遠雄大學之城翡冷翠住店區第四屆管理委員會
第3次例行會議會議記錄
會議名稱：第四屆管理委員會第3次例行會議
時 間：中華民國103年3月15日(星期六 )9：00時
地 點：社區二樓會議室 記錄人:林群洲
主 持 人：主任委員 鄭志祥
出 席 者：主任委員:鄭志祥、副主委:陳步州、監察委員:黃喬玉、會計委員:李國賢、設備委員:蔡榮爵、VIP委員:侯永輝、安全委員:杜崇棣、活動委員:陳亞蓓、園藝委員:任聰明。
請假委員:環保委員:許碧蓮、出納委員:黃麗蓉、資訊委員:駱展龍。
列席人員：良福公司:李紀中主任、彭自立副總幹事、王世鈞機電組長、麥斯公司:馬思漢總經理、林廷翰經理。
應到人數： 13人 請假人數:3人 實到人數：9人 (店鋪委員出缺)。 壹、主席致詞：

貳、會議決議事項執行情形追蹤：

決議案一: 檢討社區委外維護廠商合約與勤務是否符合投報效率與需求。(如附件一:第二次例會提案之決議執行進度)。
(一)、盛盟消防公司合約:
決議:依合約內容免費協助社區完成下列事項:年度消防安全申報作業及消防演練作業，另外需協助社區編組完成防護計畫書。並請盛盟公司安排兩個消防演練日期，給管委會選擇，以配合社區實際消防測試操作拍照。
(二)、遠雄電費契約:
決議:主委裁示如果遠雄確定不再續約，那麼待3/19八大社區主委聯合會，我會針對此事與其它社區交換意見後再決定行文方向與後續。
(三)、國盛舊衣回收合約:
決議:管委會同意與廠商新北市身障者暨新住民關懷協會簽舊衣回收合約，並請總幹事再與新北市身障者暨新住民關懷協會議價後，將契約回傳呈報相關權責委員。
(四)、群揚資通社區網路合約:
決議:社區公共區域Wifi網路信號不足欲增之處，請管理中心測試處理，再請廠商將回饋建置部分補入新年度契約內。
(五)、新威園藝維護合約:
決議:依合約中第四條第六項，【本合約如乙方服務良好，為縮短文書作業流程，甲方得經管理委員會會議通過後，發函通知續約。】現已請廠商將草擬合約書中，移除報價單中服務內容最後一項*公所維護區每次修剪2000元計。再送新修正合約書呈報相關權責委員。另外台北草報價施作方式再議。
(六)、高智慧垃圾清運合約:
決議:仍與高智慧續約，資源回收部分再議價後，呈報相關權責委員。
(七)、良福保全合約:現場已請良福保全李主任列席備詢。
安委:提出題案討論之題案三中懲處案內說明如記載，第一點，良福保全夜班中控室值勤保全員黃于誠於103年1月31日至103年2月7日，執勤時違反翡冷翠社區執勤規定，於中控室打電動遊戲、睡覺連續7天次屢勸不聽。第二點，良福保全夜班中控室值勤保全員韓詮定於103年2月19日，執勤時違反翡冷翠社區執勤規定，於中控室躲在門旁監視器下方，屢勸不聽。第三點，3月3日及4日良福保全夜班保全人員缺少壹員執勤，是否照合約罰款。第四點，良福保全公司應確實履行合約內容。最後一點，新到夜班林保全員，有心臟病又因病遲到數小時，請保全公司解釋。
良福主任:報告主席，心臟病有問題林保全員近日會調動。
主席:關於懲處依該行業實際生態，人員如有犯行，罰鍰一律都由該員薪資扣除。懲處案中的夜班黃姓保全員事發前已欲離職，案發其薪資目前均被良福公司扣押尚未發放，假設所處分罰鍰為14000元，是由該員薪資繳納而不是良福，如是，對於管理角度而言有何意義，另外管理單位為何未於2/15例會將本案提報延宕至今？同案2夜班韓姓保全員罰鍰相對也是如此。本案因有合約規定，處分仍然要照規定辦理，至於是否要依上述罰鍰金額由會議決定。另外，有身體狀況林姓保全員執勤造成社區困擾，裁示保全公司需先呈報新進人員健檢及人資，並待相關權責委員查核。第三點，機動保全人員補班，若依合約規定，在正常補充人員時間內，現場執勤人員經主管告知同意待命，仍然屬正常配置。煩請良福李主任，未來人員調動需篩選過，以適任為主。現在回到懲處案1及懲處案2來研議，請各委員表示意見。
活動委員:有關督導廠商部分，要感謝安全杜委員找出問題。保全督導工作是良福公司主管應該做好的。委員為無給制，不該為保全公司擔負管理督導，所以保全有問題，態度有不佳，就該重罰。
安委:我也知道保全員薪水不高，但是照合約規定處罰，是凸顯良福保全公司管理制度很差。現場我勸導很多次都不聽，勸導不服從就提案到例會討論。現在還有多次遲到的保全員，未報備相關主管與管委會情況發生，請裁示。
主席:就遲到情形裁示，良福李主任需要求社區現場工作人員若有突發情事無法準時接班，請即時以電話告知社區管理中心總幹事或副總幹事，到場後以書面填表記錄。現場主管知曉狀況後，再呈報相關權責委員。回到懲處案，罰則為合約上明列已有，良福李主任就按照規定處理。
良福李主任:請提供連續七天違規證明，例如照片、錄影等等。
主席:因中控室早晚勤務都是排有固定人員，就根據中控排班執勤表查明。至於違規事證與時間，就請安全杜委員負責舉證。
安委:再強調一次，我個人並非一定要罰款到14000元。是要凸顯良福保全公司管理不確實，不落實督導管理。黃保全員是我過年期間發紅包時，發現玩電動，屢勸不聽，自那一日起一直勸導，但黃保全員不聽。另一位中控室韓保全員是發現違規後，躲避監視器，態度不佳。日班中控室楊姓保全，就表現反應很好，該獎勵。
副主委:該員所做為，是其職務上應該執行內容。
主席:若有功於社區，使社區減少重大損失者，可考量審議實質獎金鼓勵。蔡委員也擔當過安委，請教蔡委員可有何意見。
設備蔡委員:安全委員所揭發情事多屬勤務態度不好，那特別會凸顯勤務表現正常人員，誠如副主委所說，那是他們工作該盡職部分。也認同主席所說，目前保全公司因本會對於合約是否持續態度未明，致使人員不好補充。要特別請問良福李主任，是否我們社區保全員待遇薪資不好，所以人不好找，有心臟病之人員亦可當班。
主席:有關懲處案，就依提案所列，提出佐證後，發文良福公司。以上請良福李主任加強督導管理之責。另外本人並非上屆委員，但有責任就上屆物管招標過程代為鄭重澄清，絕無住戶間傳言所謂圖利廠商之說，尚請本會同仁自重，勿再散佈不實誤導住戶，如果去年美麗華公司未終止合約關係，那麼美麗華在新定合約（102.7.1後）該支付服務費用是公開招標底價為820000元（舊約服務費用為760000元至102.6.30），良福公司是經管委正式會議討論議定後，以102.6.8公開招標底價835800元議定進場，並未有與美麗華公司所報價比較，差額六萬圖利之說，本案相關資料皆可由例會記錄得知，希望此事到此為止，煩請管理單位將相關資料備檔，住戶如有疑問可供參閱。
決議:目前良福公司維持合約精神到七月底,但現場人員懲處依照提案內容罰則處理，需提供相關日期及人員執勤記錄佐證給管理中心發文處理。目前有新進人員需良福公司提出健康檢查,新人資及新異動來文，需先告知管理中心並轉告權責委員以便查核。日後將物業保全人員最低保障薪資，列入新合約中。

