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標題: 請教查帳要領! [列印本頁]
作者: jushua1975    時間: 2011-5-8 14:54
標題: 請教查帳要領!
剛剛去櫃檯要求看社區帳本!* `$ M) n/ w5 g2 I3 D5 i
發現幾個問題：% s* r! k8 \& M+ w, v& u
1.所有收入及支出均登記在一本轉帳傳票本子中，而且有20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉!
) t9 z$ g3 m8 w- @) B4 o0 Y問為甚麼為這樣？- f/ |7 ?# ~- t# M9 N
秘書轉頭要請總幹事說明，總幹事就說帳都你在做的，請你自己說!!0 z( @* E# U5 x7 v
秘書就說之前都是這樣做的!& I0 S( M& n  \! d! @+ O
社區委員怎麼說，他就怎麼做!
/ L9 _. E# q7 Y, {) l剛好我一位學弟經過(他學主計的!)，
& ?6 f9 F: k9 g0 E' `9 ^% c問了他一下，  d* E) [! B) ^. {
這是不正常的現象!
3 j% h. A; z% F應該區分現金收入及現金支出2本分開才對!7 }4 ]* f4 Z& s- a9 R8 M, g# S
2.要求看定存及活存本子(影本)，無!!3 P0 J* z1 X- t
秘書說在主委那邊!!9 X' m+ F8 [% |' y
-------------------------------------% |5 l; T/ L7 I3 F3 p* m4 g
以上是正常的嗎?* P9 h2 u5 W# Q9 |$ k. h$ y4 S
有沒有甚麼是我該注意的!
$ B$ u9 a# \: Z  g
作者: 服務小弟    時間: 2011-5-8 15:10
回覆 jushua1975 的文章
( p' q* L3 v8 F5 A6 x
0 A- F6 X9 v* B( V+ I8 f個人曾在某家物業公司 擔任過 信義區 區域主管 負責過14個案場...
# l, U3 w) [- ]  \  \' P9 o" C0 j6 q0 p9 h, D+ n3 A  D/ i- A( X+ r! f; _
其實 每個社區的作帳方式都不盡相同.........(有iso9001認證也一樣...)
( a6 G1 }4 Q& Q; j( U. y% i5 N1 h  L9 D0 O8 b6 b* D
教你簡單的查帳方式......
1 f9 G6 B# L3 x5 y4 o" ]# g$ `0 X9 Y
就是把存摺 跟 社區財報進行核對 看看數字上有無誤差........
4 h+ M0 c" q1 G4 E! g$ x* Y6 I6 `; Q9 V1 r1 r
可以先單純的抽查 每日 管理費收入 跟財報每日收入 是否相符.....5 H, a' l' f2 \$ a

$ A; }, e- T! g. z/ v" x& A再看看 零用金支出 有無奇怪的明細或單據 細項有怪怪的?9 M, u! P% ?  B2 u/ I
) g# G' |1 }! P* v
裝潢保證金 跟暫收款 如何提存?
% d& H; b5 D: [0 S3 _1 Q
9 K# H+ m4 G: o- X3 P遙控器/磁卡 帳面數 跟帳是否相符......, q( N% `8 `7 l. M0 T/ n
# y) l- R# d5 I5 ~# C
還有管理費逾期/預繳明細是否有清單詳列..........
  {6 \8 O1 ]( b+ }0 P8 k' o  v4 ^; C( a
如果真的傻傻的分辨不清楚.............建議找第三方 會計師 來協助查帳....
. s  q& @* ]9 l- o
作者: 豬肉    時間: 2011-5-8 15:12
還是請位會計師來幫忙吧!
0 R: n+ k& {8 E- M9 M9 D1 k2 w7 y# z2 x4 Z- x) N+ l
看看分類帳...()
* j* D6 F8 w% ~$ b看看傳票...  a1 i' ~; n2 ^5 V% x
看看收據內容...(搞不好還會出現婦產科收據喔!)
; t7 B$ X1 j( X: ?
3 q/ P% r3 R+ ^2 {: o5 d) s請參考2 k, |0 i, Y: F, b
作者: 服務小弟    時間: 2011-5-8 15:22
本文章最後由 服務小弟 於 2011-5-8 15:24 編輯 4 d! ]5 @- q  T1 u

