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[社區管理] 請教查帳要領!

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jushua1975

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發表於 2011-5-8 14:54:58 |只看該作者 |新文章置後
剛剛去櫃檯要求看社區帳本!
" f$ g# `; S( R! w發現幾個問題：& n+ e) ~) a- d
1.所有收入及支出均登記在一本轉帳傳票本子中，而且有20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉!/ U7 y: D( V+ w- g- `# O
問為甚麼為這樣？$ L2 n0 X$ h- v
秘書轉頭要請總幹事說明，總幹事就說帳都你在做的，請你自己說!!& V7 [! @/ H) g! c! ?
秘書就說之前都是這樣做的!1 f# A% ~6 @3 D" ]2 W( t
社區委員怎麼說，他就怎麼做!
: @, k8 S- v  Q/ {8 F( T$ f  u# o" |剛好我一位學弟經過(他學主計的!)，
8 `* w; }% w/ v' \( w) G問了他一下，
0 c8 A# k; X. Q9 p" n8 x這是不正常的現象!2 O# c+ G) h- o( u) R$ t* o
應該區分現金收入及現金支出2本分開才對!
" j4 a4 F$ e/ l5 @, C2.要求看定存及活存本子(影本)，無!!
+ J: _3 I( _/ j  s秘書說在主委那邊!!( X9 n* l* D) a* s
-------------------------------------4 b8 L# |; C. a' f. a* Z
以上是正常的嗎?) W7 N8 `$ |3 p: g# ~: F. v
有沒有甚麼是我該注意的!
) |1 E0 c* J' i  \! ~
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發表於 2011-5-8 15:10:36 |只看該作者
回覆 jushua1975 的文章8 X$ q8 u# X. }. R6 C
/ W+ j9 \1 I, X. E+ l" G; l% |
個人曾在某家物業公司 擔任過 信義區 區域主管 負責過14個案場...6 T2 ?: q0 E, D8 A; `" f' O

, H& R  V+ G. z: b1 ], Z其實 每個社區的作帳方式都不盡相同.........(有iso9001認證也一樣...)
/ a$ `8 w4 k# h6 y1 f# y4 u3 Z" L: J
教你簡單的查帳方式......
5 d; W* J! ^4 K# ]* c8 U; Y# U! U* L' m2 P, Y4 K! s
就是把存摺 跟 社區財報進行核對 看看數字上有無誤差........
) C( y/ G1 n* U' I: ~
1 B2 r. m: E5 }* `可以先單純的抽查 每日 管理費收入 跟財報每日收入 是否相符.....% K: B6 N1 F- p6 L/ n! P
; N9 M( W; N% R1 H- ^4 w% f3 K
再看看 零用金支出 有無奇怪的明細或單據 細項有怪怪的?8 [% G1 y* |3 i

$ w5 ~8 i6 u9 {( H, Q, r裝潢保證金 跟暫收款 如何提存? 7 |0 B! ]8 t9 N0 f; v$ T; M! {9 g/ i

* W- ~) Z- A! h遙控器/磁卡 帳面數 跟帳是否相符......
% P: K$ K: h+ G) f& F
6 {+ i2 i0 h- Q( `還有管理費逾期/預繳明細是否有清單詳列..........
: ^3 W& V! S9 h2 R, o6 N* c+ l& D( N  c, _4 j, e+ D& F
如果真的傻傻的分辨不清楚.............建議找第三方 會計師 來協助查帳....
/ l4 P! M4 ~+ l; {% ~5 ]
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發表於 2011-5-8 15:12:34 |只看該作者
還是請位會計師來幫忙吧!0 P9 j' I; f8 `) t( O# \

) K, q: N6 P0 L0 t$ S  Z/ Y9 F: v看看分類帳...()' {0 ?- G% ]& Q1 R7 j
看看傳票...
# u  d/ D  H1 c8 r' N: P看看收據內容...(搞不好還會出現婦產科收據喔!)2 Y/ _7 R, V! r$ W
' q5 G* q: R/ ~( N" e0 [$ }# Q; c
請參考/ n% n/ m+ ^4 d' Q: K
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發表於 2011-5-8 15:22:54 |只看該作者
本文章最後由 服務小弟 於 2011-5-8 15:24 編輯 + p" O& W( M$ O0 X

