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[社區管理] 請教查帳要領!

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jushua1975

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發表於 2011-5-8 14:54:58 |只看該作者 |新文章置後
剛剛去櫃檯要求看社區帳本!
/ S4 r5 L" E: }# o; g# @& k發現幾個問題：
: ~: J  P+ I; B5 G* X1.所有收入及支出均登記在一本轉帳傳票本子中，而且有20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉!
' x9 M5 `! |( h0 Y6 y; q, O8 R. ]0 d問為甚麼為這樣？
8 p4 ~- m$ f0 r. c- f秘書轉頭要請總幹事說明，總幹事就說帳都你在做的，請你自己說!!: n- l( ^' ]2 q% k+ d2 c
秘書就說之前都是這樣做的!9 m9 Z7 @: d$ Z
社區委員怎麼說，他就怎麼做!/ t: F9 v: P7 `/ S7 F8 d( A
剛好我一位學弟經過(他學主計的!)，+ H) U. S; H. ^; |6 {
問了他一下，
" H: T% t+ K% l, H! @6 M2 h這是不正常的現象!
. e/ Y$ w7 I% j( H應該區分現金收入及現金支出2本分開才對!3 B) T- `. e4 u' j
2.要求看定存及活存本子(影本)，無!!
% o2 u2 G6 n3 F7 G0 G$ s秘書說在主委那邊!!
- s8 y! X! L; X; r" M-------------------------------------& `" j4 @1 d$ a
以上是正常的嗎?
, d  }" V; `- \6 q有沒有甚麼是我該注意的!
; {. ~" k' I0 m3 b* C
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發表於 2011-5-8 15:10:36 |只看該作者
回覆 jushua1975 的文章
+ w( }+ ^% Q0 e% P) |1 j% D
1 Q( v3 t# T: E2 t8 e7 C0 N個人曾在某家物業公司 擔任過 信義區 區域主管 負責過14個案場...
. q  b* a  F2 @4 |: A. `0 x
5 t/ c& F# n! V. m! l其實 每個社區的作帳方式都不盡相同.........(有iso9001認證也一樣...)6 J2 p1 ?% ^2 P- d0 Z, H( t

' y, l* l# y: F' ^) G教你簡單的查帳方式......
. K/ U; i- U9 L! b$ T, D8 x% ^, t0 v+ M1 q
就是把存摺 跟 社區財報進行核對 看看數字上有無誤差........
7 }; C# x3 M" a  d$ l& W. P4 Z, {) n: H7 Y+ P/ Z+ J( y# t" b$ R
可以先單純的抽查 每日 管理費收入 跟財報每日收入 是否相符.....
( Q8 e) X* b, J+ Y: s$ |* d0 ~+ ?2 L$ q
. k. p" H! v. T! W' F再看看 零用金支出 有無奇怪的明細或單據 細項有怪怪的?' L0 \8 U6 b5 Q1 W2 F

$ w6 @' r1 E0 I4 u; r裝潢保證金 跟暫收款 如何提存?
" Z& c/ ?. j& A7 _" v/ V* U2 `! A" w
遙控器/磁卡 帳面數 跟帳是否相符......3 Z: h4 g8 K2 K' g1 z
8 d5 |4 E9 v% B1 J0 v7 A
還有管理費逾期/預繳明細是否有清單詳列..........! c. p. E, \6 h4 ?4 X

: b/ T& E, |7 Y如果真的傻傻的分辨不清楚.............建議找第三方 會計師 來協助查帳....
* i; w4 x4 G, l3 s* I& @
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發表於 2011-5-8 15:12:34 |只看該作者
還是請位會計師來幫忙吧!
' a- u; t) u# L4 s; `  |, F! d7 i: {/ @! ~% I4 [
看看分類帳...()
+ G$ \4 o9 U$ P+ @看看傳票...0 Z: O# ~  a) Y. x$ O
看看收據內容...(搞不好還會出現婦產科收據喔!)
' k" B" ~* C7 v. L( |
% ~* g" O4 K" ~$ s2 q  }請參考+ w( K; H& G, u# }, l
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發表於 2011-5-8 15:22:54 |只看該作者
本文章最後由 服務小弟 於 2011-5-8 15:24 編輯
% B7 T. G! O, h6 b. r! K/ B) y" o
1.應該區分現金收入及現金支出2本分開& _) G7 ?) U: K3 {& u  Q+ q- g
8 q; c- W+ T$ A: L1 I0 ]
這個沒有一定........所以問你學弟不見得對..........要看社區管委會開戶使用的方式(物管公司向來只有建議權 沒有決定權..)
" @1 W: n% \/ X3 Q- e! q/ N( f
/ W: t& }  C% k; F& N% z* G有的管委會帳戶是依使用用途分帳戶 (比如管理費用a銀行 公基金放b銀行 裝潢保證金/暫收款c銀行..定存 b c d 銀行都有...)
% w8 f6 N+ R; R% {0 z  @! L+ t
4 T$ L. A% ?; C8 y0 y有的亂七八糟5 6本也是有看過...(本人遇到某社區管理費分5本不同銀行給住戶存...orz)( }# S1 ~$ F, E