決議案二:總幹事自聘案。
說明:依第四屆區分所有權人大會決議通過執行辦理。
主席:接下來會委由監委及李財委就總幹事自聘案做說明。另外，之前與良福物業公司蘇處長協商，就合約中總幹事的人員同意書及勞務費扣減金額50400元，已取得共識。
監委:管委會需討論自聘總幹事工作職掌內容及簽署合約，工作細則需調整，待例會討論後進行修正。
主席:目前自聘總幹事職掌，財務部分須由物業公司主辦簽核。再者，自聘總幹事為代表管委會，如以採購為例，就是代為先行審查廠商資料、報價內容、執行效益等等。
監委:管委會中，主委、監委、設備蔡委員及李財委有較多參與面談自聘總幹事工作。
主席:良福公司副總幹事將近期會異動，新進副總幹事將為管理中心現場最高主管，接任財務管理責任。裝潢管理工作委由機電組長負責。
蔡設備委員:因該為社區總幹事增加公共意外保險。目前林總幹事文書作業較弱，需要加強。
主席:若無異議，將聘這位林總幹事為社區自聘總幹事。現與良福公司協商，文書工作如現場會議紀錄打字回歸常軌交由物管秘書做。至於後續配套依自聘公告試用期為三個月，試用期月薪為38000元，在103年6月份考核通過調升每月薪資為45000元。合約時間為103年3月15日至104年3月14日，試用通過前三個月薪資補足共21000元差額。評估總幹事自聘期間表現，另行獎勵。目前以簽僱傭約為主，要求自聘總幹事須簽保證人。

