彼得杜拉克教你時間管理

文兒

撰文／黃禎祥
/ X7 R( c2 q. i+ r
) w* o% `4 `" _7 V3 t$ r& g6 g成資國際總經理
4 u4 X$ U. [- Q6 ?. t) p+ a
3 V, m2 J6 @: ^( ^$ C摘錄／經濟文摘

' _, v, g1 h3 Z8 {+ P
! K3 @9 W& S1 {時間管理的博大精深，處處可見，掌握自己的優勢領域，投入在最擅長的事項，並且隨時隨地警醒自己，才能成為一個有效能的人。

# y4 z1 J- E( ?$ @/ z

9 }9 b8 D0 U/ v1 e9 @/ O9 u彼得杜拉克一生的著作多達40幾本，有許多強調「自我管理」的章節，其中又以「時間管理」最讓人感到挑戰，因為時間是最稀有的資源，無法逆轉，逝去的時間無法再回來；時間管理也是個人績效、企業成長的關鍵基礎。
4 u7 X+ J, |9 Z6 Y6 N, a* H+ i: `0 c


0 b: U6 }8 b; B% p$ x5 ~
「如果無法管理時間，就無法管理其他事情！」這是彼得杜拉克留給後世的警語。


  h& S9 d$ J- l$ k
0 P) {$ P* z" E/ ^" m. q要了解個人的績效好壞，需要先看我們平常都把時間花在哪裡？要看一個公司的未來願景，只要看員工與老闆在上班時把時間花在哪裡？便可一窺究竟。


) c+ P$ E1 `2 D4 s) Z) c* }
一個人的時間花在哪裡，成就就會在哪裡，如果立志成為創業家的人，將瑣碎的時間花在處理「別人可以代勞」的瑣碎事務上，而不認真思考企業未來的願景，則這樣的創業有極大的風險！
, H9 o: Q; z0 ~+ ~' ^

; M" l5 p  W. r8 X/ |9 _# r
時間 花到哪去了
( b! _+ O1 K- g( m, k
9 |, d+ E6 i& J; G$ J. b1 ~
0 j; |$ \7 T, n( O
一個企業內的員工，將大多數的時間花在處理機械式的程序，缺少凝聚意識，有許多的時間聊天、閒扯，這是企業的危機！

0 ]( ~1 W2 G, q) |

以下的方法，可以幫助你了解自己的時間究竟花在何處，企業也可以診斷員工是否有效能：
* h, I. n8 O" I8 ~1 v9 o3 f/ e

' P5 J9 @& s- f# x/ V& w
1.詳細記錄時間運用的實況，詳細的記錄下每天你在做的事。曾經有律師事務所要求以「10分鐘」為一個單位，只為徹底記錄員工把時間花在哪些事情上。建議初學者可以將時間先以「小時」為單位，如此可以簡單而明確地看出自己一整天的時間分配。另外一個小撇步，可以開啟錄音，錄下一整天的經過，然後重複播放一次（當然可以快轉），這可以幫助你回想這一天做了哪些事，經常有人驚訝地發現，一天內需要快轉、讓你聽到厭煩的時間，真是多到數不清。
; V5 m4 N8 h5 V$ O$ _. X* E" I
' }1 v( y+ V# N/ h6 g" L* b, Z0 U

2 z) r7 b, e& F4 p0 Z2.系統化管理時間。時間記錄完成之後，就要把無生產力、浪費時間的活動找出來，杜拉克在其著作中提到，可以問自己以下幾個問題，藉以判斷事情重要與否：「如果不做這件事會怎樣？」、「哪些活動可以交由別人代勞？」、「哪些事情對你或組織最終要到達的目標毫無貢獻？」



+ I+ A+ K) R& D: f$ t不重要但緊急
" _2 y7 @1 ~/ L- @, R* D- i
重要又緊急

不重要又不緊急

2 S1 j$ L! }/ G重要但不緊急



6 o8 Y9 e; e5 }' d2 n1 t4 s一般來說，我們可以上方的表格作為輔助，橫軸為重要程度，直軸為緊急程度，將一天的事項劃入這四大領域，讓我們清楚地了解哪些事情是我們首要該做的事，哪些事情可以交由別人協助。
6 F- D6 `! J, ]+ c/ w: E
; r" F% D* ]! C, ^

+ J8 h$ z. C0 I' d! b- @3.找出完整的時間區塊。定義出事件的輕重緩急之後，有些事需要大塊的時間來整理，例如思考企業未來方向、個人人生規畫等，此時固定每天撥出一段時間，處理與最終目標有關的重要事項。
2 ]- }: S& a3 o2 j


4.重要的事優先，一次只做一件事。杜拉克先生認為，很少有人可以同時專注在三件事情以上，因此他認為，人生有效能的關鍵，在於「專注」！當我們能夠專注處理重要事項，效能就愈高，實際完成的進度就愈多。


& k6 U2 S, Z& |; R. U3 Z* N
時間管理最重要的，不是分析事項，而是「放棄」！

0 g4 L2 t: b5 X$ ?2 e: s  f; P1 }
; W8 |* ], Q% N- r
- M2 E% }( d6 j, J$ g放棄對許多人來說是困難的，對更多經理人而言，要把這些事情假手他人，是沒有安全感的，然而，在時間管理的過程裡，我們要會找出拖延我們進度的時間小偷與自己人格上的弱處。
/ C8 F) S; T5 X$ A8 \, v( ]


懂放棄 效率更高

# s' W8 _% N4 w9 E2 u; |' e( o
: B6 G. u/ |7 L- ^+ _

舉例來說，假設你是一個企業裡的高階主管，正在協調處理廠商開票的時間，這攸關到公司周轉金的儲備問題。此時，人事部主管走進來，找你討論某員工的職務調度，這位人事部主管深受老闆喜愛，許多人都不敢得罪他，此時你是要完成手上的任務，還是打斷自己先與他討論人事調動？

0 ~) z* z1 _; Y" X

$ ^/ O5 k1 `- C& C我們可能會基於人情壓力而屈就，但我們必須時刻提醒自己：這樣處理事情的決定，是讓我離目標更近還是更遠？
! f6 `8 u1 ^' c( J* ^$ H" s
" D  C$ a$ ^! O4 X. P4 N% v
, Y. u3 |  F% c
當我們愈常問自己這個問題，就愈能把自己拉回到正軌上，避免去處理與目標不相干的事件。

8 \7 M( G4 E! V0 n4 j" o
) W. A) Z3 m* ?
再舉例，如果你希望有一個美滿和樂的家庭，當與丈夫、妻子或孩子發生一些不愉快時，你是要任憑情緒波動，浪費時間在吵架上？還是給自己冷靜的空間，去思考更好的溝通品質？

# K- G7 g! E4 }( P, C- D. [9 `

+ G4 Z1 d7 F% }8 c! H- o" P* t時間管理的博大精深，處處可見，掌握自己的優勢領域，投入在最擅長的事項，並且隨時隨地警醒自己，才能成為一個有效能的人。
$ F" ?. M) a; U, G/ B
5 S# s+ Z# y' E- L/ x
  U% a* t- p: w- K' b2 r  |; n
記住！先管好時間，才能管好財富！彼得杜拉克的經典名言：「我拒絕浪費時間！」與你共勉之！

2 j( O, M6 @, p) U5 Z- b) Q; w