p' w! S& m2 m
1 k8 W8 j3 y7 i4 L4 x1 G
可以先單純的抽查 每日 管理費收入 跟財報每日收入 是否相符.....
6 P7 Z# A) L9 Q; v  ?( Q6 ^5 n  m. p5 P$ u: ^( k  n& {
再看看 零用金支出 有無奇怪的明細或單據 細項有怪怪的?
0 h1 H$ c0 m; r4 |( K
+ u& m5 m5 ^5 M  e裝潢保證金 跟暫收款 如何提存?
$ N  k+ A8 P/ ~: H
# b  m+ W! t. B) C1 h1 R" j. g遙控器/磁卡 帳面數 跟帳是否相符......
8 @1 O8 N+ ~" U; X3 S
5 S% V/ V) `: n5 L/ d還有管理費逾期/預繳明細是否有清單詳列..........; [5 R( E: H2 b( }) J

' g1 d- u/ Q* f3 O9 r7 E如果真的傻傻的分辨不清楚.............建議找第三方 會計師 來協助查帳....0 n' `1 G6 z  m, I  S8 V9 ^

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發表於 2011-5-8 15:12:34 |只看該作者
還是請位會計師來幫忙吧!2 M0 ~) L4 ]  {# r1 u& t2 F
! o8 y, S4 U7 K: o0 n5 d
看看分類帳...()
' ?! b* c( N1 e5 N/ Q; I) U- f9 U  D& q看看傳票...
, t  ~' d! f0 ~& P% K! L看看收據內容...(搞不好還會出現婦產科收據喔!). O: y+ [) w$ l' B% G$ R6 R1 o
" R( @1 Q* [; P/ @
請參考# ?- t/ j' y& g  E* _

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發表於 2011-5-8 15:22:54 |只看該作者
本文章最後由 服務小弟 於 2011-5-8 15:24 編輯 0 P* W' h! b' |$ b, X# x% A
8 }6 v9 K0 y3 M. l3 x2 {
1.應該區分現金收入及現金支出2本分開
8 g( C! l+ s! p5 N. l6 [, `# ~+ E! V" t! i, x3 q& G( P: Q: f1 k: `
這個沒有一定........所以問你學弟不見得對..........要看社區管委會開戶使用的方式(物管公司向來只有建議權 沒有決定權..)3 H. K. q6 _7 c" u  X* Z6 G

6 E/ e0 v5 ]+ v有的管委會帳戶是依使用用途分帳戶 (比如管理費用a銀行 公基金放b銀行 裝潢保證金/暫收款c銀行..定存 b c d 銀行都有...)1 I' B! u' H9 R2 u

0 M$ s) }' r' e有的亂七八糟5 6本也是有看過...(本人遇到某社區管理費分5本不同銀行給住戶存...orz)
8 a9 f9 O3 D* d# f
! m* o4 v3 v: D5 h& A1 ?/ |也有的從頭到尾都是一本搞定...........(超出一半以上社區是如此....尤以300戶以下中小型社區)
, r2 \9 }3 q: ?2 n6 C/ {
1 e+ A4 u0 K' Z& _& b, `% d- n) [2 ]7 I  V/ y# R
2.要求看定存及活存本子(影本),無!!秘書說在主委那邊!!7 r# l1 J& q# g0 {2 F2 C' O

; S7 a8 {. T( P( `這可能性是很高的..........有的管委會搞神秘........有的連存摺都不給總幹事保管經手的....看不到定存單 不意外!!
7 `- [$ r. Q. M3 v, B
& ]4 u. C0 v/ a/ I7 j不過住戶還是可以反映 有權請求委員會把定存單影本 公示給住戶知悉 依 公寓大廈管理條例 這是於法有據的....
" I, B9 k) W  x' E% E# S& l; H" i% H; g0 L% V' s
如果覺得有問題 應是先知會主委 請求 財委 /監委 協助進行財報說明較佳........

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發表於 2011-5-8 16:56:00 |只看該作者
本文章最後由 快樂讀書會 於 2011-5-8 17:12 編輯
6 d* @8 e' i. M7 j- X, e9 b; _" I& F1 V
以我的作帳經驗.
7 ~: z! r0 f9 o8 M1.社區的收入不外管理費及汽機車收入.最好收據要求.要連號不得跳號.
" g" D) ?. h  @財委每次只給總幹事5本收據.用完收舊給新.千萬不要貪圖小利.我就碰過有管委會
6 Z0 t* H  v+ u: @; G7 [, Y9 L2 L要求收費單據由保全公司提供.這樣的缺點就是比如編號200.的保全公司家同樣編號就有好幾本.: v7 O# Z% |2 l4 c  b+ {
全部收據都交給總幹事會有一個缺點.曾發生有總幹事拿後面號碼的單據跟住戶收錢.中飽私囊.! L. @% x+ O' M  U1 u
而社區會查不出來.很簡單.主.財.監.沒人花時間過帳.及稽查.才會造成被污錢卻不自知.
; N: M6 ?& H% j- O4 z- C2.每個月財報都應該將收費單據貼上來.我通常看過後我會蓋騎縫章.包含支出單據報表.6 S* r: G1 @- b! D1 r% ]
核對銀行存摺.是否跟當月財報金額是否相符.) L7 v4 q9 {, k" ^. m" Z
3.要求總幹事按時公告住戶的欠繳名單.這樣帳有問題馬上就知道了.- `0 w/ o, q3 @  q' e+ V) g* ?8 G
4. 最好將當月財報.包含收入明細表.一般一張收入報表單據約35張.(以我們社區大約7張收入報表.)
1 G1 K0 K8 [6 F* C! l及支出單據影印張貼公怖欄.這樣帳就很透明.一方面不怕住戶質疑.社區花了那些錢.一清二楚..
林姿佑臉書:https://www.facebook.com/profile.php?id=100006396791642&ref=tn_tnmn
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發表於 2011-5-8 22:54:05 |只看該作者
回覆 jushua1975 的文章' U& ]+ R4 M# g4 c) Q9 S

