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[社區管理] 請教查帳要領!

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發表於 2011-5-8 14:54:58 |只看該作者 |新文章置後
剛剛去櫃檯要求看社區帳本!& o8 E& n, M3 Y( Y* C
發現幾個問題:
9 F2 b! X: G% [( F" K  h1.所有收入及支出均登記在一本轉帳傳票本子中,而且有20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉!
# [/ j, v) }( y0 w問為甚麼為這樣?2 N5 B# y8 D1 w1 K0 c# M
秘書轉頭要請總幹事說明,總幹事就說帳都你在做的,請你自己說!!8 h" v. r! c6 w2 b$ l
秘書就說之前都是這樣做的!
- N% b# m7 S; j& K9 A/ q) x7 j社區委員怎麼說,他就怎麼做!/ ^# b% K/ t0 q% Z) x
剛好我一位學弟經過(他學主計的!),
+ Q1 P) q* d; c, G6 E6 i8 b問了他一下,
+ o  k! U: N8 @這是不正常的現象!; S! H% g* c$ ~+ h% Y" H) }' o' _( i
應該區分現金收入及現金支出2本分開才對!/ B* l  K9 [/ T: a1 ~; }6 A7 `
2.要求看定存及活存本子(影本),無!!
, F5 M* s; ?9 ?! w& y秘書說在主委那邊!!
) j2 d. v) y7 s' g9 @-------------------------------------" O9 j/ t& h$ K' d
以上是正常的嗎?" X9 F% B/ V$ b  p
有沒有甚麼是我該注意的!
9 d  t8 V' Z: Z: O, A

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發表於 2011-5-8 15:10:36 |只看該作者
回覆 jushua1975 的文章
  M% q' q' E+ g7 }8 O  q. e, X8 }$ X  }) k
個人曾在某家物業公司 擔任過 信義區 區域主管 負責過14個案場...
7 ?% R; F! M" V6 {! y% g* y: T8 L) v7 l
其實 每個社區的作帳方式都不盡相同.........(有iso9001認證也一樣...)- t1 E( }$ b- g
/ d$ c5 F9 |; Z0 d
教你簡單的查帳方式......9 u: s# F* `, k+ @6 p2 ^
0 e2 M- m1 k% ]
就是把存摺 跟 社區財報進行核對 看看數字上有無誤差........  b  d9 X3 ?( n4 N0 ?8 |

* g+ j1 y6 q- H% r% r可以先單純的抽查 每日 管理費收入 跟財報每日收入 是否相符.....! N" b. ^  o) ?

) s& V  b$ ?& a7 }5 E$ A再看看 零用金支出 有無奇怪的明細或單據 細項有怪怪的?
0 t# P! a- p5 i' k/ V5 ^$ N, ~4 g& K5 X" o8 u' ^! m, b& Q
裝潢保證金 跟暫收款 如何提存?
# g: y% i' b1 F) H) b& V
; P) ^7 [- @! @% O3 |+ ], }遙控器/磁卡 帳面數 跟帳是否相符......& k! u4 x" u( }  k" t  s3 T) i
( f1 g  z1 z9 |
還有管理費逾期/預繳明細是否有清單詳列..........0 A( L8 U3 p* ]5 [& T) U
6 S  G$ E- \  g: I. I
如果真的傻傻的分辨不清楚.............建議找第三方 會計師 來協助查帳....& T' r1 O7 J1 z* R9 \2 W

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發表於 2011-5-8 15:12:34 |只看該作者
還是請位會計師來幫忙吧!
: `9 g6 T1 a6 s$ |, H. A- Y7 M+ N# w! u/ b9 t) K* j3 L) v1 r& j
看看分類帳...()9 l, P( E/ Y& }1 l5 w" z
看看傳票...- J1 c. Z) V8 m2 s/ R+ U
看看收據內容...(搞不好還會出現婦產科收據喔!)
* D: b% ~) B. X; N
" o) U  N7 }7 u1 s7 v8 \( l請參考. ?; j& e! T4 u! V( x6 \

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發表於 2011-5-8 15:22:54 |只看該作者
本文章最後由 服務小弟 於 2011-5-8 15:24 編輯 - m0 ?5 C" w: |& `5 ~- O9 N2 Y
0 Q9 q; b+ q! O
1.應該區分現金收入及現金支出2本分開7 n1 Q6 \! D" P* g( [- M
" d$ ~' h* U$ W# s! I2 \; F
這個沒有一定........所以問你學弟不見得對..........要看社區管委會開戶使用的方式(物管公司向來只有建議權 沒有決定權..)) w+ G# K+ Q+ A: D

