請教查帳要領!

jushua1975

剛剛去櫃檯要求看社區帳本!
8 J4 ~* B5 @0 @3 |發現幾個問題：
3 H8 E2 n; ~7 ^8 \" i1.所有收入及支出均登記在一本轉帳傳票本子中，而且有20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉!
+ o  S8 g0 d; m0 s! d( D9 _& k6 }問為甚麼為這樣？
秘書轉頭要請總幹事說明，總幹事就說帳都你在做的，請你自己說!!
$ v: A0 p8 X; |7 V2 n5 c  D$ D秘書就說之前都是這樣做的!
社區委員怎麼說，他就怎麼做!
剛好我一位學弟經過(他學主計的!)，
3 L2 H+ L6 P* W( s7 e/ U# e, ~問了他一下，
( H) G$ Z  i" [6 c) i2 u這是不正常的現象!
應該區分現金收入及現金支出2本分開才對!
2.要求看定存及活存本子(影本)，無!!
秘書說在主委那邊!!
-------------------------------------
以上是正常的嗎?
8 c; ]) U$ h, Z$ h' X/ Y0 f有沒有甚麼是我該注意的!

jushua1975

服務小弟 發表於 2011-5-11 00:37
  U( {  B7 l! E; K1 t8 W6 v回覆 jushua1975 的文章

1 h' }5 G: Y, B. o7 o你要把重點放在.....

了解，謝謝!
- v* k* U3 p' g2 n5 Z" z4 h. k我還有一些方法來看他們的帳務資料，
到時再來跟各位報告是否正常!!

服務小弟

回覆 jushua1975 的文章

你要把重點放在.....

, L0 ~7 Z$ f5 J3 R你家的財報有沒有異常不明的支出.........

8 O! q$ h+ n# g) |$ i+ ^5 _或是有沒有假單據核帳.........

5 W" @6 t7 g9 i4 k0 U) P預繳 / 欠繳 管理費明細是否清楚........
2 |- W% y' C  {& D1 U' ~
) y; L0 N( [% l( o! a* t某些採購費用是否嚴重偏離市場行情..............

這樣子查會比較快.........
* V: L$ i$ G9 L3 W
) K! g0 [) z. e. r" B0 ~支出記得分出 固定性支出 跟非固定性支出...........這樣抓帳會更快

. d* c8 E1 U+ f1 u4 E1 V固定性支出......就是委員會有跟協力廠商簽合約....每月都得匯出部份
( U4 K: \5 S4 f
, W* F1 g  \! k& x, S6 c盡量減少給廠商現金請款...........超過2000以上 建議設一本廠商請款簽領冊..(文具店有賣)

jushua1975

服務小弟 發表於 2011-5-10 21:37
* y& k8 R. `/ D( P6 X回覆 jushua1975 的文章

- F3 J0 y1 \' j& d" \8 y(1)4月6日轉帳傳票上分列服務費支出：00公寓大廈及00保全2筆費用，這2筆分別為2個 ...

所以說這樣算正常的?!
! ^6 ?$ [- O8 L實在搞不懂，
只希望每月的財務報表能夠明確清楚一點而已，
$ w: I* h7 [7 g% i( d5 u管委會的幾個人不知道在堅持甚麼，
( l7 `( b$ M. e1 m6 w! e7 c. a報表又不是叫他們做，
況且公布出來讓住戶看有這麼困難!!!
舉個例：
服務付費支出：400000
: T* F! m1 c( a一句話打死!
0 o& z5 J1 e  x+ K' q一般住戶怎麼有那麼多的美國時間跑去櫃檯問，這些錢到哪裡去?
又還沒要你將支出憑證影印公布，
: n3 m+ d" l, \7 a  c: ^就一直說一句某某時間管委會的決議事項，
拿出來檔!

服務小弟

回覆 jushua1975 的文章

* O4 k/ c" d0 S, ^) z# |(1)4月6日轉帳傳票上分列服務費支出：00公寓大廈及00保全2筆費用，這2筆分別為2個帳戶，照道理說存簿上也應該顯示這天有2筆金額支出，但是，存簿上卻僅有一筆總額數目的支出。

0 U8 O4 F4 ~; v' h. t+ N; |' U6 Z請問這筆支出 恰巧是00公寓大廈及00保全2筆費用的加總嗎? 通常我會建議在該筆存摺空白處加記註解...方便查帳 也方便記帳
^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
上面的支出2筆卻只秀出1筆 有可能是銀行櫃臺方便作業問題.........或是採提領1筆支出 匯出2筆.....查一下有無2張匯款單
; N- v0 A4 N- _8 p0 h5 m/ L- F
...............感覺你們家的財報是不公佈 當月財報的存摺影本給住戶看......

3 y: \" O9 e2 t) l. p( v) ~(2)也因為發現怪怪的，就繼續往下看，發現有發票，但是發票卻是同一家開的(00保全)，轉帳給2家公司，應該會有2張不同的發票吧!

! q9 p2 l# ?$ J; P7 p* ^4 S$ \有的公司方便作帳     會偷懶統一由一家公司出發票...........只要加起來的總額正確.........應是沒有問題.....
) n0 D7 ^6 I$ d! l! e
(3)更有問題的是，4月的服務費支出，發票日期卻是3月1日就開好了!  

通常都會提前開單 方便送到社區請款................只要確認每月財報 有無重覆付款(請看附件發票跟明細...)

