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[社區管理] 請教查帳要領!

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發表於 2011-5-8 14:54:58 |只看該作者 |新文章置後
剛剛去櫃檯要求看社區帳本!
; d  I* C) u$ k. V- ~2 t! W! |發現幾個問題:+ l( Z" L# ~! w, f
1.所有收入及支出均登記在一本轉帳傳票本子中,而且有20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉!
! ^% H. M' W( g; I# q問為甚麼為這樣?/ E  n0 n  q: ^
秘書轉頭要請總幹事說明,總幹事就說帳都你在做的,請你自己說!!8 W, k5 x4 ?- s/ U6 x6 w4 a
秘書就說之前都是這樣做的!& v0 v( p: S/ W1 K6 ~" t
社區委員怎麼說,他就怎麼做!
5 W8 E3 G5 ~7 {  Q" O0 e% o剛好我一位學弟經過(他學主計的!),
9 z& K$ J! J0 n7 L5 f% S/ C# r問了他一下,* @3 H, ?% A' C8 F& R/ Y% |( B2 s
這是不正常的現象!3 F2 a! J# m$ G1 l& f
應該區分現金收入及現金支出2本分開才對!% `' v: F( ]  Y, u- V  T
2.要求看定存及活存本子(影本),無!!
; V5 e0 e, ~9 [; y$ Y3 H秘書說在主委那邊!!! {. @/ I3 K, \; Z6 C! |
-------------------------------------
) G" @4 ^1 C1 t2 P5 U+ Z% q以上是正常的嗎?: x+ G- p2 D+ R' R
有沒有甚麼是我該注意的!
2 T8 b  o- t! Z7 X& c9 k2 Q

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發表於 2011-5-8 15:10:36 |只看該作者
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  C* b) E& Z. F2 L% Q5 S$ I8 W
. m- H) G6 S( z, j9 y7 \個人曾在某家物業公司 擔任過 信義區 區域主管 負責過14個案場...* ^; A2 G# t5 B+ i- v. z) u/ E

, C. g6 P" L" c" f; T" m+ O其實 每個社區的作帳方式都不盡相同.........(有iso9001認證也一樣...)6 M5 Z) s  m/ l  H7 d7 F# H
: ^. V% U+ n, `7 ?) X
教你簡單的查帳方式......" Z# g5 C7 D  o, V9 ~' ]: k

- c7 I( u9 d5 x# b: L% b0 H就是把存摺 跟 社區財報進行核對 看看數字上有無誤差........9 `0 K5 q8 A! l0 ~1 M

' o2 U$ H" ?( s可以先單純的抽查 每日 管理費收入 跟財報每日收入 是否相符.....
% N% J% O  d9 q/ ^/ H
! Y7 m! x' Z% W) _3 P6 N. g: c再看看 零用金支出 有無奇怪的明細或單據 細項有怪怪的?$ X9 Z4 f$ R6 v
, B1 e: E2 p$ \
裝潢保證金 跟暫收款 如何提存?
, J5 |5 ~& k1 }0 U2 W, A4 l0 \2 E8 a5 R' ^' x
遙控器/磁卡 帳面數 跟帳是否相符......3 F' T  \" J' x* ^% S0 L8 @2 ?' y

8 P2 y' J+ G; x# i/ M' W還有管理費逾期/預繳明細是否有清單詳列..........
3 D- w" U2 i' Y. l8 A
6 K* V) d$ i% P6 R3 P6 X' `& Z如果真的傻傻的分辨不清楚.............建議找第三方 會計師 來協助查帳....+ N1 x+ }( E' {8 {+ ?

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發表於 2011-5-8 15:12:34 |只看該作者
還是請位會計師來幫忙吧!# k. f1 U3 R( O, G; n* X0 L
9 Q9 {8 _# H0 i: i9 W
看看分類帳...()
% C7 d- j+ l  s1 F3 M# i看看傳票...
" B3 N0 w0 R% u8 l$ t5 s# J! \2 e看看收據內容...(搞不好還會出現婦產科收據喔!)! {  ]/ ^# t6 n$ A/ M7 \

/ \9 G7 x7 o( S( e- C" z請參考8 I& r+ Z5 T, [- j) G% R

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發表於 2011-5-8 15:22:54 |只看該作者
本文章最後由 服務小弟 於 2011-5-8 15:24 編輯
* u0 y6 R  `  r3 ?5 _
  W  B' A% W6 N4 t4 {: M1.應該區分現金收入及現金支出2本分開, i' A& ]8 v7 b& y0 r& ~. {
& a" h9 [& q& o5 R( u! Q; W
這個沒有一定........所以問你學弟不見得對..........要看社區管委會開戶使用的方式(物管公司向來只有建議權 沒有決定權..)0 E& F* P1 m# E
( n& u- Q% w' X3 Y' B; }+ h* O
有的管委會帳戶是依使用用途分帳戶 (比如管理費用a銀行 公基金放b銀行 裝潢保證金/暫收款c銀行..定存 b c d 銀行都有...)2 A/ x& [% {; t9 {! ~) W