3 w9 k0 \" W& W. o1.應該區分現金收入及現金支出2本分開: x  u& c+ p) _4 M

1 m! r( K2 f' A2 s) L4 I這個沒有一定........所以問你學弟不見得對..........要看社區管委會開戶使用的方式(物管公司向來只有建議權 沒有決定權..)
/ H1 a* I5 Z6 X" p7 M& g; ~2 K& }& S' e& n( B7 y- Z
有的管委會帳戶是依使用用途分帳戶 (比如管理費用a銀行 公基金放b銀行 裝潢保證金/暫收款c銀行..定存 b c d 銀行都有...)
! ~# b% P/ b/ g0 u0 Z3 z$ J) [* m9 |, a) |. d
有的亂七八糟5 6本也是有看過...(本人遇到某社區管理費分5本不同銀行給住戶存...orz)
' a# M; Q/ F- g; Y
4 d9 ]) d: t9 ^" K% I9 g! o也有的從頭到尾都是一本搞定...........(超出一半以上社區是如此....尤以300戶以下中小型社區)
$ B0 n) N3 a/ ~; E! c- ~& S! c% C+ q; u

, |; N3 O  v7 ?* J* t# H0 G# b$ {2.要求看定存及活存本子(影本)，無!!秘書說在主委那邊!!. ^7 \0 y# K% D9 R) J  Q
* m. C" \; J+ _8 Y, T/ S9 i/ r" w
這可能性是很高的..........有的管委會搞神秘........有的連存摺都不給總幹事保管經手的....看不到定存單 不意外!!4 j1 o' c) _  z- r
1 |: v6 p1 K$ Z# [6 F, y
不過住戶還是可以反映 有權請求委員會把定存單影本 公示給住戶知悉 依 公寓大廈管理條例 這是於法有據的....
" o; ^, `" o/ d' P
) Y% a- H6 U/ N; |如果覺得有問題 應是先知會主委 請求 財委 /監委 協助進行財報說明較佳........
作者: 快樂讀書會    時間: 2011-5-8 16:56
本文章最後由 快樂讀書會 於 2011-5-8 17:12 編輯
* z2 X! z( l5 D' G' O* f/ }! ?" S" }- T! M
以我的作帳經驗.
2 g; r% w9 N+ I! |6 {+ v( b) E1.社區的收入不外管理費及汽機車收入.最好收據要求.要連號不得跳號.$ z: L" T$ ?2 u! l& M- I' A
財委每次只給總幹事5本收據.用完收舊給新.千萬不要貪圖小利.我就碰過有管委會
' B9 x- A' r7 N4 Q( F要求收費單據由保全公司提供.這樣的缺點就是比如編號200.的保全公司家同樣編號就有好幾本.
* d. [. b6 S. [3 I6 K- I  i2 P全部收據都交給總幹事會有一個缺點.曾發生有總幹事拿後面號碼的單據跟住戶收錢.中飽私囊.! T9 k+ z. s# a" b0 ?; _
而社區會查不出來.很簡單.主.財.監.沒人花時間過帳.及稽查.才會造成被污錢卻不自知.' S+ s3 b( z+ \' [, u$ n! x
2.每個月財報都應該將收費單據貼上來.我通常看過後我會蓋騎縫章.包含支出單據報表.
* g' i+ q% e3 N" k" a9 [# r) r! P5 _核對銀行存摺.是否跟當月財報金額是否相符.
# n) d2 S) X/ U) |5 z9 E2 ^) W3.要求總幹事按時公告住戶的欠繳名單.這樣帳有問題馬上就知道了.
- {8 A7 M2 ~  Z& ~4. 最好將當月財報.包含收入明細表.一般一張收入報表單據約35張.(以我們社區大約7張收入報表.)
4 F' X8 ], q) |及支出單據影印張貼公怖欄.這樣帳就很透明.一方面不怕住戶質疑.社區花了那些錢.一清二楚..
作者: 新同學    時間: 2011-5-8 22:54
回覆 jushua1975 的文章8 k: _, L+ j# U. e4 Y
, X2 H% C& a4 G  O3 S( s7 |7 q' D
用幾本帳是看帳的復雜度,不是一定一本或二.若是很清楚,流水帳也是可以的
! F8 c* I0 L% i* A你這麼說是無法找到查帳的方式的
% J% `' C3 l7 ^: k* q還是找社區內的會計人士出面,不過......
1 R) g3 y$ b) R* T  `會計能力要強一點的才行,最好有過查帳經驗會抓問題的
4 r+ O- Z$ Q! s7 Y9 `8 d畢竟"魔鬼藏在細節裡",沒有三兩三是看不出來的
作者: jushua1975    時間: 2011-5-8 22:55
本文章最後由 jushua1975 於 2011-5-8 23:15 編輯 6 E3 r8 d9 K& t: I, k
& K8 `% ^& l5 {; }, m: j
感謝有回復的：服務小弟、 豬肉、 快樂讀書會、新同學  !
. U9 x' x/ \# L0 n! n) o會po這篇是希望可以得到一些方法，讓社區有心關心帳務的鄰居可以知道如何看起!!!
作者: 快樂讀書會    時間: 2011-5-8 23:08
本文章最後由 快樂讀書會 於 2011-5-8 23:12 編輯
) r4 z. \) \; r) X) ~5 e$ l  @  T: \8 D  e1 w
回覆 jushua1975 的文章$ J. B% S  Y0 V  Z, M; T$ M

