昨天的中秋晚會為了領餐劵及抽獎劵而大排長龍，我準時6點15分下去，領劵隊伍已經排成一個圈了，都過十幾分鐘了卻動也不動。我出去走走約7點再回來，領劵隊伍已經散了，但是取餐的隊伍又排了一長條。我上樓弄弄約7點半下來，整個餐桌已經很準時的收乾淨了。
這裡反應了三個問題：
1. 辦活動一點都不大器
既然都已經早早就事前調查出席人數了，餐劵及抽獎劵為何不肯先發下來？非要等當天大家來排隊才能領劵？
是怕有人渾水摸魚來白吃？難得一年三個重大節慶，而且都是在社區裡面辦活動了，來者都是客阿！更何況除非門禁管理有問題，否則都是自己社區的住戶阿！
即便事前沒有登記，臨時想來參與的住戶，就大方地讓他們參與，能多吃多少呢？更何況吃的是自助餐，有吃多的，有吃少的，分量本來就不好估算精準，而且一定還會有登記而沒有來的住戶阿！
2. 辦活動一點都不以客為尊
當大排長龍，隊伍動也不動時，我先生去問怎麼回事時，沒有任何人要回他的話。
當我再回來領餐劵及抽獎劵時，隊伍已經散了，櫃檯的服務人員板著臉問我有沒有事先登記，一點笑容都沒有。然後隨便拿了一張別棟別戶的餐劵掛牌給我。
這是怎麼回事？當住戶是什麼？街友嗎？---即便是街友，人家慈善單位的志工也很客氣阿！更何況這些活動的經費及人員薪資還是我們住戶付的錢。
3. 辦活動一點都沒想到動線安排
明知道領餐劵及吃飯的時段，一定是會是在很短的時間聚集來很多的人潮。卻沒有好好去規劃多個服務窗口來發餐劵及抽獎劵，也沒有好好去規劃餐桌要如何安排才能縮短取菜的動線
餐桌靠墻壁，讓取菜只有二條動線，為何不增加成四個餐桌呢？為何不把2個餐桌放中間，而成4條動線呢？
也不過區區幾道菜而已，有這麼困難安排嗎？

物管辦大型活動是沒有經驗嗎？不知道流程該如何才能讓它走得順暢嗎？
另外，我們管委會這回請的物管主管是怎麼回事？平常都已經很難得看到他們出來站在櫃檯了，怎麼難得露面跟住戶講話，卻都完全不帶點笑容？
甚至反正已經沒人來領牌了，閒閒站著那裡也是站著，為何也不想稍微地、客氣地解釋一下為何他此時會隨便拿張別家名字的餐劵牌給我呢？
我真的很好奇，我們的管委會委員們都無感嗎？還是因為享有另一種不同的對待方式所以不自覺？

發言及感言很中肯,

請委員及物管單位看到之後,

以後再辦時應該改進.

委員們很辛苦,總希望將每次的活動辦好`辦成功,

採取預先登記應該只是預估量而已,

憑什麼不讓住戶參與盛會及用餐呢?

辦活動又沒有逐戶通知,且我們社區有很多不是常住戶,

只是偶而假日才有前來,難道就必須被排除在外嗎?

例如:假設中元普渡沒有事先登記要來參與普渡的住戶,

在舉辦社區普渡的當天才來參與,就不能參與共同祭拜嗎?