' F/ Y" X( C2 l. N; A有的亂七八糟5 6本也是有看過...(本人遇到某社區管理費分5本不同銀行給住戶存...orz)
: j; Z/ P. o# a: O7 d
$ f, q7 D$ S, h' w9 K9 `也有的從頭到尾都是一本搞定...........(超出一半以上社區是如此....尤以300戶以下中小型社區)
: v7 j5 M* r  V% x  d" U& P' F
* `  h8 N0 W% G. M2 _: [
1 D# ]. I+ F8 l% A3 D0 j2.要求看定存及活存本子(影本),無!!秘書說在主委那邊!!
- @: _8 b7 [- `' S4 ?
# J9 v+ S; c+ ]0 c; q2 A這可能性是很高的..........有的管委會搞神秘........有的連存摺都不給總幹事保管經手的....看不到定存單 不意外!!# d. d4 ~# t1 U7 \0 S6 _  z
/ ]7 W- {9 w1 Q% v' L* ~, r
不過住戶還是可以反映 有權請求委員會把定存單影本 公示給住戶知悉 依 公寓大廈管理條例 這是於法有據的....
; E, Z0 J* r% i! l( n) X
& A+ }6 \6 K: m% m8 [如果覺得有問題 應是先知會主委 請求 財委 /監委 協助進行財報說明較佳........

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本文章最後由 快樂讀書會 於 2011-5-8 17:12 編輯 2 s* |7 _$ E% g- e5 z/ ~

' m0 [9 p8 Y( U/ o! }8 X, t以我的作帳經驗.
3 z+ I, V3 n4 ?& B1.社區的收入不外管理費及汽機車收入.最好收據要求.要連號不得跳號.$ B4 O+ y; A! ?( ]( t1 ]% K$ N
財委每次只給總幹事5本收據.用完收舊給新.千萬不要貪圖小利.我就碰過有管委會
* l1 \! [" E' b, l1 ]" p要求收費單據由保全公司提供.這樣的缺點就是比如編號200.的保全公司家同樣編號就有好幾本.0 W/ A0 t& `) J. A) U* D/ Y
全部收據都交給總幹事會有一個缺點.曾發生有總幹事拿後面號碼的單據跟住戶收錢.中飽私囊.% _8 v& D3 t/ ?- q3 b
而社區會查不出來.很簡單.主.財.監.沒人花時間過帳.及稽查.才會造成被污錢卻不自知./ H, [$ ]* f$ n+ M$ a& m
2.每個月財報都應該將收費單據貼上來.我通常看過後我會蓋騎縫章.包含支出單據報表.
2 Y; j1 z* Q# K核對銀行存摺.是否跟當月財報金額是否相符.& b8 Q0 S/ E. v3 Y: w8 R
3.要求總幹事按時公告住戶的欠繳名單.這樣帳有問題馬上就知道了.4 y0 |4 |+ X$ t. {  q
4. 最好將當月財報.包含收入明細表.一般一張收入報表單據約35張.(以我們社區大約7張收入報表.)
( ]2 {% o' }6 e; I) F及支出單據影印張貼公怖欄.這樣帳就很透明.一方面不怕住戶質疑.社區花了那些錢.一清二楚..
林姿佑臉書:https://www.facebook.com/profile.php?id=100006396791642&ref=tn_tnmn
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* _; M' c& H. Z) ~& K$ }2 w
% P( r5 \% J: _5 C用幾本帳是看帳的復雜度,不是一定一本或二.若是很清楚,流水帳也是可以的$ ]) k% Y" T$ i( `2 Z) |" b/ p
你這麼說是無法找到查帳的方式的
5 r- ^5 n: M5 Z5 l, c- @9 [還是找社區內的會計人士出面,不過......
' Y9 y5 A7 ^8 m9 Q會計能力要強一點的才行,最好有過查帳經驗會抓問題的+ ~% r8 u, Y5 x" e9 E
畢竟"魔鬼藏在細節裡",沒有三兩三是看不出來的

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本文章最後由 jushua1975 於 2011-5-8 23:15 編輯
- e% F. k" W% V5 I5 r' [5 @% |* @1 R1 e( K& P! H. C, m
感謝有回復的:服務小弟、 豬肉、 快樂讀書會、新同學  !" O/ q4 l0 ~7 f1 E& W
會po這篇是希望可以得到一些方法,讓社區有心關心帳務的鄰居可以知道如何看起!!!

