請教查帳要領!

服務小弟

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# a: {' a: }, V) a個人曾在某家物業公司 擔任過 信義區 區域主管 負責過14個案場...
1 B/ Q3 s' q! B- i9 t2 L) q* C9 u
' t  H  E3 X" _4 L3 w5 d# l" n其實 每個社區的作帳方式都不盡相同.........(有iso9001認證也一樣...)
4 U. I; d1 u8 q& m; O
教你簡單的查帳方式......
; C1 \: `5 }6 x) {* h8 F
/ a3 L+ ], t; d8 J1 u* e9 k, y" M就是把存摺 跟 社區財報進行核對 看看數字上有無誤差........
! Y3 b9 z2 e5 {
  e$ s3 a2 n8 n( g  p/ q可以先單純的抽查 每日 管理費收入 跟財報每日收入 是否相符.....
( g5 z: @1 H" W3 g! _. ]# K
3 K$ d" E0 Y  }% A! B* n4 b再看看 零用金支出 有無奇怪的明細或單據 細項有怪怪的?

- B) v: N0 N7 U# h/ `2 q8 U; N裝潢保證金 跟暫收款 如何提存?
! ?( @5 r) j; T5 |8 h, x5 J
8 ], b* \  `% [3 d遙控器/磁卡 帳面數 跟帳是否相符......

還有管理費逾期/預繳明細是否有清單詳列..........

如果真的傻傻的分辨不清楚.............建議找第三方 會計師 來協助查帳....
, W& i- p  r' R3 I( I

服務小弟

1.應該區分現金收入及現金支出2本分開

這個沒有一定........所以問你學弟不見得對..........要看社區管委會開戶使用的方式(物管公司向來只有建議權 沒有決定權..)
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有的管委會帳戶是依使用用途分帳戶 (比如管理費用a銀行 公基金放b銀行 裝潢保證金/暫收款c銀行..定存 b c d 銀行都有...)
2 \! e: b7 m! g& J' D. B  x
有的亂七八糟5 6本也是有看過...(本人遇到某社區管理費分5本不同銀行給住戶存...orz)
! T  ?0 p, k/ b" p! t  k
: {! t& s& U) f+ D6 i) U! u也有的從頭到尾都是一本搞定...........(超出一半以上社區是如此....尤以300戶以下中小型社區)
- f; w0 p8 i8 h! d3 B$ f

& C* Y% E& p, Z" X; b. l2.要求看定存及活存本子(影本)，無!!秘書說在主委那邊!!

這可能性是很高的..........有的管委會搞神秘........有的連存摺都不給總幹事保管經手的....看不到定存單 不意外!!

不過住戶還是可以反映 有權請求委員會把定存單影本 公示給住戶知悉 依 公寓大廈管理條例 這是於法有據的....

9 m$ k, W5 |0 z  B, Y如果覺得有問題 應是先知會主委 請求 財委 /監委 協助進行財報說明較佳........

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(1)4月6日轉帳傳票上分列服務費支出：00公寓大廈及00保全2筆費用，這2筆分別為2個帳戶，照道理說存簿上也應該顯示這天有2筆金額支出，但是，存簿上卻僅有一筆總額數目的支出。
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5 E8 \8 v" o9 O: l% ?請問這筆支出 恰巧是00公寓大廈及00保全2筆費用的加總嗎? 通常我會建議在該筆存摺空白處加記註解...方便查帳 也方便記帳
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4 \( s. p$ N" b, l上面的支出2筆卻只秀出1筆 有可能是銀行櫃臺方便作業問題.........或是採提領1筆支出 匯出2筆.....查一下有無2張匯款單
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2 C, ?  l" n4 s6 Z...............感覺你們家的財報是不公佈 當月財報的存摺影本給住戶看......

5 V9 w5 z( G9 @4 F(2)也因為發現怪怪的，就繼續往下看，發現有發票，但是發票卻是同一家開的(00保全)，轉帳給2家公司，應該會有2張不同的發票吧!

4 d: E/ u* s4 V有的公司方便作帳     會偷懶統一由一家公司出發票...........只要加起來的總額正確.........應是沒有問題.....

(3)更有問題的是，4月的服務費支出，發票日期卻是3月1日就開好了!  
5 X' r" I4 p- W# W
: ^% Z4 v. p4 o; b通常都會提前開單 方便送到社區請款................只要確認每月財報 有無重覆付款(請看附件發票跟明細...)

應無大礙.........

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你要把重點放在.....

你家的財報有沒有異常不明的支出.........
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或是有沒有假單據核帳.........
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預繳 / 欠繳 管理費明細是否清楚........
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某些採購費用是否嚴重偏離市場行情..............
+ d4 U4 y  @0 |) w
; ^1 |+ x9 m1 p& u$ n2 z8 u這樣子查會比較快.........

: [% }6 e! _3 W* u* y7 G( e3 }支出記得分出 固定性支出 跟非固定性支出...........這樣抓帳會更快
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! u4 C9 b9 ?7 K% n) C2 w固定性支出......就是委員會有跟協力廠商簽合約....每月都得匯出部份

7 |1 c7 M4 H3 f: {4 z盡量減少給廠商現金請款...........超過2000以上 建議設一本廠商請款簽領冊..(文具店有賣)