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[社區管理] 請教查帳要領!

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發表於 2011-5-8 14:54:58 |只看該作者 |新文章置後
剛剛去櫃檯要求看社區帳本!
& |9 n" p- T# n發現幾個問題:
( w9 s8 p( }- ?1.所有收入及支出均登記在一本轉帳傳票本子中,而且有20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉!) \6 p2 S% {8 _9 @
問為甚麼為這樣?
3 v  x: p# D& X  T$ A9 Y% `  k秘書轉頭要請總幹事說明,總幹事就說帳都你在做的,請你自己說!!
4 |2 `6 H* a3 i秘書就說之前都是這樣做的!
: G" q! k  N, @+ E& [+ G社區委員怎麼說,他就怎麼做!
, c4 ]* v1 ~& j剛好我一位學弟經過(他學主計的!),) z" r( c& H8 R! T& ], c
問了他一下,$ A  r9 t9 V3 V' w# B0 Z
這是不正常的現象!; C2 f% {- z; O+ w
應該區分現金收入及現金支出2本分開才對!
4 w* `+ }9 u6 M- t' z3 b) x2.要求看定存及活存本子(影本),無!!6 v$ m/ z0 D9 t' V, W; I* e! [
秘書說在主委那邊!!& }6 y0 Y- D( k$ R0 ]( T
-------------------------------------
# g% o! i1 w; a: W+ W  ?2 Y以上是正常的嗎?# s  Z, A* n3 G% {
有沒有甚麼是我該注意的!* w. ^8 g4 r. m/ o+ x

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發表於 2011-5-8 15:10:36 |只看該作者
回覆 jushua1975 的文章
0 |2 G: M' s* f6 o
9 n5 B- I$ J2 y  K( {8 a個人曾在某家物業公司 擔任過 信義區 區域主管 負責過14個案場...) D3 A, G, I! T8 s  r) P1 Y
4 Y6 M2 G$ t. {7 ]; A- `( u$ F9 {
其實 每個社區的作帳方式都不盡相同.........(有iso9001認證也一樣...)
5 ~7 i7 s4 V) F6 W1 f# c0 v6 B& P. w* @- x. O
教你簡單的查帳方式......
9 B& s5 s8 w" G0 h3 _
' @  `1 B+ f  t: S* V1 [就是把存摺 跟 社區財報進行核對 看看數字上有無誤差........
7 h* }9 z7 u6 z: ?$ Y1 g3 E' {5 D+ d% A6 H, t
可以先單純的抽查 每日 管理費收入 跟財報每日收入 是否相符....." l4 e& t+ v) r# Z
" I3 U0 f8 ^2 D! v1 C4 c
再看看 零用金支出 有無奇怪的明細或單據 細項有怪怪的?; ]6 Q: F8 t9 f5 H) @2 N1 D

+ E6 G6 j8 [, o; w裝潢保證金 跟暫收款 如何提存? , i' q$ T4 v( l+ A% @! \' M
3 t$ T. E/ e- f! f$ J0 \
遙控器/磁卡 帳面數 跟帳是否相符......& F' ~2 V% t3 P$ v. d
7 I" i# ~3 k. Q$ q4 I
還有管理費逾期/預繳明細是否有清單詳列..........' E8 E  {. U5 r7 k

& T3 m( r  S5 F% q. A& d1 o如果真的傻傻的分辨不清楚.............建議找第三方 會計師 來協助查帳....
8 _- K3 D) H# L# V. r4 ^

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發表於 2011-5-8 15:12:34 |只看該作者
還是請位會計師來幫忙吧!# {9 Q* K2 _/ {7 _; x
8 [2 i( u: h/ z, U1 m* ~- e
看看分類帳...()
) y9 J3 V. n4 M9 G8 N% q4 x" n* z看看傳票.../ a5 h) [2 J! n  E' T
看看收據內容...(搞不好還會出現婦產科收據喔!)+ ~; T1 f: _* j; D. O; ^8 C
7 h% v( D: B9 z: V6 J
請參考
8 m% h2 ?# K) ]$ A6 Q; s

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發表於 2011-5-8 15:22:54 |只看該作者
本文章最後由 服務小弟 於 2011-5-8 15:24 編輯 . o$ r  ]* l0 Q/ M# w+ W9 s3 p: J- t

* n1 r2 u: d* `- X2 r5 G" c1.應該區分現金收入及現金支出2本分開
/ d1 J& ^) M$ z/ {6 V' H3 a# G5 X$ S" t! M5 n$ R  B; B
這個沒有一定........所以問你學弟不見得對..........要看社區管委會開戶使用的方式(物管公司向來只有建議權 沒有決定權..)/ w  a3 N4 v% S7 k+ g- d+ t7 l

