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標題: 請教查帳要領! [列印本頁]
作者: jushua1975    時間: 2011-5-8 14:54
標題: 請教查帳要領!
剛剛去櫃檯要求看社區帳本!
6 v4 ~% Y8 d1 _% V% e, R' S發現幾個問題：
$ V( U1 q5 J+ Y$ \- a6 S1.所有收入及支出均登記在一本轉帳傳票本子中，而且有20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉!
4 {& b/ q+ T: C; R! N: s9 N8 J8 |! P問為甚麼為這樣？
4 ?; R3 G6 I0 R8 _秘書轉頭要請總幹事說明，總幹事就說帳都你在做的，請你自己說!!# Z7 \; u' m) z- k
秘書就說之前都是這樣做的!
/ }2 U7 G. w& S3 q# F社區委員怎麼說，他就怎麼做!# O4 j3 K8 p6 A9 F
剛好我一位學弟經過(他學主計的!)，$ p. G5 ~6 ]* r7 |3 k
問了他一下，
' p7 G6 b, f$ X' a1 K& j0 r4 H9 P" [這是不正常的現象!
- o6 n1 M0 j1 }- d& n- ^  N應該區分現金收入及現金支出2本分開才對!
9 p, m( @' v7 t: L1 _* B& x+ E2.要求看定存及活存本子(影本)，無!!
5 E+ H' s1 @- a, d6 I6 F秘書說在主委那邊!!' y/ ~) V% N8 l4 X2 ]) W
-------------------------------------
& t# W( |0 f* a! }1 e以上是正常的嗎?* E1 s3 B# w( S3 [, P4 c
有沒有甚麼是我該注意的!( d/ M3 ~1 R+ [7 q4 P/ @
作者: 服務小弟    時間: 2011-5-8 15:10
回覆 jushua1975 的文章8 Y2 o3 [# i9 @: x. B
/ O7 \' X% P( q2 E$ k* l
個人曾在某家物業公司 擔任過 信義區 區域主管 負責過14個案場.... u* u5 v3 T) i) z  J$ y5 |

6 ]( e5 N/ }2 J& u其實 每個社區的作帳方式都不盡相同.........(有iso9001認證也一樣...)& f# Y$ F- e- ]) _

& s# D- c0 p( R4 A9 O教你簡單的查帳方式......
& S% A8 v& t0 v/ r, R  b$ _( B9 U" Y
就是把存摺 跟 社區財報進行核對 看看數字上有無誤差........
0 I) c/ [$ a5 r# H7 i8 N9 O! K- f8 _6 n" X: i! j
可以先單純的抽查 每日 管理費收入 跟財報每日收入 是否相符.....8 S* t+ j& R# C) ~. H3 m! z4 h, |; {
  @1 J. d% Z( L* K* [; N( \
再看看 零用金支出 有無奇怪的明細或單據 細項有怪怪的?8 e) S7 R6 c6 t. Q- Z
1 Q0 w, F! y; v4 |- W! Y
裝潢保證金 跟暫收款 如何提存?   F4 C; ?1 ?; `. H# W3 q4 Z8 e8 b/ U

0 q6 Y+ ?# a: D1 [9 d9 f9 F遙控器/磁卡 帳面數 跟帳是否相符......
5 u. M! W- b* N4 i& F( @3 h1 j/ k* [( g4 P
還有管理費逾期/預繳明細是否有清單詳列..........
% A- ^& c3 e. ]9 E, }( f! b/ d. Z& w) i2 L/ N* _- H
如果真的傻傻的分辨不清楚.............建議找第三方 會計師 來協助查帳....
( ?& }1 P4 I. s% t
作者: 豬肉    時間: 2011-5-8 15:12
還是請位會計師來幫忙吧!
  z  S0 l/ `- X8 t4 G9 G
) D' F2 K" Z$ r" M) ]% f看看分類帳...()
6 K' s$ D( z7 z" }! l/ c看看傳票...
- s- W5 g; H! [2 f; F' ~  v! m看看收據內容...(搞不好還會出現婦產科收據喔!), {& E# f6 G1 |, l

+ e: k) Z/ t% U  {, L4 Z請參考
8 M6 Q0 E" j5 s, Z/ L# z8 k: H
作者: 服務小弟    時間: 2011-5-8 15:22
本文章最後由 服務小弟 於 2011-5-8 15:24 編輯
" ~' b# \" ^5 {. J4 B* h9 F' ^5 H1 I
1.應該區分現金收入及現金支出2本分開& s$ A" E0 `& w9 B* l2 r7 u, V