決議案三:社區所有設備年度維修保養事宜。(如附件二:安全設備工作小組103.3.7第三次工作研討會議紀錄及執行進度追蹤)。
設備委員:因為節省開會時間，就重要設備案討論之，其餘擇期研議。
項目1.公共空調公開招標案。
決議:待會計李財委審核修訂招標案所需內容，即呈報管委會。
項目2.車道入口及鍋爐機房裝設監視器:
決議:經安全設備工作小組委員與大展廠商議價後，送簽呈後聯絡排行程執行，事先連絡相關權責委員。
項目5.發電機施工合同書:
決議:要求至盛廠商簽施工合同書及原廠進貨名細。另外施工細則委由會計李財委員審核修訂，此合約內容包括:需更換中油國光機油是與原先報價之價格不變條件下，並附加保固期間內之電池檢修報告。
項目6.監視弱電系統維修:
決議:先請大展廠商來現勘，檢查弱電設備異常部分及監視主機設定系統是否獨家經銷代理權。再洽詢佑寧公司，弱電監視系統目前是否綁代理設定。

参、工作報告：
(1）管委會各執掌委員報告。
1、 監察委員報告：依財務管理辦法，催繳公告。
2、 財務委員報告：財務秘書確實執行催繳公務，依規約第三十條之第一項之第二款規定:十五天未繳管理費，發電話通知兩次。三十天未繳，請管理中心呈報財務會計委員後，公布未繳費名單。六十天未繳，再發紅單投信箱，催繳住戶。未繳達到第七十天就以管委會名義，給監察委員核准後，發存證信函催繳管理費。
主席:目前在華南銀行辦理管委會印鑑變更作業已完成，定存部分會繼續照約定執行。另有自去年10月就欠繳管理費三位住戶，直接發紅單催繳。至於去年未繳費，造成短收金額部分，請財委知會財務秘書進行查核結算。
3、 VIP委員報告:貓道漏水修繕後，持續追蹤遠雄邱主任修繕狀況及物館中心應安排非營運時間休繕。

(2）物管中心報告。(如物管中心附件冊)。
1.大型公共濾水器更換濾材施工案，請物管中心與廠商協商，是否同意檢附水質測試費用，包含於報價中，後續呈報管委會。
2.B4F車道漏水及住戶前陽台屋頂水泥掉落，及住戶家落地鋁門窗玻璃爆裂。請物管中心傳報修給遠雄客服及告知住戶已過保固期後，廠商連絡名單請住戶自行連絡。
3.地下停車場連續壁牆滲漏水情況達兩年之久，請物管中心整理類似漏水部分，整匯給遠雄工務邱主任報修繕。另外管理中心督導機電人員需定期通落水孔。
4.地下停車場違規堆置雜物，依社區管理辦法勸導貼單拍照達三次後，依據規約公告之。若仍舊違規堆積，呈報政府消防及工務單位進行檢舉告發程序。
(3）會館中心報告。(如會館附件)
林經理:
1:貓道已請遠雄邱主任現場施工，現進行觀察中。及個人湯屋大排水彎管裂隙，依管委會指示自行填補塑剛土處理。
2:在VIP工作小組研討會上，提出麥斯是否續約或進行公開招標。
主席:
1: 貓道追蹤施工進度回報相關權責委員。
2: 會館公開招標委由權責委員，擇期預備辦理。
另外要求麥斯公司，安排專職社區經理專心處理會館事務，經理為責任制需適時回社區處理公務。不得挪用社區開館時間來保養修繕，影響住戶使用權益，當安排非開館時間進行保養檢修工作，另外請麥斯確實檢討社區每週固定休館其用意蘊涵為何？

肆、提案討論:
提案一: 社區規約與辦法之審議修正。
主席:
第一點是 有關此次區大交辦第四屆管理委員會，就社區規約及參選管理辦法第四條內容中，委員參選產生方式作審議修正提報五屆區大研議。
第二點是商場因遠雄公司在第四屆區大提出商場成立商場管委會未通過一事。因此，爾後商場是受住店區管理委員會管轄，但是在現行規約中，仍有許多有關商場部分內容，並不適當。
第三點是住戶要求於停車場管理辦法中增加違規罰鍰，並授權管理委員會研擬合宜條文擇期公告辦理。因管委會非司法單位，無法對違規者罰鍰並作強制處分。此案煩請各位思量再提相關配套。
基於以上理由，管理委員會將全面審議修正社區規約及管理辦法。
決議:先成立審議規約與辦法工作小組。成員有:主任委員、監察委員、財會李委員、設備蔡委員並發函公告邀請具有專業素養住戶共同參與審議規劃。

