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[社區管理] 請教查帳要領!

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發表於 2011-5-8 14:54:58 |只看該作者 |新文章置後
剛剛去櫃檯要求看社區帳本!
! a; t) u) Z7 u' G  \- O4 L+ Q發現幾個問題:2 g% v, ?3 N. C4 p" Q" q
1.所有收入及支出均登記在一本轉帳傳票本子中,而且有20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉!
2 q; e4 t4 M! n. B) b+ v7 }問為甚麼為這樣?
- J' b( j* K+ q秘書轉頭要請總幹事說明,總幹事就說帳都你在做的,請你自己說!!. ]& b; ~) S; B* K6 N' g8 u
秘書就說之前都是這樣做的!. y9 E2 i, T% x3 b' a2 G. D
社區委員怎麼說,他就怎麼做!( k3 t- M1 r% h
剛好我一位學弟經過(他學主計的!),
5 B! o8 k& ]$ _  j3 m0 _問了他一下,
' N; H+ _, V7 ]. u5 ]! D這是不正常的現象!
* G  s- z# k0 G/ M& u0 @" N應該區分現金收入及現金支出2本分開才對!
8 O, j4 U) ~8 m: Y4 @2.要求看定存及活存本子(影本),無!!4 |: q2 c; o/ @" X- E% z& w
秘書說在主委那邊!!1 [$ D7 b. w4 @; e
-------------------------------------
# @9 ~+ S: J  t) G2 J$ U以上是正常的嗎?7 v& b( b6 h* I5 P$ B$ O  x
有沒有甚麼是我該注意的!
# M. |. S$ j3 X3 [: R

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發表於 2011-5-8 15:10:36 |只看該作者
回覆 jushua1975 的文章6 f4 k6 U4 N6 }+ A9 ]
8 X  B* w$ p, a5 E
個人曾在某家物業公司 擔任過 信義區 區域主管 負責過14個案場...9 v7 x; Y% k7 L1 x7 |
/ h. s/ [$ Y7 c. P
其實 每個社區的作帳方式都不盡相同.........(有iso9001認證也一樣...)
% Z+ A# S4 [/ m1 H8 ]* r* @6 F
+ N: Z" t" _1 @教你簡單的查帳方式......, u$ i( ]" n2 E; B3 t
4 Y4 }7 D. p" o4 u+ Z, G6 }' b0 p
就是把存摺 跟 社區財報進行核對 看看數字上有無誤差........% @' d4 s6 s$ {) U/ D
- r4 f9 z5 f: z9 P
可以先單純的抽查 每日 管理費收入 跟財報每日收入 是否相符.....! k6 g: ~. D4 O; l% }; n
# ^3 C6 d2 k& w1 @9 Y0 |/ A/ a
再看看 零用金支出 有無奇怪的明細或單據 細項有怪怪的?9 _$ H* _& _' X% {# u& ?
" G6 Y. u2 i0 h% ~* w, O# P& T
裝潢保證金 跟暫收款 如何提存? - m0 d& \8 r( e, G
: b9 ^6 j9 `+ u, _" Q
遙控器/磁卡 帳面數 跟帳是否相符......
" p6 ^+ f& Q7 N0 |# u1 P: P5 N$ E, [, l& u4 K5 O2 j
還有管理費逾期/預繳明細是否有清單詳列........../ n2 u. H2 O, H3 K+ `5 Q
* i, u% K% L1 Z6 ?3 w8 X
如果真的傻傻的分辨不清楚.............建議找第三方 會計師 來協助查帳....
1 R. O5 Q& U) ^4 ^. M* d, g" N

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發表於 2011-5-8 15:12:34 |只看該作者
還是請位會計師來幫忙吧!
7 G  b9 I" S1 o# z
, c2 W& g$ c* h- C4 ]看看分類帳...(). J; z3 `( r% b2 |3 J" o9 T
看看傳票...% ^  }1 B! r# D- O
看看收據內容...(搞不好還會出現婦產科收據喔!)
; o5 ^) x0 M9 ]" Y# a
7 r5 [- S- i$ D: |0 g" J請參考$ T. j" ]0 W5 d4 U

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發表於 2011-5-8 15:22:54 |只看該作者
本文章最後由 服務小弟 於 2011-5-8 15:24 編輯
8 s% C. v& k; \! R  {! q4 m6 A4 W7 n# p% O, P! p7 a  e
1.應該區分現金收入及現金支出2本分開+ S8 A" U# M4 _4 s