% g: e0 i2 N; z2 \有的管委會帳戶是依使用用途分帳戶 (比如管理費用a銀行 公基金放b銀行 裝潢保證金/暫收款c銀行..定存 b c d 銀行都有...)1 _7 B$ V7 K6 g1 \7 E
; r& F1 n6 \  \. ]. S1 W- O2 R
有的亂七八糟5 6本也是有看過...(本人遇到某社區管理費分5本不同銀行給住戶存...orz). f- d+ M8 S% X$ J* Z
9 N  Q! b, f5 X; P5 e5 m
也有的從頭到尾都是一本搞定...........(超出一半以上社區是如此....尤以300戶以下中小型社區)
6 ~# Q8 ?! M5 L; y& K7 V8 J, B
; F( d* q8 F4 m9 z5 h& f, j( j: d
/ \; P9 @) g) i$ m* p: L) H2.要求看定存及活存本子(影本),無!!秘書說在主委那邊!!8 {0 g& K& V; \; g

" a. `7 m& D+ L8 x4 w  |* e這可能性是很高的..........有的管委會搞神秘........有的連存摺都不給總幹事保管經手的....看不到定存單 不意外!!( [7 M# E9 E1 c& x" b( C7 I

) }* U; b2 W% G5 V# Y) B( U9 A不過住戶還是可以反映 有權請求委員會把定存單影本 公示給住戶知悉 依 公寓大廈管理條例 這是於法有據的....
9 f; M( }# b6 j- U: E
& }! u( y. h: X9 P* u如果覺得有問題 應是先知會主委 請求 財委 /監委 協助進行財報說明較佳........

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發表於 2011-5-8 16:56:00 |只看該作者
本文章最後由 快樂讀書會 於 2011-5-8 17:12 編輯 & B9 Q' A. E; V0 e( m7 s2 Q

6 K% @6 ]+ |) R4 m$ _" J3 d以我的作帳經驗.
$ V4 K  y  g6 S9 V9 p1 i1.社區的收入不外管理費及汽機車收入.最好收據要求.要連號不得跳號.2 z" ?. y4 y$ c9 X# v
財委每次只給總幹事5本收據.用完收舊給新.千萬不要貪圖小利.我就碰過有管委會
1 N1 o8 b" _4 }2 s6 o要求收費單據由保全公司提供.這樣的缺點就是比如編號200.的保全公司家同樣編號就有好幾本.9 B% T) R" u* n- }0 Z& h. S& _; X% L1 B
全部收據都交給總幹事會有一個缺點.曾發生有總幹事拿後面號碼的單據跟住戶收錢.中飽私囊., M6 x8 u% @" e4 m
而社區會查不出來.很簡單.主.財.監.沒人花時間過帳.及稽查.才會造成被污錢卻不自知.
: U/ J! g6 x/ ?) f( q. g. M2.每個月財報都應該將收費單據貼上來.我通常看過後我會蓋騎縫章.包含支出單據報表.
9 r/ _0 r- w5 b* U核對銀行存摺.是否跟當月財報金額是否相符.
/ j6 H0 w" w& B3 r; b/ V+ f6 f3.要求總幹事按時公告住戶的欠繳名單.這樣帳有問題馬上就知道了.7 X  n! g, `1 A7 u9 z, M: U
4. 最好將當月財報.包含收入明細表.一般一張收入報表單據約35張.(以我們社區大約7張收入報表.)
6 U" |, n1 ^, s6 y/ m- _及支出單據影印張貼公怖欄.這樣帳就很透明.一方面不怕住戶質疑.社區花了那些錢.一清二楚..
林姿佑臉書:https://www.facebook.com/profile.php?id=100006396791642&ref=tn_tnmn
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發表於 2011-5-8 22:54:05 |只看該作者
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0 v. a' N  N0 n1 o. J  ^& X. E( Z8 w' [- o- d' F, L
用幾本帳是看帳的復雜度,不是一定一本或二.若是很清楚,流水帳也是可以的" _$ N: m. Y- B% E* T/ b+ u
你這麼說是無法找到查帳的方式的) X0 C/ R- B* C( O! A
還是找社區內的會計人士出面,不過......
1 v, Z0 P6 K9 s6 U  C# k, _會計能力要強一點的才行,最好有過查帳經驗會抓問題的  h" l- O" f+ y& B# D% j
畢竟"魔鬼藏在細節裡",沒有三兩三是看不出來的

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本文章最後由 jushua1975 於 2011-5-8 23:15 編輯 . B! h' B; z* E% t( F* w

: e) ~7 R' |6 j7 p! ]5 ~) ?' Q6 n: a感謝有回復的:服務小弟、 豬肉、 快樂讀書會、新同學  !. j0 m8 x( r" e* F9 v- s5 c( }7 m
會po這篇是希望可以得到一些方法,讓社區有心關心帳務的鄰居可以知道如何看起!!!

