遠雄大學之城翡冷翠住店區第四屆管理委員會
第2次會議紀錄
開會時間：103年02月15日AM：09：00時 開會地點：二樓會議室
主 席：主任委員 鄭志祥 記錄：總幹事 林群洲
出 席：主任委員:鄭志祥,副主委:陳步州,監察委員:黃喬玉,會計委員:
李國賢,出納委員:黃麗蓉,設備委員:蔡榮爵,VIP委員:侯永
輝,安全委員:杜崇棣,活動委員:陳亞蓓,園藝委員:任聰明,環保
委員:許碧蓮。
列席人員：良福公司李紀中主任、麥斯公司:馬思漢總經理，林廷翰經理。
應到人數： 13人 實到人數：12 人 (店鋪委員出缺)。
會前主任委員溝通重申事項:
各位委員好，在尚未開會前，先溝通以下事項。例會時間掌控上，盡量精準。有爭議性的題案，或相關委員尚未了解清楚的項目，及暫時無法議決的事宜，懇請先行交託工作小組進行充分討論。
就上個例會已經申明，現在再度重申:請遵照管委會組織管理辦法，委員有
提案權力，但提案事前應讓委員們可充分消化與思考，請委員正式提案要有個合理截止時間管理模式。另外管委會同仁應尊重組織制度中監委監查角色。
壹、 主席致詞：
這次的例會有稍微調整議程如下，第貳項改為”會議決議事項執行情形追蹤”，因往昔這部分都是置於會議議程後端，以致無法充分研議前次例會執行進度與問題。議程更序後可以有充裕時間了解目前執行進度，之後再進行接續討論另外議案。
貳、會議決議事項執行情形追蹤：
決議案一：有關遠雄商場回饋案，分發流程及進度相關事宜。
執行情形：財務秘書已處理，於二月份管理費完成扣抵。
決議案二：總幹事自聘案。
執行情形：
1、招聘方式:目前透過網路人力銀行或其他方式，已由會計李委員協助招聘作業事宜。
2、招聘聯絡窗口由監委負責進行中。
3、人事聘用經管委會審核，面試於下週擇期進行。
決議:
請全體委員就監委轉寄之自聘總幹事應徵資料，於二月十八日晚上八點起於本社區二樓會議室參與招聘面談;如有新應徵者於二月十八日以後投遞履歷，則於二月二十五日晚上另行安排時間，面試時間再行通知。基於撙節開支考量，擬於二月二十一日先行關閉1111人力銀行職聘訊息，如未來尚有需要時再行續約開啟。
決議案三：社區所有設備年度維修保養事宜。
執行情形：在一月十八日由安全設備工作小組開會做討論後，提交管委
會例會再做詳細討論。
(如附件一: 安全設備工作小組會議記錄，討論議題)。
一、燈品備料採購案。
因目前庫存量尚可應付緊急需要，請安全設備小組委員提出說明。
設備委員:
第一點:需找其他材料提供商來報價並比價。若是價格差不多一樣，那可選擇就近材料行採購燈品備料。
第二點:機電組長建議，若是目前螺旋燈泡價格上，LED燈泡 僅多一成的話，LED燈目前市場價格有降，品質較穩定，是否考慮在梯廳換LED燈，管委會可否將此列入考慮。
主席:
要視社區現況，目前燈座是直插式或橫插式，照明角度問題要考慮。另外，燈具為感應照明部分，是否適合使用LED燈?請先查明再議。
設備委員:
現有王組長材料行報價三家，價格相差不多，選就近材料行。
決議:
此案以就近材料行報價委由王組長辦理。
二、中控室遠端監控螢幕故障更新案。
總幹事:已於一月三十日完成購買，機電組長已完成安置。
三、社區戶外照明故障維修案。
總幹事:已於春節前施工完畢。
四、B 棟2樓門禁失控檢修案。
總幹事:已委請陳副主任委員協助於1月20日完成修復。
五、羅馬列柱補水定時裝置更新案。
總幹事:已於春節前施工完畢。
主席裁示:此處現場地面排水孔，請交辦清潔人員定期清理落水孔落葉防止再次積水堵塞。
六、D棟廢水排放系統修復案。
設備委員:目前逆止水閥沒有請購，因副主委協助機電王組長將故障排除。
七、消防演練與滅火器案。
(一)、消防演練:
主席:
目前廠商盛盟消防公司合約中並無協助社區辦理消防演練項目，管委會是否花費經費請廠商辦理，仍需討論。現將此案併入”肆-題案討論之提案一”，再一併研議。請進行下個議題。
(二)、滅火器檢修案。
安全委員:
