請教查帳要領!

服務小弟

回覆 jushua1975 的文章

個人曾在某家物業公司 擔任過 信義區 區域主管 負責過14個案場...
% g9 L* w  {& {5 G1 o0 `
其實 每個社區的作帳方式都不盡相同.........(有iso9001認證也一樣...)
. {, P" z4 y! I
教你簡單的查帳方式......

就是把存摺 跟 社區財報進行核對 看看數字上有無誤差........
, C, A& Q) @- {. Y
  E7 |0 R! k. u9 j可以先單純的抽查 每日 管理費收入 跟財報每日收入 是否相符.....

再看看 零用金支出 有無奇怪的明細或單據 細項有怪怪的?
: z4 A2 d  U. k; L5 x6 G$ z
裝潢保證金 跟暫收款 如何提存?
/ y- |; V$ f' h2 d+ z2 s( |
遙控器/磁卡 帳面數 跟帳是否相符......
* ^1 U1 H0 X- ~* P* L/ g
5 z0 J& L, e5 i還有管理費逾期/預繳明細是否有清單詳列..........

如果真的傻傻的分辨不清楚.............建議找第三方 會計師 來協助查帳....
$ p- r) \! s  y  G1 H9 ?, c

服務小弟

1.應該區分現金收入及現金支出2本分開

這個沒有一定........所以問你學弟不見得對..........要看社區管委會開戶使用的方式(物管公司向來只有建議權 沒有決定權..)

2 ~& P: W9 O: H1 h" g有的管委會帳戶是依使用用途分帳戶 (比如管理費用a銀行 公基金放b銀行 裝潢保證金/暫收款c銀行..定存 b c d 銀行都有...)
  {' D1 J7 k4 u, h1 v. r) C
+ }, k0 Q9 [/ H* [4 n( f( Z% u有的亂七八糟5 6本也是有看過...(本人遇到某社區管理費分5本不同銀行給住戶存...orz)

7 f6 P$ C4 S' X8 k( Q也有的從頭到尾都是一本搞定...........(超出一半以上社區是如此....尤以300戶以下中小型社區)
3 e6 C) X) F9 S9 y/ p5 s& p

8 f, e- }0 E. w3 A! q- c" @/ R2.要求看定存及活存本子(影本)，無!!秘書說在主委那邊!!
/ {7 X' N' d: F
: ~; V# Q6 V- d1 u1 c# B1 U! l這可能性是很高的..........有的管委會搞神秘........有的連存摺都不給總幹事保管經手的....看不到定存單 不意外!!
9 z  C, `4 t0 y9 i5 ^
不過住戶還是可以反映 有權請求委員會把定存單影本 公示給住戶知悉 依 公寓大廈管理條例 這是於法有據的....

如果覺得有問題 應是先知會主委 請求 財委 /監委 協助進行財報說明較佳........

服務小弟

回覆 jushua1975 的文章

(1)4月6日轉帳傳票上分列服務費支出：00公寓大廈及00保全2筆費用，這2筆分別為2個帳戶，照道理說存簿上也應該顯示這天有2筆金額支出，但是，存簿上卻僅有一筆總額數目的支出。
( i. f; W4 I+ h1 d1 G8 J. y
4 N( L9 F3 @* _4 H+ w請問這筆支出 恰巧是00公寓大廈及00保全2筆費用的加總嗎? 通常我會建議在該筆存摺空白處加記註解...方便查帳 也方便記帳
5 ]  f8 ]+ c, R0 l: Q5 ]# _^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
+ _' Y1 T$ a( F% w! u上面的支出2筆卻只秀出1筆 有可能是銀行櫃臺方便作業問題.........或是採提領1筆支出 匯出2筆.....查一下有無2張匯款單
* H. v- [8 \: S9 L& W( D& }- [% E
4 Z+ N1 R! Q. L3 `1 q3 P...............感覺你們家的財報是不公佈 當月財報的存摺影本給住戶看......

4 S/ w% M5 ^& L. B# M: @(2)也因為發現怪怪的，就繼續往下看，發現有發票，但是發票卻是同一家開的(00保全)，轉帳給2家公司，應該會有2張不同的發票吧!
2 p* f2 x; t; B$ U  \. x6 j
有的公司方便作帳     會偷懶統一由一家公司出發票...........只要加起來的總額正確.........應是沒有問題.....
0 r' ~# v3 ^: Y, }3 }3 k6 u; m. f
(3)更有問題的是，4月的服務費支出，發票日期卻是3月1日就開好了!  

1 N: e# C& j; \; R7 d" E通常都會提前開單 方便送到社區請款................只要確認每月財報 有無重覆付款(請看附件發票跟明細...)
" k/ L) u( ~8 t; _6 x
應無大礙.........

服務小弟

回覆 jushua1975 的文章
1 }% r& C8 _& e7 Z$ r: [
- c# u( Z: o( I& e4 e你要把重點放在.....

4 w- ]8 P: ?0 [! Q: g+ D+ H你家的財報有沒有異常不明的支出.........
/ `# G4 ^& [1 R) i7 d0 s
或是有沒有假單據核帳.........
% d; x# e# D  v" T: Q4 D) q- o
預繳 / 欠繳 管理費明細是否清楚........

某些採購費用是否嚴重偏離市場行情..............
' V; n1 U; u# q1 o- b
+ g: [% [! m* ?6 [5 W! H$ m這樣子查會比較快.........
# }- W- z2 E; t: V
支出記得分出 固定性支出 跟非固定性支出...........這樣抓帳會更快
- [7 G9 h) t7 C; I- B4 g- g/ f6 l
% y/ i6 M7 P5 G2 @1 g# D固定性支出......就是委員會有跟協力廠商簽合約....每月都得匯出部份

盡量減少給廠商現金請款...........超過2000以上 建議設一本廠商請款簽領冊..(文具店有賣)