6 q- {% I; ?$ \- G/ ?& M7 s這個沒有一定........所以問你學弟不見得對..........要看社區管委會開戶使用的方式(物管公司向來只有建議權 沒有決定權..)
' K+ M8 x$ Q+ Q* W' q# ^6 j  _+ w0 L1 H
有的管委會帳戶是依使用用途分帳戶 (比如管理費用a銀行 公基金放b銀行 裝潢保證金/暫收款c銀行..定存 b c d 銀行都有...)$ h2 ^, m) ], L) G7 y# S

! R4 D( B. D4 [8 b9 h3 J% B7 S7 U  S有的亂七八糟5 6本也是有看過...(本人遇到某社區管理費分5本不同銀行給住戶存...orz)( H6 u9 L& A6 t5 w
3 a& W5 I: a9 s& C3 o6 T
也有的從頭到尾都是一本搞定...........(超出一半以上社區是如此....尤以300戶以下中小型社區)
4 A& P4 L  B  s& x/ ^, ]- W9 Y2 Y- A/ b7 f) u2 X) f
7 e& p* W8 Q, Q) J$ h
2.要求看定存及活存本子(影本),無!!秘書說在主委那邊!!/ D/ K. O# r$ i  V6 _

3 T! g) X. k9 t; q2 U; J  e5 \6 [( o這可能性是很高的..........有的管委會搞神秘........有的連存摺都不給總幹事保管經手的....看不到定存單 不意外!!
: ?; c, }( P5 Q$ a( q
1 R) P# j" U) w% G9 K! p不過住戶還是可以反映 有權請求委員會把定存單影本 公示給住戶知悉 依 公寓大廈管理條例 這是於法有據的....' p' b1 N' V/ @" M7 Q- i9 i
9 m9 U9 r7 z9 V% }+ a* `
如果覺得有問題 應是先知會主委 請求 財委 /監委 協助進行財報說明較佳........

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發表於 2011-5-8 16:56:00 |只看該作者
本文章最後由 快樂讀書會 於 2011-5-8 17:12 編輯
) f1 s8 t. {. z( Q) Q; Y: H8 z
  v! `% ?  u+ D以我的作帳經驗.0 V" u3 l" \7 z$ f6 s
1.社區的收入不外管理費及汽機車收入.最好收據要求.要連號不得跳號.
. d9 X5 J: J& V8 e1 ?. R財委每次只給總幹事5本收據.用完收舊給新.千萬不要貪圖小利.我就碰過有管委會+ x0 Z$ g+ w' A* d9 n0 I$ k
要求收費單據由保全公司提供.這樣的缺點就是比如編號200.的保全公司家同樣編號就有好幾本.+ q% a- x: I) r% I+ p, W% k/ c
全部收據都交給總幹事會有一個缺點.曾發生有總幹事拿後面號碼的單據跟住戶收錢.中飽私囊.7 ]) q6 b( s$ u" O2 j
而社區會查不出來.很簡單.主.財.監.沒人花時間過帳.及稽查.才會造成被污錢卻不自知.3 f, y" V. M1 _3 ~. `* L
2.每個月財報都應該將收費單據貼上來.我通常看過後我會蓋騎縫章.包含支出單據報表.0 ]- Z* m/ O& ?5 _7 @# k
核對銀行存摺.是否跟當月財報金額是否相符.
# t6 X' Q3 D( P" \9 I3 {' k9 X& O/ `3.要求總幹事按時公告住戶的欠繳名單.這樣帳有問題馬上就知道了.
+ X# Z2 e7 ~/ U5 q8 O4. 最好將當月財報.包含收入明細表.一般一張收入報表單據約35張.(以我們社區大約7張收入報表.)
3 c$ j% C; \, C1 m; h! k: v* N3 ^8 e7 L及支出單據影印張貼公怖欄.這樣帳就很透明.一方面不怕住戶質疑.社區花了那些錢.一清二楚..
林姿佑臉書:https://www.facebook.com/profile.php?id=100006396791642&ref=tn_tnmn
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回覆 jushua1975 的文章6 H- g8 Z9 y# x$ v: ]9 Q! X
' ^. ~* h% v7 \
用幾本帳是看帳的復雜度,不是一定一本或二.若是很清楚,流水帳也是可以的( w* Q; b; N! G6 t: O0 G3 [
你這麼說是無法找到查帳的方式的
% {2 `4 \( S9 s( q- w$ H還是找社區內的會計人士出面,不過......
5 A0 P0 `( D# a( f3 l0 {- d) ^會計能力要強一點的才行,最好有過查帳經驗會抓問題的
" u$ W& F$ S7 w& q- z* f畢竟"魔鬼藏在細節裡",沒有三兩三是看不出來的

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本文章最後由 jushua1975 於 2011-5-8 23:15 編輯
. j8 J. W' w0 x9 a2 S& u
# A4 `/ E, _! O感謝有回復的:服務小弟、 豬肉、 快樂讀書會、新同學  !
) x; u% s& l0 K9 y( i. }" Z( S0 |會po這篇是希望可以得到一些方法,讓社區有心關心帳務的鄰居可以知道如何看起!!!