價錢目前還沒有很明確，大概每支性能檢測在$180元左右，預算控制在十萬上下。只有兩種方式:一是公開招標。二是請現有廠商盛盟報價。請大家研究議決。
主席:
如果涉及換粉，目前粉末有可能是大陸製，品質不穩請以台製為方向。目前希望含檢測、換藥及零配件等，數量在500支左右，請廠商報價。但是後面配套要確實，並要求廠商附施工產品保固但書。若檢測完後在時效三年內失壓，廠商要有所責任附但書，需保固三年。目前表決傾向公開招標。
會計委員:
若是契約定為三年，可以在第一年簽約，在第二年、第三年做擴充條款，讓下屆委員去考核廠商，若不符合約就解約。
決議:
招標內容及合約請先交付監察委員審核。依財務及採購管理辦法，金額超過十萬元以上，應採公開招標。此案委由設備委員及安全委員辦理。
八、重要機房安全維護案。
主席:
重申，請尊重主任委員及本會，爾後具爭議性或變革事務未經討論或決議，煩請先經過管委會研議再執行。
決議:
交由安全設備工作小組，先界定重要機房有何處:例如物管辦公室、機電料品庫房庫、清潔品庫房、會管鍋爐機房、冰水主機機房等等
至於機房巡邏卡放置在機房內或外及鑰匙更換與管理機制請再交由工小組進行檢討，確立後提再管委討論。
九、車道出入口安全維護。
主席:
監視裝置交由弱電廠商”佑寧科技”現場勘察並列出放線位置後，報價經審核報簽呈沒問題就施行。
設備委員:
會館女用更衣室監視器應修改放置位置及利用本建置移轉鍋爐機房，是否可交由弱電廠商”佑寧科技”現場查勘。
決議:
先委由原建置廠商佑寧，現場一併勘查二樓會管監視器可否轉移至地下室鍋爐機房之工程，二案一併報價。
十、高壓供電設備保養維護案。
決議:
全數委員同意先以年度保養方式，建議再找廠商報價，委由工作小組研議，再提例會討論。
十一、空調設施保養維護案。
(一)、高壓供電機房故障之空調設施，責由機電王組長就報價後再提討論。
主委:
現需保養為中控室兩台冷氣外機、高壓機方房兩台冷氣外機。
通知過去參與保養廠商”永信”是否依前例報價施工。另外請物管總幹事上簽呈時要將原委內容說明清楚。
決議:
請物管連絡永信是否願意依前例施作，此案請工作小組議定後報簽呈。
(二)、社區全棟空調系統保養維護，需多找幾家報價後，提交例會討論。
說明:
先請遠雄處理檢修孔，畫出適當圖示。以公開招標方式。
請廠商報價前，現場探勘檢修孔位置及可以施工處，標示後再請遠雄開維修孔。
決議：
此標依物管保全標模式，投標前廠商要現場勘查再報價。委由安全設備小組續辦，合約部分請監委協辦。公開招標流程請會計李委員協辦。以上各階段審核無誤，才能進行下個步驟。
十二、發電機保養維修案。
說明:
本案建構至今從未保養維護，目前僅有兩家廠商”至盛”及”昇富”報價。其中至盛為本機建置廠商，相同保養模式，他的報價較昇富高出許多。
決議:
因為本案從未維護處理，鑒於設備價昂請約原建構商至盛到社區現勘說明及報價研議，所有保養零件項目依德國原廠為準，工作小組議案後呈報。
十三、B3施工搬運進出保護板統一設置案。
說明：
目前看到，施工保護板膠帶黏貼不佳，應確實要求貼補完整。D棟裝潢會再加強黏貼膠帶。C棟卸貨區牆面補油漆效果差。梯廳牆面是磁壁磚易黏貼，停車場牆面為水泥漆不易貼黏。
決議：
以標準管理規定與裝潢住戶溝通，以同理心貼牢保護板。
請管理單位修改裝潢施工管理辦法細則交給監委審核無疑後發佈相關部門。
決議案四 : 管委會組織運作與勤務分工。
執行情形：一、管委會現有勤務工作分成下列四個工作小組：
a、安全設備維護工作小組成員：副主任委員、安全委員、設備委員、會計委員、VIP委員。
b、環保景觀維護工作小組：環保委員、園藝委員、出納委員、安全委員、活動委員。
c、健康樂活推展工作小組：VIP委員、活動委員、出納委員、設備委員、環保委員、資訊委員。
d、行政資訊管理工作小組：主委、副主委、監委、資訊委員、會計委員。
e、主委指示爾後行政作業，小組成員要充分橫向支援幫忙使政策順暢執行推動，但礙於制度目前尚未變更，所有簽核還是由原職掌委員負責。
決議: 副主任委員為安全設備工作小組督導，需第一時間報備訊息。但
