公寓大廈管理維護討論專欄

aj0818

我覺得管委會本來就應該依照規約下去執行,而總幹事也應該於到任時了解該社區的規約並在管委會執行表決時給予適當的建議.超出權限的時候,在事情急迫時當然可以先去執行再去補追認,相信大多住戶都會體諒及支持.但如果連違反規約而不自知,反倒是指責他們為什麼要來質疑這些事務不是太本末倒置了嗎?社區管委會應承先啟後將後面可能面臨的問題製作完整的資料在區權人大會提出來討論,而不是一昧的報告表面上好的那一部分,後續可能會產生的權限不足難以執行的部分都不預先去做設想,當然問題會越滾越大.

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chuchen350 發表於 2016-4-11 11:57
% p1 Z9 K) d- D: k  w& I% K9 j: T台端並未授到本社區竹城千代田管理委員會之授權,
代理聯繫與投標廠商洽辦相關公招標事宜
希請台端切勿觸 ...

5 G! n; i/ ]0 |* S5 ~
# c3 K9 v( Z; s5 Z, p: g1 r) \3 \4 B- m    感謝指正,並已完成該貼文之刪修,造成困擾,謹向
8 R3 m: ~- V9 o
竹城千代田管理委員會致歉.


- b7 D3 _, r- j0 d個人另稍作說明:

1. 社區四項招標案自105年4月6日公告,個人於4月8日貼文提醒有關之公告期限,截止投標與審/開標日期,

/ L' A9 T& _& u( F- ?9 G) ]7 i4 @; l- G/ }    只單純希望眾多績優廠商前來投標,有助於社區的成長與進步.
( |) A* \) q. B( f) Q! a
' ]5 M$ G$ R7 X% s; v0 `# O0 x' f+ R8 F2. 個人誠盼協助所有完成投標之廠商,於4月18日截止投標時,均能獲得公平公正的競爭機會,而不致有
8 q7 a2 r3 D. h1 T
' c3 }4 x8 i- H- j7 z  J    任何遺漏.身為住戶,當努力參與社區事務,招標案屬重大事務,期能有所貢獻,協助監督.

   
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9 r* {2 g: l; @, A總幹事職業道德與工作範圍 (續)

* c' F' i2 c( s7 Z  z摘自:台灣社區通 桃園市公寓大廈暨社區服務協會

貳、總幹事基本能力、條件、認知、職掌及執勤技巧
8 i+ v. ^4 ~; ]$ T2 p
對曾經擔任過社區總幹事職務者，關於社區事務及處理流程應已了然於心，大方向應可掌握，
* W& E' B: c/ Q- b但因個人的工作態度、表達能力、思維模式及情緒管理均有所不同，產生的結果亦不盡相同。
6 _$ W8 @3 F/ i  `7 k/ V  o" C然而未曾有相關管理經驗者，擔任總幹事乙職，若具高度工作熱忱、抱持虛心學習態度及有良
) G1 A! u  |2 v4 h好的EQ管理，則應大有可為且能勝任愉快。

: O5 ]7 n- x2 N: ?. [# E; x) @一、總幹事基本能力
5 x$ |+ r+ {* i( u（一）文書作業的達人
（二）全方位的專業素養
; A2 P; F6 Q. T0 j9 w$ m（三）溝通協調的高手
, Y; }+ q# K' z# r0 C3 m0 q（四）菩薩心償的修行者
) u+ z! V7 q; R# `# r8 {" \（五）回饋社會的價值觀

