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[社區管理] 請教查帳要領!

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發表於 2011-5-8 14:54:58 |只看該作者 |新文章置前
剛剛去櫃檯要求看社區帳本!
! l+ R3 g$ o$ ]' ]$ `3 F發現幾個問題:
  E8 |9 ?9 y' t; z: c1.所有收入及支出均登記在一本轉帳傳票本子中,而且有20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉!! |+ z3 V& }$ {9 S
問為甚麼為這樣?
' e/ E- C) \! g) M2 M秘書轉頭要請總幹事說明,總幹事就說帳都你在做的,請你自己說!!. W) {+ X( t) `; x) F
秘書就說之前都是這樣做的!  C& v& {1 l# \, @
社區委員怎麼說,他就怎麼做!, x4 ^: N+ R; K; T
剛好我一位學弟經過(他學主計的!),' i, V9 B: p! ?' o! J3 b( [
問了他一下,
- k5 B2 f8 b+ X這是不正常的現象!
- a: b0 ^% |! I* ~% \應該區分現金收入及現金支出2本分開才對!+ K6 Z; {# h" Q' I' R' z0 W
2.要求看定存及活存本子(影本),無!!
, I6 R/ n7 ?& Y: b秘書說在主委那邊!!( m2 W$ i) U6 A6 k* y7 k% z
-------------------------------------! N" v" i9 e3 q8 l! Y, V
以上是正常的嗎?
; i+ S/ Y1 @. Y; t1 ~" c有沒有甚麼是我該注意的!( [( V5 T' A: P- c# S

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發表於 2011-5-11 21:12:34 |只看該作者
服務小弟 發表於 2011-5-11 00:37
) b5 v/ g, `8 x1 o4 ~$ n: B回覆 jushua1975 的文章- e  q) ~" i3 f- B, X4 B% y

* J8 k$ y- v3 Q. A2 b/ d你要把重點放在.....

* S: ?+ f$ f$ q$ t/ h. H6 `$ z$ _0 V了解,謝謝!
1 P# U# d- s8 }+ X/ b我還有一些方法來看他們的帳務資料," O  }9 e: `8 J- K" Y/ i( ]
到時再來跟各位報告是否正常!!

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發表於 2011-5-11 00:37:29 |只看該作者
回覆 jushua1975 的文章
0 U! }. n" s  b$ r2 Z2 ?0 i! A, W
你要把重點放在.....7 V, t* S: H0 H( Z7 g+ `- |, Y% }
% _: E) M  I5 R; O' X7 S
你家的財報有沒有異常不明的支出.........
( P( Z" b& h5 m+ f6 r1 m7 o. o: z5 a; A' j7 m0 f5 D# V
或是有沒有假單據核帳.........4 l5 A) [" ^* O4 I& G
) j9 h( Z9 V; G7 j# v- X9 k+ O+ X3 U
預繳 / 欠繳 管理費明細是否清楚......... y" K7 K+ g& Q7 j' H& D" G

- F- w- A3 S1 v4 Z2 z某些採購費用是否嚴重偏離市場行情..............
$ ^' `- J2 t  h/ o" M  [4 e8 X$ m7 A5 f2 _/ x. e
這樣子查會比較快.........
  H7 a  i& f" U" j1 Z
* T% B7 X# j5 S3 C支出記得分出 固定性支出 跟非固定性支出...........這樣抓帳會更快
6 L9 [/ t! {9 k0 e
, u; x  i; x1 d1 Y8 O! s固定性支出......就是委員會有跟協力廠商簽合約....每月都得匯出部份' R. I+ V& O& a3 i# A# Q; |
+ U3 T- i' y9 q  {& s: `. o1 h7 {
盡量減少給廠商現金請款...........超過2000以上 建議設一本廠商請款簽領冊..(文具店有賣)

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發表於 2011-5-10 22:29:57 |只看該作者
服務小弟 發表於 2011-5-10 21:37 3 @0 Q$ X( l. j: t  a4 ]
回覆 jushua1975 的文章. P4 C( }0 {+ M7 P  A5 x+ B

5 |1 ?' B3 E/ p7 q(1)4月6日轉帳傳票上分列服務費支出:00公寓大廈及00保全2筆費用,這2筆分別為2個 ...
4 w. g& l9 R2 U; E& f
所以說這樣算正常的?!
, o1 y  D2 b3 c. b實在搞不懂,/ B( U1 S$ V4 H
只希望每月的財務報表能夠明確清楚一點而已,( R# Q, ^1 W: X# S5 D  |
管委會的幾個人不知道在堅持甚麼,
- X+ X) j: X# O* t1 l% I9 S! ]報表又不是叫他們做,% J, F) L$ }) i4 [4 S+ z! H' J0 D9 [
況且公布出來讓住戶看有這麼困難!!!
7 d$ Q# k9 y, P舉個例:8 M; I' O$ O, b8 h" r+ {( q
服務付費支出:400000( c# [8 D8 H, y" U9 b& Y
一句話打死!
: }% p1 r* t3 c0 L, H* B* z一般住戶怎麼有那麼多的美國時間跑去櫃檯問,這些錢到哪裡去?
$ H; N: x. b/ w5 O  k又還沒要你將支出憑證影印公布,
; m8 _  j* A* S$ b* \就一直說一句某某時間管委會的決議事項,4 Z1 c8 _- B' \' J
拿出來檔!
2 b& I- D* D# p1 T