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本文章最後由 快樂讀書會 於 2011-5-8 23:12 編輯
$ u* q  [3 D. Z" j; Y) t. }( a) K8 a3 u3 K* P! q9 v1 O0 a4 x' a8 G
回覆 jushua1975 的文章& \; n% M8 {# Y# t, B  I) D

0 X2 Y2 O7 i# y: ~& ^" y6 J只看傳票.不過帳.是看不出所以然的.# s) `; F6 s8 [2 t) v# J' [" g
我曾看過某個社區24個月的財報.有20個月.表面的上期結餘.+收入-支出不等於本期結餘." }8 Y" L2 N! j( l0 o6 c7 r
但主.財.監都蓋章囉.到最後要交接了.助理帳做不出來.
林姿佑臉書:https://www.facebook.com/profile.php?id=100006396791642&ref=tn_tnmn
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發表於 2011-5-9 14:30:48 |只看該作者
一、所有收入及支出均登記在一本轉帳傳票本子中,而且有20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉!               
% E, p7 c* B1 C8 i建議:收入/支出:要分開~~~方便過帳及產製報表以及作核算~~                                       
  A0 r7 K  W1 Q# v$ K$ h查帳要領:收入怕低列、支出怕高列                                               
% C6 E: T3 a4 B$ O) p' p        所以以下分:收入面及支出面加以說明                                                        9 C' }* g3 S$ z
        (一)、收入面:                                                        - }- J8 I! a/ c9 D: W
                                                                9 U  ^6 N7 }8 m9 Z' z
        查帳要領1:用核算動作:(檢視收入的合理性及是否有低列之虞)        # \7 q% u- F1 v
                例:(1).管理費收入:用--戶數(量)或坪數去作核算  其收入合理性                                        查帳要領2:每筆收入的入帳時間點很重點~~~即使延後入帳:一定要有明細喔。                        / t1 W; n# U. [8 b
        例:收入有登帳,但延後登帳===可能發生的問題:利用手上的收入款項,補之前可能挪用的款項
2 g5 w% U8 s! x) {2 G: L( y8 z, F& I4 Y3 d/ K6 g4 A
               (二)、支出面:                        ( d- ~& Z4 j% C% e+ Q) [: s3 z
                查帳要領1:是否虛報支出
  `6 A" }* a9 @! X  O+ c) n                       
4 v3 H; v, z# q; x               1.一樣可以採核算動作,核算出支出總數之合理性。                + q) {2 t/ G, A& v, X
               2.支出一定要有憑證。這點很重要~~才可看出,支出支付的合理性                       
5 j. C" v" e1 p5 j$ _# _3 @8 K! p4 w                 (怕挪用至私人使用)                        % S  D5 P' f4 D1 k
5 Z" c" }# V0 J, G
二、20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉                                6 [. k: ]1 [, n: c5 X
$ g0 B+ J" l, G' _- H
        這有非常大之問題,表示其帳務有問題無法對其蓋章負責,所以針對此20筆作詳查。                        (所謂詳查係:需要檢視所有之收據或相關憑證,並且要核對至銀行帳戶,若核不到就擔心-現金交易)                (支出面重要原則:若採用現金交易 是無法查帳的~~~~)                        & `5 F* S4 V& Q7 o5 k* D, ^
                 (因為即使小額的零用金支付也是要有憑證的喔~~)                       
% [% O& w5 O7 m, N$ E三、要求看定存及活存本子(影本),無                               
# T4 y9 r& V/ _. G秘書說在主委那邊!!                        7 v8 V& x' t0 U& q, _; Q& H& O

! E& B6 D' h! d若貴社區有心要查帳務內容,定存及活存影本 ,沒有理由不提示,若一直提示不出來
* V+ x% Z- G8 }- N9 J此部分有很大的問題:擔心是用現金交易喔~~
& E5 V/ H) @6 U(只要採現金交易再怎麼厲害的查帳高手都查不出喔:原因是把要查帳的軌跡都破壞了。)
# v9 y2 `: @; S* e% v  C5 z* T1 W6 U# Z3 \, m1 U, K
所以建議可以從此方面先作確認。也就是說只要提示不出存摺~~那貴社區的帳務就有極大的問題喔!
0 n5 e% F3 F8 `% P6 n! G
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