; S; p  m5 i6 }只看傳票.不過帳.是看不出所以然的.9 S" V9 F1 V. R. p4 k4 ^2 ?6 E
我曾看過某個社區24個月的財報.有20個月.表面的上期結餘.+收入-支出不等於本期結餘.
  j* r( N+ t% `' p但主.財.監都蓋章囉.到最後要交接了.助理帳做不出來.
作者: 小熊米    時間: 2011-5-9 08:04
謝謝分享!我印下來要分享給住戶了!
作者: 玉娟    時間: 2011-5-9 14:30
一、所有收入及支出均登記在一本轉帳傳票本子中，而且有20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉!               
( c* |+ }; W8 s2 _; Z9 Q9 {, _建議：收入/支出：要分開~~~方便過帳及產製報表以及作核算~~                                       
! {5 |5 c: R, T1 Y: ~! n- b# ~2 O查帳要領：收入怕低列、支出怕高列                                                & L4 D. \  {% Q8 q! Y
        所以以下分：收入面及支出面加以說明                                                          L; Z) H. t/ {* c# I
        (一)、收入面：                                                        0 b  ^4 [3 h. T3 R3 @% z0 v- C
                                                                3 N% C7 c0 U4 W4 y4 S
        查帳要領1：用核算動作：(檢視收入的合理性及是否有低列之虞)        3 T6 [5 ~' r& n8 c% A
                例：(1).管理費收入：用--戶數(量)或坪數去作核算  其收入合理性                                        查帳要領2：每筆收入的入帳時間點很重點~~~即使延後入帳：一定要有明細喔。                        . a3 m2 \( z3 P" ~9 O
        例：收入有登帳，但延後登帳===可能發生的問題：利用手上的收入款項，補之前可能挪用的款項, a% u) Z0 Y7 s, Y, c3 S
& ]9 j; Z! X( a- b
               (二)、支出面：                        $ M4 c3 q) h+ f# Z* {- H
                查帳要領1：是否虛報支出- ~& z2 h- Q1 A' j2 f, r+ t
                       