! n% a1 n6 q6 X; b8 a: ~8 C這個沒有一定........所以問你學弟不見得對..........要看社區管委會開戶使用的方式(物管公司向來只有建議權 沒有決定權..)
' |( q, Q; t% @* g' [2 ~+ G  I9 J3 k) [& c1 I$ @$ |4 L
有的管委會帳戶是依使用用途分帳戶 (比如管理費用a銀行 公基金放b銀行 裝潢保證金/暫收款c銀行..定存 b c d 銀行都有...)  |& a/ I* Z6 l" Q' X& ^1 B- M( e
' j/ ^5 C( @) b5 H! Y+ K
有的亂七八糟5 6本也是有看過...(本人遇到某社區管理費分5本不同銀行給住戶存...orz)" e6 a/ f1 x5 O3 e, o$ o9 m
8 Z" W" i6 H& Z7 Y( E  m
也有的從頭到尾都是一本搞定...........(超出一半以上社區是如此....尤以300戶以下中小型社區)
1 S1 S1 ~9 b& {8 w7 _4 |! ]" x0 d+ {( U$ G2 U) n' J
4 H9 ]+ I9 S- T" i5 l
2.要求看定存及活存本子(影本)，無!!秘書說在主委那邊!!3 m6 h2 T- h% Q2 P

" t8 ~9 U6 v' b這可能性是很高的..........有的管委會搞神秘........有的連存摺都不給總幹事保管經手的....看不到定存單 不意外!!
8 b* Z6 p. l2 U9 B. J. u
( c% k' O# J& I' d7 U" A不過住戶還是可以反映 有權請求委員會把定存單影本 公示給住戶知悉 依 公寓大廈管理條例 這是於法有據的..... f& E7 R% V  R
! o/ Q: e3 L3 \
如果覺得有問題 應是先知會主委 請求 財委 /監委 協助進行財報說明較佳........
作者: 快樂讀書會    時間: 2011-5-8 16:56
本文章最後由 快樂讀書會 於 2011-5-8 17:12 編輯
$ j( `  ~5 ~" Q& O. W
" Q: V% j5 d/ J1 h. w6 w以我的作帳經驗.
9 f9 v2 H, ?7 a+ I4 K3 p; g2 \1.社區的收入不外管理費及汽機車收入.最好收據要求.要連號不得跳號.4 o5 L4 N. i$ E9 e9 t$ ~. ]  j
財委每次只給總幹事5本收據.用完收舊給新.千萬不要貪圖小利.我就碰過有管委會% C- g% q8 T$ y9 s. u; h* l2 t
要求收費單據由保全公司提供.這樣的缺點就是比如編號200.的保全公司家同樣編號就有好幾本.4 k' t, g" _# O- o- O
全部收據都交給總幹事會有一個缺點.曾發生有總幹事拿後面號碼的單據跟住戶收錢.中飽私囊.
" D! h2 K. [, G1 z8 l7 N9 y而社區會查不出來.很簡單.主.財.監.沒人花時間過帳.及稽查.才會造成被污錢卻不自知.
2 W8 M+ v6 S) G$ O, C2.每個月財報都應該將收費單據貼上來.我通常看過後我會蓋騎縫章.包含支出單據報表.
' s: z# j1 m" [, a; @5 p核對銀行存摺.是否跟當月財報金額是否相符.+ F5 C  P# H: |/ ]! B+ x; N/ x
3.要求總幹事按時公告住戶的欠繳名單.這樣帳有問題馬上就知道了.; X+ J/ r9 U+ ~8 F9 [0 R
4. 最好將當月財報.包含收入明細表.一般一張收入報表單據約35張.(以我們社區大約7張收入報表.)& m1 \8 E6 @7 L/ A
及支出單據影印張貼公怖欄.這樣帳就很透明.一方面不怕住戶質疑.社區花了那些錢.一清二楚..
作者: 新同學    時間: 2011-5-8 22:54
回覆 jushua1975 的文章
! u. S- K, g; A5 y9 c* c& t/ {
用幾本帳是看帳的復雜度,不是一定一本或二.若是很清楚,流水帳也是可以的! Z6 T( \. J8 x! \) ?6 S7 L
你這麼說是無法找到查帳的方式的
) P" g( e" Q* a7 i+ R還是找社區內的會計人士出面,不過......
, H( d6 e- b# [4 b; }會計能力要強一點的才行,最好有過查帳經驗會抓問題的7 i$ k' ?  r  ~
畢竟"魔鬼藏在細節裡",沒有三兩三是看不出來的
作者: jushua1975    時間: 2011-5-8 22:55
本文章最後由 jushua1975 於 2011-5-8 23:15 編輯 # D$ J; Z4 M9 M* T3 E8 l5 O- L

