請教查帳要領!

jushua1975

剛剛去櫃檯要求看社區帳本!
發現幾個問題：
# f( s5 e+ q- l. l' R1.所有收入及支出均登記在一本轉帳傳票本子中，而且有20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉!
/ [7 n# R5 R9 \5 q; D. b問為甚麼為這樣？
秘書轉頭要請總幹事說明，總幹事就說帳都你在做的，請你自己說!!
秘書就說之前都是這樣做的!
社區委員怎麼說，他就怎麼做!
剛好我一位學弟經過(他學主計的!)，
1 A5 ?3 z. {) f( s問了他一下，
$ d/ w' l' q- i3 {: e- p: M這是不正常的現象!
應該區分現金收入及現金支出2本分開才對!
2.要求看定存及活存本子(影本)，無!!
秘書說在主委那邊!!
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以上是正常的嗎?
# Z9 h; p! W, g  W有沒有甚麼是我該注意的!

服務小弟

回覆 jushua1975 的文章
( S4 E: k/ Q9 W3 a- a
/ z+ z" L+ ?7 C  i! p8 x1 U個人曾在某家物業公司 擔任過 信義區 區域主管 負責過14個案場...
: ~' O+ k# ~5 f6 ^
其實 每個社區的作帳方式都不盡相同.........(有iso9001認證也一樣...)
$ h' |2 g4 [1 V) h& c- a$ i
教你簡單的查帳方式......

就是把存摺 跟 社區財報進行核對 看看數字上有無誤差........
) `2 s  K- v$ p4 P
: i& r' U8 I9 D8 G1 R8 p  I) l0 t可以先單純的抽查 每日 管理費收入 跟財報每日收入 是否相符.....
! o0 n! @# L% [7 R" H4 g
再看看 零用金支出 有無奇怪的明細或單據 細項有怪怪的?

' z, w3 L( Y4 ], D# Y裝潢保證金 跟暫收款 如何提存?

* N0 j, N& P- |! M; H! o7 E6 [& S遙控器/磁卡 帳面數 跟帳是否相符......
, {: d* T. F+ \1 D
8 N$ h& ?6 [% x0 y, A4 b3 D  q還有管理費逾期/預繳明細是否有清單詳列..........
/ f( p- m2 a; A* a1 B5 h9 n, X
, [8 r# ]) o0 @/ r如果真的傻傻的分辨不清楚.............建議找第三方 會計師 來協助查帳....

豬肉

還是請位會計師來幫忙吧!
8 t% T3 g7 I9 @; l" N1 ]; M
# _7 e# t9 h5 n看看分類帳...()
) m, O# `9 _7 P# S" }" j  O看看傳票...
# [7 [' q: c' z: ]- [看看收據內容...(搞不好還會出現婦產科收據喔!)
0 v/ x- o( `0 l* w- U: \
請參考
/ V" L3 ~  \& N* U' `% Y  e5 |  c7 _

服務小弟

! |- C/ q( ~& E9 e
1.應該區分現金收入及現金支出2本分開

這個沒有一定........所以問你學弟不見得對..........要看社區管委會開戶使用的方式(物管公司向來只有建議權 沒有決定權..)
  s* q. h7 V' ~& o% j( S+ n
有的管委會帳戶是依使用用途分帳戶 (比如管理費用a銀行 公基金放b銀行 裝潢保證金/暫收款c銀行..定存 b c d 銀行都有...)
! I$ i/ Z4 W7 u% {9 T- c
有的亂七八糟5 6本也是有看過...(本人遇到某社區管理費分5本不同銀行給住戶存...orz)

也有的從頭到尾都是一本搞定...........(超出一半以上社區是如此....尤以300戶以下中小型社區)
6 q# q3 v" `: q( W" ~

& H7 t% m( O9 P9 J1 J2.要求看定存及活存本子(影本)，無!!秘書說在主委那邊!!

7 Y. T3 _3 A' q) y" g+ _$ @這可能性是很高的..........有的管委會搞神秘........有的連存摺都不給總幹事保管經手的....看不到定存單 不意外!!

不過住戶還是可以反映 有權請求委員會把定存單影本 公示給住戶知悉 依 公寓大廈管理條例 這是於法有據的....
$ R/ f* r) R% Z2 D! |' D+ t+ D
) Y/ z. J+ w& {- P- F1 s1 _, z8 Q, B如果覺得有問題 應是先知會主委 請求 財委 /監委 協助進行財報說明較佳........

