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[社區管理] 請教查帳要領!

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發表於 2011-5-8 14:54:58 |只看該作者 |新文章置後
剛剛去櫃檯要求看社區帳本!
7 `  {& a9 P. P* H0 Y- h/ H發現幾個問題:  n7 G8 J6 \0 t6 t( \; _
1.所有收入及支出均登記在一本轉帳傳票本子中,而且有20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉!
1 O8 r- W9 i$ @" p% f  V$ ^問為甚麼為這樣?' F( P) P8 c" K' ]3 X9 G
秘書轉頭要請總幹事說明,總幹事就說帳都你在做的,請你自己說!!- P* S- z; {' R; X
秘書就說之前都是這樣做的!5 B2 r6 X- p* ]! b3 i& Q" b
社區委員怎麼說,他就怎麼做!; [8 J7 ~/ J1 y; V4 ^! n
剛好我一位學弟經過(他學主計的!),
: \9 W( x$ E/ {; T4 J問了他一下,3 R0 M' Z+ R4 ?
這是不正常的現象!
6 B4 G6 f  U4 u1 h* V: H! A應該區分現金收入及現金支出2本分開才對!
9 {: K0 \6 c5 e# U; W0 E2.要求看定存及活存本子(影本),無!!
5 \: Z) N- X! U. G9 T秘書說在主委那邊!!/ a5 w1 c' V" L- t' Q* Y2 D6 d
-------------------------------------+ f  I7 q/ O9 e; z9 `  G
以上是正常的嗎?
* {3 _, C4 |9 Q有沒有甚麼是我該注意的!
' j, }2 m: v, I/ X+ |

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發表於 2011-5-8 15:10:36 |只看該作者
回覆 jushua1975 的文章
- u! }: q$ U) V5 X3 M; m" ~3 _6 U
# i( W) @: R1 @個人曾在某家物業公司 擔任過 信義區 區域主管 負責過14個案場...
- f1 v. F4 N" R6 {- C- p& S, C) f$ i. o8 ^1 Q, b+ C5 U0 J
其實 每個社區的作帳方式都不盡相同.........(有iso9001認證也一樣...)! V7 G+ Y* @# G7 `. k5 j0 W
  W3 F+ ~& X3 A4 B5 K2 Q
教你簡單的查帳方式......5 R' O1 U0 Y# u% W. R& E/ ^$ p6 {
4 H0 Y8 g, s/ d/ H
就是把存摺 跟 社區財報進行核對 看看數字上有無誤差........  l+ z0 I- |" |+ X2 Z4 ^1 }

8 j" p, m, K% W可以先單純的抽查 每日 管理費收入 跟財報每日收入 是否相符.....
4 y. \- q% c# y+ }# J- K5 x
* c/ _' N& i9 F: v( o再看看 零用金支出 有無奇怪的明細或單據 細項有怪怪的?
8 I+ ~! B8 {8 M9 D1 P
5 V2 X6 R2 E- q裝潢保證金 跟暫收款 如何提存?
0 M' k' f" [) x6 Z* X" X, f2 g/ o: C% ]5 }6 q! C  Z1 O
遙控器/磁卡 帳面數 跟帳是否相符......5 s* M: r( S8 z" c

# K* n' V9 @+ |還有管理費逾期/預繳明細是否有清單詳列..........
+ Q5 K' S3 a1 D7 C  ^. i+ r& u; D3 J% R! m
如果真的傻傻的分辨不清楚.............建議找第三方 會計師 來協助查帳....
6 P- ^$ X- T4 e

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發表於 2011-5-8 15:12:34 |只看該作者
還是請位會計師來幫忙吧!
: {3 q% y3 h0 `9 L; ?$ Y: F
" z: {6 @1 f& `$ D" k看看分類帳...()
- V8 \5 V8 n' f& C看看傳票...
: h% S" S. Y* T+ U1 Q( f看看收據內容...(搞不好還會出現婦產科收據喔!)
% p) h. h+ x. n0 e9 F
2 V3 N9 E; J) ^/ b4 U" n/ C請參考
7 u2 R. o/ a6 v% B) M0 v

