剛剛去櫃檯要求看社區帳本!
發現幾個問題：
1.所有收入及支出均登記在一本轉帳傳票本子中，而且有20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉!
問為甚麼為這樣？
秘書轉頭要請總幹事說明，總幹事就說帳都你在做的，請你自己說!!
秘書就說之前都是這樣做的!
社區委員怎麼說，他就怎麼做!
剛好我一位學弟經過(他學主計的!)，
問了他一下，
這是不正常的現象!
應該區分現金收入及現金支出2本分開才對!
2.要求看定存及活存本子(影本)，無!!
秘書說在主委那邊!!
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以上是正常的嗎?
有沒有甚麼是我該注意的!

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個人曾在某家物業公司 擔任過 信義區 區域主管 負責過14個案場...

其實 每個社區的作帳方式都不盡相同.........(有iso9001認證也一樣...)

教你簡單的查帳方式......

就是把存摺 跟 社區財報進行核對 看看數字上有無誤差........

可以先單純的抽查 每日 管理費收入 跟財報每日收入 是否相符.....

再看看 零用金支出 有無奇怪的明細或單據 細項有怪怪的?

裝潢保證金 跟暫收款 如何提存?

遙控器/磁卡 帳面數 跟帳是否相符......

還有管理費逾期/預繳明細是否有清單詳列..........

如果真的傻傻的分辨不清楚.............建議找第三方 會計師 來協助查帳....

還是請位會計師來幫忙吧!

看看分類帳...()
看看傳票...
看看收據內容...(搞不好還會出現婦產科收據喔!)

請參考{:4_160:}

1.應該區分現金收入及現金支出2本分開

這個沒有一定........所以問你學弟不見得對..........要看社區管委會開戶使用的方式(物管公司向來只有建議權 沒有決定權..)

有的管委會帳戶是依使用用途分帳戶 (比如管理費用a銀行 公基金放b銀行 裝潢保證金/暫收款c銀行..定存 b c d 銀行都有...)

有的亂七八糟5 6本也是有看過...(本人遇到某社區管理費分5本不同銀行給住戶存...orz)

也有的從頭到尾都是一本搞定...........(超出一半以上社區是如此....尤以300戶以下中小型社區)


2.要求看定存及活存本子(影本)，無!!秘書說在主委那邊!!

這可能性是很高的..........有的管委會搞神秘........有的連存摺都不給總幹事保管經手的....看不到定存單 不意外!!

不過住戶還是可以反映 有權請求委員會把定存單影本 公示給住戶知悉 依 公寓大廈管理條例 這是於法有據的....

如果覺得有問題 應是先知會主委 請求 財委 /監委 協助進行財報說明較佳........

以我的作帳經驗.
1.社區的收入不外管理費及汽機車收入.最好收據要求.要連號不得跳號.
財委每次只給總幹事5本收據.用完收舊給新.千萬不要貪圖小利.我就碰過有管委會
要求收費單據由保全公司提供.這樣的缺點就是比如編號200.的保全公司家同樣編號就有好幾本.
全部收據都交給總幹事會有一個缺點.曾發生有總幹事拿後面號碼的單據跟住戶收錢.中飽私囊.
而社區會查不出來.很簡單.主.財.監.沒人花時間過帳.及稽查.才會造成被污錢卻不自知.
2.每個月財報都應該將收費單據貼上來.我通常看過後我會蓋騎縫章.包含支出單據報表.
核對銀行存摺.是否跟當月財報金額是否相符.
3.要求總幹事按時公告住戶的欠繳名單.這樣帳有問題馬上就知道了.
4. 最好將當月財報.包含收入明細表.一般一張收入報表單據約35張.(以我們社區大約7張收入報表.)
及支出單據影印張貼公怖欄.這樣帳就很透明.一方面不怕住戶質疑.社區花了那些錢.一清二楚..

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用幾本帳是看帳的復雜度,不是一定一本或二.若是很清楚,流水帳也是可以的
你這麼說是無法找到查帳的方式的
還是找社區內的會計人士出面,不過......
會計能力要強一點的才行,最好有過查帳經驗會抓問題的
畢竟"魔鬼藏在細節裡",沒有三兩三是看不出來的

感謝有回復的：服務小弟、 豬肉、 快樂讀書會、新同學 !
會po這篇是希望可以得到一些方法，讓社區有心關心帳務的鄰居可以知道如何看起!!!

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只看傳票.不過帳.是看不出所以然的.
我曾看過某個社區24個月的財報.有20個月.表面的上期結餘.+收入-支出不等於本期結餘.
但主.財.監都蓋章囉.到最後要交接了.助理帳做不出來.

謝謝分享!我印下來要分享給住戶了!

一、所有收入及支出均登記在一本轉帳傳票本子中，而且有20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉!
建議：收入/支出：要分開~~~方便過帳及產製報表以及作核算~~
查帳要領：收入怕低列、支出怕高列
所以以下分：收入面及支出面加以說明
(一)、收入面：

查帳要領1：用核算動作：(檢視收入的合理性及是否有低列之虞)
例：(1).管理費收入：用--戶數(量)或坪數去作核算 其收入合理性 查帳要領2：每筆收入的入帳時間點很重點~~~即使延後入帳：一定要有明細喔。
例：收入有登帳，但延後登帳===可能發生的問題：利用手上的收入款項，補之前可能挪用的款項

(二)、支出面：
查帳要領1：是否虛報支出

1.一樣可以採核算動作，核算出支出總數之合理性。
2.支出一定要有憑證。這點很重要~~才可看出，支出支付的合理性
(怕挪用至私人使用)

二、20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉

這有非常大之問題，表示其帳務有問題無法對其蓋章負責，所以針對此20筆作詳查。 (所謂詳查係：需要檢視所有之收據或相關憑證，並且要核對至銀行帳戶，若核不到就擔心-現金交易) (支出面重要原則：若採用現金交易 是無法查帳的~~~~)
(因為即使小額的零用金支付也是要有憑證的喔~~)
三、要求看定存及活存本子(影本)，無
秘書說在主委那邊!!