  Z( E/ W9 I1 a 應無大礙.........

jushua1975

剛剛下去查了一下帳，有幾個問題：
(1)4月6日轉帳傳票上分列服務費支出：00公寓大廈及00保全2筆費用，這2筆分別為2個帳戶，照道理說存簿上也應該顯示這天有2筆金額支出，但是，存簿上卻僅有一筆總額數目的支出。
(2)也因為發現怪怪的，就繼續往下看，發現有發票，但是發票卻是同一家開的(00保全)，轉帳給2家公司，應該會有2張不同的發票吧!
(3)更有問題的是，4月的服務費支出，發票日期卻是3月1日就開好了!
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7 P7 t( s0 Y( ?+ v; I以上屬正常嗎?
0 }* p3 [, n/ T; C, b謝謝!!

jushua1975

panpan 發表於 2011-5-9 15:23
我老公是會計師，目前居住北大特區，這部份是他幾十年的專業，他應該可以協助你找出問題點．
加油！
若有需 ...

# c; [! \3 ~5 x* c9 m8 h; z那就先跟你說聲謝謝!!

阿慌

亡羊補牢
趕快制訂會計制度
所有的帳應作傳票(限定會計科目及權責劃分)
3 M: W3 ~$ Z4 g6 J傳票簽章必須有原始憑證附件(如提列現金或銀行轉帳要影印存摺)才為有效
3 T$ H) m  n) ~$ w簽章必須先行認證，禁止代管，代用，以明權責
" m- P. c$ y  J! ?過帳製表要請會計師簽證(公信力)
6 F1 c4 l# M1 ?% u' C如有零用金應設進出底額
9 F  e9 ]) s  v: T) s! A9 _7 Z要有每日清結的習慣(不要偷懶，過幾天積多就記不得或亂了)，
( w  }# r3 D7 Q) i3 \: P主委財委要不定期抽查帳戶，避免移用(選上了就要盡份)
其實社區財管相當單純，作帳簡單
之所以搞得污煙瘴氣，就在一個懶或外行(不重視)
除非一個貪字，
否則這種普通常識的基本會計
不是稅會或財會
' Z, U3 z8 p7 q. Y要弄到難以為帳或撲朔迷離，也是天才方能成就的大業
* O! _! P1 F( |1 C) M% K% |1 P這哪需要專業!!
" \0 S1 \+ J. I( K+ Z8 k7 o& P- T0 V

panpan

我老公是會計師，目前居住北大特區，這部份是他幾十年的專業，他應該可以協助你找出問題點．
/ }( ?- \' c: o加油！
1 o! _$ W, |1 `6 X若有需求可以發訊息給我．

玉娟

一、所有收入及支出均登記在一本轉帳傳票本子中，而且有20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉!               
建議：收入/支出：要分開~~~方便過帳及產製報表以及作核算~~                                       
  ]- \" Y) n4 m2 B6 C8 J1 w查帳要領：收入怕低列、支出怕高列                                               
+ j3 o, |" {) n: L" F0 f        所以以下分：收入面及支出面加以說明                                                       
8 E: ?( E. q. Z) j1 {. @+ n        (一)、收入面：                                                       
                                                               
        查帳要領1：用核算動作：(檢視收入的合理性及是否有低列之虞)       
" f3 N! \6 J; r$ Q                例：(1).管理費收入：用--戶數(量)或坪數去作核算  其收入合理性                                        查帳要領2：每筆收入的入帳時間點很重點~~~即使延後入帳：一定要有明細喔。                       
        例：收入有登帳，但延後登帳===可能發生的問題：利用手上的收入款項，補之前可能挪用的款項
/ V- H0 N' }9 O1 {
: a! q8 ]; C3 L2 q! i, d1 V* \5 ^               (二)、支出面：                       
                查帳要領1：是否虛報支出
                       
               1.一樣可以採核算動作，核算出支出總數之合理性。               
               2.支出一定要有憑證。這點很重要~~才可看出，支出支付的合理性                       
+ w0 @' _3 ~% t% m& m                 (怕挪用至私人使用)                       
9 z! a& f$ M# y! P0 J" C) U
二、20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉                               
, @- H6 y; B1 _' [, R+ |4 o  z7 f
0 ~& K6 p# ]; l1 ]( \        這有非常大之問題，表示其帳務有問題無法對其蓋章負責，所以針對此20筆作詳查。                        (所謂詳查係：需要檢視所有之收據或相關憑證，並且要核對至銀行帳戶，若核不到就擔心-現金交易)                (支出面重要原則：若採用現金交易 是無法查帳的~~~~)                       
                 (因為即使小額的零用金支付也是要有憑證的喔~~)                       
三、要求看定存及活存本子(影本)，無                               
* E* t% w* I3 [2 o秘書說在主委那邊!!                       
+ X/ u( `; v$ R, c+ R
0 }# a7 Y; m/ }. j; d6 }) c若貴社區有心要查帳務內容，定存及活存影本 ，沒有理由不提示，若一直提示不出來
此部分有很大的問題：擔心是用現金交易喔~~
(只要採現金交易再怎麼厲害的查帳高手都查不出喔：原因是把要查帳的軌跡都破壞了。)
- p: c" L/ b' j! E' [3 G, `9 i* y
所以建議可以從此方面先作確認。也就是說只要提示不出存摺~~那貴社區的帳務就有極大的問題喔！