彼得杜拉克教你時間管理

文兒

撰文／黃禎祥
; D: u8 c3 i+ N4 |% a' l5 u0 B
! C6 t) k; r9 O, ]- b! ?成資國際總經理
& F9 s6 ?; n. L% X
: J& ~6 P. m# N; b0 F7 j$ _  \3 Z摘錄／經濟文摘
' i( ?: \6 x9 }# B% \

時間管理的博大精深，處處可見，掌握自己的優勢領域，投入在最擅長的事項，並且隨時隨地警醒自己，才能成為一個有效能的人。
( K) L, h  ?$ M; {* ]& U! W4 t


( u' N& W5 l& a% P彼得杜拉克一生的著作多達40幾本，有許多強調「自我管理」的章節，其中又以「時間管理」最讓人感到挑戰，因為時間是最稀有的資源，無法逆轉，逝去的時間無法再回來；時間管理也是個人績效、企業成長的關鍵基礎。



. x2 ]; \/ f& A5 K! @7 j) r5 Z
6 L- y; \7 _$ {/ g6 l「如果無法管理時間，就無法管理其他事情！」這是彼得杜拉克留給後世的警語。
4 A$ U8 H* j* ]! P3 r- r% a$ Q
+ f5 V2 s" x3 _

* ^$ U) ^6 J4 O要了解個人的績效好壞，需要先看我們平常都把時間花在哪裡？要看一個公司的未來願景，只要看員工與老闆在上班時把時間花在哪裡？便可一窺究竟。

7 c6 l. G" j/ Q. E

' h/ e" h- {! d6 r一個人的時間花在哪裡，成就就會在哪裡，如果立志成為創業家的人，將瑣碎的時間花在處理「別人可以代勞」的瑣碎事務上，而不認真思考企業未來的願景，則這樣的創業有極大的風險！
% }; f. ?# k5 `0 ~


時間 花到哪去了

! B9 Y# W% K2 D; U0 O% d  d$ n5 u

* \. o+ U: P& r# i一個企業內的員工，將大多數的時間花在處理機械式的程序，缺少凝聚意識，有許多的時間聊天、閒扯，這是企業的危機！
& q  ~% k1 g+ k
0 N3 V& U( v! b; T
+ C' y7 U% ^  d6 z6 H) c
以下的方法，可以幫助你了解自己的時間究竟花在何處，企業也可以診斷員工是否有效能：
+ @4 C/ A+ X; Z) e# a" }
7 E; B9 h- o. j8 L9 C" m- i: H) a
; p2 C7 L8 y8 b7 W7 L: T* \5 y
1.詳細記錄時間運用的實況，詳細的記錄下每天你在做的事。曾經有律師事務所要求以「10分鐘」為一個單位，只為徹底記錄員工把時間花在哪些事情上。建議初學者可以將時間先以「小時」為單位，如此可以簡單而明確地看出自己一整天的時間分配。另外一個小撇步，可以開啟錄音，錄下一整天的經過，然後重複播放一次（當然可以快轉），這可以幫助你回想這一天做了哪些事，經常有人驚訝地發現，一天內需要快轉、讓你聽到厭煩的時間，真是多到數不清。



2.系統化管理時間。時間記錄完成之後，就要把無生產力、浪費時間的活動找出來，杜拉克在其著作中提到，可以問自己以下幾個問題，藉以判斷事情重要與否：「如果不做這件事會怎樣？」、「哪些活動可以交由別人代勞？」、「哪些事情對你或組織最終要到達的目標毫無貢獻？」
$ c2 O* `4 d2 H& Z$ T

' R( D4 m! o/ y3 K9 d3 |1 ^& x
不重要但緊急

重要又緊急

不重要又不緊急
7 T$ k" x+ N# c& H7 G5 }
( e$ K3 Y% x( d( j; w+ H$ D$ T6 l重要但不緊急



: p5 v' n7 }5 g6 s一般來說，我們可以上方的表格作為輔助，橫軸為重要程度，直軸為緊急程度，將一天的事項劃入這四大領域，讓我們清楚地了解哪些事情是我們首要該做的事，哪些事情可以交由別人協助。
' |, Z2 p) E6 T) O: A


9 z$ n4 `) ^7 A3.找出完整的時間區塊。定義出事件的輕重緩急之後，有些事需要大塊的時間來整理，例如思考企業未來方向、個人人生規畫等，此時固定每天撥出一段時間，處理與最終目標有關的重要事項。


( ~* }) O$ d5 a# [4 d5 }
4.重要的事優先，一次只做一件事。杜拉克先生認為，很少有人可以同時專注在三件事情以上，因此他認為，人生有效能的關鍵，在於「專注」！當我們能夠專注處理重要事項，效能就愈高，實際完成的進度就愈多。



時間管理最重要的，不是分析事項，而是「放棄」！

; M  q: p! |0 g0 r' c3 |

放棄對許多人來說是困難的，對更多經理人而言，要把這些事情假手他人，是沒有安全感的，然而，在時間管理的過程裡，我們要會找出拖延我們進度的時間小偷與自己人格上的弱處。

9 X8 I# j! |% Q1 {3 H6 o

懂放棄 效率更高
/ Z6 ?0 O+ ~/ e( Y$ R/ Y( r. v; e

4 \! J( z5 O/ }' h0 j3 B3 @
9 M% L1 k+ F4 [4 O: I& `& m
* M8 U- I! M& ?4 G舉例來說，假設你是一個企業裡的高階主管，正在協調處理廠商開票的時間，這攸關到公司周轉金的儲備問題。此時，人事部主管走進來，找你討論某員工的職務調度，這位人事部主管深受老闆喜愛，許多人都不敢得罪他，此時你是要完成手上的任務，還是打斷自己先與他討論人事調動？

6 r% o6 g8 ^- Q, a* _0 ?$ U# ?

$ X4 t! i; d" d! `7 o- _) [1 n我們可能會基於人情壓力而屈就，但我們必須時刻提醒自己：這樣處理事情的決定，是讓我離目標更近還是更遠？
9 _* z0 H+ J$ O4 O& t0 A5 h
/ t) x; ]- {$ Z% @3 r; W% b3 A

當我們愈常問自己這個問題，就愈能把自己拉回到正軌上，避免去處理與目標不相干的事件。



/ ^7 x/ W9 H4 U0 l: t再舉例，如果你希望有一個美滿和樂的家庭，當與丈夫、妻子或孩子發生一些不愉快時，你是要任憑情緒波動，浪費時間在吵架上？還是給自己冷靜的空間，去思考更好的溝通品質？

' f7 L# [! w( v# n
, e) v& _2 V0 L6 [  n
時間管理的博大精深，處處可見，掌握自己的優勢領域，投入在最擅長的事項，並且隨時隨地警醒自己，才能成為一個有效能的人。
# L7 K' J6 M8 H0 g. |
# d. o# {1 x, u5 J$ D: o9 F/ W. p

% \* k* K' j5 L記住！先管好時間，才能管好財富！彼得杜拉克的經典名言：「我拒絕浪費時間！」與你共勉之！
- U( x  x; k* g9 z4 i; s) U