二、總幹事基本條件
4 L- ^% d7 r. t" ?7 p/ g6 J) v（一）有服務犧牲及敬業精神。
（二）立場公正，明辨是非，及具排解糾紛能力。
（三）對社區結構建材、軟體設備有深刻了解。
（四）對警衛工作有深刻認知。
（五）對清潔工作、用品、機具等相關流程之認知。
- Z) r7 v( ^! C（六）對社區所有公共事務及設施設備之認知。
（七）對用水，供電、消防、監控之認知。
+ ~' X6 z. o! T, Y（八）能貫徹執行公司、委員會之政策及交辦事項。
（九）有行政財務管理之認知。
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三、總幹事基本認知
- a% f% u8 E; }4 v/ R（一）住戶生命財產安全的守護神
+ ?; H7 H; S! m+ ?+ K" f: F（二）爭議事件的調解者
& V: W+ x# E  z4 P7 ~+ R5 W7 K（三）建築物設備、設施的管理者
9 l  m1 h8 w  |& L0 A（四）社區資源的整合運用者
（五）公共事務諮詢及決
; k' A2 s/ g0 r（六）對社區所有公共事務及設施設備之認知。
1 a5 D3 y3 m) q  g0 x* e2 Q
  Y. l3 O. k  Y4 I四、總幹事基本職掌
（一）依循社區管理規約之精神協助管理委員會會務之推展。
; e6 V/ X3 a/ B& s) q( O（二）區分所有權人大會、管理委員會交辦事項之服務。
（三）客戶基本資料建檔。
9 R% u! u4 n7 z- C（四）緊急應變計劃及緊急通報聯絡網之建立。
（五）管理委員會與住戶間各項問題之溝通與協調。
+ R. |) v9 Y, X; u（六）社區各項防護計畫之擬定、編組與演練。
（七）社區各項年度計畫提報預算擬定並執行。
（八）定期及臨時管理委員會召開及區分所有權人會議之召開。
  x7 @+ J5 y0 b; p（九）代表管理委員會與政府機關進行相關公務協調。
9 Z8 o/ ^: S, I" c; z% N' t+ u' a（十）代表管理委員會或服務中心對外行文之草擬。
（一一）社區內各項公眾事務之規劃與執行。
" U( g7 h% r$ Q7 d2 W- F3 b（一二）對所屬員工執行管理、督導與查核。
（一三）社區各項必要管理規章之草擬及提報。
' p+ |& E# Y' q3 k（一四）服務中心人事總務工作之執行。
, u  X7 R+ ?9 f. _4 P3 d' s, E: ?（一五）社區各項費用收繳之執行。
" s% S  K* X7 @（一六）服務中心各項行政會計工作之執行。
- G4 |* I6 [0 B! r1 Y# D$ E（一七）管理費的催收統籌與執行。
（一八）委員輪職表的製作。
（一九）管委會各項會議及公聽會場地整理、會議前置資料、集會後資料彙整、寄發通知。
: w0 P$ N* i' h1 K2 k8 g（二十）門禁卡申購、增購、遺失辦理及知會相關單位。
（二一）停車證、申請增購、遺失辦理。
（二二）各類識別證購製及發放。
（二三）拜訪住戶並瞭解住戶之需求。
（二四）彙總、查核、應收、未收管理費統計表。
（二五）彙總、查核每月份應收管理費及車位清潔費月報表
8 m, x; f1 V1 G+ @( O; ]# b
五、執勤技巧
（一）以社區為家經營人際關係
; v" W" h" h6 o（二）身段要低、腰身要軟、嘴巴要甜、手腳要快
; p! F$ [9 h0 J3 m) I（三）謹守工作及做人分際
（四）要忌口、不過話、勿轉述八卦
（五）嚴守公開、公平、公正立場
5 e5 G' w9 d$ y+ N& c; y9 h
9 e  f% d, d  e待續................................................

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! T: N% I5 E( }) \( H5 H
: A1 s# O" I$ L- F

大樓管理委員會管理委員之法律責任   

& a: D& j2 b! V: {現任本大樓管理委員會之財務委員，因大樓頂樓之防水工程之招標及施工皆由
* {2 {4 D+ [. L9 b) C) n主任委員自行決定，現因主委要求需支付工程款項，而監委以未合法程序要求
財委暫不付款，請問財委該如何處理，付款或不付款需負何法律責任？若監委寄
出存證信函給主任及財委其法律效益為何？感恩~~(這屬於一般民事訴訟嗎？)

  A( [9 W* q, \! K$ M0 W# K
9 Z1 ^9 C# ]  J) ]% V藉由這個案例,只單純探討"監察委員"的角色與職掌.