- f* g0 {' C! K' z; ~4 K' U" `- d# b7 z0 T               1.一樣可以採核算動作，核算出支出總數之合理性。               
0 e( H0 _& ?1 [7 s# I8 y               2.支出一定要有憑證。這點很重要~~才可看出，支出支付的合理性                        # x  b5 u- x8 c6 Y% {
                 (怕挪用至私人使用)                        $ f2 @: K& C  t" `
: ?; H4 Y- i* P: T/ D( U
二、20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉                               
7 ^" \# h# ~: f" r& D+ X* H& a; n; v% [% W
        這有非常大之問題，表示其帳務有問題無法對其蓋章負責，所以針對此20筆作詳查。                        (所謂詳查係：需要檢視所有之收據或相關憑證，並且要核對至銀行帳戶，若核不到就擔心-現金交易)                (支出面重要原則：若採用現金交易 是無法查帳的~~~~)                       
( ]2 e0 o: @2 W8 E% i                 (因為即使小額的零用金支付也是要有憑證的喔~~)                        " C, F  }! Q; ^. _- _0 ]
三、要求看定存及活存本子(影本)，無                                * @) Q0 K9 H7 e( F4 L
秘書說在主委那邊!!                        ( J2 I! D/ q8 g% f, m" W0 C
4 q9 b5 U9 w+ X# q: C
若貴社區有心要查帳務內容，定存及活存影本 ，沒有理由不提示，若一直提示不出來
& e8 c9 J2 `$ z4 d: u4 w此部分有很大的問題：擔心是用現金交易喔~~
! F9 r( Z) d( P2 H$ r, T0 X2 v(只要採現金交易再怎麼厲害的查帳高手都查不出喔：原因是把要查帳的軌跡都破壞了。)
6 s& k+ U9 _9 H* @8 A; F- Q5 m4 E% P1 @$ \+ @2 ^
所以建議可以從此方面先作確認。也就是說只要提示不出存摺~~那貴社區的帳務就有極大的問題喔！* U7 K' t. }9 L/ s  P
作者: panpan    時間: 2011-5-9 15:23
我老公是會計師，目前居住北大特區，這部份是他幾十年的專業，他應該可以協助你找出問題點．1 c/ G( n  d" y( j
加油！: K  n  F/ }- H; H6 X) c% L* Q
若有需求可以發訊息給我．
  j' L6 ~4 ?6 K) Y# M1 W' T- ~
作者: 阿慌    時間: 2011-5-9 15:52
亡羊補牢
& G' h' K8 [* }0 G3 K% I$ }趕快制訂會計制度
4 y( s, b+ r* w. K6 q$ D. H所有的帳應作傳票(限定會計科目及權責劃分); H  `' E. y% N
傳票簽章必須有原始憑證附件(如提列現金或銀行轉帳要影印存摺)才為有效6 o" ]! M" U/ |$ G
簽章必須先行認證，禁止代管，代用，以明權責# U5 a  f, N1 x$ M
過帳製表要請會計師簽證(公信力)/ }4 ^- D3 r2 j" ^) D  X
如有零用金應設進出底額& B: O9 i- Q- ^2 `5 O$ }% {) l( {2 o3 u
要有每日清結的習慣(不要偷懶，過幾天積多就記不得或亂了)，) t1 W1 d3 Y+ `+ g
主委財委要不定期抽查帳戶，避免移用(選上了就要盡份), Y4 z) M; L' `8 p) |! J
其實社區財管相當單純，作帳簡單, {8 M$ u0 ]  n, u
之所以搞得污煙瘴氣，就在一個懶或外行(不重視)
8 [/ L0 ]6 n# E/ T4 x! ~) r# `; W除非一個貪字，  D* B: f6 ?7 H, H8 V
否則這種普通常識的基本會計3 }5 I% y2 [9 J" N# S
不是稅會或財會/ j6 i$ n9 S5 C; P5 ^, Q' [
要弄到難以為帳或撲朔迷離，也是天才方能成就的大業5 ~/ M( @, I  r0 {1 l/ g) I
這哪需要專業!!
: u2 q$ O' J3 `9 v$ V1 o
作者: jushua1975    時間: 2011-5-9 19:35
panpan 發表於 2011-5-9 15:23
% K; u( T! X. d! y* g1 M6 I- B/ N3 {我老公是會計師，目前居住北大特區，這部份是他幾十年的專業，他應該可以協助你找出問題點．
/ K. }5 z; g" t# e8 F7 w% P加油！
+ J( Q0 u7 A1 }+ D9 a" E4 |& O若有需 ...

