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[社區管理] 請教查帳要領!

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發表於 2011-5-8 14:54:58 |只看該作者 |新文章置後
剛剛去櫃檯要求看社區帳本!
: n& {0 p, T5 y) p) ]5 F# b$ ]發現幾個問題:
9 W; v" d9 m' C1 x1.所有收入及支出均登記在一本轉帳傳票本子中,而且有20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉!# d3 a' d( K# j  g( z+ `9 R
問為甚麼為這樣?: D/ S; |) e; h" T7 D
秘書轉頭要請總幹事說明,總幹事就說帳都你在做的,請你自己說!!/ x) p0 Y5 }4 f6 R9 Z
秘書就說之前都是這樣做的!
/ w! i- J. C0 D2 N5 Q7 [社區委員怎麼說,他就怎麼做!$ J' T& l3 f. m0 x2 P
剛好我一位學弟經過(他學主計的!),
9 Q  m  N1 m  ^" @+ P+ H問了他一下,3 [- r. V: I; [  z
這是不正常的現象!* k* s8 ^6 I* c3 e% p% m8 y' c4 _
應該區分現金收入及現金支出2本分開才對!" e/ K7 s) |, O, z: U
2.要求看定存及活存本子(影本),無!!, L- x0 M. o' |
秘書說在主委那邊!!% Q9 O2 _3 h" ^0 A2 E% c* ^! L- A& m5 n
-------------------------------------; e' j6 E# O7 N6 |4 c" i
以上是正常的嗎?
8 _! M; @- e/ E0 y" N1 r0 j5 w有沒有甚麼是我該注意的!
7 _) c* C2 ^4 ?$ ?( m' {% {8 R

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發表於 2011-5-8 15:10:36 |只看該作者
回覆 jushua1975 的文章
' s6 H& P7 r2 s6 b$ o! q# a% F% N* r0 o* D4 A
個人曾在某家物業公司 擔任過 信義區 區域主管 負責過14個案場...+ Z  W# M# p& O  ]1 Q6 [

. R% W# Q9 f2 Y其實 每個社區的作帳方式都不盡相同.........(有iso9001認證也一樣...)4 d1 b" \) Q# O/ C% N- p
! r+ z: k$ b9 l: _
教你簡單的查帳方式......
1 n) R% Z. o/ A- L" O
7 U1 [8 W1 c, Q( c" a5 r* y就是把存摺 跟 社區財報進行核對 看看數字上有無誤差........
; B: W& _8 Z+ o4 x# `; s* B
2 @6 J2 r2 i! c$ z) N可以先單純的抽查 每日 管理費收入 跟財報每日收入 是否相符....., m* q# a7 \. k$ A+ @. V

4 {- y7 v$ c" k再看看 零用金支出 有無奇怪的明細或單據 細項有怪怪的?/ d' e/ o( s4 V

/ B$ W" L+ d* x+ u+ s裝潢保證金 跟暫收款 如何提存? 4 S9 a* Q! B+ X) Q* t" t, w

( b+ Z0 V$ C* L# V- Z; o' j- v遙控器/磁卡 帳面數 跟帳是否相符......* a" W+ X7 |! G$ o

( g- O3 u' `& F8 I還有管理費逾期/預繳明細是否有清單詳列..........! K1 n) f0 {% J3 i" v, V- z1 z
  M- z* a1 l3 V4 o% h* E6 @
如果真的傻傻的分辨不清楚.............建議找第三方 會計師 來協助查帳....
# \  s; x; d; S& h, k# U- j

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發表於 2011-5-8 15:12:34 |只看該作者
還是請位會計師來幫忙吧!
5 Q8 `( `/ V8 s( g" j/ j0 T6 q
* `, W6 e; p6 w! r看看分類帳...()
6 T3 \5 E- z/ @" @7 A/ F6 }看看傳票...' a$ H9 a* O8 P; ^# _6 ~8 e; r
看看收據內容...(搞不好還會出現婦產科收據喔!)
: Y- h% s) y4 r6 \$ @& r
& U; E4 I5 H$ w請參考5 Z" k1 `5 B9 f) Q6 D/ |; z8 M