& |0 T; Y7 i- S6 S* H  L1.應該區分現金收入及現金支出2本分開
5 S2 q6 ?1 v; M8 G# E- x0 X. z+ p8 G2 ^& @
這個沒有一定........所以問你學弟不見得對..........要看社區管委會開戶使用的方式(物管公司向來只有建議權 沒有決定權..)
1 I" R7 G7 {% t/ n- {& r0 J) `. p) c! n6 P; ]8 O+ J. H
有的管委會帳戶是依使用用途分帳戶 (比如管理費用a銀行 公基金放b銀行 裝潢保證金/暫收款c銀行..定存 b c d 銀行都有...), i) v9 }: m9 m% l4 [
, _. r. X3 M2 w+ v3 Z) ^1 R8 U
有的亂七八糟5 6本也是有看過...(本人遇到某社區管理費分5本不同銀行給住戶存...orz)0 S3 ^( t) a. L& B
  }# M( H4 I/ ^5 h3 k
也有的從頭到尾都是一本搞定...........(超出一半以上社區是如此....尤以300戶以下中小型社區)5 R; Q- Q# o% O+ C
- |2 z5 {5 F$ h$ ~! l0 @8 }& h
3 C1 D: m( w4 m2 H
2.要求看定存及活存本子(影本)，無!!秘書說在主委那邊!!
$ t' ~0 m- M9 O$ x5 n5 o0 K& \% l9 C* j4 v& x; V9 s  H
這可能性是很高的..........有的管委會搞神秘........有的連存摺都不給總幹事保管經手的....看不到定存單 不意外!!
$ q% W" f2 Z" e. W% C5 \
  c0 ?* L& W! }! x1 W( ~5 e不過住戶還是可以反映 有權請求委員會把定存單影本 公示給住戶知悉 依 公寓大廈管理條例 這是於法有據的....0 E. S) C% _% \! s
) r) E9 {$ X' `' L4 ?8 t# z- [) I
如果覺得有問題 應是先知會主委 請求 財委 /監委 協助進行財報說明較佳........
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發表於 2011-5-8 16:56:00 |只看該作者
本文章最後由 快樂讀書會 於 2011-5-8 17:12 編輯
) s. }! s2 e! q& s2 w4 F, r
1 z! e9 s3 F! b以我的作帳經驗.) y! }6 D4 z" @5 C+ g! N
1.社區的收入不外管理費及汽機車收入.最好收據要求.要連號不得跳號.+ Z$ E$ `# H; `  V3 F5 B
財委每次只給總幹事5本收據.用完收舊給新.千萬不要貪圖小利.我就碰過有管委會
$ i( Z$ D* B" i& ~1 b" \要求收費單據由保全公司提供.這樣的缺點就是比如編號200.的保全公司家同樣編號就有好幾本.
4 p7 i% E. Z5 K0 b. O- \全部收據都交給總幹事會有一個缺點.曾發生有總幹事拿後面號碼的單據跟住戶收錢.中飽私囊.1 Z' ~) K( x) ]4 n+ C7 v# o' a" \/ f
而社區會查不出來.很簡單.主.財.監.沒人花時間過帳.及稽查.才會造成被污錢卻不自知.) u8 [3 ?0 g$ L/ P- t5 ~* x& {& g. d
2.每個月財報都應該將收費單據貼上來.我通常看過後我會蓋騎縫章.包含支出單據報表.
. m7 n& p) R; u9 N0 K核對銀行存摺.是否跟當月財報金額是否相符.
1 c3 ?) H2 Z5 P' W- E. C3.要求總幹事按時公告住戶的欠繳名單.這樣帳有問題馬上就知道了.9 L) m% V0 }9 ~7 n' \
4. 最好將當月財報.包含收入明細表.一般一張收入報表單據約35張.(以我們社區大約7張收入報表.)5 T# C% _. h2 z; w8 {
及支出單據影印張貼公怖欄.這樣帳就很透明.一方面不怕住戶質疑.社區花了那些錢.一清二楚..
林姿佑臉書:https://www.facebook.com/profile.php?id=100006396791642&ref=tn_tnmn
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發表於 2011-5-8 22:54:05 |只看該作者
回覆 jushua1975 的文章0 X0 K2 h) a+ z0 z+ q9 Q! K0 Q

) C  j: C8 U* T用幾本帳是看帳的復雜度,不是一定一本或二.若是很清楚,流水帳也是可以的7 \. Y; G4 e( I  e
你這麼說是無法找到查帳的方式的8 W: x3 K% L% f) ?( x5 z4 [5 i
還是找社區內的會計人士出面,不過......0 I, u. Z. e: ?. E2 G# T& w
會計能力要強一點的才行,最好有過查帳經驗會抓問題的
6 a, w" w1 X8 r# w5 o5 T- W畢竟"魔鬼藏在細節裡",沒有三兩三是看不出來的
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jushua1975