2 [/ z3 A, z6 p5 q  K7 f) `用幾本帳是看帳的復雜度,不是一定一本或二.若是很清楚,流水帳也是可以的1 k3 j4 L3 {- u: o8 \8 T! S4 @
你這麼說是無法找到查帳的方式的. Z% m# B% L" x" l1 F' O
還是找社區內的會計人士出面,不過......
! l' p1 W" T* d6 }/ l! }% J會計能力要強一點的才行,最好有過查帳經驗會抓問題的6 p# T, i0 i, X
畢竟"魔鬼藏在細節裡",沒有三兩三是看不出來的

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本文章最後由 jushua1975 於 2011-5-8 23:15 編輯 . k# G+ M* D, [

+ W& a  W6 y) K; _7 x/ w感謝有回復的:服務小弟、 豬肉、 快樂讀書會、新同學  !) Z6 n. [! M/ Z; f5 `6 {7 ]+ j
會po這篇是希望可以得到一些方法,讓社區有心關心帳務的鄰居可以知道如何看起!!!

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本文章最後由 快樂讀書會 於 2011-5-8 23:12 編輯 ' ~) A6 h$ S2 ?) B6 H7 N' `$ E
" U4 ?8 M/ U6 {& q* R0 ]
回覆 jushua1975 的文章; H6 D6 |& c' m& b  Q+ C7 n3 N1 n
& w( ?; {! G" L# m1 x' e5 Y( f
只看傳票.不過帳.是看不出所以然的.3 r) f8 Q2 Q9 ?" d8 J) R
我曾看過某個社區24個月的財報.有20個月.表面的上期結餘.+收入-支出不等於本期結餘.; e6 k6 i; Z7 P
但主.財.監都蓋章囉.到最後要交接了.助理帳做不出來.
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發表於 2011-5-9 14:30:48 |只看該作者
一、所有收入及支出均登記在一本轉帳傳票本子中,而且有20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉!                2 k. Q# Q7 o+ S
建議:收入/支出:要分開~~~方便過帳及產製報表以及作核算~~                                        8 D+ [' r) g' M9 @. {1 X/ V- b6 w
查帳要領:收入怕低列、支出怕高列                                               
' Z; a2 v2 Z& r! ^- u+ G        所以以下分:收入面及支出面加以說明                                                       
) K3 e( _, z. U& v        (一)、收入面:                                                        ! }8 ~2 `3 ]8 K- Z
                                                                & V3 v9 M" u4 W2 P. K
        查帳要領1:用核算動作:(檢視收入的合理性及是否有低列之虞)       
% {4 n7 z5 y% q6 c8 _$ l3 l- t                例:(1).管理費收入:用--戶數(量)或坪數去作核算  其收入合理性                                        查帳要領2:每筆收入的入帳時間點很重點~~~即使延後入帳:一定要有明細喔。                        : M7 d. u# E8 c5 `9 _& M) I
        例:收入有登帳,但延後登帳===可能發生的問題:利用手上的收入款項,補之前可能挪用的款項
; C! V/ m" V$ j( \( V! S
, S) a& m2 C! o3 W               (二)、支出面:                       
5 ?, a0 d/ Y" W5 L0 p                查帳要領1:是否虛報支出
3 a) [: r7 M# i8 A5 p                       
9 w* q; r$ z" y) n: Z               1.一樣可以採核算動作,核算出支出總數之合理性。                ( E$ f0 X' `. w* W7 p
               2.支出一定要有憑證。這點很重要~~才可看出,支出支付的合理性                       
+ R6 C) r5 _  E6 x% H$ e" m                 (怕挪用至私人使用)                       
  {( Y) w, a' ^; g! H
1 Y& n3 C9 _! B/ R: W二、20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉                                1 o. `  P) s- q  j

0 q8 X( X" |6 H6 p' t        這有非常大之問題,表示其帳務有問題無法對其蓋章負責,所以針對此20筆作詳查。                        (所謂詳查係:需要檢視所有之收據或相關憑證,並且要核對至銀行帳戶,若核不到就擔心-現金交易)                (支出面重要原則:若採用現金交易 是無法查帳的~~~~)                       
2 l% I) g9 p4 J/ Y0 _; x* ^  g                 (因為即使小額的零用金支付也是要有憑證的喔~~)                        0 P, d, A- d1 c- r  |, i7 o* d' M
三、要求看定存及活存本子(影本),無                                " z0 [% @+ g6 l* ?* G* V9 o
秘書說在主委那邊!!                        1 [2 }4 @4 L) ?( q  x) O
3 M9 b& L  W: c
若貴社區有心要查帳務內容,定存及活存影本 ,沒有理由不提示,若一直提示不出來+ S, `7 }) l4 p- ?) E# q
此部分有很大的問題:擔心是用現金交易喔~~& X+ r, s; @6 L' f( ^
(只要採現金交易再怎麼厲害的查帳高手都查不出喔:原因是把要查帳的軌跡都破壞了。)# j# t. L' D+ L

0 x; `. n0 z* E9 q所以建議可以從此方面先作確認。也就是說只要提示不出存摺~~那貴社區的帳務就有極大的問題喔!
0 i. S3 U/ ]8 C4 {& S2 P
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