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撰文/黃禎祥
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) w* o% `4 `" _7 V3 t$ r& g6 g成資國際總經理
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3 V, m2 J6 @: ^( ^$ C摘錄/經濟文摘3 p# c, [+ }* ?* |. @
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! K3 @9 W& S1 {時間管理的博大精深,處處可見,掌握自己的優勢領域,投入在最擅長的事項,並且隨時隨地警醒自己,才能成為一個有效能的人。( L7 S( C7 J/ Z/ t+ I, x
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9 }9 b8 D0 U/ v1 e9 @/ O9 u彼得杜拉克一生的著作多達40幾本,有許多強調「自我管理」的章節,其中又以「時間管理」最讓人感到挑戰,因為時間是最稀有的資源,無法逆轉,逝去的時間無法再回來;時間管理也是個人績效、企業成長的關鍵基礎。
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「如果無法管理時間,就無法管理其他事情!」這是彼得杜拉克留給後世的警語。2 |; H k" |( f
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0 P) {$ P* z" E/ ^" m. q要了解個人的績效好壞,需要先看我們平常都把時間花在哪裡?要看一個公司的未來願景,只要看員工與老闆在上班時把時間花在哪裡?便可一窺究竟。, l' B1 Q- j; S& J$ x/ l
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一個人的時間花在哪裡,成就就會在哪裡,如果立志成為創業家的人,將瑣碎的時間花在處理「別人可以代勞」的瑣碎事務上,而不認真思考企業未來的願景,則這樣的創業有極大的風險!
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時間 花到哪去了
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一個企業內的員工,將大多數的時間花在處理機械式的程序,缺少凝聚意識,有許多的時間聊天、閒扯,這是企業的危機!; g6 H+ j; F6 }9 X$ ~5 v* [4 k! e
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以下的方法,可以幫助你了解自己的時間究竟花在何處,企業也可以診斷員工是否有效能:
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1.詳細記錄時間運用的實況,詳細的記錄下每天你在做的事。曾經有律師事務所要求以「10分鐘」為一個單位,只為徹底記錄員工把時間花在哪些事情上。建議初學者可以將時間先以「小時」為單位,如此可以簡單而明確地看出自己一整天的時間分配。另外一個小撇步,可以開啟錄音,錄下一整天的經過,然後重複播放一次(當然可以快轉),這可以幫助你回想這一天做了哪些事,經常有人驚訝地發現,一天內需要快轉、讓你聽到厭煩的時間,真是多到數不清。
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2 z) r7 b, e& F4 p0 Z2.系統化管理時間。時間記錄完成之後,就要把無生產力、浪費時間的活動找出來,杜拉克在其著作中提到,可以問自己以下幾個問題,藉以判斷事情重要與否:「如果不做這件事會怎樣?」、「哪些活動可以交由別人代勞?」、「哪些事情對你或組織最終要到達的目標毫無貢獻?」. r5 [ F1 b5 p/ g. s
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+ I+ A+ K) R& D: f$ t不重要但緊急
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重要又緊急! q, l+ {* i; s! J1 `5 R. [
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不重要又不緊急' U. T# z8 `" s4 D9 x& {2 Z: a9 i
2 S1 j$ L! }/ G重要但不緊急9 |4 W$ g+ U& G# T
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6 o8 Y9 e; e5 }' d2 n1 t4 s一般來說,我們可以上方的表格作為輔助,橫軸為重要程度,直軸為緊急程度,將一天的事項劃入這四大領域,讓我們清楚地了解哪些事情是我們首要該做的事,哪些事情可以交由別人協助。
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+ J8 h$ z. C0 I' d! b- @3.找出完整的時間區塊。定義出事件的輕重緩急之後,有些事需要大塊的時間來整理,例如思考企業未來方向、個人人生規畫等,此時固定每天撥出一段時間,處理與最終目標有關的重要事項。
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4.重要的事優先,一次只做一件事。杜拉克先生認為,很少有人可以同時專注在三件事情以上,因此他認為,人生有效能的關鍵,在於「專注」!當我們能夠專注處理重要事項,效能就愈高,實際完成的進度就愈多。6 n' p1 f) p' E* U! H( H* r
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時間管理最重要的,不是分析事項,而是「放棄」!) u, U8 P Y5 b, |5 H* R" g; X
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- M2 E% }( d6 j, J$ g放棄對許多人來說是困難的,對更多經理人而言,要把這些事情假手他人,是沒有安全感的,然而,在時間管理的過程裡,我們要會找出拖延我們進度的時間小偷與自己人格上的弱處。
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懂放棄 效率更高5 _; w# T- A! i; d, R
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舉例來說,假設你是一個企業裡的高階主管,正在協調處理廠商開票的時間,這攸關到公司周轉金的儲備問題。此時,人事部主管走進來,找你討論某員工的職務調度,這位人事部主管深受老闆喜愛,許多人都不敢得罪他,此時你是要完成手上的任務,還是打斷自己先與他討論人事調動? N' v4 y, j) C2 |8 \9 ^1 u
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$ ^/ O5 k1 `- C& C我們可能會基於人情壓力而屈就,但我們必須時刻提醒自己:這樣處理事情的決定,是讓我離目標更近還是更遠?
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當我們愈常問自己這個問題,就愈能把自己拉回到正軌上,避免去處理與目標不相干的事件。4 U" O! B$ J/ K
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再舉例,如果你希望有一個美滿和樂的家庭,當與丈夫、妻子或孩子發生一些不愉快時,你是要任憑情緒波動,浪費時間在吵架上?還是給自己冷靜的空間,去思考更好的溝通品質?, z' z4 w$ h9 U6 i; @! ]: q
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+ G4 Z1 d7 F% }8 c! H- o" P* t時間管理的博大精深,處處可見,掌握自己的優勢領域,投入在最擅長的事項,並且隨時隨地警醒自己,才能成為一個有效能的人。
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記住!先管好時間,才能管好財富!彼得杜拉克的經典名言:「我拒絕浪費時間!」與你共勉之! ~4 `" q1 M+ ~. F- Z3 s, C
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