! p" E/ g- E0 o( g) O有的管委會帳戶是依使用用途分帳戶 (比如管理費用a銀行 公基金放b銀行 裝潢保證金/暫收款c銀行..定存 b c d 銀行都有...)
, u4 t0 m1 g2 W4 L( h
' X( V& b- J+ w$ h+ i1 y! l% X有的亂七八糟5 6本也是有看過...(本人遇到某社區管理費分5本不同銀行給住戶存...orz)' x! J* t( T3 b0 f9 m( G

+ D1 c9 V8 U' ]+ F也有的從頭到尾都是一本搞定...........(超出一半以上社區是如此....尤以300戶以下中小型社區): F  x+ |" F. w

0 ^- s) H0 Y, {/ u. {; k! o- a2 x0 Q; p1 ^2 C
2.要求看定存及活存本子(影本),無!!秘書說在主委那邊!!% ?# M+ L) o( E7 D* K( q1 J
+ t! A+ D3 J. u: a) S' V; P
這可能性是很高的..........有的管委會搞神秘........有的連存摺都不給總幹事保管經手的....看不到定存單 不意外!!9 q( A) ~  h! D) E6 q$ b5 n3 D
; U" M; W; k: C, @! B
不過住戶還是可以反映 有權請求委員會把定存單影本 公示給住戶知悉 依 公寓大廈管理條例 這是於法有據的....
" k" E3 E, o0 `/ k( E% b
' r# o1 i: R+ Y. \如果覺得有問題 應是先知會主委 請求 財委 /監委 協助進行財報說明較佳........

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本文章最後由 快樂讀書會 於 2011-5-8 17:12 編輯
: P" ^7 J* ]. r- n2 z/ z4 Q
; _6 ]) p5 `/ e! r; S! n, R! [4 [以我的作帳經驗.
+ o- P! F2 [6 F1 P' I( P1.社區的收入不外管理費及汽機車收入.最好收據要求.要連號不得跳號.
. x4 N1 @; b% ?% i, X( c財委每次只給總幹事5本收據.用完收舊給新.千萬不要貪圖小利.我就碰過有管委會
6 j' r/ ]3 A0 ^要求收費單據由保全公司提供.這樣的缺點就是比如編號200.的保全公司家同樣編號就有好幾本.) S; V; F( X/ A( D: e
全部收據都交給總幹事會有一個缺點.曾發生有總幹事拿後面號碼的單據跟住戶收錢.中飽私囊.
8 l6 f  `. ~/ s& H而社區會查不出來.很簡單.主.財.監.沒人花時間過帳.及稽查.才會造成被污錢卻不自知.! s; j* ~) d9 @/ f8 {8 K4 N( n8 s7 [
2.每個月財報都應該將收費單據貼上來.我通常看過後我會蓋騎縫章.包含支出單據報表." D, v7 S+ H( {2 A2 `0 K
核對銀行存摺.是否跟當月財報金額是否相符.. y$ }( E" M. \0 g: U
3.要求總幹事按時公告住戶的欠繳名單.這樣帳有問題馬上就知道了.
  N+ C9 A4 B- w1 m4 j# p4. 最好將當月財報.包含收入明細表.一般一張收入報表單據約35張.(以我們社區大約7張收入報表.)! z3 Q8 ^* g$ U5 ~9 ~; W" n& _
及支出單據影印張貼公怖欄.這樣帳就很透明.一方面不怕住戶質疑.社區花了那些錢.一清二楚..
林姿佑臉書:https://www.facebook.com/profile.php?id=100006396791642&ref=tn_tnmn
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回覆 jushua1975 的文章
7 A! E' N$ z$ c# J, u. K- S; O
2 t5 ?6 `/ B" Y5 E5 g用幾本帳是看帳的復雜度,不是一定一本或二.若是很清楚,流水帳也是可以的
5 Y' e# G8 v8 c5 J! G你這麼說是無法找到查帳的方式的
, k( F# E: W8 |: y9 i. |還是找社區內的會計人士出面,不過......! l. O2 _6 l) F0 C: I: S  I. N9 P
會計能力要強一點的才行,最好有過查帳經驗會抓問題的
" t7 A6 _6 ?* y& {) W/ \* e! I- R畢竟"魔鬼藏在細節裡",沒有三兩三是看不出來的

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本文章最後由 jushua1975 於 2011-5-8 23:15 編輯
2 J; _, |! Z5 T$ s, P3 |1 [2 `+ J! ^. v" J" Y( s, H
感謝有回復的:服務小弟、 豬肉、 快樂讀書會、新同學  !+ B/ I0 k% h, Y6 a& p+ [  O
會po這篇是希望可以得到一些方法,讓社區有心關心帳務的鄰居可以知道如何看起!!!