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發表於 2011-5-10 21:37:38 |只看該作者
回覆 jushua1975 的文章- ?# {# u% ~6 }# R6 M3 n, u; G$ V

1 F8 x1 g5 L4 `6 Y(1)4月6日轉帳傳票上分列服務費支出:00公寓大廈及00保全2筆費用,這2筆分別為2個帳戶,照道理說存簿上也應該顯示這天有2筆金額支出,但是,存簿上卻僅有一筆總額數目的支出。6 f0 y/ _! [+ M: y% [6 e" ]) Z

0 s+ P4 ?, H- t7 o, v& ~請問這筆支出 恰巧是00公寓大廈及00保全2筆費用的加總嗎? 通常我會建議在該筆存摺空白處加記註解...方便查帳 也方便記帳
" p3 y3 @4 k- d/ B" ]^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
! W0 O- T% L& W! B' O" @' D: t1 S+ u上面的支出2筆卻只秀出1筆 有可能是銀行櫃臺方便作業問題.........或是採提領1筆支出 匯出2筆.....查一下有無2張匯款單% O; t8 ^* ?. S) H

7 a) P6 N: e, V8 _6 n...............感覺你們家的財報是不公佈 當月財報的存摺影本給住戶看......
6 F4 ]' o5 B/ B# T% Q7 I7 V5 O/ t, }
(2)也因為發現怪怪的,就繼續往下看,發現有發票,但是發票卻是同一家開的(00保全),轉帳給2家公司,應該會有2張不同的發票吧!
! r" H7 N: b; s7 S& d5 a6 R7 G% W; f' L1 Y+ r1 q7 q
有的公司方便作帳     會偷懶統一由一家公司出發票...........只要加起來的總額正確.........應是沒有問題.....9 `. M7 }  ?3 \$ G- H
' k; I& {: Y- x5 B4 |" R
(3)更有問題的是,4月的服務費支出,發票日期卻是3月1日就開好了!  8 z3 f/ C6 G  O' r
  {4 E  w. J' t+ A
通常都會提前開單 方便送到社區請款................只要確認每月財報 有無重覆付款(請看附件發票跟明細...)
- t$ s* P1 j) m# Q. v! c, m6 S! t4 j8 r
應無大礙.........

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發表於 2011-5-10 21:26:07 |只看該作者
本文章最後由 jushua1975 於 2011-5-10 21:26 編輯 : M7 i0 z6 q5 C7 ?$ y
6 n1 l+ a6 d/ D( g
剛剛下去查了一下帳,有幾個問題:4 S9 h8 [3 P) w9 ]! E" a0 s
(1)4月6日轉帳傳票上分列服務費支出:00公寓大廈及00保全2筆費用,這2筆分別為2個帳戶,照道理說存簿上也應該顯示這天有2筆金額支出,但是,存簿上卻僅有一筆總額數目的支出。+ m4 V1 ?$ M/ I/ @8 H" r/ j
(2)也因為發現怪怪的,就繼續往下看,發現有發票,但是發票卻是同一家開的(00保全),轉帳給2家公司,應該會有2張不同的發票吧!8 c. w) H3 [" O* i9 _* q# u
(3)更有問題的是,4月的服務費支出,發票日期卻是3月1日就開好了!2 o5 Y! _3 e( r, z& Y
---------------------------. G3 d2 q* r6 k5 @+ l
以上屬正常嗎?
* _4 d) I& c) G9 B2 e謝謝!!

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panpan 發表於 2011-5-9 15:23
& K+ Q. F; V% E6 }5 N; E我老公是會計師,目前居住北大特區,這部份是他幾十年的專業,他應該可以協助你找出問題點.* h- N2 @# l. M  m
加油!
% d! v7 x8 B$ H若有需 ...
" z& ]6 U6 g- Q  G9 t" s! _
那就先跟你說聲謝謝!!. m. A4 V( E3 e% g! Z

