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撰文／黃禎祥 , o% ]7 K+ }: t/ L) Y
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成資國際總經理
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摘錄／經濟文摘
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時間管理的博大精深，處處可見，掌握自己的優勢領域，投入在最擅長的事項，並且隨時隨地警醒自己，才能成為一個有效能的人。/ W8 f) T* D# W1 I D. w9 X# S
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彼得杜拉克一生的著作多達40幾本，有許多強調「自我管理」的章節，其中又以「時間管理」最讓人感到挑戰，因為時間是最稀有的資源，無法逆轉，逝去的時間無法再回來；時間管理也是個人績效、企業成長的關鍵基礎。9 o. H) T5 ~9 l g2 D \3 L
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) d Y; C$ K# J% G( @3 ?「如果無法管理時間，就無法管理其他事情！」這是彼得杜拉克留給後世的警語。
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% s, l1 X% o6 [7 Z8 l要了解個人的績效好壞，需要先看我們平常都把時間花在哪裡？要看一個公司的未來願景，只要看員工與老闆在上班時把時間花在哪裡？便可一窺究竟。" @$ [! T, y- u
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一個人的時間花在哪裡，成就就會在哪裡，如果立志成為創業家的人，將瑣碎的時間花在處理「別人可以代勞」的瑣碎事務上，而不認真思考企業未來的願景，則這樣的創業有極大的風險！. H! D' b5 W- R0 g' F, C
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時間 花到哪去了) @& z( s' ^6 M: l# L9 E6 `, B S- ^
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一個企業內的員工，將大多數的時間花在處理機械式的程序，缺少凝聚意識，有許多的時間聊天、閒扯，這是企業的危機！& e: @+ v8 O+ _3 t7 c; C3 x
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6 Q' H5 t( [9 F- b, H以下的方法，可以幫助你了解自己的時間究竟花在何處，企業也可以診斷員工是否有效能：
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+ c' F& ?) W6 e2 O: s$ \, m1.詳細記錄時間運用的實況，詳細的記錄下每天你在做的事。曾經有律師事務所要求以「10分鐘」為一個單位，只為徹底記錄員工把時間花在哪些事情上。建議初學者可以將時間先以「小時」為單位，如此可以簡單而明確地看出自己一整天的時間分配。另外一個小撇步，可以開啟錄音，錄下一整天的經過，然後重複播放一次（當然可以快轉），這可以幫助你回想這一天做了哪些事，經常有人驚訝地發現，一天內需要快轉、讓你聽到厭煩的時間，真是多到數不清。
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( Z! _* k1 j X4 w5 d2.系統化管理時間。時間記錄完成之後，就要把無生產力、浪費時間的活動找出來，杜拉克在其著作中提到，可以問自己以下幾個問題，藉以判斷事情重要與否：「如果不做這件事會怎樣？」、「哪些活動可以交由別人代勞？」、「哪些事情對你或組織最終要到達的目標毫無貢獻？」1 a9 j5 ?5 Y" k+ R& |3 C5 Y, f
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! t W* g2 P7 ?. I0 O不重要但緊急+ A) U% ]; o: {6 j- `% x
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# P3 L& ?9 u6 x1 q不重要又不緊急
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) F4 R2 R% G' y7 C重要但不緊急% f6 |2 H% V+ v, f( F/ n
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r8 g7 r% x; `! Z, S" X一般來說，我們可以上方的表格作為輔助，橫軸為重要程度，直軸為緊急程度，將一天的事項劃入這四大領域，讓我們清楚地了解哪些事情是我們首要該做的事，哪些事情可以交由別人協助。* t/ }! G8 ^/ x7 }
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9 l2 a) z+ V$ W. y& g7 l+ c3.找出完整的時間區塊。定義出事件的輕重緩急之後，有些事需要大塊的時間來整理，例如思考企業未來方向、個人人生規畫等，此時固定每天撥出一段時間，處理與最終目標有關的重要事項。" r: ]* u, N/ x9 G2 Z/ ^
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) G i T$ m! g4 q- p' K* k4.重要的事優先，一次只做一件事。杜拉克先生認為，很少有人可以同時專注在三件事情以上，因此他認為，人生有效能的關鍵，在於「專注」！當我們能夠專注處理重要事項，效能就愈高，實際完成的進度就愈多。( c9 ^2 S2 Q, L$ R3 q% }! l$ }
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% w* w. t( I( V1 D時間管理最重要的，不是分析事項，而是「放棄」！
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放棄對許多人來說是困難的，對更多經理人而言，要把這些事情假手他人，是沒有安全感的，然而，在時間管理的過程裡，我們要會找出拖延我們進度的時間小偷與自己人格上的弱處。
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懂放棄 效率更高
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/ N* j- t/ t' O舉例來說，假設你是一個企業裡的高階主管，正在協調處理廠商開票的時間，這攸關到公司周轉金的儲備問題。此時，人事部主管走進來，找你討論某員工的職務調度，這位人事部主管深受老闆喜愛，許多人都不敢得罪他，此時你是要完成手上的任務，還是打斷自己先與他討論人事調動？8 V. U! f t1 K0 G$ S
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我們可能會基於人情壓力而屈就，但我們必須時刻提醒自己：這樣處理事情的決定，是讓我離目標更近還是更遠？9 H9 O0 f/ m- {% g
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當我們愈常問自己這個問題，就愈能把自己拉回到正軌上，避免去處理與目標不相干的事件。, C. ]# g* ^; H3 M. o
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再舉例，如果你希望有一個美滿和樂的家庭，當與丈夫、妻子或孩子發生一些不愉快時，你是要任憑情緒波動，浪費時間在吵架上？還是給自己冷靜的空間，去思考更好的溝通品質？/ A0 Y) y) ~( w- l2 u
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時間管理的博大精深，處處可見，掌握自己的優勢領域，投入在最擅長的事項，並且隨時隨地警醒自己，才能成為一個有效能的人。
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/ e0 e) a; C) O$ n* F* N記住！先管好時間，才能管好財富！彼得杜拉克的經典名言：「我拒絕浪費時間！」與你共勉之！
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發表於 2012-9-28 10:19:21
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