請問關於社區的契約文書存放管理規定

kasa1107

因為所居住的社區近日決議 減輕物管公司的作業負擔，取消了協助住戶代收付現金的業務，因此決議要到物管中心
申請調閱當初的社區與物管中心所簽屬的契約內容中，是否有包含此項業務規範在。

不申請還好，一申請才知道，物管中心的員工表示，契約在主委身上，沒有放在櫃檯的檔案管理卷宗內。
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" C8 W& p2 s. j真是讓我意外，想不到這種攸關全社區的文件資料不是乖乖待在管理室內，而是放在主委身上?
/ }8 \/ u( j" t# ?3 Q- _跟我一般的認知不同，因此想問問其他社區的，你們家的文件管理規定是怎麼處理? 也都是放在主委身上趴趴走嗎?

lost1103

3 j. u+ _% t% L2 v
& S% J: F9 |3 e9 a) |9 g( T; g我本身有擔任某社區委員,我們社區的契約也是由主委保管的,列入交接項目之一

: |- a7 J/ l6 D6 W另外契約部份,以前社區要重新招標時,我去看過一些物管公司的報價單`契約和我們社區契約內容,版主你不看可能還好,你看了可能會昏倒喔!因為大部份的物管公司服務內容其實都超過契約內容的,你們社區很有可能只是按造原始契約內容執行而已!
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+ W# \2 G- {" N) ~  q. H3 |! x像郵務`包裹處理部份,很多物業公司契約內都會明訂,將代收付`信用卡`法院傳票`保值保價郵件....等等,排除在服務範圍,這些是物管公司避免將來紛爭和賠償的方法,但是大多數物管公司基於服務原則,都會幫忙代收付!

  O* H; M$ `3 U! |也就是說要是他們不幫忙代收付,也是按造契約原始內容走而已

dingding

甲方(社區)與乙方(物管公司)簽訂之契約應各自保管一份,甲方契約應該不可能會交由乙方存管,那社區與物管簽訂契約應該放在哪裡,這真是一個好問題,若住戶不同意交由主委個人保管,建議交由第三方如社區所聘法律顧問保管為宜!

ps您說契約應放在社區管理室(櫃台管理卷宗內),但管理室平常不都還是物管公司的人在使用與打理,小弟並不認為契約放在管理室會比放在主委那安全!