; ^  g* _/ h6 E. d& P! f' D那就先跟你說聲謝謝!!2 D$ w7 i0 H- m3 Y% \  m: m5 x7 Y
作者: jushua1975    時間: 2011-5-10 21:26
本文章最後由 jushua1975 於 2011-5-10 21:26 編輯 4 W, G0 O; @8 N' c$ D

% ~) {& {9 R# B7 H* i* k' N4 K! y剛剛下去查了一下帳，有幾個問題：
3 Z0 X. V, O# J* L7 H(1)4月6日轉帳傳票上分列服務費支出：00公寓大廈及00保全2筆費用，這2筆分別為2個帳戶，照道理說存簿上也應該顯示這天有2筆金額支出，但是，存簿上卻僅有一筆總額數目的支出。
& m' {7 I5 A0 b# s" ^( m/ J* Y: _% _(2)也因為發現怪怪的，就繼續往下看，發現有發票，但是發票卻是同一家開的(00保全)，轉帳給2家公司，應該會有2張不同的發票吧!# h. Z& ?4 m; j2 R; l! w
(3)更有問題的是，4月的服務費支出，發票日期卻是3月1日就開好了!- `6 q4 i' O) b1 N8 `
---------------------------
, F- A! m& n5 K; W: C5 L/ p以上屬正常嗎?
2 c7 i  @/ N, q, \謝謝!!
作者: 服務小弟    時間: 2011-5-10 21:37
回覆 jushua1975 的文章
1 M$ T6 J2 @9 s2 M  ?- y9 X- t* b0 F" I; `$ @, |4 w
(1)4月6日轉帳傳票上分列服務費支出：00公寓大廈及00保全2筆費用，這2筆分別為2個帳戶，照道理說存簿上也應該顯示這天有2筆金額支出，但是，存簿上卻僅有一筆總額數目的支出。
4 a" }, F' ]% V0 L$ r
" ~1 g+ S& H( q請問這筆支出 恰巧是00公寓大廈及00保全2筆費用的加總嗎? 通常我會建議在該筆存摺空白處加記註解...方便查帳 也方便記帳4 j  s$ l) b- V" y( _& _
^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^: |! A2 P/ p8 O7 ?# _- I  m% x
上面的支出2筆卻只秀出1筆 有可能是銀行櫃臺方便作業問題.........或是採提領1筆支出 匯出2筆.....查一下有無2張匯款單
( L$ b5 r$ a0 M& m* |
: ^6 a% D  f' U...............感覺你們家的財報是不公佈 當月財報的存摺影本給住戶看......
7 U( {( p( p3 p5 t
4 I1 ^+ X5 f% e1 n' x, x5 L% I0 Y! d(2)也因為發現怪怪的，就繼續往下看，發現有發票，但是發票卻是同一家開的(00保全)，轉帳給2家公司，應該會有2張不同的發票吧!' w* D6 T6 T2 I$ r0 L0 x+ z
2 K$ ?7 p  n$ d/ V# B
有的公司方便作帳     會偷懶統一由一家公司出發票...........只要加起來的總額正確.........應是沒有問題.....
, K8 L  }8 @* }6 D3 w- G" l# @
& d& x$ N- p6 d0 y& C* N! L(3)更有問題的是，4月的服務費支出，發票日期卻是3月1日就開好了!  
6 o  P4 H& }: h- X! _
1 O* T. w* K+ K7 C通常都會提前開單 方便送到社區請款................只要確認每月財報 有無重覆付款(請看附件發票跟明細...)# d$ `, X9 V4 G/ z' I
( a! N. i: x# {. v
應無大礙.........
作者: jushua1975    時間: 2011-5-10 22:29
服務小弟 發表於 2011-5-10 21:37
$ t3 ~* C- I  e6 U' c' @回覆 jushua1975 的文章$ z' R2 A& m. V7 q3 H