仍要知會權責委員及主委。
参、工作報告：
（一）、管委會各職掌委員報告。
監察委員：盛盟消防公司及良福保全公司在第三屆管委會內，為何未進行考核？請示說明。
資訊委員：第三屆管委會因某些因素將原消防廠商解聘，盛盟公司願意協助辦理年度消防安全申報檢查不合格部分，鑒於安檢改善日期迫近所以讓盛盟先行進場處理會被裁罰部分。良福保全公司則因社區區權會議將近及現場主管大幅異動所以考核延後，試用期延長至三月底，後續考核交第四屆研判處理，建議未來管委會訂定試用期內容要合理。
活動委員：今天下午社區有元宵節活動，請委員參與。
環保委員：要求清潔人員，統計資源回收量。自動洗地機故障要報修。
確實要求清潔耗材管控請領。地板晶化何時執行？
主席：園藝廠商新威公司同時是紫京城晶化環境維護廠商，它可以免費區塊晶化試作，看結果再議。
資訊委員：垃圾清運與資源回收是分開看待。第三屆因住戶數比之前多
，階段性報價。若是照垃圾量報價，先談搬清運費，及資源回收費收入差額。晶化處理不完，建議不如重翻新地板材質。
（二）、會館報告：
1.貓道漏水：103年2月7日物管寄出公文。
林經理：遠雄邱主任已探勘，第一步包商先處理溢水溝滲漏，再來男湯區下方C棟天花板滲漏，須將下埋管線開挖，研判後會回報管委會。第二步落水孔高低差，有缺失會後續改善加強防水。
安全委員：二月十二號C棟一樓逃生間感知器因溼鏽誤觸報強制排煙機啟動。
資訊委員：建議建立單一窗口針對遠雄維修追蹤。會館加強彙報內容物。
決議：會館專屬會議提報，再簡報例會。
（三）、物管報告：
1.住戶現況:參照附件二。
2.物管中心工作彙報:
a:機電工作內容及後續處理表:參照附件三。
b:清潔督導提報: 參照附件四。
總幹事報告：清潔地下室停車場督導方式正加強中。
主席裁示:大面積髒亂清潔時物管須調整人力，請將全體清潔人員集中行動協助處理。
總幹事:回報目前社區兩件緊急事件。一是電梯開合速度過快撞傷長者。
主席裁示:電聯大同奧的斯主管至社區調整並提報後續處置方案。
總幹事:回報第二件事為消防異常觸發警報發生兩次，盛盟消防廠商未
依程序至社區現場處理，安全委員全程知情況。已第一時間聯絡
各權責委員告知狀況。
主席裁示:有關維護廠商盛盟及現場值勤人員是否有到位，專業處置動作
一事，稍後一併討論檢討。
肆、提案討論:
提案一:檢討社區委外維護廠商合約與勤務是否符合投報效益與需求。
(附件五:103年將到期的合約)
(一)、盛盟消防廠商:
如附件一: 安全設備工作小組會議記錄中，討論的議題內容之
七、消防演練部分。盛盟在合約中並沒有比照上個廠商慶翔合約中第二三
條:合約期間，乙方須免費協助為甲方舉辦壹次年度消防安全申報及消防演
練及協助製作共同消防防護計畫書及自衛編組。
現委任廠商盛盟消防公司怠忽:
合約中第六條、維護保養週期之一、每次應派遣消防設備師/士及相關
證照人員共2員，人員需固定，若因故更換，需1個月前告知甲方;(每
人工作8小時)。
第十條、罰則:二、乙方未依本約第七條第一項派遣技術人員(具有相關證
照)。罰則:三、每次緊急叫修狀況未能在合約時間內到達，每次扣當月維
護費20%。
決議:現管委會及社區，需討論可靠實行制度，尋找長期設備統合廠商。
(二)、遠雄人壽保險事業(股)公司:LOGO燈用電契約書:
決議:全數委員通過依現況，請遠雄送用電契約書，由權責委員審查。
(三)、國盛環保有限公司:舊衣回收契約書。
決議:全數委員通過依現況，請國盛送契約書，由權責委員審查。
(四)、群揚資通有限公司: 社區網路合約書。
決議:全數委員通過依現況，請群揚送契約書，由權責委員審查。
(五)、新威有限公司: 園藝合約維護委任合約書。
決議:全數委員通過，請新威送契約書，由權責委員審查。
(六)、高智慧企業有限公司: 垃圾清運委任合約書。
決議:請高智慧公司送更新契約書，由工作小組研議審查。
(七)、良福保全股份有限公司桃園分公司:物業管理維護契約書及
駐衛保全服務契約書，是否通過考核?!