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本文章最後由 jushua1975 於 2011-5-8 23:15 編輯 ) d* E7 _8 t. M) Z; O
7 o/ A4 o/ P0 U! \9 b
感謝有回復的：服務小弟、 豬肉、 快樂讀書會、新同學  !7 D3 `: ^2 T/ M$ r6 Y9 Z" D5 g- ?
會po這篇是希望可以得到一些方法，讓社區有心關心帳務的鄰居可以知道如何看起!!!
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發表於 2011-5-8 23:08:41 |只看該作者
本文章最後由 快樂讀書會 於 2011-5-8 23:12 編輯 ( \. {0 w0 [/ z0 O( {* D7 p, |
- w# H" Y; G3 p
回覆 jushua1975 的文章
# F" g( n4 S. _5 v( x2 o9 L: `+ P! q! V4 `* X
只看傳票.不過帳.是看不出所以然的.# a' L4 i, C$ M% Y# p# x; y
我曾看過某個社區24個月的財報.有20個月.表面的上期結餘.+收入-支出不等於本期結餘.) i5 D: c5 k: t" N6 [6 n1 d- y
但主.財.監都蓋章囉.到最後要交接了.助理帳做不出來.
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謝謝分享!我印下來要分享給住戶了!
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玉娟

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發表於 2011-5-9 14:30:48 |只看該作者
一、所有收入及支出均登記在一本轉帳傳票本子中，而且有20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉!                * b+ L* X2 t) R' ]5 o% Y
建議：收入/支出：要分開~~~方便過帳及產製報表以及作核算~~                                       
0 r* g6 Y) Y, U3 ?# H查帳要領：收入怕低列、支出怕高列                                                * D' X  g- j4 ~: v
        所以以下分：收入面及支出面加以說明                                                       
8 |/ R" h+ |2 K  @        (一)、收入面：                                                        ) N7 G) v  t  z- k7 o+ H9 q/ k9 L
                                                               
2 E( c/ d; j4 b1 W/ E( f        查帳要領1：用核算動作：(檢視收入的合理性及是否有低列之虞)        * X8 K' {) M' w3 I: O
                例：(1).管理費收入：用--戶數(量)或坪數去作核算  其收入合理性                                        查帳要領2：每筆收入的入帳時間點很重點~~~即使延後入帳：一定要有明細喔。                       
* Y. E, I6 Z: h4 Y9 E) i% r" a3 j        例：收入有登帳，但延後登帳===可能發生的問題：利用手上的收入款項，補之前可能挪用的款項
. U& l% l9 y- y8 a5 g' i. y) W. j
               (二)、支出面：                       
' _, ~2 K2 n+ k; W8 A                查帳要領1：是否虛報支出
9 u7 c. O' A3 }: f0 G2 g: c! ?                       
6 R3 K# y- x# t" m& b               1.一樣可以採核算動作，核算出支出總數之合理性。               
6 M+ b. l8 n2 Q6 X) k. Y# H               2.支出一定要有憑證。這點很重要~~才可看出，支出支付的合理性                        3 n' ?0 O! c  w9 F& E$ ~
                 (怕挪用至私人使用)                        " v+ S3 {8 w, o" G
2 o# J1 g* L/ P' y) |- h
二、20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉                               
# t% V3 M( \9 q
. @+ V) c8 [; g' k" q# ?        這有非常大之問題，表示其帳務有問題無法對其蓋章負責，所以針對此20筆作詳查。                        (所謂詳查係：需要檢視所有之收據或相關憑證，並且要核對至銀行帳戶，若核不到就擔心-現金交易)                (支出面重要原則：若採用現金交易 是無法查帳的~~~~)                       
- X8 I" `0 U; z) M                 (因為即使小額的零用金支付也是要有憑證的喔~~)                       
6 t+ w7 _5 |  H3 D1 }3 L三、要求看定存及活存本子(影本)，無                                  P+ N% ?0 j* g
秘書說在主委那邊!!                        6 w8 W. t. x4 E  f) u
9 J# j( s1 y+ N6 K2 v  D9 J
若貴社區有心要查帳務內容，定存及活存影本 ，沒有理由不提示，若一直提示不出來2 i3 s/ I: D$ I9 ]  a; d
此部分有很大的問題：擔心是用現金交易喔~~! S5 Z6 Z8 k/ C$ a  \& t% Y
(只要採現金交易再怎麼厲害的查帳高手都查不出喔：原因是把要查帳的軌跡都破壞了。)
0 y* @  h  l! ?! d& M7 R! M
7 _5 r4 l. x( a( |7 p' A- b4 G所以建議可以從此方面先作確認。也就是說只要提示不出存摺~~那貴社區的帳務就有極大的問題喔！# x7 A  R( h3 J5 a& ~, ?: G
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