! o! W' Y) [- O/ y感謝有回復的：服務小弟、 豬肉、 快樂讀書會、新同學  !# b6 E) H* Y9 [' _  t
會po這篇是希望可以得到一些方法，讓社區有心關心帳務的鄰居可以知道如何看起!!!
作者: 快樂讀書會    時間: 2011-5-8 23:08
本文章最後由 快樂讀書會 於 2011-5-8 23:12 編輯 ( `$ h" c0 h/ w  O8 q1 E

0 l6 P- T- _3 ^& H- Z: e! c! d/ m4 ~: j回覆 jushua1975 的文章
( P: b0 y2 B* r3 n  D$ J  T
# Q  I, V$ o& f) W5 G6 x+ [* K1 U只看傳票.不過帳.是看不出所以然的.
2 o2 |# u: \+ S+ ?0 ~  b我曾看過某個社區24個月的財報.有20個月.表面的上期結餘.+收入-支出不等於本期結餘.
1 n) ^0 D" D; s; N/ J9 g但主.財.監都蓋章囉.到最後要交接了.助理帳做不出來.
作者: 小熊米    時間: 2011-5-9 08:04
謝謝分享!我印下來要分享給住戶了!
作者: 玉娟    時間: 2011-5-9 14:30
一、所有收入及支出均登記在一本轉帳傳票本子中，而且有20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉!               
* ~7 T2 h8 T7 n  P# J% A  o* u建議：收入/支出：要分開~~~方便過帳及產製報表以及作核算~~                                        * m! s2 _; N* }# E
查帳要領：收入怕低列、支出怕高列                                                1 j6 i! w; S+ H6 \+ X$ k9 p: k; j* k
        所以以下分：收入面及支出面加以說明                                                       
2 a. p7 C: i3 O- S, e# r4 J        (一)、收入面：                                                        9 v, F- e/ ], b
                                                                ) Q3 g2 V3 @1 z1 E. C
        查帳要領1：用核算動作：(檢視收入的合理性及是否有低列之虞)       
! m; j( t" i- K                例：(1).管理費收入：用--戶數(量)或坪數去作核算  其收入合理性                                        查帳要領2：每筆收入的入帳時間點很重點~~~即使延後入帳：一定要有明細喔。                        % s* s! |& x2 b6 R' F1 ?
        例：收入有登帳，但延後登帳===可能發生的問題：利用手上的收入款項，補之前可能挪用的款項
1 S* [" c  {# P7 I. |
- `. Q4 a; L7 T% j& a, `! Z               (二)、支出面：                        / k2 T7 ^& G8 G
                查帳要領1：是否虛報支出4 a# p. G% l! ~# F2 L1 F
                       
/ J) D' \6 u9 S! ^               1.一樣可以採核算動作，核算出支出總數之合理性。                / k: G% F* e: r" N
               2.支出一定要有憑證。這點很重要~~才可看出，支出支付的合理性                       
3 g4 @+ G1 t, ?( p6 Q                 (怕挪用至私人使用)                       
2 B6 W1 w3 I5 S
$ z7 G1 Y5 D8 o二、20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉                                1 ?2 {8 l! g" t

1 q- k7 P! R# Z8 k        這有非常大之問題，表示其帳務有問題無法對其蓋章負責，所以針對此20筆作詳查。                        (所謂詳查係：需要檢視所有之收據或相關憑證，並且要核對至銀行帳戶，若核不到就擔心-現金交易)                (支出面重要原則：若採用現金交易 是無法查帳的~~~~)                       
, P( j6 Q) V' R! \$ l                 (因為即使小額的零用金支付也是要有憑證的喔~~)                       
, h; B8 d% u6 y3 m  H0 s5 Q3 q" f三、要求看定存及活存本子(影本)，無                                / j9 B4 |# j9 @. x' E( a- }( G( {1 U; i
秘書說在主委那邊!!                        * U' ?3 a- D# L  N8 X$ e9 g8 [