社區規約賦予監察委員的職掌:監察委員應

1. 監督社區管理服務人員各項行政業務執行是否按程序、 合法與否；

2. 每月提報社區財務報表時，與財務委員交替審核經費支用情形；
  Q5 J8 G* b% _  N2 e
# s2 R# d7 C. d; i3. 查核、監督管理委員會工作績效事宜
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9 V. [( q% o- P5 t% C) y1 `! U4. 保管社區管理委員會大章。
) @+ {+ M- f2 k4 l- H* g
  o5 B" t( |/ h) `第一項開宗明義就是強調管委會和物管公司執行管理維護工作時,必須"崇法務實".但實際運作恐
非如此.社區過去在財務管理上出現疏漏,譬如說: 重大修繕或採購金額超過規約所規定的上限十萬元,但
超過此上限,且未提報區分所有權人會議表決的購案太多了.

1 N, M' f( d- `第二項是強調監察委員對經費支用和每月財務報表具審核之義務和職責.但回顧過去六年間所發生的案
例,諸如現金管理發生錯帳;機械車位保修基金每月固定收繳,但卻未能按月提撥;廠商未提供原始憑證,卻
依然付款...................

) Q& L5 u' S; C9 ?101年某日社區為"消檢修繕"案共計支付30餘萬元,只從"事理"的角度觀之,就產生下列的"好奇":
# ?. ]: W+ V  f  ?- }0 `) }, w         -對一個二歲的新社區,這是合理的嗎?
& v4 L* W/ u' }8 Z  z" S         -該金額超過之後三個年度執行"消檢修繕"科目所支出金額的總和!
         -管委會決議後即執行並付款?
         -是否辦理公告招標或者詢價比價?
% }. Y! K% I5 P) O7 D         -相關承辦,監督,審核與驗收?


& V5 U% J1 `& M" h; I

大樓頂樓之防水工程之招標及施工皆由主任委員自行決定，現因主委要求需
; v6 ?% S& O3 |; d支付工程款項，而監委以未合法程序要求財委暫不付款

這位該社區的監察委員恪盡職責,依據法規所賦予的職權,拒絕核准付款,本就是政府設計"公寓大廈社區自治"
的制度中,所"期待"監察委員應當發揮的功能.
$ p9 O  S1 f( V$ U# ^5 n: p* u
如果社區管委會的監察委員心術不正,徇私舞弊,操守不佳,罔顧職守,則住戶的權益堪虞,社區的命運危殆矣!

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總幹事職業道德與工作範圍 (續)

摘自:台灣社區通 桃園市公寓大廈暨社區服務協會
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$ c. R; d8 e/ h% M1 K# c' u
四、社區環境安全維護：
$ i* z$ q- Q- s* j1 }" O% J一般社區安全維護之工作係由保全管理人員負責執行，而其主要工作為門禁管制、信件收發及社區內外周邊之巡邏，但有許多社區僅設置一個哨所（通常設於大廳），對安全工作之落實往往大打折扣。此時總幹事應發揮其功能，填補之不足。另亦須注意除門禁管制外，社區內是否存有安全之虞的事物及情況，應主動發現並予以排除解決，若屬能力之不及，則應主動提報管委會研擬解決方案及作法。茲就社區總幹事在安全管理維護上應行注意事項及施行方式說明如后：
' g4 o& r4 U! @& O( S
（一）要求保全人員落實門禁管制相關規定。（訪客、施工人員登記換證，陌生人應詳查身分）
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5 Y. Z$ i+ z1 F. I. [0 \（二）儘量將重要設備之處所及監控死角排入保全人員巡邏路線。
: C+ i. g. Z: v) U1 n* O) N! ~8 |
4 s8 R0 m6 u9 {9 a# q: G% O- D（三）清潔人員打掃社區之範圍，通常已涵蓋大部份區域，應賦予遇異常狀況隨即反映之責。
, W; h8 x. `7 n) A
（四）總幹事應規劃社區巡視計畫，並製作成記錄備查。

（五）積極聯繫鄰里長及附近社區，架構區域聯防，組織巡守隊。

; V4 f; D# T" w/ R（六）與警察局管區員警保持聯繫，一旦發生有影響危安之人事物，則請其前來處理。
1 F) D0 q( K& i) c& I' e" i
+ a- G; f3 X, N% X  v7 u5 D& T% [（七）仔細觀察瞭解，目前社區在安全防護設備（監控、圍牆阻絕、夜間照明）上，是否不足之處。

2 |7 i& F& Q, `7 ?% R（八）在社區內住戶中，對經常性作息不正常、訪客出入複雜者應了解，適時協調管區員警訪查。
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- ^; M( v$ r/ ~( y3 Z5 i（九）規劃宣導社區內住戶間守望相助機制，遇可疑之情況，隨即向管理中心反映。

) u: @" o1 ^2 S待續................................................