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發表於 2011-5-8 15:22:54 |只看該作者
本文章最後由 服務小弟 於 2011-5-8 15:24 編輯
  T! F5 B" _0 m  @  _  d; U
8 V7 J* `. m3 ^1.應該區分現金收入及現金支出2本分開
3 d0 n3 V- W6 N4 _' E4 z6 m1 g4 K3 g, t9 b) A
這個沒有一定........所以問你學弟不見得對..........要看社區管委會開戶使用的方式(物管公司向來只有建議權 沒有決定權..)
5 E; @) c4 G$ C, b  g5 i! k5 A& g: }/ D# |3 a3 L0 M3 }
有的管委會帳戶是依使用用途分帳戶 (比如管理費用a銀行 公基金放b銀行 裝潢保證金/暫收款c銀行..定存 b c d 銀行都有...)
' w! s7 \8 {+ Q- L7 o" e: d2 s' v1 u" N- N& w
有的亂七八糟5 6本也是有看過...(本人遇到某社區管理費分5本不同銀行給住戶存...orz)
. j* g& I- E/ c2 }" T0 e6 w0 a% N; m  E' \
也有的從頭到尾都是一本搞定...........(超出一半以上社區是如此....尤以300戶以下中小型社區)* Z5 B6 Y- Q+ {0 T' M

  i; |2 [# z, S& o9 E0 E/ s3 r) b7 c& X1 ~$ ]/ r; r
2.要求看定存及活存本子(影本),無!!秘書說在主委那邊!!
4 d! g4 l* s- R. z: {
: N2 X* U- ^$ H; s) Q這可能性是很高的..........有的管委會搞神秘........有的連存摺都不給總幹事保管經手的....看不到定存單 不意外!!. n% z2 Y7 t1 j) M

2 k5 W  v* \; ~) }不過住戶還是可以反映 有權請求委員會把定存單影本 公示給住戶知悉 依 公寓大廈管理條例 這是於法有據的....
' v9 i6 B- Y7 n4 d: G/ L9 Z' q, V; K$ N! j. s) o* h' u
如果覺得有問題 應是先知會主委 請求 財委 /監委 協助進行財報說明較佳........

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發表於 2011-5-8 16:56:00 |只看該作者
本文章最後由 快樂讀書會 於 2011-5-8 17:12 編輯 1 |7 L; _7 V/ ~: A1 U

& c, ], n1 {: O5 X9 N& b* a) [以我的作帳經驗.' G; N  ]3 T6 O- Z8 D- V
1.社區的收入不外管理費及汽機車收入.最好收據要求.要連號不得跳號.
" n; S! V! R: G$ x6 [4 l8 {財委每次只給總幹事5本收據.用完收舊給新.千萬不要貪圖小利.我就碰過有管委會
$ }) \1 i& F: s) Q5 L: W" S要求收費單據由保全公司提供.這樣的缺點就是比如編號200.的保全公司家同樣編號就有好幾本.
4 [. ~) v: ^. v  b全部收據都交給總幹事會有一個缺點.曾發生有總幹事拿後面號碼的單據跟住戶收錢.中飽私囊.
$ q: f* ^) w: O9 D! _而社區會查不出來.很簡單.主.財.監.沒人花時間過帳.及稽查.才會造成被污錢卻不自知.
* _+ [0 m- e0 v' y0 v, }9 \( o2.每個月財報都應該將收費單據貼上來.我通常看過後我會蓋騎縫章.包含支出單據報表.
8 i2 D1 m+ \' H  y核對銀行存摺.是否跟當月財報金額是否相符.8 U! |  L, y0 q9 W
3.要求總幹事按時公告住戶的欠繳名單.這樣帳有問題馬上就知道了.
+ @6 ^, K( {! q$ T7 R- t4. 最好將當月財報.包含收入明細表.一般一張收入報表單據約35張.(以我們社區大約7張收入報表.)
0 L- b0 s3 E* L: @) e* P+ M及支出單據影印張貼公怖欄.這樣帳就很透明.一方面不怕住戶質疑.社區花了那些錢.一清二楚..
林姿佑臉書:https://www.facebook.com/profile.php?id=100006396791642&ref=tn_tnmn
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發表於 2011-5-8 22:54:05 |只看該作者
回覆 jushua1975 的文章1 J$ Y- v7 C: b

. p2 [4 t8 D3 l* A; Y( X用幾本帳是看帳的復雜度,不是一定一本或二.若是很清楚,流水帳也是可以的
' S6 A) H% a0 J! d你這麼說是無法找到查帳的方式的+ w" I4 q8 A1 b) P2 V& G
還是找社區內的會計人士出面,不過......
: V1 ?# t+ y6 ~- \/ F5 Y4 P會計能力要強一點的才行,最好有過查帳經驗會抓問題的/ J/ ?: y) v2 Q3 V) z- L7 I
畢竟"魔鬼藏在細節裡",沒有三兩三是看不出來的