餐券及抽獎券可以當天活動開始前就先放入住戶信箱內，物管也應預留一些給無法事先得知，而臨時到場參加的住戶。為免排隊太久掃興（昨晚覺得自己好像難民等待發放食物一樣，氣質都沒了。）可事先以餐盒的方式裝好，當然也需預留給食量較大或家庭成員較多的住戶可以多領。以上建議，期待下次改進，謝謝！

看到這個反應，我真的很開心，表示各位好鄰居參加活動的意願與支持度越來越高，有改進意見，才能讓社區活動越辦越好。

其實管委會籌備過程繁瑣與不斷的開會討論，光是管委會委員間針對活動內容整合分歧意見也花費不少時間，為此活動委員還曾一度萌生辭意，過程就不再贅述了{:4_137:}

我個人(不代表管委會多數委員想法)想針對當天活動想跟大家一起交換意見與心得。

首先要說明的是，每年活動預算經費，都需要事前編列並提報區權會決議後，管委會才能夠按照預算進行。

管委會在有限的預算下(經過區權會決議)，擔心準備不夠或過多造成食物浪費，為此傷透腦筋。

在過去籌辦活動經驗來看，經常發生出席人數與報名人數落差很大，加上不斷有新住戶遷入，人數的掌握度上，發生極大困難，這次亦採用過去平均報名人數與實際出席值來估算。

包括在桌椅的準備上，要增購或租用，委員間的意見也不一，因為過去活動中，委員們也觀察到部分住戶僅用餐，但不參加活動，甚至領取餐點後就直接回家享用，桌椅數量精確統計亦有困難之處。由於目前社區目前的椅子只有250張，不足部分，用採購或租用，由於此次委員間意見不一，無法形成高度共識，且採購初估花費不少的金額，所以這次活動桌椅採取租用方式。

此外，提供晚餐或茶點，是截然不同的型態，過去社區活動提供簡單茶點，參加人數似乎不如預期，桌椅尚可足夠使用，但這次餐會，反應意外的熱烈，超出所有委員的預期。

至於排隊動線問題，由於物管/會館僅提供一列領取名牌及摸彩券，造成嚴重的大排長龍，這點確實是會館事前規劃不足。

當天到場的委員都聚集在服務台協助(補救物管/會館規劃的不足)，商議要如何加速領取。

當下為了有效紓解大排長龍的現象，委員們決定以詢問排隊芳鄰戶號報名人數直接核發名牌且不核對姓名，因此，有芳鄰反應自己領取的名牌並非自己戶號與姓名，實非不得已緊急措施，當場有住戶不滿，也懇請大家見諒。其次，委員也自己排隊領餐，並無特權，相信當天有認識我的住戶應該知道我在協助加速領取名牌後，我才開始排隊取餐給小孩吃(排後面還差一點都吃不到@@)，委員真的沒有特權阿，不只是我，其他委員也都是排隊領餐，沒有例外，以上為當天與之前籌備的狀況說明。{:4_186:}

最後，我想提供幾個思考點，跟大家分享:

1.今年比照去年活動預算，但人數卻暴增不少，加上舉辦餐會成本較高，未來若要舉辦類似餐會，建議明年編列更寬裕的預算，供明年辦活動用(包含餐費增加與桌椅設備添購等等)。

2.現場亦有住戶反應未來舉辦活動，領取餐盒就好，可以減少大排長龍的狀況，對於現場突發狀況比較好掌握，這也是一種選擇方案，將提供管委會參考。

3.有住戶反應，室內使用麥克風迴音過大，不建議在室內舉辦，但天氣炎熱的夏季，要在戶外舉辦，不論在食材或位置動線安排上，挑戰更高，需要有新突破方式才有可能達成。

其實當天活動結束後，我遇到同棟住戶，搭電梯時給予很多的建議，我都會虛心的把大家的意見帶回管委會檢討，任何的檢討也都為了下一次活動作更完美的安排與準備，謝謝大家這次熱烈參加活動，因為有您們，我們的家園會更光彩與溫暖。{:4_82:}

最後一提，這次魔術秀好好看喔，錯過的芳鄰肯定會扼腕的{:4_164:}

補充一下:社區舉辦活動，一直都是二樓VIP會館服務團隊協助策劃，一樓物管只是協辦單位喲，未來有關活動部份，可直接與二樓會館經理建議，或直接填寫意見單，均將於管委會例會討論，再次謝謝大家的意見。

Ming 發表於 2014-8-31 10:26
發言及感言很中肯,

請委員及物管單位看到之後,

Ming大哥:因為我信阿們教，所以對於普渡安排事宜不清楚，也沒有參加普渡細節討論或參加當天普渡，所以沒辦法回答您的問題，懇請見諒。{:4_90:}

小柚子 發表於 2014-9-1 11:01
Ming大哥:因為我信阿們教，所以對於普渡安排事宜不清楚，也沒有參加普渡細節討論或參加當天普渡，所以沒 ...