8 G  {! M( f  t$ |& O也有的從頭到尾都是一本搞定...........(超出一半以上社區是如此....尤以300戶以下中小型社區)
; J; I* \; L5 R. h! V& M/ b+ V. G0 m6 H' P
# @6 D* |6 E( ]
2.要求看定存及活存本子(影本)，無!!秘書說在主委那邊!!& P( {# H) H6 A8 K5 g

& c; m% U, I, g  c5 c. a這可能性是很高的..........有的管委會搞神秘........有的連存摺都不給總幹事保管經手的....看不到定存單 不意外!!
" Y$ y# t. ?* r8 O* {4 `& b* s9 E6 {/ |
不過住戶還是可以反映 有權請求委員會把定存單影本 公示給住戶知悉 依 公寓大廈管理條例 這是於法有據的....
1 [. _3 }5 ?! C& `5 f$ Y
4 b' j- V2 g8 }) Q! r; I; f( ^如果覺得有問題 應是先知會主委 請求 財委 /監委 協助進行財報說明較佳........
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發表於 2011-5-8 16:56:00 |只看該作者
本文章最後由 快樂讀書會 於 2011-5-8 17:12 編輯
* ?; S% y; L. R4 [3 q2 A0 w  D6 D2 v4 r
以我的作帳經驗.* `8 J# M0 x% }; {* b) F  v
1.社區的收入不外管理費及汽機車收入.最好收據要求.要連號不得跳號.6 _7 S/ f! z& E8 Z0 c4 F
財委每次只給總幹事5本收據.用完收舊給新.千萬不要貪圖小利.我就碰過有管委會
7 M0 B% U0 p: m8 F& h; O2 `要求收費單據由保全公司提供.這樣的缺點就是比如編號200.的保全公司家同樣編號就有好幾本.
5 a" b5 s: m, K- L全部收據都交給總幹事會有一個缺點.曾發生有總幹事拿後面號碼的單據跟住戶收錢.中飽私囊.
% i  Y# C5 b8 ^( f0 X4 k而社區會查不出來.很簡單.主.財.監.沒人花時間過帳.及稽查.才會造成被污錢卻不自知.
5 d7 C: E$ Z: ^! f/ }2.每個月財報都應該將收費單據貼上來.我通常看過後我會蓋騎縫章.包含支出單據報表.
8 R: S3 }- f4 @2 r3 M' u核對銀行存摺.是否跟當月財報金額是否相符.
! ]7 \' x6 B. A2 j7 l9 R, Z8 I9 M3.要求總幹事按時公告住戶的欠繳名單.這樣帳有問題馬上就知道了." k2 B( n. l2 m- ]  D( v9 v/ u
4. 最好將當月財報.包含收入明細表.一般一張收入報表單據約35張.(以我們社區大約7張收入報表.)
/ k2 M6 ~! R" a. X及支出單據影印張貼公怖欄.這樣帳就很透明.一方面不怕住戶質疑.社區花了那些錢.一清二楚..
林姿佑臉書:https://www.facebook.com/profile.php?id=100006396791642&ref=tn_tnmn
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發表於 2011-5-8 22:54:05 |只看該作者
回覆 jushua1975 的文章- R8 p) b! J+ U' u" y) f! H
; D- Y$ x8 q, H; d" v8 w
用幾本帳是看帳的復雜度,不是一定一本或二.若是很清楚,流水帳也是可以的- s# Z+ p' `, T2 d. ~( k
你這麼說是無法找到查帳的方式的
' x4 q8 ~" W. ~  I! s7 h$ E還是找社區內的會計人士出面,不過......2 F# l  ]7 z3 k
會計能力要強一點的才行,最好有過查帳經驗會抓問題的. R$ [# z% Z: y2 ~" h" v
畢竟"魔鬼藏在細節裡",沒有三兩三是看不出來的
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jushua1975

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發表於 2011-5-8 22:55:56 |只看該作者
本文章最後由 jushua1975 於 2011-5-8 23:15 編輯 ) V' i# U* f8 @$ a

