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[社區管理] 請教查帳要領!

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jushua1975

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發表於 2011-5-8 14:54:58 |只看該作者 |新文章置後
剛剛去櫃檯要求看社區帳本!
, s) R7 P. J" F+ a, {! p- d$ |" n發現幾個問題：7 q) U9 Y. A, N# ]9 p
1.所有收入及支出均登記在一本轉帳傳票本子中，而且有20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉!7 e1 k' Q# J; P2 s
問為甚麼為這樣？
! ~8 {: n7 L& N6 L秘書轉頭要請總幹事說明，總幹事就說帳都你在做的，請你自己說!!  G3 U2 d5 d0 I, A
秘書就說之前都是這樣做的!9 Y& N: ^7 f5 H4 e+ V/ Q4 D  F' l
社區委員怎麼說，他就怎麼做!: z+ a6 J' _# G: o1 ?% U
剛好我一位學弟經過(他學主計的!)，( T/ s1 l, y( @3 }" ?1 `/ N4 M
問了他一下，
8 v+ N) d, L: I- {$ R& x這是不正常的現象!
( P! C5 f' ~; N* l: r2 G5 S應該區分現金收入及現金支出2本分開才對!5 _: v2 l# h0 n+ N$ I& g
2.要求看定存及活存本子(影本)，無!!
; w! E  Z, R  n4 I, W1 n8 o秘書說在主委那邊!!
& B( e# V2 S' u2 Q$ a3 z-------------------------------------- |2 e; V5 g7 @; h
以上是正常的嗎?
0 a7 t# t2 j; M' ~, {有沒有甚麼是我該注意的!1 z/ u0 z2 K; Q) @1 e# H
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發表於 2011-5-8 15:10:36 |只看該作者
回覆 jushua1975 的文章( E0 ~6 _% I# ~3 g; Y3 K

% M" {2 a. g3 R- F個人曾在某家物業公司 擔任過 信義區 區域主管 負責過14個案場...+ u/ m# p3 u( O3 r' B# j
: y) }* P* ]; U, N8 B1 U4 D
其實 每個社區的作帳方式都不盡相同.........(有iso9001認證也一樣...). z0 w* |# V" m, t1 W0 P

2 B' s% B' A7 Q- _9 R教你簡單的查帳方式......
. m/ Q: ^0 S* j: P8 N1 h& d% k' l, a: Y1 Q1 h0 p' o7 N( o
就是把存摺 跟 社區財報進行核對 看看數字上有無誤差........
3 H" h, P, Z7 _# {
) b* Q, w$ [' `( g2 u/ C- w( o可以先單純的抽查 每日 管理費收入 跟財報每日收入 是否相符.....- G) b. E. A2 u3 g' ~
9 x( m. o* I/ Z" W) p6 M
再看看 零用金支出 有無奇怪的明細或單據 細項有怪怪的?
6 G+ A" ^- x7 `( B
' p) G. i/ P  ]4 a裝潢保證金 跟暫收款 如何提存?
9 K7 q8 N. W* g$ y( f# x3 A1 A6 h& a$ j9 j( g1 h7 _. f8 m; a, {; x
遙控器/磁卡 帳面數 跟帳是否相符......: s# V, ?, s  z4 |/ D- P" X$ l. b

" z* I' T( d' F還有管理費逾期/預繳明細是否有清單詳列..........
( Q! i3 K: d6 @: v! L: {- f' P
7 b% w7 C5 {: z如果真的傻傻的分辨不清楚.............建議找第三方 會計師 來協助查帳..... w  M$ i" T4 L8 C3 y8 Z' E+ G
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發表於 2011-5-8 15:12:34 |只看該作者
還是請位會計師來幫忙吧!
% c+ D7 K. C* q; C  Z" Z
. q& r4 _0 Y& ?7 j* F6 s3 W$ ^看看分類帳...(), O9 u9 e8 V0 C# V! O" F9 x
看看傳票...% ^4 p$ T* A2 }0 B. ?
看看收據內容...(搞不好還會出現婦產科收據喔!)
4 K0 x, j' P( e/ V; t* o9 c- \7 D0 L6 l" Z
請參考
. v, B& ^' I) u+ _% ?9 l" {
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發表於 2011-5-8 15:22:54 |只看該作者
本文章最後由 服務小弟 於 2011-5-8 15:24 編輯 3 v8 h5 d) ~" z7 D& Y) @+ G1 l