謝謝B棟小柚子委員熱心的回覆!

我只是舉例而已,並非針對該事項,

我本人是有事先登記並準時參與普渡的;

只是順便提議委員們在舉辦住戶盛會(如此次的中秋晚會)要考慮周詳,

儘量不要造成住戶的不滿(例如:限定住戶必須在一週前完成登記且不得現場參與),

難道三節晚會是限定特定人仕或怕太多人參加嗎?

畢竟大家都有公平地繳納管理費,要公平的對待,

更何況越多住戶參與的話,更能展現社區內的團結氣氛及給予委員們的支持.

小柚子 發表於 2014-9-1 10:59
看到這個反應，我真的很開心，表示各位好鄰居參加活動的意願與支持度越來越高，有改進意見，才能讓社區活動 ...

我想沒有任何執事人員願意把一個重大的大型活動給辦砸的-- 所以，當然還是得給辛苦的籌辦人員一些掌聲才是。
不過，我還是再說明一下我總的看法：
1. 辦活動即使經費再多，也永遠會覺得不夠用的。
所以辦活動的人自己得要去斟酌如何安排活動的內容，要有取有捨--有多少錢、有多少人、有多大場地及設備，就辦多少事！---不需要貪多，殊不知“備多力一定會分”！
有錢有闊氣的辦法，沒錢有溫馨的辦法，但是還是那句話---要大器。
大器並一定要用錢來堆砌的！我一向不以為有錢才能辦好事，更何況編列預算的當時就應該想清楚預算的分配是否合理了。
有錢固然好辦事，但錢不用在刀口、不用在誠心，也是沒有用的。如果有錢才能創造溫馨、快樂、團聚的Fu，那小門小戶的人家都不用過歡欣快樂的節慶了！
2. 辦活動要設定好中心主軸---核心目標
這種舉辦中秋重大節慶活動的核心目標當然一定是希望住戶全員都能來參加。
不論預約要來的，不論臨時想來的，只要住戶當天願意來，甚或住戶當天來訪的親友，我們都應該很熱忱的歡迎他們來一起參與才是。
當然這又牽涉經費問題，但是經費問題絕對不該是模糊活動核心目標的藉口。
我相信會住在翡冷翠的住戶，絕對不缺吃社區這一餐的，大家要的是過節熱鬧溫馨的感覺。所以吃一頓簡單的有溫馨餐會，絕對比吃一頓混亂的惹閒氣餐會，來得令人讚賞、津津樂道！
3. 辦活動要有周詳的計劃
周詳的計劃一定會模擬當天可能出現的各種情形及應對方式。
所以，周詳的計劃一定會要包括臨時的、緊急的備用方案。
所以，周詳的計劃一定會想到如何應付在最短時間集結最多人數時的狀況。
4. 辦活動要以客為尊
我還是強調這句話，我想現下絕大部分的住戶應該都可以諒解主辦活動單位的規劃不周延。
但是沒有任何人可以在一個本該是個愉快的場合，除了要去面對混亂的局面外，還得一問三不知，甚或去看主辦單位的臉色的。
辦活動的人就是得要拿出謙卑的服務態度來，不管你覺得高不高興或你覺得委不委屈。
任何辦活動的執事服務人員所該具備的客氣與誠懇的態度，是沒有折扣、沒有藉口的。