' y. P5 F2 p( L, u# V' Y感謝有回復的：服務小弟、 豬肉、 快樂讀書會、新同學  !
5 m" D. u" T. B2 a會po這篇是希望可以得到一些方法，讓社區有心關心帳務的鄰居可以知道如何看起!!!
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發表於 2011-5-8 23:08:41 |只看該作者
本文章最後由 快樂讀書會 於 2011-5-8 23:12 編輯
, O" |. _$ }8 [2 L2 q7 d1 e( n" I
回覆 jushua1975 的文章
4 J9 p3 Y) J% F2 r. y. y: f  a" e# W0 y1 L" G$ ^) |
只看傳票.不過帳.是看不出所以然的.% ?: j, a/ v$ E3 h5 C
我曾看過某個社區24個月的財報.有20個月.表面的上期結餘.+收入-支出不等於本期結餘.
9 f5 L  q1 y6 _0 D2 d9 S' x但主.財.監都蓋章囉.到最後要交接了.助理帳做不出來.
林姿佑臉書:https://www.facebook.com/profile.php?id=100006396791642&ref=tn_tnmn
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發表於 2011-5-9 08:04:13 |只看該作者
謝謝分享!我印下來要分享給住戶了!
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玉娟

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發表於 2011-5-9 14:30:48 |只看該作者
一、所有收入及支出均登記在一本轉帳傳票本子中，而且有20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉!                % e9 L0 O7 q9 o1 U$ M3 P
建議：收入/支出：要分開~~~方便過帳及產製報表以及作核算~~                                        ( Y) W/ P9 I  W- N# E3 W8 \; [$ ]# ^( g
查帳要領：收入怕低列、支出怕高列                                               
( A8 B+ b- f& H6 s        所以以下分：收入面及支出面加以說明                                                        ! G5 x; D  J) V, ~7 P) P( ~
        (一)、收入面：                                                       
" D. K; C! c) A4 ^- \! T                                                                " j' H- u0 f: a: N: K% e
        查帳要領1：用核算動作：(檢視收入的合理性及是否有低列之虞)        & W. k. W; m5 |' q8 i" p7 m
                例：(1).管理費收入：用--戶數(量)或坪數去作核算  其收入合理性                                        查帳要領2：每筆收入的入帳時間點很重點~~~即使延後入帳：一定要有明細喔。                        ' j- I  f1 G, w3 I6 ?
        例：收入有登帳，但延後登帳===可能發生的問題：利用手上的收入款項，補之前可能挪用的款項4 h# z1 W% h% y1 ?
: e' u9 d5 ~0 N( B# ?4 V$ p
               (二)、支出面：                        7 E' j3 ]4 z6 s+ J
                查帳要領1：是否虛報支出% l) C! i0 o! F/ z" |% T; K
                        * L. w+ c( w8 P# R
               1.一樣可以採核算動作，核算出支出總數之合理性。               
! J/ S) u0 T0 M               2.支出一定要有憑證。這點很重要~~才可看出，支出支付的合理性                        ! U2 |/ }- t% c  o) z
                 (怕挪用至私人使用)                       
9 @; i0 s. Q8 O8 n* G! q& F+ l9 i# z5 }8 `
二、20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉                               
9 }2 ]8 a7 U- y- Z  u
( Q4 |+ j) e8 S        這有非常大之問題，表示其帳務有問題無法對其蓋章負責，所以針對此20筆作詳查。                        (所謂詳查係：需要檢視所有之收據或相關憑證，並且要核對至銀行帳戶，若核不到就擔心-現金交易)                (支出面重要原則：若採用現金交易 是無法查帳的~~~~)                       
1 Z3 N  |% z/ `- x1 A- B                 (因為即使小額的零用金支付也是要有憑證的喔~~)                       
  H* ?7 i1 H& _! {! K$ `) T% g2 F三、要求看定存及活存本子(影本)，無                                , Y2 @. y- ]" ~, b0 Q4 Q
秘書說在主委那邊!!                       
2 W: ^1 `+ s6 a+ p: D3 g( ~1 g
+ U' X. P) k, p; V若貴社區有心要查帳務內容，定存及活存影本 ，沒有理由不提示，若一直提示不出來
& F0 {* O" h$ U' M) V此部分有很大的問題：擔心是用現金交易喔~~7 r) U- t" g2 W8 g- g6 Z
(只要採現金交易再怎麼厲害的查帳高手都查不出喔：原因是把要查帳的軌跡都破壞了。)  r$ O4 Z2 P) y% L

) O+ H# T* B0 g/ W所以建議可以從此方面先作確認。也就是說只要提示不出存摺~~那貴社區的帳務就有極大的問題喔！) `# w+ I0 X. ], }" [5 L3 q
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