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2 U( @8 d3 L9 u: Z2 C【社區管理】住戶如何控告管委會
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, z$ c8 I4 T/ d( A, T( |http://sirius1701a.pixnet.net/bl ... 1%E5%A7%94%E6%9C%83

首先，你必須是區分所有權人，也就是你要在貴社區裡有房子，而且房子是登記在你的名下！

其次，就是你提告的法源依據。

凡管委會Ａ錢社區財務資料一定對不上來或有問題，管委會也絕不會交出來，所以住戶多半無可奈何，但根據公寓大廈管理條例第三十五條：

9 f& O; g$ B* N8 q% @第三十五條　利害關係人於必要時，得請求閱覽或影印規約、公共基金餘額、會計憑證、會計帳簿、財務報表、欠繳公共基金與應分攤或其他應負擔費用情形、管理委員會會議紀錄及前條會議紀錄，管理負責人或管理委員會不得拒絕。

( @5 J- i6 U3 W; b$ R) }因為這些資料依法是區分所有權人所有（也就是住戶的、你的），管委會和總幹事只是負責保管而已，管委會或總幹事不得拒絕住戶索取資料，若牠們拒絕你閱覽、影印或不交出你指定的任何資料，告牠們侵佔！！

. l+ Q: [$ H' I+ E" f你先以一般書面提出要求，索取特定資料，這種管委會一定會推拖拉，白目的擺明不給就是不給，不然你要怎麼樣！
0 x1 L' t3 u. S, W
. ]+ @4 u( z+ ]6 m# H* m這最好！
' q/ P% `* W+ B: G
接下來發存證信函給管委會，內容就說你履次（一次你也要把他說成履次）依法（但別說是依哪條法）索取資料，管委會皆違法拒交，今限管委會於文到起三日內交出你指定的所有資料，否則法律責任自負！
) r7 W/ d( y: m
還是不給呢？那拿著存證信函副本去告侵佔！
2 k7 X) m+ l- D; T; B+ D1 @1 C, M
Ａ錢的管委會百分之九十九點九都是所謂的合議制管委會，原因之一是這些東西都認為〝法不及眾〞，只要人多法律就拿牠們沒輒，而一般住戶在缺乏法律常識下也通常都沒輒，才會讓合議制這個胡說八道成為Ａ錢派的護身符；但，只要你一告侵佔成立，牠們就會互推責任，到時就讓牠們去對法官解釋，看資料誰保管的就誰倒楣！
: m0 \, F& V" A( l; l
: m: \( z& C9 D若給了呢？最好，開始分析資料！
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要Ａ錢就得在支出上搞鬼，先看社區每個月的支出單據、收據、請款單、發票等加起來是不是等於支出總額，若對不上來也不用問或聽牠們解釋，就告侵佔，叫牠們去跟法官解釋！

% ~* Y  G, v$ p9 ^8 s若是對得上呢？單據逐項查核，特別是大小工程的單據！
8 n5 Z  C/ f  r4 H9 ]- \
& e5 p! ]; A/ W' [! K最常見的手法就是空頭公司的收據或借發票，本狼接掌社區時就查到一張十一萬的收據，按收據上的電話和公司名稱去查，完全不對；打電話去經濟部查公司登記，結果根本沒有這家公司，不是已經倒閉或搬家改電話喔，而是這家公司從來沒存在過，所以，別以為有收據就沒問題！
& r8 F* W9 \9 T9 o  [5 |* v
2 X0 [4 D) X( t2 H3 q這招幾乎是所有合議制管委會Ａ錢的第一招，要Ａ社區大錢就只有這招，所以合議制管委會非常喜歡做工程，愛做工程的管委會幾乎都有問題，清查牠們使用的料件，特別是消防機電料件；因為根據消防法，什麼地方要用什麼零件是白紙黑字，但這些合格的零件都很貴，隨最常見就是沒修報有修然後錢照拿，或用不合格的料件充數，這裡面會有好幾倍的價差！
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3 K, T/ l/ d$ ?! t) I% g把大小單據逐張清查，每項料件都去清點，空頭公司、料件不對等等，這幾乎都是偽造文書，合議制管委會Ａ錢習慣以後通常不會也懶得擦屁股，這種東西隨便查都有！

