請教查帳要領!

jushua1975

剛剛去櫃檯要求看社區帳本!
) @1 W0 K9 X; N  Z3 g) o" `5 J發現幾個問題：
1.所有收入及支出均登記在一本轉帳傳票本子中，而且有20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉!
, O* N$ L0 J2 M2 e  x問為甚麼為這樣？
5 c! ]/ {, x  C3 j! {' I5 C秘書轉頭要請總幹事說明，總幹事就說帳都你在做的，請你自己說!!
1 p! ]' r' k( Y" D5 f秘書就說之前都是這樣做的!
% \0 G6 F' L3 e! i1 b. Q社區委員怎麼說，他就怎麼做!
剛好我一位學弟經過(他學主計的!)，
問了他一下，
這是不正常的現象!
8 e( c) M3 U0 V% O9 }' B" U8 j應該區分現金收入及現金支出2本分開才對!
% X" Q3 p4 b( H2.要求看定存及活存本子(影本)，無!!
秘書說在主委那邊!!
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以上是正常的嗎?
有沒有甚麼是我該注意的!
' u* Y; S2 t, a# C% @/ k

服務小弟

回覆 jushua1975 的文章
* V$ W/ H+ J* X) U/ u. e+ I- W0 B' R  J1 f/ p
個人曾在某家物業公司 擔任過 信義區 區域主管 負責過14個案場...

/ M. @& y. Z/ ], l$ z; B6 C其實 每個社區的作帳方式都不盡相同.........(有iso9001認證也一樣...)

教你簡單的查帳方式......
3 H3 {" z2 ~4 _$ B" H- a
就是把存摺 跟 社區財報進行核對 看看數字上有無誤差........
' K% l5 x7 R* F2 p$ W# ]6 f* G
& v6 g1 D: F% w; L( N  L4 z可以先單純的抽查 每日 管理費收入 跟財報每日收入 是否相符.....

( E2 W& L& u- ^! M0 L' I# E再看看 零用金支出 有無奇怪的明細或單據 細項有怪怪的?
7 U2 i* l+ o% ]" e
: a7 a3 P, |0 C& k7 P裝潢保證金 跟暫收款 如何提存?
0 n9 T7 Y  Q2 S$ @8 c% |/ U$ R
/ @$ S/ M9 W% u2 l% p# L9 Q遙控器/磁卡 帳面數 跟帳是否相符......

% ^" ]$ B) W5 ]8 m4 v還有管理費逾期/預繳明細是否有清單詳列..........
( E4 p6 P" Z! n. C, @8 s3 e. Z
7 q2 P3 u. D6 n/ ~) o& f+ P如果真的傻傻的分辨不清楚.............建議找第三方 會計師 來協助查帳....
% |# s: L. W; [! H5 P$ N8 I) U

豬肉

還是請位會計師來幫忙吧!
2 p& X" u0 ~# a- d* l6 q
看看分類帳...()
* H: c$ d* e# J! l( P+ w" Y看看傳票...
( Q* P1 F: ^) h9 ^看看收據內容...(搞不好還會出現婦產科收據喔!)

6 n- Z' A/ ]7 _+ _$ z! ?  }請參考

服務小弟

! r+ p' ]2 h& s( I  K; |9 Y1 b
1.應該區分現金收入及現金支出2本分開

: X. c# m3 ^6 L7 Z這個沒有一定........所以問你學弟不見得對..........要看社區管委會開戶使用的方式(物管公司向來只有建議權 沒有決定權..)

% \, N9 P7 ?' s8 k, Y" X有的管委會帳戶是依使用用途分帳戶 (比如管理費用a銀行 公基金放b銀行 裝潢保證金/暫收款c銀行..定存 b c d 銀行都有...)
: v/ W/ i' Z( i' B
. s% E0 D) H$ [2 q有的亂七八糟5 6本也是有看過...(本人遇到某社區管理費分5本不同銀行給住戶存...orz)

$ W5 i2 ~. d8 h5 ^' }$ z也有的從頭到尾都是一本搞定...........(超出一半以上社區是如此....尤以300戶以下中小型社區)

0 B( R" K3 c- ~. T
& J, k2 I. Z3 m! a( h6 L2.要求看定存及活存本子(影本)，無!!秘書說在主委那邊!!
# Q$ Q# }8 X3 `% F+ P8 ?/ l
5 x) q+ T% o  u! c( K3 P這可能性是很高的..........有的管委會搞神秘........有的連存摺都不給總幹事保管經手的....看不到定存單 不意外!!

不過住戶還是可以反映 有權請求委員會把定存單影本 公示給住戶知悉 依 公寓大廈管理條例 這是於法有據的....

" L' P. B- ~8 o如果覺得有問題 應是先知會主委 請求 財委 /監委 協助進行財報說明較佳........