4 R, y7 u7 Y3 l0 h5 Y( k1.應該區分現金收入及現金支出2本分開
# t. v3 K: _9 _. k* V; \0 P1 d* }6 _9 T
這個沒有一定........所以問你學弟不見得對..........要看社區管委會開戶使用的方式(物管公司向來只有建議權 沒有決定權..)
- L7 h0 N4 u" [' @! O5 {: k. N5 }# X' J8 V) k! C) W
有的管委會帳戶是依使用用途分帳戶 (比如管理費用a銀行 公基金放b銀行 裝潢保證金/暫收款c銀行..定存 b c d 銀行都有...)* L5 d/ C6 F: z' [# T

3 a. N9 {& g' _' l3 b) F& j有的亂七八糟5 6本也是有看過...(本人遇到某社區管理費分5本不同銀行給住戶存...orz)" r0 r* h* A& \6 n$ v( Z# b

2 R& J4 r0 W. v+ Z也有的從頭到尾都是一本搞定...........(超出一半以上社區是如此....尤以300戶以下中小型社區)1 Y: {) v5 ~5 h- }  l

1 q1 l  a, E' W
6 c, e2 H! u6 H- r1 k  t& A1 B+ L5 H2.要求看定存及活存本子(影本)，無!!秘書說在主委那邊!!0 ^/ {+ ]8 k' H0 z; Y- v
  K! S. O( |* }: m+ G$ h: q
這可能性是很高的..........有的管委會搞神秘........有的連存摺都不給總幹事保管經手的....看不到定存單 不意外!!, h+ m$ f2 Q* G, E( ~3 d& X6 k

% m: G6 B0 ~' N# n8 }不過住戶還是可以反映 有權請求委員會把定存單影本 公示給住戶知悉 依 公寓大廈管理條例 這是於法有據的....
! l2 V6 v& D& u1 t0 l$ L: }& D! V2 [/ X
如果覺得有問題 應是先知會主委 請求 財委 /監委 協助進行財報說明較佳........
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發表於 2011-5-8 16:56:00 |只看該作者
本文章最後由 快樂讀書會 於 2011-5-8 17:12 編輯 2 C. r* x& {8 |) t9 K3 D1 T

" v+ U/ r0 X0 h0 Y! Y) s& A, ~以我的作帳經驗.
, e2 L5 z. k5 `6 @" z1.社區的收入不外管理費及汽機車收入.最好收據要求.要連號不得跳號.% N: K; k# A7 y/ P' y; @
財委每次只給總幹事5本收據.用完收舊給新.千萬不要貪圖小利.我就碰過有管委會, n, k, m, ?, _4 P3 y; D
要求收費單據由保全公司提供.這樣的缺點就是比如編號200.的保全公司家同樣編號就有好幾本.$ n, D1 [% [. J0 n5 Z/ h1 U3 L
全部收據都交給總幹事會有一個缺點.曾發生有總幹事拿後面號碼的單據跟住戶收錢.中飽私囊.6 d4 I- p$ T! \% K1 a
而社區會查不出來.很簡單.主.財.監.沒人花時間過帳.及稽查.才會造成被污錢卻不自知.( N# F* A: c9 S) X
2.每個月財報都應該將收費單據貼上來.我通常看過後我會蓋騎縫章.包含支出單據報表.
* ?7 s8 S2 Z" |! p( w核對銀行存摺.是否跟當月財報金額是否相符.
! [2 T, h2 K8 O, Y4 A( [3.要求總幹事按時公告住戶的欠繳名單.這樣帳有問題馬上就知道了.
% ~7 k$ S, v; ^, Z& j) G) H- t( D4. 最好將當月財報.包含收入明細表.一般一張收入報表單據約35張.(以我們社區大約7張收入報表.)
; G5 |% D  ^! H( t4 \及支出單據影印張貼公怖欄.這樣帳就很透明.一方面不怕住戶質疑.社區花了那些錢.一清二楚..
林姿佑臉書:https://www.facebook.com/profile.php?id=100006396791642&ref=tn_tnmn
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發表於 2011-5-8 22:54:05 |只看該作者
回覆 jushua1975 的文章
2 }" D9 j- k6 B3 c# B8 Y- _
6 e& G" F5 f# ~0 S5 D用幾本帳是看帳的復雜度,不是一定一本或二.若是很清楚,流水帳也是可以的0 U) L$ x9 N- g6 l" k' f  e1 P
你這麼說是無法找到查帳的方式的
& a) }. j9 v! M8 n2 A還是找社區內的會計人士出面,不過......' S$ h0 \3 P) S
會計能力要強一點的才行,最好有過查帳經驗會抓問題的+ M8 ]# ?) T  v
畢竟"魔鬼藏在細節裡",沒有三兩三是看不出來的
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jushua1975