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; u6 C4 M) f3 ~5 t
四月份管委會例行會議之決議,通過追認或將進行修繕之購案十餘筆,

! z$ D8 i+ U$ X) C( R  p! `' Z有趣的是, 扣除二位口頭委託者,

實際參加會議之委員只有六位 ,主委依據議事規則不參與表決,
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2 O$ ]: I+ H+ Q9 u$ M/ g7 Z五位委員代表全體住戶決定了總金額超過20萬的支出.
0 u7 O5 D3 b( D
& d1 m% j2 L. j% q# X

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議事規範:
* T8 d4 v% P5 J; ?* Y- s
二、開會額數
- q% j, \$ N% b+ X8 S4 K（一）開會額數
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開會額數即「開會所需的人數」，亦即開會時出席人必須達到某種特定數額以上，方能開會，一般習慣稱為開會的法定人數。因為許多會議，其開會額數並非為法律所定，所以「開會額數」一詞，似較「法定人數」一詞為妥。一個會議，必須達到足夠開會的額數，始能開會，否則，即使開會，也是沒有效用的。所以在開會以前，例須清查人數，一定到了足額，才可宣佈開會，這是一項重要的規定，萬萬不可忽略的。應到人數，是以全體總數，減免因公因病的人數計算。開會的額數，並非是一律的。

（二）不足額問題
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因無故不出席故未達開會額數，影響開會，應在第二次延會前，由出席人過半數之決議，決定第三次開會日期，預先以書面加敘經過，通知全體應出席人。第三次開會時如仍未達開會額數，但實到人數已達三分之一以上者，得以實到人數開會，並得對無故不出席者，為處分之決議。

% O' k& _$ {4 c$ D如有候補人列席者，得依次補足缺席人之席次。候補人遞補後，開會仍不足額繼續三次者，得由出席人過半數之同意為變選或改組之決議。以上有會議規定者依其規定。
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/ t$ z7 [! [  C. ^5 Z' A. ~. q（三）談話會

因天災人禍，須為緊急處理，而出席人因故未達開會額數者，得開談話會，依出席人三分之二以上之同意，作成決議行之，但該項決議應於會後儘速通知未出席人，並須於下次正式會議，提出追認之。

1 Y* I# {4 K9 [* g（四）開會後缺額問題
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3 p. D* z7 _8 w* j會議進行中，經主席或出席人提出額數問題時，主席應立即按鈴或以其他方法催促暫時離席之人，回至議席，並清點在場人數，如不足額，主席應宣布散會；但無人提出額數問題時，會議仍照常進行。

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, |+ L7 H$ O) l) H+ a
! {, o$ l' g0 {7 a2 x- ?- t社區現已裝設超過100多具安全監視攝影機,

其中24具於101年度加裝,耗資296,112元, 分三案進行, 未提報區分所有權人會議表決通過.
1 z: D# y  [5 W, \0 M
如今很巧合的又有"委員"提案增設監視器設備,
, A2 y% R9 [6 M8 E$ z. G
5 ]6 ~* d* |- r) e0 W1 \/ U0 ]說明欄中提出的理由是:有住戶遺失錢包, 監視器未能錄製到相關影像,查找無功.
5 v2 ]6 X4 ]. y1 l5 Q
是否確有所需,功能與用途是否相符,大家自行判斷.
, ~8 [$ j5 w* S9 V+ h  x8 F: P
但提醒管委會的"有關委員",請遵照規約(財務收支管理辦法)執行職務,以不負住戶之委託和授權.