若貴社區有心要查帳務內容，定存及活存影本 ，沒有理由不提示，若一直提示不出來
此部分有很大的問題：擔心是用現金交易喔~~
(只要採現金交易再怎麼厲害的查帳高手都查不出喔：原因是把要查帳的軌跡都破壞了。)

所以建議可以從此方面先作確認。也就是說只要提示不出存摺~~那貴社區的帳務就有極大的問題喔！

我老公是會計師，目前居住北大特區，這部份是他幾十年的專業，他應該可以協助你找出問題點．
加油！
若有需求可以發訊息給我．

亡羊補牢
趕快制訂會計制度
所有的帳應作傳票(限定會計科目及權責劃分)
傳票簽章必須有原始憑證附件(如提列現金或銀行轉帳要影印存摺)才為有效
簽章必須先行認證，禁止代管，代用，以明權責
過帳製表要請會計師簽證(公信力)
如有零用金應設進出底額
要有每日清結的習慣(不要偷懶，過幾天積多就記不得或亂了)，
主委財委要不定期抽查帳戶，避免移用(選上了就要盡份)
其實社區財管相當單純，作帳簡單
之所以搞得污煙瘴氣，就在一個懶或外行(不重視)
除非一個貪字，
否則這種普通常識的基本會計
不是稅會或財會
要弄到難以為帳或撲朔迷離，也是天才方能成就的大業
這哪需要專業!!

panpan 發表於 2011-5-9 15:23
我老公是會計師，目前居住北大特區，這部份是他幾十年的專業，他應該可以協助你找出問題點．
加油！
若有需 ...

那就先跟你說聲謝謝!!

剛剛下去查了一下帳，有幾個問題：
(1)4月6日轉帳傳票上分列服務費支出：00公寓大廈及00保全2筆費用，這2筆分別為2個帳戶，照道理說存簿上也應該顯示這天有2筆金額支出，但是，存簿上卻僅有一筆總額數目的支出。
(2)也因為發現怪怪的，就繼續往下看，發現有發票，但是發票卻是同一家開的(00保全)，轉帳給2家公司，應該會有2張不同的發票吧!
(3)更有問題的是，4月的服務費支出，發票日期卻是3月1日就開好了!
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以上屬正常嗎?
謝謝!!

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(1)4月6日轉帳傳票上分列服務費支出：00公寓大廈及00保全2筆費用，這2筆分別為2個帳戶，照道理說存簿上也應該顯示這天有2筆金額支出，但是，存簿上卻僅有一筆總額數目的支出。

請問這筆支出 恰巧是00公寓大廈及00保全2筆費用的加總嗎? 通常我會建議在該筆存摺空白處加記註解...方便查帳 也方便記帳
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上面的支出2筆卻只秀出1筆 有可能是銀行櫃臺方便作業問題.........或是採提領1筆支出 匯出2筆.....查一下有無2張匯款單

...............感覺你們家的財報是不公佈 當月財報的存摺影本給住戶看......

(2)也因為發現怪怪的，就繼續往下看，發現有發票，但是發票卻是同一家開的(00保全)，轉帳給2家公司，應該會有2張不同的發票吧!

有的公司方便作帳 會偷懶統一由一家公司出發票...........只要加起來的總額正確.........應是沒有問題.....

(3)更有問題的是，4月的服務費支出，發票日期卻是3月1日就開好了!

通常都會提前開單 方便送到社區請款................只要確認每月財報 有無重覆付款(請看附件發票跟明細...)

應無大礙.........

服務小弟 發表於 2011-5-10 21:37
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(1)4月6日轉帳傳票上分列服務費支出：00公寓大廈及00保全2筆費用，這2筆分別為2個 ...

所以說這樣算正常的?!
實在搞不懂，
只希望每月的財務報表能夠明確清楚一點而已，
管委會的幾個人不知道在堅持甚麼，
報表又不是叫他們做，
況且公布出來讓住戶看有這麼困難!!!
舉個例：
服務付費支出：400000
一句話打死!
一般住戶怎麼有那麼多的美國時間跑去櫃檯問，這些錢到哪裡去?
又還沒要你將支出憑證影印公布，
就一直說一句某某時間管委會的決議事項，
拿出來檔!

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你要把重點放在.....

你家的財報有沒有異常不明的支出.........

或是有沒有假單據核帳.........

預繳 / 欠繳 管理費明細是否清楚........

某些採購費用是否嚴重偏離市場行情..............

這樣子查會比較快.........{:4_181:}

支出記得分出 固定性支出 跟非固定性支出...........這樣抓帳會更快

固定性支出......就是委員會有跟協力廠商簽合約....每月都得匯出部份

盡量減少給廠商現金請款...........超過2000以上 建議設一本廠商請款簽領冊..(文具店有賣)

服務小弟 發表於 2011-5-11 00:37
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你要把重點放在.....

了解，謝謝!
我還有一些方法來看他們的帳務資料，
到時再來跟各位報告是否正常!!