新任物管到社區服務即將滿月
彼此都還在適應與磨合當中

每次經過大門
至少有2位物管人員會跟住戶打招呼問好
這是過去很少有過的情形
希望能繼續保持下去

但也希望當他們向您問好的時候
住戶們也能適當的回應一下
不然久而久之
互相視而不見
他們的熱情終將消失
又要回到原點了

畢竟這是好的開始,請掌聲鼓勵一下{:3_62:}

僅能說，保全有進步，但秘書尚待加強！

反映的問題有在處理，至少不會像某一家物管到任期結束，連個回應都沒有，所以目前很滿意

豬阿魚 發表於 2012-5-21 10:00
僅能說，保全有進步，但秘書尚待加強！

前天遇到財秘說:偶們請不到秘書呢~工作量太大
要影印多量公告,要一層層去張貼,要發信,單這部份就去掉大半天,還要站櫃臺.......

Bear 發表於 2012-5-21 12:41
前天遇到財秘說:偶們請不到秘書呢~工作量太大
要影印多量公告,要一層層去張貼,要發信,單這部份就去掉大半 ...

其實可以協調分配工作,發信的工作應該可以讓夜班保全去幫忙發信,夜深人靜走走巡邏順便發信也不錯說!!

小徐 發表於 2012-5-21 12:48
其實可以協調分配工作,發信的工作應該可以讓夜班保全去幫忙發信,夜深人靜走走巡邏順便發信也不錯說!! ...

所以隔夜報，過期信由然而生！

Bear 發表於 2012-5-21 12:58
所以隔夜報，過期信由然而生！

我想這樣的工作協調分配，不會被認同，保全去顧信箱，乾脆讓他們去打掃好了！保全也，

Bear 發表於 2012-5-21 12:41
前天遇到財秘說:偶們請不到秘書呢~工作量太大
要影印多量公告,要一層層去張貼,要發信,單這部份就去掉大半 ...

秘書不就是做這些事嗎？不然還要做什麼？

Bear 發表於 2012-5-21 13:17
我想這樣的工作協調分配，不會被認同，保全去顧信箱，乾脆讓他們去打掃好了！保全也， ...

呵呵

我只是個人建議跟見解啦

以前住的社區1000多戶,一樓梯廳也沒有信箱

都是保全半夜挨家挨戶送信落實0廣告垃圾信件

我是想說半夜12點後車道哨跟機動哨如果有要去巡點

到了一樓梯廳就順便把信發一發.....

個人意見啦!!看看就好~

最近車道警衛在開出車道時都有在指揮，這點有進步，
至於早上7、8點上班時段大門警衛好像很少在開門，大門警衛是幾點上班啊？是我們太早了嗎？下午時段就真的有看到在開門。
至於打招呼，時有時沒有，不過比起以前好一點點，而且早上大門常開卻沒有警衛在顧，有點奇怪。
我覺得警衛真的要常和住戶打招呼，這樣才容易記住住戶的臉孔，尤其是大門警衛更應該這樣做。

啊~~~對了！

最近天氣開始熱了，大廳都開始放冷氣
請大家進出中庭時，都能隨手關門哦！

不然冷氣跑掉很浪費吶~~~~

有感受到保全和秘書的親切,
提滿東西也有人會幫忙開粉重的大門,
還會調皮的跟我兒子說芝麻開門,
粉有幽默感{:4_164:}

小豬媽媽 發表於 2012-5-21 14:22
最近車道警衛在開出車道時都有在指揮，這點有進步，
至於早上7、8點上班時段大門警衛好像很少在開門，大門 ...

每天早8到晚8

小徐 發表於 2012-5-21 13:51
呵呵

我只是個人建議跟見解啦

工作的調配, 如果可行; 只要把工作做好.完成
也未嘗不可

Lydia 發表於 2012-5-21 13:27
秘書不就是做這些事嗎？不然還要做什麼？

就我了解的部份

去年時祕書是3位，但其中一位專職財務祕書，其工作主要是結帳、製作月報、列印通知單、跑銀行等等....
因為在結帳時，會需要較長時間的使用電腦，有時約一個月有10~15天，都在處理對帳、結帳、追帳的工作
所以中控辦公室中有一台是給財祕使用的電腦，她有空時，才會支援櫃台

至於櫃台行政祕書要作啥
所有訪客、住戶會走到櫃台問的問題, 他們都要處理、連絡、確認
再來就是信件、包裹、社區文件、會議記錄的整理
信件包裹送來時，祕書要先分類平信、掛號及包裹

平信要分棟別
掛號跟包裹要登記在冊，貼上小紙條，製作信箱通知單(就粉紅色那張)
社區文件公文要作傳閱，公告要擬文給主管確認，會議記錄要編排，最後要列印，分類，歸檔
晚班的還有可能要去各棟投信，張貼社區公告
以社區的公告量及各棟投信的數量來看
走上一圈，沒個半天是處理不完的

之前是二位行政祕書(早、晚班各一)在作上述文書作業，有時前櫃忙時，財務祕書會支援
但現在只有財祕和副理二位負責
常常晚上還沒到下班時間，行政櫃台卻不見人
大部份都是副理去發信貼公告了

相對來說，業務量是大了些

其實小徐說的也不是不可行
反正夜間的巡邏保全都要各棟各點確認，其經過之處，不外乎地下停車場各層、12樓中繼水箱和頂樓，1樓梯廳是必經之地，這些地方，就是社區資訊張貼及住戶信箱所在
轉而請保全支援這部份，在巡邏的時間上可能會久一點，但並沒有增加他們的工作範圍，而且一晚上要巡邏數次，相對晚班祕書有下班時間還有櫃台放空城的壓力，保全支援也不是不能考慮的

昨天要拿鄰居寄的錢在櫃台....
遇到副理去投信，會館祕書和主任來支援....
一問三不知....一去劈頭就告知「我們是被叫來支援，也都不清楚....」

找不到寄物本子放哪(就在後面櫃子區左邊算來第一本)
找不到錢放哪個抽屜(就在你左手邊的那個抽屜打開，上面有各戶寄放錢的資料袋)

念在是第一次坐櫃，所以不清楚物品放置處
所以也沒說什麼，只跟他們說，久了就熟悉了

請再加油，好嗎？

黑麻麻 發表於 2012-5-23 09:06
昨天要拿鄰居寄的錢在櫃台....
遇到副理去投信，會館祕書和主任來支援....
一問三不知....一去劈頭就告知「 ...

哈哈~
我的經驗是
登記本也在手上
但是不會翻閱第二頁查看
直接是當下的第一頁沒看到
就告知欲領錢的人說沒有寄託
我個人是虛驚一場{:13_874:}