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發表於 2011-5-8 15:22:54 |只看該作者
本文章最後由 服務小弟 於 2011-5-8 15:24 編輯
7 N! J5 s5 [6 D8 O$ E( g
4 {0 V, N% k* j! R. K/ _1.應該區分現金收入及現金支出2本分開
" m3 A# S6 V, L$ g8 h; @5 i' A) V8 R# l. s2 l4 r# ?9 f
這個沒有一定........所以問你學弟不見得對..........要看社區管委會開戶使用的方式(物管公司向來只有建議權 沒有決定權..)
& V2 t5 O" N! H) c( Y  @1 ~( `3 C9 W% O! A" U; }  k& E
有的管委會帳戶是依使用用途分帳戶 (比如管理費用a銀行 公基金放b銀行 裝潢保證金/暫收款c銀行..定存 b c d 銀行都有...)
8 W( R) y- c) \+ i8 S
% B* d6 H. k( ~# T有的亂七八糟5 6本也是有看過...(本人遇到某社區管理費分5本不同銀行給住戶存...orz)
- C: h& q7 x/ M( Q+ C9 L8 B! H# ^' g) W# U
也有的從頭到尾都是一本搞定...........(超出一半以上社區是如此....尤以300戶以下中小型社區)
9 t" t7 _0 b# K1 b, k
& D5 ]0 `! S  x' K4 t" [% |0 ^2 S" J) g. p3 I4 r, n: M
2.要求看定存及活存本子(影本),無!!秘書說在主委那邊!!+ @. h9 B7 h. P9 a8 F) H0 w" R4 z
  X; q* P" @6 C& C, R1 r. k6 i
這可能性是很高的..........有的管委會搞神秘........有的連存摺都不給總幹事保管經手的....看不到定存單 不意外!!# w" I' e( s; E1 c7 `- v' g- j
' q) b% T8 z1 j- h5 H" Y
不過住戶還是可以反映 有權請求委員會把定存單影本 公示給住戶知悉 依 公寓大廈管理條例 這是於法有據的....6 Z! s% H: |& H) W
9 ?* A& Z; B7 S) ]( M3 R
如果覺得有問題 應是先知會主委 請求 財委 /監委 協助進行財報說明較佳........

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發表於 2011-5-8 16:56:00 |只看該作者
本文章最後由 快樂讀書會 於 2011-5-8 17:12 編輯 7 ]. v1 S* a4 |9 S$ r( {9 _

8 |  J3 g2 G4 H1 y! F以我的作帳經驗.2 K! _, v( x. j7 Z! @
1.社區的收入不外管理費及汽機車收入.最好收據要求.要連號不得跳號.
8 O) A4 O% Y; Y& [" a4 O! _財委每次只給總幹事5本收據.用完收舊給新.千萬不要貪圖小利.我就碰過有管委會
' w% x) \/ m3 u& }" n# E1 \要求收費單據由保全公司提供.這樣的缺點就是比如編號200.的保全公司家同樣編號就有好幾本.
: I0 _4 s# D5 T5 i9 L4 j全部收據都交給總幹事會有一個缺點.曾發生有總幹事拿後面號碼的單據跟住戶收錢.中飽私囊.% H# \5 G0 _/ k4 i0 @. Z  f4 ^6 Y
而社區會查不出來.很簡單.主.財.監.沒人花時間過帳.及稽查.才會造成被污錢卻不自知.; J5 ]# ^- W6 N% H! e! H
2.每個月財報都應該將收費單據貼上來.我通常看過後我會蓋騎縫章.包含支出單據報表.
+ [, ?' f/ R; \! ]/ P2 V3 h" ~/ M核對銀行存摺.是否跟當月財報金額是否相符.* v% j6 l4 N* j8 W- l- n& {
3.要求總幹事按時公告住戶的欠繳名單.這樣帳有問題馬上就知道了.1 R% Q5 H( N/ i2 `% h; ~* o: L
4. 最好將當月財報.包含收入明細表.一般一張收入報表單據約35張.(以我們社區大約7張收入報表.), S/ c6 K" i% y
及支出單據影印張貼公怖欄.這樣帳就很透明.一方面不怕住戶質疑.社區花了那些錢.一清二楚..
林姿佑臉書:https://www.facebook.com/profile.php?id=100006396791642&ref=tn_tnmn
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發表於 2011-5-8 22:54:05 |只看該作者
回覆 jushua1975 的文章0 `' K- S) m+ |5 F' B: c* t; m  I
1 z7 R7 I! Y5 t1 j) S2 P
用幾本帳是看帳的復雜度,不是一定一本或二.若是很清楚,流水帳也是可以的
$ w  M4 p2 L# }! X你這麼說是無法找到查帳的方式的! s2 W4 v/ S+ d3 _& I" t) K
還是找社區內的會計人士出面,不過......
. n' h# [# q, z7 i會計能力要強一點的才行,最好有過查帳經驗會抓問題的5 i8 c+ w/ W) x) ]
畢竟"魔鬼藏在細節裡",沒有三兩三是看不出來的

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本文章最後由 jushua1975 於 2011-5-8 23:15 編輯 ) E/ M7 m9 Y* {4 g4 ]

% ?$ @& P7 F& M5 I3 O* Q3 `感謝有回復的:服務小弟、 豬肉、 快樂讀書會、新同學  !1 ^* p+ c1 j) z0 y, f2 y2 W
會po這篇是希望可以得到一些方法,讓社區有心關心帳務的鄰居可以知道如何看起!!!