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本文章最後由 快樂讀書會 於 2011-5-8 23:12 編輯 5 q. f0 L  X) V4 V+ J4 P

" Z, m; T+ `: M- b回覆 jushua1975 的文章
+ a, O- W. |$ k4 [- o- @5 P) F# O# l; s6 y- l+ @6 `) U
只看傳票.不過帳.是看不出所以然的.
+ d+ I! z2 W% }; ]8 L5 J1 g4 T我曾看過某個社區24個月的財報.有20個月.表面的上期結餘.+收入-支出不等於本期結餘.
% P% ^* b- Z' l% W6 [但主.財.監都蓋章囉.到最後要交接了.助理帳做不出來.
林姿佑臉書:https://www.facebook.com/profile.php?id=100006396791642&ref=tn_tnmn
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發表於 2011-5-9 14:30:48 |只看該作者
一、所有收入及支出均登記在一本轉帳傳票本子中,而且有20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉!               
0 L! \; Z0 y( H9 c建議:收入/支出:要分開~~~方便過帳及產製報表以及作核算~~                                        ) A$ j! Q7 _9 S" d
查帳要領:收入怕低列、支出怕高列                                               
2 H3 V9 E1 H( o, l2 N5 W1 ?        所以以下分:收入面及支出面加以說明                                                       
1 v% Y: k4 `9 l1 P. |) j% y9 e        (一)、收入面:                                                        ( k5 }3 ^2 c: c
                                                               
8 ?7 B; s2 c8 D7 b( ?! _% p        查帳要領1:用核算動作:(檢視收入的合理性及是否有低列之虞)       
3 g" H2 N, \& t6 L3 \                例:(1).管理費收入:用--戶數(量)或坪數去作核算  其收入合理性                                        查帳要領2:每筆收入的入帳時間點很重點~~~即使延後入帳:一定要有明細喔。                        1 ~# j$ M+ K# A+ I* P, ?- [: Z
        例:收入有登帳,但延後登帳===可能發生的問題:利用手上的收入款項,補之前可能挪用的款項
! p$ m$ Y% N4 q
+ ^- J: L7 N, S; r  W, o               (二)、支出面:                       
! d: l) z- _* y- g9 y8 p: D  f                查帳要領1:是否虛報支出3 i7 W7 e& Z. A8 D
                       
( ~. e- B' D7 i2 l. p4 s3 {               1.一樣可以採核算動作,核算出支出總數之合理性。                  H4 N5 M% a) Y1 A( b* {- R
               2.支出一定要有憑證。這點很重要~~才可看出,支出支付的合理性                       
) i2 c5 H4 T7 v                 (怕挪用至私人使用)                          O5 p/ K9 Q) p$ J! k/ P# [
0 U- S. Z$ g. B1 X; g6 o6 F5 ?1 A0 a
二、20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉                               
( p% P3 y0 Y7 W  V& y! ~# |
: D3 D% L- B4 G; u3 Q  \  }        這有非常大之問題,表示其帳務有問題無法對其蓋章負責,所以針對此20筆作詳查。                        (所謂詳查係:需要檢視所有之收據或相關憑證,並且要核對至銀行帳戶,若核不到就擔心-現金交易)                (支出面重要原則:若採用現金交易 是無法查帳的~~~~)                        $ T9 N0 M' }" |& w% G5 P
                 (因為即使小額的零用金支付也是要有憑證的喔~~)                        7 W6 `  u8 M$ v! n- O) S
三、要求看定存及活存本子(影本),無                               
' d- {" m; v- C. O8 G秘書說在主委那邊!!                       
- E& c+ z0 N9 J. t* t6 D
* l* [' x  W$ y2 G6 v' e若貴社區有心要查帳務內容,定存及活存影本 ,沒有理由不提示,若一直提示不出來
# D5 P% K* t# [) r; p此部分有很大的問題:擔心是用現金交易喔~~
+ F0 i4 n' V# U, U4 n( v(只要採現金交易再怎麼厲害的查帳高手都查不出喔:原因是把要查帳的軌跡都破壞了。)
: O; C  s, J7 o3 a$ C/ _/ ], r3 M8 _+ [/ N) p$ Q
所以建議可以從此方面先作確認。也就是說只要提示不出存摺~~那貴社區的帳務就有極大的問題喔!  e( u7 w( \, D* N$ l" d( i2 ^
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