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本文章最後由 jushua1975 於 2011-5-8 23:15 編輯
$ @- T/ B. l; e2 q  ~$ a# W5 e7 `* Z3 y
感謝有回復的：服務小弟、 豬肉、 快樂讀書會、新同學  !$ Z: ~# `& p  r7 n/ H+ d/ c6 `
會po這篇是希望可以得到一些方法，讓社區有心關心帳務的鄰居可以知道如何看起!!!
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快樂讀書會

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本文章最後由 快樂讀書會 於 2011-5-8 23:12 編輯
: w' C" v6 N; p7 w* O5 J
/ p: G; J% w9 w* A- v1 y3 N; F回覆 jushua1975 的文章+ T3 U# w$ Y. s* q5 K$ R+ [5 T
8 Q1 \6 T, }& E. B0 q
只看傳票.不過帳.是看不出所以然的.2 ^+ W$ H/ v7 W3 _- y
我曾看過某個社區24個月的財報.有20個月.表面的上期結餘.+收入-支出不等於本期結餘.& R1 P( e! p- l! W7 Z* l
但主.財.監都蓋章囉.到最後要交接了.助理帳做不出來.
林姿佑臉書:https://www.facebook.com/profile.php?id=100006396791642&ref=tn_tnmn
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謝謝分享!我印下來要分享給住戶了!
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玉娟

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發表於 2011-5-9 14:30:48 |只看該作者
一、所有收入及支出均登記在一本轉帳傳票本子中，而且有20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉!               
: T7 _+ ^4 q% G) R9 R) g建議：收入/支出：要分開~~~方便過帳及產製報表以及作核算~~                                       
3 X: A4 r9 F/ h1 i查帳要領：收入怕低列、支出怕高列                                                , Q1 C! Z: I, O; x4 e) m5 B
        所以以下分：收入面及支出面加以說明                                                        8 k- m5 a* y. L! h* n. j$ o
        (一)、收入面：                                                       
$ n1 ^1 K: f6 C; n" \4 A                                                               
3 b  n  T* M0 U4 m8 `3 b" n        查帳要領1：用核算動作：(檢視收入的合理性及是否有低列之虞)        5 N: _- J+ R+ C" |
                例：(1).管理費收入：用--戶數(量)或坪數去作核算  其收入合理性                                        查帳要領2：每筆收入的入帳時間點很重點~~~即使延後入帳：一定要有明細喔。                       
" a, ]% z6 m# C& c" a- A7 N& @, P! `        例：收入有登帳，但延後登帳===可能發生的問題：利用手上的收入款項，補之前可能挪用的款項( X1 f* E$ n9 _5 I
- O$ ]" u8 c% T- K2 D
               (二)、支出面：                        1 e' G% s8 N* X
                查帳要領1：是否虛報支出2 f+ J! V9 N9 ?$ U
                        $ F' S) F/ ?1 b1 p* p* B4 {  M7 H2 Y
               1.一樣可以採核算動作，核算出支出總數之合理性。                0 P  E! I+ z, E) q$ k4 p
               2.支出一定要有憑證。這點很重要~~才可看出，支出支付的合理性                       
7 O1 R: n$ ]- ~3 ?$ E9 z                 (怕挪用至私人使用)                        3 [1 `) m) g  |. X  m2 m
: w) A) @2 T# z; v7 N
二、20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉                               
; P" B) o# j# r9 H- R
) e$ D1 D: a% ^        這有非常大之問題，表示其帳務有問題無法對其蓋章負責，所以針對此20筆作詳查。                        (所謂詳查係：需要檢視所有之收據或相關憑證，並且要核對至銀行帳戶，若核不到就擔心-現金交易)                (支出面重要原則：若採用現金交易 是無法查帳的~~~~)                       
* H+ ?4 d( X% F1 Y$ d7 U: C                 (因為即使小額的零用金支付也是要有憑證的喔~~)                       
, l! H/ C" b3 z& b! b: O三、要求看定存及活存本子(影本)，無                               
, M$ Y9 G+ b. ~; V1 m秘書說在主委那邊!!                       
* e+ Q% s. e; r5 `% k/ v( k; h* A6 l6 V* C; y6 {
若貴社區有心要查帳務內容，定存及活存影本 ，沒有理由不提示，若一直提示不出來
( K( p( L) Q! m: D  [  Y5 t' Q" G/ u4 ]此部分有很大的問題：擔心是用現金交易喔~~
0 y4 _) \4 B+ U, ^1 {; g# z(只要採現金交易再怎麼厲害的查帳高手都查不出喔：原因是把要查帳的軌跡都破壞了。)& t4 Z" G' }& R/ G0 u- {
, }' u3 i: l2 d. c1 `7 X
所以建議可以從此方面先作確認。也就是說只要提示不出存摺~~那貴社區的帳務就有極大的問題喔！
8 W% B) ~! Y* ^( _) [
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