PS:
住戶選擇參加部分活動，而不參加其他部分活動，是因為社區辦的每項活動並非老少都咸宜。例如唱歌、玩遊戲、摸獎，我就沒有特別的興趣了。
管委會在平時或是在重大節慶時，其實應該發個問卷或詢問每天進進出出的住戶們，去調查、去了解一下大部分的住戶會比較偏好什麼戶內的活動才是。
我不知道我的觀察對不對，其實我們社區以中年家庭及老人家出入的居多，年輕的單身或夫妻反而不多。那這樣的族群會偏好什麼活動內容，總可以事先了解一下吧！
（例如，一年二次的旅遊活動，我雖然沒有參加，但是我就覺得這種活動安排對於住戶非常地好！）

Ming 發表於 2014-9-1 14:26
謝謝B棟小柚子委員熱心的回覆!

我只是舉例而已,並非針對該事項,

Ming大哥早安:

依據社區過去舉辦的經驗來說，活動報名都有截止日期，假如有牽涉到準備食材或材料，若非事前報名，往例均無提供額外的備品，現場報名參加就無法享有食材或材料的使用。

我觀察到，部分住戶可以理解並支持這樣的規定，避免浪費。但對於部分住戶來說，無法接受這樣的規定，甚至當場對工作人員發飆。是否要多準備備品(有可能準備過多形成浪費)，委員間也有正反兩面看法。

就這次我觀察到的領取餐點現象:
部分住戶現場用餐，也參加活動。
部分住戶領餐後回家用餐，不參加活動。
部分住戶現場用餐，跟熟識鄰居聯絡感情，但不參加活動。

不論是什麼樣的狀況，我個人認為能夠參加活動，哪怕只是下來領餐，只要彼此有交流與認識機會，都是好的。這屆管委會，有將近一半(6位)是新任委員，未必該棟住戶熟識，藉由活動機會，跟自己同一棟委員溝通，交換意見，也是一件美事。

社區活動規劃，基本上由權責委員--活動委員配合二樓VIP會館籌辦，活動委員提出草案方向，管委會針對審查預算，是否合乎社區相關規定(採購.核銷等等)嚴格的審查，活動內容，其他委員提供建議但尊重權責委員做法，這次舉辦活動細節，部分委員看法與活動委員未必一致，因為溝通上的誤會，活動委員曾萌生請辭想法，經過主委慰留溝通化解。

因為我算是委員年紀最輕的一位，比較常使用網路介面溝通，對於這次活動，我個人觀察的狀況也提供給各位好芳鄰們參酌。

tracytsao 發表於 2014-9-1 15:06
我想沒有任何執事人員願意把一個重大的大型活動給辦砸的-- 所以，當然還是得給辛苦的籌辦人員一些掌聲才 ...

每次活動缺失均會提出檢討報告在下次例會，針對住戶改進意見，我們一樣會虛心檢討。

您的建議相當棒，我個人也非常喜歡作問卷調查。

因為管委會委員只是住戶推派出來監督管理社區事務營運，是否能代表所有住戶的喜好與想法?!若無徵詢問卷調查，很難精確窺知住戶多數想法與意向。

過去幾屆委員較無問卷調查施行，這一屆我曾向主委及委員們提議針對重大事項做問卷調查，較能掌握住戶的意向，之前自聘總幹事考核，就是一例。

當然未來針對活動，不管是三節活動或者是旅遊活動，甚至其他社區大小事情，都可以做問卷調查，作為決策或改進參考依據。

我是B棟候補委員遞補，當初承蒙不知名B棟芳鄰愛戴，推選我擔任委員，幾經推辭與考量，才決定接下委員位置，希望協助社區制度化更完善，我目前擔任監察委員一職。

在此屆剩餘幾個月任內，希望我能夠協助管委會更落實制度化，明年我衷心的期待更多年輕有能力的芳鄰，加入管委會，讓管委會有不同的面貌，展現翡冷翠更有活力的一面。

有很大進步空間，下一次會更好