快樂讀書會

/ w$ N! v3 d" c) l
0 G2 q+ d: {; T7 t0 o以我的作帳經驗.
, [  u2 h( c% a7 P' O1.社區的收入不外管理費及汽機車收入.最好收據要求.要連號不得跳號.
# _% r) X- }( R  E3 f7 L( Y財委每次只給總幹事5本收據.用完收舊給新.千萬不要貪圖小利.我就碰過有管委會
( v; h2 N2 Q/ \; [+ b4 i+ E要求收費單據由保全公司提供.這樣的缺點就是比如編號200.的保全公司家同樣編號就有好幾本.
全部收據都交給總幹事會有一個缺點.曾發生有總幹事拿後面號碼的單據跟住戶收錢.中飽私囊.
" N% y9 S) d0 h0 _/ t而社區會查不出來.很簡單.主.財.監.沒人花時間過帳.及稽查.才會造成被污錢卻不自知.
2.每個月財報都應該將收費單據貼上來.我通常看過後我會蓋騎縫章.包含支出單據報表.
核對銀行存摺.是否跟當月財報金額是否相符.
3.要求總幹事按時公告住戶的欠繳名單.這樣帳有問題馬上就知道了.
4. 最好將當月財報.包含收入明細表.一般一張收入報表單據約35張.(以我們社區大約7張收入報表.)
: o$ i, z( ]2 k. q' M. B) y及支出單據影印張貼公怖欄.這樣帳就很透明.一方面不怕住戶質疑.社區花了那些錢.一清二楚..

新同學

回覆 jushua1975 的文章

用幾本帳是看帳的復雜度,不是一定一本或二.若是很清楚,流水帳也是可以的
你這麼說是無法找到查帳的方式的
* ?. D0 y4 h1 Y# z還是找社區內的會計人士出面,不過......
( E8 m) V4 }) T7 k1 \會計能力要強一點的才行,最好有過查帳經驗會抓問題的
' d0 h8 j4 z# c) D! U4 }畢竟"魔鬼藏在細節裡",沒有三兩三是看不出來的

jushua1975

* i; \- ]+ K7 g3 w! F
( N) C  T4 g- M7 R感謝有回復的：服務小弟、 豬肉、 快樂讀書會、新同學  !
會po這篇是希望可以得到一些方法，讓社區有心關心帳務的鄰居可以知道如何看起!!!

快樂讀書會

  a0 V7 w% Z6 d2 w4 B. e2 z" @3 O
% J( }4 j  V$ F+ `2 @6 {回覆 jushua1975 的文章

只看傳票.不過帳.是看不出所以然的.
我曾看過某個社區24個月的財報.有20個月.表面的上期結餘.+收入-支出不等於本期結餘.
+ a4 v; R% j. X4 ]6 Z+ k但主.財.監都蓋章囉.到最後要交接了.助理帳做不出來.

小熊米

謝謝分享!我印下來要分享給住戶了!

玉娟

一、所有收入及支出均登記在一本轉帳傳票本子中，而且有20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉!               
建議：收入/支出：要分開~~~方便過帳及產製報表以及作核算~~                                       
查帳要領：收入怕低列、支出怕高列                                               
( ]7 F, ~* g2 C        所以以下分：收入面及支出面加以說明                                                       
        (一)、收入面：                                                       
                                                               
        查帳要領1：用核算動作：(檢視收入的合理性及是否有低列之虞)       
7 ~# ^1 A7 b7 P4 o0 E0 ^% e: E                例：(1).管理費收入：用--戶數(量)或坪數去作核算  其收入合理性                                        查帳要領2：每筆收入的入帳時間點很重點~~~即使延後入帳：一定要有明細喔。                       
! y$ @  b! K7 }" q6 j" A        例：收入有登帳，但延後登帳===可能發生的問題：利用手上的收入款項，補之前可能挪用的款項

4 p, q& T6 ^8 U4 m/ I3 x               (二)、支出面：                       
5 p& F7 D) p) ^) X# w( Q                查帳要領1：是否虛報支出
                       
               1.一樣可以採核算動作，核算出支出總數之合理性。               
' X) F7 a" q9 g' k  z# Y               2.支出一定要有憑證。這點很重要~~才可看出，支出支付的合理性                       
                 (怕挪用至私人使用)                       

, A9 e# Y, B8 i: k二、20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉                               
: _" {0 W+ [$ n7 f9 p# m
        這有非常大之問題，表示其帳務有問題無法對其蓋章負責，所以針對此20筆作詳查。                        (所謂詳查係：需要檢視所有之收據或相關憑證，並且要核對至銀行帳戶，若核不到就擔心-現金交易)                (支出面重要原則：若採用現金交易 是無法查帳的~~~~)                       
6 d+ T; h% b' L+ v* k6 k8 w                 (因為即使小額的零用金支付也是要有憑證的喔~~)                       
/ ?' O' K! L5 n% j1 j. v三、要求看定存及活存本子(影本)，無                               
秘書說在主委那邊!!                       

若貴社區有心要查帳務內容，定存及活存影本 ，沒有理由不提示，若一直提示不出來
此部分有很大的問題：擔心是用現金交易喔~~
7 @4 ]- e+ j- h5 ^) p(只要採現金交易再怎麼厲害的查帳高手都查不出喔：原因是把要查帳的軌跡都破壞了。)

( x9 {2 I8 V1 t7 t$ w+ p& l( w所以建議可以從此方面先作確認。也就是說只要提示不出存摺~~那貴社區的帳務就有極大的問題喔！