* r* X8 w* C" x(1)4月6日轉帳傳票上分列服務費支出：00公寓大廈及00保全2筆費用，這2筆分別為2個 ...

( `, J5 _9 o' a1 b所以說這樣算正常的?!
& S/ f& s" c" G$ T. [" `實在搞不懂，1 F9 q( y* F) t
只希望每月的財務報表能夠明確清楚一點而已，
$ x: }0 k  X0 l2 P管委會的幾個人不知道在堅持甚麼，
, B1 r3 n/ C# p% C& R6 Z3 p報表又不是叫他們做，
7 }9 E' S* R( `' u) l& A/ K況且公布出來讓住戶看有這麼困難!!!
7 X# u" Y; x3 A5 x' q. e% T舉個例：+ F: L0 S: p* W1 m8 I
服務付費支出：400000; o' X6 \8 _' O5 r
一句話打死!
) g' j0 j) E# o# D一般住戶怎麼有那麼多的美國時間跑去櫃檯問，這些錢到哪裡去?
6 I% r2 g5 j  {. G: o又還沒要你將支出憑證影印公布，
) Q8 j# {; M& ~1 v  J. q就一直說一句某某時間管委會的決議事項，
2 u" h: I, W1 |( ~' o# s拿出來檔!, q1 t% I1 x% c! W; ]9 V
作者: 服務小弟    時間: 2011-5-11 00:37
回覆 jushua1975 的文章
4 \; s3 Q/ B2 D% Z! }2 y2 `* g
2 i( R" I6 _; f: w% Q/ u( w: @9 ]你要把重點放在....., A! g3 E% b  R( Y' |% @
: N! |/ s  O4 ~6 z# e
你家的財報有沒有異常不明的支出.........
- W2 q1 D  `. \, J4 q
# Z% o; i9 Q" h- y' P! a或是有沒有假單據核帳........./ V! {+ s( O- l! X% m) L0 R

, w/ \- @8 ^; X' n- z7 o* ^預繳 / 欠繳 管理費明細是否清楚........
$ L1 U- S" v# ~* w5 r0 A6 W: u, O: }8 ^) E& ^4 t0 U7 E
某些採購費用是否嚴重偏離市場行情..............
( x2 y* E4 U% H# u) c+ c4 O& t0 x
這樣子查會比較快.........
. n* r8 ~. l, t( c$ p' ~3 ]: }, B8 }) ~0 E+ t
支出記得分出 固定性支出 跟非固定性支出...........這樣抓帳會更快
$ D) A( r: Y3 p0 y+ w6 @! l  {8 O5 G- g: C
固定性支出......就是委員會有跟協力廠商簽合約....每月都得匯出部份
$ J2 {6 u2 {! ]1 w" L) U% V3 \' G: O. v" l/ S0 R& D
盡量減少給廠商現金請款...........超過2000以上 建議設一本廠商請款簽領冊..(文具店有賣)
作者: jushua1975    時間: 2011-5-11 21:12
服務小弟 發表於 2011-5-11 00:37 8 \. S9 F  T( B
回覆 jushua1975 的文章
. R  n: @# p; ?/ V( _8 y4 O  v# Y) Q; W( l  f
你要把重點放在.....
7 I; k* d4 ^; g8 E" J# @$ R6 g
了解，謝謝!
" p; z( p* B. [1 O+ L. X我還有一些方法來看他們的帳務資料，
4 }* }: V6 B9 G  a( g; k/ E到時再來跟各位報告是否正常!!



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