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標題: 彼得杜拉克教你時間管理 [列印本頁]

作者: 文兒    時間: 2012-9-28 10:19
標題: 彼得杜拉克教你時間管理
撰文/黃禎祥
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' p  c8 w* o% m- T0 G3 Z, g) a成資國際總經理2 @6 j- G7 _; g* ~
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摘錄/經濟文摘
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5 Q7 r1 X0 I) L$ ^6 K8 l8 K+ t: \時間管理的博大精深,處處可見,掌握自己的優勢領域,投入在最擅長的事項,並且隨時隨地警醒自己,才能成為一個有效能的人。3 F8 `- ~9 v' k( a
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; E* a1 [$ q# s) _1 P" O0 X彼得杜拉克一生的著作多達40幾本,有許多強調「自我管理」的章節,其中又以「時間管理」最讓人感到挑戰,因為時間是最稀有的資源,無法逆轉,逝去的時間無法再回來;時間管理也是個人績效、企業成長的關鍵基礎。8 W7 _% w4 u, Q! ]& A! P+ e8 f7 C
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+ U# e8 c( V- V6 ?! a0 W「如果無法管理時間,就無法管理其他事情!」這是彼得杜拉克留給後世的警語。
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要了解個人的績效好壞,需要先看我們平常都把時間花在哪裡?要看一個公司的未來願景,只要看員工與老闆在上班時把時間花在哪裡?便可一窺究竟。
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一個人的時間花在哪裡,成就就會在哪裡,如果立志成為創業家的人,將瑣碎的時間花在處理「別人可以代勞」的瑣碎事務上,而不認真思考企業未來的願景,則這樣的創業有極大的風險!
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時間 花到哪去了1 M" [: @% b1 M
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一個企業內的員工,將大多數的時間花在處理機械式的程序,缺少凝聚意識,有許多的時間聊天、閒扯,這是企業的危機!9 K- ?& u1 P8 c

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* ?9 u9 ~' }2 t; F9 Y# `1 x以下的方法,可以幫助你了解自己的時間究竟花在何處,企業也可以診斷員工是否有效能:
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1.詳細記錄時間運用的實況,詳細的記錄下每天你在做的事。曾經有律師事務所要求以「10分鐘」為一個單位,只為徹底記錄員工把時間花在哪些事情上。建議初學者可以將時間先以「小時」為單位,如此可以簡單而明確地看出自己一整天的時間分配。另外一個小撇步,可以開啟錄音,錄下一整天的經過,然後重複播放一次(當然可以快轉),這可以幫助你回想這一天做了哪些事,經常有人驚訝地發現,一天內需要快轉、讓你聽到厭煩的時間,真是多到數不清。3 E5 G0 J0 C" D+ \7 ?1 N
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: R  o7 U, |$ t) P2.系統化管理時間。時間記錄完成之後,就要把無生產力、浪費時間的活動找出來,杜拉克在其著作中提到,可以問自己以下幾個問題,藉以判斷事情重要與否:「如果不做這件事會怎樣?」、「哪些活動可以交由別人代勞?」、「哪些事情對你或組織最終要到達的目標毫無貢獻?」
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不重要但緊急
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& |& t8 a* f. c& \重要又緊急
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不重要又不緊急
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, f: M/ }$ e! s; ^4 H重要但不緊急% H+ _( F' G0 w1 _+ L1 S

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一般來說,我們可以上方的表格作為輔助,橫軸為重要程度,直軸為緊急程度,將一天的事項劃入這四大領域,讓我們清楚地了解哪些事情是我們首要該做的事,哪些事情可以交由別人協助。
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1 L4 M& U+ O% F0 Z3.找出完整的時間區塊。定義出事件的輕重緩急之後,有些事需要大塊的時間來整理,例如思考企業未來方向、個人人生規畫等,此時固定每天撥出一段時間,處理與最終目標有關的重要事項。
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4.重要的事優先,一次只做一件事。杜拉克先生認為,很少有人可以同時專注在三件事情以上,因此他認為,人生有效能的關鍵,在於「專注」!當我們能夠專注處理重要事項,效能就愈高,實際完成的進度就愈多。
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時間管理最重要的,不是分析事項,而是「放棄」!
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, a) ]. Z- L" u( Z: x/ U+ A/ A放棄對許多人來說是困難的,對更多經理人而言,要把這些事情假手他人,是沒有安全感的,然而,在時間管理的過程裡,我們要會找出拖延我們進度的時間小偷與自己人格上的弱處。
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! q3 R$ Z9 H: J+ D3 S) x# o* Z懂放棄 效率更高; y9 H9 U/ Y; A/ o

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舉例來說,假設你是一個企業裡的高階主管,正在協調處理廠商開票的時間,這攸關到公司周轉金的儲備問題。此時,人事部主管走進來,找你討論某員工的職務調度,這位人事部主管深受老闆喜愛,許多人都不敢得罪他,此時你是要完成手上的任務,還是打斷自己先與他討論人事調動?
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我們可能會基於人情壓力而屈就,但我們必須時刻提醒自己:這樣處理事情的決定,是讓我離目標更近還是更遠?" l+ R' b4 i# e6 @& W7 s

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當我們愈常問自己這個問題,就愈能把自己拉回到正軌上,避免去處理與目標不相干的事件。2 v3 c" }' d# }) Z

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再舉例,如果你希望有一個美滿和樂的家庭,當與丈夫、妻子或孩子發生一些不愉快時,你是要任憑情緒波動,浪費時間在吵架上?還是給自己冷靜的空間,去思考更好的溝通品質?
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0 A# T* {( V. C) R* F2 _7 |時間管理的博大精深,處處可見,掌握自己的優勢領域,投入在最擅長的事項,並且隨時隨地警醒自己,才能成為一個有效能的人。( x/ z* i( r+ a, |6 y- a
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記住!先管好時間,才能管好財富!彼得杜拉克的經典名言:「我拒絕浪費時間!」與你共勉之!
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