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本文章最後由 快樂讀書會 於 2011-5-8 23:12 編輯 / U1 [4 }+ z! U0 ]; i" _% v' c% g

) P. D  Z+ I6 g- {回覆 jushua1975 的文章/ H, ?2 Y7 i, n* T  L. E; u
+ C: s$ U- ?6 F5 Z
只看傳票.不過帳.是看不出所以然的.
" A! `8 w0 W& M7 b+ f, g' G我曾看過某個社區24個月的財報.有20個月.表面的上期結餘.+收入-支出不等於本期結餘.4 W4 o& _, D& T3 m) k
但主.財.監都蓋章囉.到最後要交接了.助理帳做不出來.
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發表於 2011-5-9 14:30:48 |只看該作者
一、所有收入及支出均登記在一本轉帳傳票本子中,而且有20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉!                2 b- D( m5 ~1 B, Q( W  A- M) N9 X0 Y
建議:收入/支出:要分開~~~方便過帳及產製報表以及作核算~~                                          Q+ E( @7 j1 O7 @5 Z
查帳要領:收入怕低列、支出怕高列                                                # \; G" ^: z" }3 s8 J8 g
        所以以下分:收入面及支出面加以說明                                                       
* H! M5 ]% z1 y! J: n        (一)、收入面:                                                        + @& ~* t# ^3 |6 F! X
                                                                3 H# H* C. N& O! @# U% I8 u
        查帳要領1:用核算動作:(檢視收入的合理性及是否有低列之虞)       
6 w: {- j+ n0 c. k                例:(1).管理費收入:用--戶數(量)或坪數去作核算  其收入合理性                                        查帳要領2:每筆收入的入帳時間點很重點~~~即使延後入帳:一定要有明細喔。                       
* c- L9 J2 ]( U" f9 T        例:收入有登帳,但延後登帳===可能發生的問題:利用手上的收入款項,補之前可能挪用的款項
  ]$ p3 n1 S" q% |4 A5 B
/ u! M6 H( G2 T3 Q. [9 r# r               (二)、支出面:                       
3 L' i* N' v9 _# s5 R                查帳要領1:是否虛報支出6 Q* I) J3 @& K$ p0 X
                        # r1 n: o* i  r  C. }' s& U6 E1 I) E
               1.一樣可以採核算動作,核算出支出總數之合理性。               
8 |$ t) P  j) {( e8 y3 |) _               2.支出一定要有憑證。這點很重要~~才可看出,支出支付的合理性                       
5 ?& J: o" D8 E, f/ @& U( D: v1 o: o                 (怕挪用至私人使用)                       
4 y: w2 d- f  H/ ]: w8 U, _& C5 U
二、20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉                               
" o& j5 G0 m9 f' n. J8 |; e, a/ U) t3 F+ S
        這有非常大之問題,表示其帳務有問題無法對其蓋章負責,所以針對此20筆作詳查。                        (所謂詳查係:需要檢視所有之收據或相關憑證,並且要核對至銀行帳戶,若核不到就擔心-現金交易)                (支出面重要原則:若採用現金交易 是無法查帳的~~~~)                       
- v0 e0 e6 n: g                 (因為即使小額的零用金支付也是要有憑證的喔~~)                       
8 E/ q4 ], P, @1 }# F三、要求看定存及活存本子(影本),無                               
; m8 O5 j# M3 K" q( t秘書說在主委那邊!!                       
4 o0 u/ O) B( e" z- H% P- }1 L4 d
. y% C* a" v8 {. B, w' P若貴社區有心要查帳務內容,定存及活存影本 ,沒有理由不提示,若一直提示不出來; r$ H# R. o( ?% x) A" i8 H& R
此部分有很大的問題:擔心是用現金交易喔~~  y' `/ f& W  I! j1 t% P
(只要採現金交易再怎麼厲害的查帳高手都查不出喔:原因是把要查帳的軌跡都破壞了。)
) M  C. m7 E  d2 ]: s8 q6 J* S
6 }2 `+ M9 n5 `% s2 m: g7 D4 o所以建議可以從此方面先作確認。也就是說只要提示不出存摺~~那貴社區的帳務就有極大的問題喔!
  ^; Q3 v: A# I" i& q$ r9 x( v
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