研討內容:
記名投票方式表決，現場12位委員，主任委員不參與投票，有效票數11票。
表決贊成1方案:良福保全公司服務到三月底。
表決贊成2方案:維持合約精神維持到七月底。但是仍然要進行獎懲，將不符規定違規個人依約罰款。
決議:現場記名投票結果如下:
贊成1方案(三月底)共3票:活動陳委員、安全杜委員、環保許委員；
贊成2方案(七月底)共8票:VIP侯委員、出納黃委員、會計黃委員(目前依契約計罰，請良福改善，加強要求)、設備蔡委員、副主委陳委員、園藝任委員、資訊駱委員、監察黃委員。最後同意以維持合約精神維護到七月三十日。
提案二:檢討良福保全夜班執勤狀況，管理幹部督導不周。
決議:人員依合約獎懲辦法，照規定行文罰款。社區保全不能連續不休息
執勤外，或安排非本社區原建制人員外，其餘照合約規定執行。
提案三:中控室攸關社區監控私密，進出應嚴格管制。不應淪為睡覺、打電
動、泡茶、聊天處所，違反規定者應予懲處。
決議: 重要中控室除當班人員及相關權責委員及督察主管外，不得任意
進出，並進出皆以刷卡記錄，登記於中控室工作日誌中。
提案四:翡冷翠社區中控監視器記憶日期過短，對社區安全無保障，需一
至三個月。
決議:委請安全設備工作小組研議，如建構不足須擴充，其價格及實施可行性，提下次例會再研議。
提案五:建議翡冷翠社區購買工作安全帽、麻布手套、排風機、塑膠護目鏡、
、強力聚光燈，以保障工作人員生命安全。
決議: 除了機具、燈光需經權責討論外，其餘可以零用金處理。
提案六:建製翡冷翠社區保全物管外出請假表、翡冷翠社區保全物管調假表
、翡冷翠社區財產設備保養修理攜出登記表。
決議:依實際需要建製表單。
伍、住戶反應:
1、B2棟11樓余先生反應:大樓(住戶私人大門)請原廠商來重新保全設定
，一次費用要NT$3,000元，是否考慮由管委會向廠商購買一台，以便
住戶使用。
建議及處理辦法:
過去其他住戶亦有類似提案，但礙於私人大門屬私人領域，機器設定如因物 管人員擅自複製衍生其他問題，住戶求償之責任歸屬，究竟屬管委會，抑或物管公司?!礙於責任歸屬問題，擬不建制。
2、D3棟20樓曹先生反應:請解除D棟客貨梯之連動設定，D棟貨梯老是有煙味及檳榔味，目前二控電梯連動的情況下，貨梯總是優先到達，不想搭也不行，因為客梯就是不動。
建議及處理辦法:
依區權會通過決議設定，目前會加強管制施工進出人員禁止吸煙及嚼檳榔。也再公告電梯使用需知。
3、C棟6樓反應：非會館上班時間，逃生走道不能關閉，棟樓通往會館的門應暢通，不能管制進出時段，這是住戶的基本權益。
建議及處理辦法:
住戶通往會館原始設計為一、由一樓智慧廣場兩側樓梯進入，二、搭乘建制於A棟的會館電梯，但考量住戶在會館開放時使用的便利，已數次修正動線，最後經二屆區權會議議決以此模式進行，尚請見諒。
4、D3棟20樓曹小姐反應:社區現有燒紙錢金爐放置於松街，燃燒廢氣影響來往行人。
建議及處理辦法:
基於尊重不同信仰考量，建議將大型金爐平日收入車道旁庫房，宣導住戶燃燒使用小型金爐，且需放置靠走廊外花圃區人行步道，減少空氣污染。
5、D棟11樓謝先生反應:溫泉會館單身住戶，不能使用個人湯屋。希望能以切結書方式，自行負責安全問題，讓單身人士使用。
建議及處理辦法:
歷屆管委皆重申，即便有個人切結，鑒於安全問題無法輕忽，建議仍維持現行規定辦理。
陸、臨時動議：
例會時間是全部委員的，請尊重提案時間限定。
柒、主席結論：
捌、散會
下次開會時間：103年03月15日上午09:00時。
主席簽名：
中華民國 103 年 2 月 15 日