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本文章最後由 快樂讀書會 於 2011-5-8 23:12 編輯 / `. i. a) ?( o0 V9 O; u

. c( J0 i/ x6 ~" ^  W+ ?回覆 jushua1975 的文章0 }( D& P( p4 b7 \8 }1 J( s

3 J& q' @2 K; j5 T" e6 M只看傳票.不過帳.是看不出所以然的.- l6 L6 H; q& S3 N2 M
我曾看過某個社區24個月的財報.有20個月.表面的上期結餘.+收入-支出不等於本期結餘.0 A/ v4 b0 P+ [
但主.財.監都蓋章囉.到最後要交接了.助理帳做不出來.
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一、所有收入及支出均登記在一本轉帳傳票本子中,而且有20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉!                # Y  g% j+ G- T
建議:收入/支出:要分開~~~方便過帳及產製報表以及作核算~~                                       
, ?$ I( L1 {& K5 {查帳要領:收入怕低列、支出怕高列                                               
; e* x% B, k  h% r        所以以下分:收入面及支出面加以說明                                                       
9 P' K$ T- [9 u7 L4 V1 s  O        (一)、收入面:                                                       
1 c2 R% F5 S; H9 V* z% i) H                                                                  K" u1 u, \+ u) r9 A* o
        查帳要領1:用核算動作:(檢視收入的合理性及是否有低列之虞)        : @, U  W0 L- m0 B6 _+ `
                例:(1).管理費收入:用--戶數(量)或坪數去作核算  其收入合理性                                        查帳要領2:每筆收入的入帳時間點很重點~~~即使延後入帳:一定要有明細喔。                        ! L6 O: M) U" b) w
        例:收入有登帳,但延後登帳===可能發生的問題:利用手上的收入款項,補之前可能挪用的款項7 z+ e, i( D" h) s
  t! K/ E0 V$ g8 n& S' T, \
               (二)、支出面:                        - x, S0 m3 M1 v& u
                查帳要領1:是否虛報支出
% ]$ `# i' V3 E) O0 c* r                        ' Q) X4 n! a' p1 j$ B8 b
               1.一樣可以採核算動作,核算出支出總數之合理性。                , `6 Q4 M5 H. r+ T/ d
               2.支出一定要有憑證。這點很重要~~才可看出,支出支付的合理性                        ) p) p: q% x7 M7 U' i
                 (怕挪用至私人使用)                       
$ b( M  M8 T7 g* {6 e5 s+ \8 z& i% X/ U+ j- `0 O' P
二、20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉                                ) |/ \( M# v8 T7 d6 ~0 {) y
# v: h3 r' z# o# f& A
        這有非常大之問題,表示其帳務有問題無法對其蓋章負責,所以針對此20筆作詳查。                        (所謂詳查係:需要檢視所有之收據或相關憑證,並且要核對至銀行帳戶,若核不到就擔心-現金交易)                (支出面重要原則:若採用現金交易 是無法查帳的~~~~)                       
6 q; q/ s% M4 T" T                 (因為即使小額的零用金支付也是要有憑證的喔~~)                        2 `2 L8 R/ S# i5 O6 O1 h
三、要求看定存及活存本子(影本),無                               
# }  K( R" t1 [6 o秘書說在主委那邊!!                       
: W3 a5 H' r: f( l3 ^5 M1 D; q; S4 r5 B& p
若貴社區有心要查帳務內容,定存及活存影本 ,沒有理由不提示,若一直提示不出來
+ l& z" B3 \, {  {) g9 \此部分有很大的問題:擔心是用現金交易喔~~3 L2 h& G% n( X5 S4 I" l
(只要採現金交易再怎麼厲害的查帳高手都查不出喔:原因是把要查帳的軌跡都破壞了。)
( z$ S3 }+ j* g$ s& C# L5 W; q0 }: o/ Y5 g, e/ d8 j5 I; y! l
所以建議可以從此方面先作確認。也就是說只要提示不出存摺~~那貴社區的帳務就有極大的問題喔!
; g1 K  R3 X7 N7 P4 G7 K
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