提案二: 獎勵案:
103年3月1日11：07時良福保全日班中控保全員楊子健先生迅速反應，有數人持手電筒進入二樓會館的女湯屋門，隨即回報在大廳杜安全委員。立即與副總幹事.機電組至二樓會館泳池旁發現數人，經查為住戶帶親友誤闖。已勸導住戶應於會館開放之時間，向會館服務人員登記後，依規定使用社區設施，以維護住戶自身安全.建議給予中控保全員楊子健先生敘獎。
裁示:如前案討論此勤務為正常例行工作該盡職部分。日後將來，若有功於社區，使社區減少重大損失者，考量審議實質獎金鼓勵。

提案三:懲處案:
1、良福保全夜班中控室值勤保全員黃于誠於103年1月31日至103年2月7日.執勤時違反翡冷翠社區執勤規定.於中控室打電動遊戲.睡覺連續7天次屢勸不聽.依照翡冷翠社區第四屆管理委員第二次會議紀錄決議.(決議:人員依合約獎懲辦法，照規定行文罰款。社區保全不能連續不休息 執勤外，或安排非本社區原建制人員外，其餘照合約規定執行)。再 依翡冷翠社區駐衛保全服務契約書(安全委員之附件二)駐衛保全人員勤務罰則第8條.第16條.違反上述規定每次罰新台幣2000元.共計14000元整。
2、良福保全夜班中控室值勤保全員韓詮定於103年2月19日.執勤時違反翡冷翠社區執勤規定.於中控室擅離崗哨屢勸不聽.依照翡冷翠社區駐衛保全服務契約書(附件二)駐衛保全人員勤務罰則第7條違反上述規定每次罰新台幣1000元.。
裁示:以上懲罰案1及2，現場人員懲處依照合約內容罰則處理良福需要佐證之資料委由安全委員負責提供，再發文給良福保全公司。
3、3月3日良福保全盧家弘.3月4日良福保全江文雄表定休假日.因夜班保全人員缺少壹員執勤. 停止輪休.應依照合約扣款。
裁示:排班尚屬合理情形，並未損及社區權益故不再討論。
4、檢討良福保全公司是否有確實履行翡冷翠社區駐衛保全服務契約書。
裁示:就依提案所列，提出佐證後，發文良福公司。以上請良福李主任加強督導管理之責。

提案四: 社區4月19日星期六春季一日旅遊研討案。
決議:(如提案四附件)討論以80人兩輛車為主，報名採預先繳費，非住戶1000元，住戶補助200元(以每戶兩人為限)，以登記優先制額滿為止，於4月10日截止報名。注意加強餐點內容，委由總幹事向駱委員詢問餐廳資訊，呈報活動委員。確定地點以新竹地區為主，目前三家報價及旅行社回覆報告，因遊覽車三年新車不足，再將社區需求回報大千旅遊重報價後，再呈報活動委員。。

伍、住戶反應：
1、103年2月21日B棟6樓王太太反應:
機車道不幫忙開門(夜班車道)，行動不方便，無法開門(柵欄)。
建議及處理辦法: 請物管中心做好車道管控並適時給予住戶相關協助。

2、103年2月24日D棟21樓林先生反應:
財訊雙周刊2/20(四)為何不見?過期的財訊雙周刊，已經無時效性了。
建議及處理辦法: 請物管中心建立職務代理人，按時周刊放置閱覽室，供住戶使用。

3、103年2月25日D棟12樓梁小姐反應:
社區車道進口牌子怎麼做的像是喪事白包樣子，回家或朋友來訪都覺得很奇怪，看了不舒服，是否可考慮改用一個比較好看的。
建議及處理辦法:責由機電王組長更換黃光燈管，以改善觀感。

4、103年3月2日A棟23樓呂小姐反應:
本人車位為B3-327車位，因327車位旁的車子停車靠近，煩請開車門時務必小心，以免本人的車子被撞損傷，因即將購入新車，煩多留意，若有損傷，將訴諸法律。
建議及處理辦法:在當日已經會同副總幹事，與車位326及328車主溝通吿知。管理中心統計有相關困擾住戶，呈報管委會，以利溝通協調。

5、103年3月2日D棟10樓王小姐反應:
1. 閱報室光線不夠，報章雜誌無法閱讀，請管委會增購幾盞檯燈以利閱覽。
2. 電腦桌亦同。
3. 圖書室亦光線太暗，我亦建議添購桌燈，以利閱讀，否則所有公設均乏人問津，太可惜了。
4. 閱報室可否買個鐘，讓人知道時間有所節制。
建議及處理辦法:管委會裁示，將會館閒置未用時鐘及檯燈移到閱報室。圖書館部分已有足夠燈光設施，暫不添購桌燈。

陸、臨時動議：無

柒、主席結論：無

捌、散 會：下午15:00

下次例會日期:4月12日星期六上午9:00