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本文章最後由 jushua1975 於 2011-5-8 23:15 編輯 0 `4 P% X3 d8 T3 V4 ^2 P

7 A: e) Z( ~1 x7 ?( K感謝有回復的:服務小弟、 豬肉、 快樂讀書會、新同學  !9 |9 e6 V: k( F
會po這篇是希望可以得到一些方法,讓社區有心關心帳務的鄰居可以知道如何看起!!!

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本文章最後由 快樂讀書會 於 2011-5-8 23:12 編輯   ^$ V/ N# T" r1 z, f

! `9 j. r: V( b0 ~$ w6 M回覆 jushua1975 的文章
- W3 ^6 K) B0 X1 p0 p% y6 z8 G* p* ^6 z% V2 x6 }
只看傳票.不過帳.是看不出所以然的.
1 z; I1 V/ ]# P8 g3 o我曾看過某個社區24個月的財報.有20個月.表面的上期結餘.+收入-支出不等於本期結餘.
  Q" c, J8 t7 f! u但主.財.監都蓋章囉.到最後要交接了.助理帳做不出來.
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一、所有收入及支出均登記在一本轉帳傳票本子中,而且有20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉!               
5 f. H$ U3 `# ^% ?1 s5 k+ k建議:收入/支出:要分開~~~方便過帳及產製報表以及作核算~~                                       
/ a/ U. t+ Q3 s% I5 V# p. d, d查帳要領:收入怕低列、支出怕高列                                                $ H8 `# V+ J8 e4 o
        所以以下分:收入面及支出面加以說明                                                       
% R* _1 C/ T& T2 ^" n5 [5 @        (一)、收入面:                                                        1 I- L+ g" _# y  o6 A
                                                                3 ], Y3 |' v* T) r1 k) y
        查帳要領1:用核算動作:(檢視收入的合理性及是否有低列之虞)       
( ?2 u) o  G/ x; X2 P+ h! Q                例:(1).管理費收入:用--戶數(量)或坪數去作核算  其收入合理性                                        查帳要領2:每筆收入的入帳時間點很重點~~~即使延後入帳:一定要有明細喔。                        / G" W; W! e$ p* D% V8 V
        例:收入有登帳,但延後登帳===可能發生的問題:利用手上的收入款項,補之前可能挪用的款項9 D, @3 r% ~1 ^# U2 j" Q8 H' u

9 I. A5 e' |+ p! r6 [0 T               (二)、支出面:                        % v0 U6 v' l  D5 P- C& ]
                查帳要領1:是否虛報支出
6 ]: [8 X" V0 o) b0 g! j. t                        / ~0 N. f7 b6 C% D
               1.一樣可以採核算動作,核算出支出總數之合理性。                5 b, Q- _& e9 d) I
               2.支出一定要有憑證。這點很重要~~才可看出,支出支付的合理性                       
( r! T  ?5 w1 u8 K7 @1 A- D0 O                 (怕挪用至私人使用)                       
% h% M2 p. Z. C, g0 I/ \2 h4 Y. Y0 Y) t1 T9 V
二、20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉                                * ?7 l7 m" ?( [) V5 w9 A6 J

, i# G8 B9 }1 e! f1 B" ]        這有非常大之問題,表示其帳務有問題無法對其蓋章負責,所以針對此20筆作詳查。                        (所謂詳查係:需要檢視所有之收據或相關憑證,並且要核對至銀行帳戶,若核不到就擔心-現金交易)                (支出面重要原則:若採用現金交易 是無法查帳的~~~~)                        : H& N2 w3 Z! {
                 (因為即使小額的零用金支付也是要有憑證的喔~~)                       
) @, v( ~9 P  w三、要求看定存及活存本子(影本),無                               
3 w# S, `( U) ^! l! E秘書說在主委那邊!!                       
& z# u: x' H, ~$ `( @: ]1 A) H' r3 n: u( f& [
若貴社區有心要查帳務內容,定存及活存影本 ,沒有理由不提示,若一直提示不出來
1 a" b# P# ]3 w+ i' G! K% m! R此部分有很大的問題:擔心是用現金交易喔~~& o7 ^3 J5 e2 `( o1 z; \. T
(只要採現金交易再怎麼厲害的查帳高手都查不出喔:原因是把要查帳的軌跡都破壞了。)
) a) }- @3 Y; f4 |1 ?5 S: F
$ N; `: W( z/ y4 J9 j/ g所以建議可以從此方面先作確認。也就是說只要提示不出存摺~~那貴社區的帳務就有極大的問題喔!4 j: K  ^, W4 D" k
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