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本文章最後由 快樂讀書會 於 2011-5-8 23:12 編輯 + m0 W' N1 Y: p, P
2 D! d. D  ]/ L4 m" z2 ?
回覆 jushua1975 的文章
8 M5 @2 P! `+ A/ J$ c" g* s' o; M7 j5 w
只看傳票.不過帳.是看不出所以然的.
' `8 c) A; f/ K8 U- K) [% o我曾看過某個社區24個月的財報.有20個月.表面的上期結餘.+收入-支出不等於本期結餘./ y; X" `5 L& F$ F5 b* o+ i6 @8 r6 M# o
但主.財.監都蓋章囉.到最後要交接了.助理帳做不出來.
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一、所有收入及支出均登記在一本轉帳傳票本子中,而且有20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉!                - B0 d5 G- `# Y: t5 @+ \5 m
建議:收入/支出:要分開~~~方便過帳及產製報表以及作核算~~                                       
1 m! W) W# e) U1 b) e4 `5 k查帳要領:收入怕低列、支出怕高列                                                1 s2 M9 r1 l, N4 ]1 p
        所以以下分:收入面及支出面加以說明                                                        8 s( M8 K8 I0 T4 O! f( H: G! i
        (一)、收入面:                                                        * ?9 T4 a" N5 ~
                                                                " }4 f! V' y" O" H
        查帳要領1:用核算動作:(檢視收入的合理性及是否有低列之虞)        6 z( p& X) V/ o& g6 o/ t  B
                例:(1).管理費收入:用--戶數(量)或坪數去作核算  其收入合理性                                        查帳要領2:每筆收入的入帳時間點很重點~~~即使延後入帳:一定要有明細喔。                          y7 B5 a- i) s* {& }7 p
        例:收入有登帳,但延後登帳===可能發生的問題:利用手上的收入款項,補之前可能挪用的款項
' P! R6 [, z9 }
/ ^) A+ C7 o" K, a. v+ r  n               (二)、支出面:                        3 S5 g- [7 s+ M; N3 ~8 x' G4 \
                查帳要領1:是否虛報支出' V" G4 J4 H$ W! e0 g# ^3 j$ U
                       
" w- `% L+ g1 N- }- V" X% w               1.一樣可以採核算動作,核算出支出總數之合理性。               
6 ]( N! H9 V! }. b. A               2.支出一定要有憑證。這點很重要~~才可看出,支出支付的合理性                       
3 ?' E/ I$ O# b) p( n8 E                 (怕挪用至私人使用)                        2 D: Y7 Q' ^! \; [2 C: q" S
5 Z4 W2 u3 o( A  N5 V* h
二、20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉                               
! h' E  y4 |" V5 _7 m# n( ]% t1 C9 f8 \) X. a! A" N, B
        這有非常大之問題,表示其帳務有問題無法對其蓋章負責,所以針對此20筆作詳查。                        (所謂詳查係:需要檢視所有之收據或相關憑證,並且要核對至銀行帳戶,若核不到就擔心-現金交易)                (支出面重要原則:若採用現金交易 是無法查帳的~~~~)                       
: M7 ~# \, o9 a, j( I. P# l                 (因為即使小額的零用金支付也是要有憑證的喔~~)                       
$ p  C" }+ X3 P, I9 s' O- ^0 M$ W三、要求看定存及活存本子(影本),無                                , o/ ?0 J3 Z5 n9 `, _$ {, w" \
秘書說在主委那邊!!                       
! X- }# d1 z# t# ]1 U/ H
1 F+ T! _) m. s2 D9 n+ `% n% z若貴社區有心要查帳務內容,定存及活存影本 ,沒有理由不提示,若一直提示不出來  }, `7 O! u% g+ `- @
此部分有很大的問題:擔心是用現金交易喔~~
$ F" i2 p  |# E+ G3 E3 z- a! n8 k, ?, c(只要採現金交易再怎麼厲害的查帳高手都查不出喔:原因是把要查帳的軌跡都破壞了。)
$ D; d; ]( t: Y- Y
) Y3 F8 Y" C4 k8 J% q  C8 W$ p所以建議可以從此方面先作確認。也就是說只要提示不出存摺~~那貴社區的帳務就有極大的問題喔!
+ G0 m* L/ y0 y/ c
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