快樂讀書會

" Z0 B$ {/ B7 M1 G5 J: h
4 U  s: L3 k2 p5 U: _: o以我的作帳經驗.
' z/ q. y4 k0 ?1.社區的收入不外管理費及汽機車收入.最好收據要求.要連號不得跳號.
4 j6 o1 L1 z) {  ^* |/ D  n財委每次只給總幹事5本收據.用完收舊給新.千萬不要貪圖小利.我就碰過有管委會
要求收費單據由保全公司提供.這樣的缺點就是比如編號200.的保全公司家同樣編號就有好幾本.
  @2 F5 R7 o* ?, G; l2 I全部收據都交給總幹事會有一個缺點.曾發生有總幹事拿後面號碼的單據跟住戶收錢.中飽私囊.
  h3 j5 i% }' G) ~# p9 b5 h而社區會查不出來.很簡單.主.財.監.沒人花時間過帳.及稽查.才會造成被污錢卻不自知.
2.每個月財報都應該將收費單據貼上來.我通常看過後我會蓋騎縫章.包含支出單據報表.
核對銀行存摺.是否跟當月財報金額是否相符.
+ i- ], P% N( M3 ^9 y8 x3.要求總幹事按時公告住戶的欠繳名單.這樣帳有問題馬上就知道了.
# |  D' j$ ?" a( q% A4. 最好將當月財報.包含收入明細表.一般一張收入報表單據約35張.(以我們社區大約7張收入報表.)
及支出單據影印張貼公怖欄.這樣帳就很透明.一方面不怕住戶質疑.社區花了那些錢.一清二楚..

新同學

回覆 jushua1975 的文章
/ o. @4 a& ~2 X0 d/ B) `
用幾本帳是看帳的復雜度,不是一定一本或二.若是很清楚,流水帳也是可以的
你這麼說是無法找到查帳的方式的
8 w0 Z$ g5 z4 ?" t' B7 A# \還是找社區內的會計人士出面,不過......
4 u; r2 f# d; @% T/ N/ L會計能力要強一點的才行,最好有過查帳經驗會抓問題的
5 e8 M' Q( |1 [2 ], |+ k" ]; @畢竟"魔鬼藏在細節裡",沒有三兩三是看不出來的

jushua1975

( h- p% t6 L0 ^; P3 Q% v感謝有回復的：服務小弟、 豬肉、 快樂讀書會、新同學  !
會po這篇是希望可以得到一些方法，讓社區有心關心帳務的鄰居可以知道如何看起!!!

快樂讀書會

% H# r4 c$ Q5 e% l4 O1 G4 A0 ]
. y2 g6 h% \$ ^2 ?' W2 b% u8 Z+ l/ U回覆 jushua1975 的文章
: o) o, y* B. T
9 ~7 F1 G) A% p1 z; i只看傳票.不過帳.是看不出所以然的.
/ X4 Q' q; Y5 _6 f/ _! a  {我曾看過某個社區24個月的財報.有20個月.表面的上期結餘.+收入-支出不等於本期結餘.
但主.財.監都蓋章囉.到最後要交接了.助理帳做不出來.

小熊米

謝謝分享!我印下來要分享給住戶了!

玉娟

一、所有收入及支出均登記在一本轉帳傳票本子中，而且有20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉!               
1 }, S# U6 V0 M建議：收入/支出：要分開~~~方便過帳及產製報表以及作核算~~                                       
查帳要領：收入怕低列、支出怕高列                                               
- v3 I2 S, G# ^& Y# [        所以以下分：收入面及支出面加以說明                                                       
& c- a' a7 G. U        (一)、收入面：                                                       
* v" L# G7 X# f2 J$ n                                                               
6 N6 F. J  B1 I8 `! ^+ @! }        查帳要領1：用核算動作：(檢視收入的合理性及是否有低列之虞)       
                例：(1).管理費收入：用--戶數(量)或坪數去作核算  其收入合理性                                        查帳要領2：每筆收入的入帳時間點很重點~~~即使延後入帳：一定要有明細喔。                       
" l5 i; F2 S6 R7 s* [" h        例：收入有登帳，但延後登帳===可能發生的問題：利用手上的收入款項，補之前可能挪用的款項

$ [4 H& A. C! z! T* N               (二)、支出面：                       
$ v. p& o* H2 X' A1 Y* Z2 O                查帳要領1：是否虛報支出
' ]: q7 F( z/ l4 e+ j/ I9 w                       
) n4 r0 p) E9 ]8 d               1.一樣可以採核算動作，核算出支出總數之合理性。               
! g) q; @* {+ X# v. L1 c$ I               2.支出一定要有憑證。這點很重要~~才可看出，支出支付的合理性                       
$ I0 c. T5 \+ G( v: [) r& ^, C# O1 U                 (怕挪用至私人使用)                       

二、20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉                               
, M6 Y- X& E# [4 s
        這有非常大之問題，表示其帳務有問題無法對其蓋章負責，所以針對此20筆作詳查。                        (所謂詳查係：需要檢視所有之收據或相關憑證，並且要核對至銀行帳戶，若核不到就擔心-現金交易)                (支出面重要原則：若採用現金交易 是無法查帳的~~~~)                       
                 (因為即使小額的零用金支付也是要有憑證的喔~~)                       
/ C% e- R) i+ z三、要求看定存及活存本子(影本)，無                               
秘書說在主委那邊!!                       
1 P, \' O8 K5 e: b' ^- o: m2 ^
' }& u1 K0 e2 M# g" J若貴社區有心要查帳務內容，定存及活存影本 ，沒有理由不提示，若一直提示不出來
此部分有很大的問題：擔心是用現金交易喔~~
(只要採現金交易再怎麼厲害的查帳高手都查不出喔：原因是把要查帳的軌跡都破壞了。)

所以建議可以從此方面先作確認。也就是說只要提示不出存摺~~那貴社區的帳務就有極大的問題喔！
/ F; {* H* `' ]) ^, \( c4 N# f