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亡羊補牢
" ?# t& n& {  S6 j: U趕快制訂會計制度! {4 B" Q5 s- N$ S' V
所有的帳應作傳票(限定會計科目及權責劃分)' O2 r! `( p; `8 y8 G( x
傳票簽章必須有原始憑證附件(如提列現金或銀行轉帳要影印存摺)才為有效
1 S' q: X- T3 [簽章必須先行認證,禁止代管,代用,以明權責' F( T6 N! g) d5 @6 {
過帳製表要請會計師簽證(公信力); q" O! c6 l9 ^& c7 s
如有零用金應設進出底額9 y7 A' A" T% |5 `
要有每日清結的習慣(不要偷懶,過幾天積多就記不得或亂了),
% f4 _, W. }8 c* w6 a  G4 |主委財委要不定期抽查帳戶,避免移用(選上了就要盡份), o3 z; @  h' E$ P0 q4 e
其實社區財管相當單純,作帳簡單
8 B" Z$ [+ g3 _: _( p+ Y之所以搞得污煙瘴氣,就在一個懶或外行(不重視)
5 N, d2 N* z3 t) f6 `除非一個貪字,
0 G) p: E+ v- D# m& i' O$ E否則這種普通常識的基本會計
7 }* o" l8 o* X' h7 ]( h不是稅會或財會) o; U. B, R5 y; q
要弄到難以為帳或撲朔迷離,也是天才方能成就的大業
# b4 A/ H+ j+ x9 n3 r" C這哪需要專業!!4 Z1 x0 a. {" Z7 u8 b6 Q
應無所住,而生其心
FB : 宇宙的真實

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我老公是會計師,目前居住北大特區,這部份是他幾十年的專業,他應該可以協助你找出問題點.4 O# p$ w, s' f2 x6 ~; {" K  Q
加油!+ O5 N! n% {" z
若有需求可以發訊息給我.( j3 a1 A  W4 ^& v: `6 [

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發表於 2011-5-9 14:30:48 |只看該作者
一、所有收入及支出均登記在一本轉帳傳票本子中,而且有20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉!                # T  H2 Y) E" D3 l8 e5 {
建議:收入/支出:要分開~~~方便過帳及產製報表以及作核算~~                                        * l2 ~6 {9 h! ~( X$ f) v
查帳要領:收入怕低列、支出怕高列                                                4 w* z4 _9 w( B* N$ i
        所以以下分:收入面及支出面加以說明                                                       
6 s$ s0 x- i4 P! s8 H7 F        (一)、收入面:                                                       
  I( _: G, P0 e; ?+ M" M                                                               
- w  n' m! \# F' W4 Y) m        查帳要領1:用核算動作:(檢視收入的合理性及是否有低列之虞)        ( [* X4 y6 {% J
                例:(1).管理費收入:用--戶數(量)或坪數去作核算  其收入合理性                                        查帳要領2:每筆收入的入帳時間點很重點~~~即使延後入帳:一定要有明細喔。                        . |( u( I3 V3 H4 T8 |5 T4 ^$ U# \: U8 X
        例:收入有登帳,但延後登帳===可能發生的問題:利用手上的收入款項,補之前可能挪用的款項3 N5 C& G9 A( u! r( I8 }) M
; f7 l3 i0 E  M
               (二)、支出面:                        % W; y& w1 b/ t  j, R
                查帳要領1:是否虛報支出1 M+ ^# ]: d: L" A2 v6 X% m" d
                       
0 k0 I1 [# p# }7 C9 ?               1.一樣可以採核算動作,核算出支出總數之合理性。               
% b) F; _& b/ `8 o! G% N4 G) i) F/ o               2.支出一定要有憑證。這點很重要~~才可看出,支出支付的合理性                        * K- ~! O% X, i- S
                 (怕挪用至私人使用)                       
, z) ?9 E+ L0 z9 y) t; x- D7 `8 F, C9 j( m0 U' \* w  |
二、20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉                                  r8 x9 s" Q3 Z" \' y7 C+ V
1 [* T, F3 |3 t5 J9 e3 A% }
        這有非常大之問題,表示其帳務有問題無法對其蓋章負責,所以針對此20筆作詳查。                        (所謂詳查係:需要檢視所有之收據或相關憑證,並且要核對至銀行帳戶,若核不到就擔心-現金交易)                (支出面重要原則:若採用現金交易 是無法查帳的~~~~)                          l3 R0 i; v/ _0 I$ U) [
                 (因為即使小額的零用金支付也是要有憑證的喔~~)                       
; P  S* [: q. t: H三、要求看定存及活存本子(影本),無                               
/ ?& l' |" r1 [7 ~- \$ L8 J秘書說在主委那邊!!                        0 E$ D' [" P/ a5 `9 A# ~3 E
! n* f0 f0 N3 D: n" h  T
若貴社區有心要查帳務內容,定存及活存影本 ,沒有理由不提示,若一直提示不出來
& v) E' o% I: B" p8 P& j7 d此部分有很大的問題:擔心是用現金交易喔~~
1 t4 j" P) v6 g% d(只要採現金交易再怎麼厲害的查帳高手都查不出喔:原因是把要查帳的軌跡都破壞了。)
6 @2 J9 @, z% Z8 m  v' w) {6 O* \' s. M* ^2 [2 w/ r
所以建議可以從此方面先作確認。也就是說只要提示不出存摺~~那貴社區的帳務就有極大的問題喔!
  Z- h) n+ S1 M, }" e
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