. s4 z4 c7 o1 W' X% A. k若貴社區有心要查帳務內容，定存及活存影本 ，沒有理由不提示，若一直提示不出來$ R5 c; Q3 a6 U0 d: J5 Z
此部分有很大的問題：擔心是用現金交易喔~~' |0 g* d3 l0 C# E* ]
(只要採現金交易再怎麼厲害的查帳高手都查不出喔：原因是把要查帳的軌跡都破壞了。)# @. A) x2 Y( }1 Z- K3 m5 [; |$ b+ `
6 w7 T6 |4 H4 M7 A4 @
所以建議可以從此方面先作確認。也就是說只要提示不出存摺~~那貴社區的帳務就有極大的問題喔！
. Y5 Z8 T8 I. L- n  i4 n
作者: panpan    時間: 2011-5-9 15:23
我老公是會計師，目前居住北大特區，這部份是他幾十年的專業，他應該可以協助你找出問題點．2 r9 X9 B1 P( ]& i! {
加油！
- s6 O$ u; f) X若有需求可以發訊息給我．
. `2 }( ?; ~5 J- s
作者: 阿慌    時間: 2011-5-9 15:52
亡羊補牢
# @" d9 d& n7 D0 ]趕快制訂會計制度  n% z0 K, ]2 n# G
所有的帳應作傳票(限定會計科目及權責劃分)
4 I# ?; F4 V' M傳票簽章必須有原始憑證附件(如提列現金或銀行轉帳要影印存摺)才為有效
4 N" k- u- j6 O2 L% d簽章必須先行認證，禁止代管，代用，以明權責1 `( V9 i9 z' H$ z# Q( y
過帳製表要請會計師簽證(公信力)
; Z) c; B6 k! `: D( D2 J7 R4 G如有零用金應設進出底額
  W- r8 ^& T% ~# N要有每日清結的習慣(不要偷懶，過幾天積多就記不得或亂了)，( d# w( L' h/ }- u; d6 f
主委財委要不定期抽查帳戶，避免移用(選上了就要盡份)
6 [0 z6 e# h( t# c/ s1 K( f其實社區財管相當單純，作帳簡單
. G* d; W0 r% d6 E1 X之所以搞得污煙瘴氣，就在一個懶或外行(不重視)- i, K3 }) s' G2 a9 w4 N+ y
除非一個貪字，8 P9 I1 U* F# h# V! K2 U5 |: X
否則這種普通常識的基本會計$ Y8 \8 ~$ B9 B8 H8 M' R
不是稅會或財會2 Z5 L) P1 j# u. P
要弄到難以為帳或撲朔迷離，也是天才方能成就的大業
# a8 l0 o; r* R& a, H這哪需要專業!!
! ?+ C7 x9 W& }: O
作者: jushua1975    時間: 2011-5-9 19:35
panpan 發表於 2011-5-9 15:23
: \" N# I; T+ ~5 Z% M8 S% s我老公是會計師，目前居住北大特區，這部份是他幾十年的專業，他應該可以協助你找出問題點．
6 x& e2 ^' }  p加油！; k& K. |' m& a6 M5 a
若有需 ...
8 m9 t3 ^8 d$ H* N7 ^, z
那就先跟你說聲謝謝!!) K' K$ h2 r0 L3 ]6 l
作者: jushua1975    時間: 2011-5-10 21:26
本文章最後由 jushua1975 於 2011-5-10 21:26 編輯 5 O( y. w& H' B4 q! ~8 J) N- e4 }

. o' D8 p2 y; v3 h  Q剛剛下去查了一下帳，有幾個問題：
! G2 D2 f4 O' c0 d/ {! e(1)4月6日轉帳傳票上分列服務費支出：00公寓大廈及00保全2筆費用，這2筆分別為2個帳戶，照道理說存簿上也應該顯示這天有2筆金額支出，但是，存簿上卻僅有一筆總額數目的支出。4 O3 `  o3 q+ P/ Z% A" M
(2)也因為發現怪怪的，就繼續往下看，發現有發票，但是發票卻是同一家開的(00保全)，轉帳給2家公司，應該會有2張不同的發票吧!; o' d# w! V& E) w; j! a, }# X
(3)更有問題的是，4月的服務費支出，發票日期卻是3月1日就開好了!
# N4 u- U; J" U% O: S" }6 ^---------------------------7 w9 Z  `6 Z( h8 t& Z# @
以上屬正常嗎?9 C- _5 w1 }: k7 g3 L' |
謝謝!!
作者: 服務小弟    時間: 2011-5-10 21:37
回覆 jushua1975 的文章
! d0 ^9 ]2 T* Z$ f3 W4 F; e
; |& A# D+ ?! y' t' K, y* C(1)4月6日轉帳傳票上分列服務費支出：00公寓大廈及00保全2筆費用，這2筆分別為2個帳戶，照道理說存簿上也應該顯示這天有2筆金額支出，但是，存簿上卻僅有一筆總額數目的支出。
( d- N- x9 L+ J  K% h( R/ f+ i4 A% e7 ~1 ]2 w$ ~) e6 U5 E
請問這筆支出 恰巧是00公寓大廈及00保全2筆費用的加總嗎? 通常我會建議在該筆存摺空白處加記註解...方便查帳 也方便記帳4 m3 n2 \* r  X/ ]# u' f0 Z6 t1 T* [
^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^" V( E: Y3 g# F
上面的支出2筆卻只秀出1筆 有可能是銀行櫃臺方便作業問題.........或是採提領1筆支出 匯出2筆.....查一下有無2張匯款單# Q$ h% B" T* p, Y: U6 f4 n  N
( d+ I: a8 M8 s4 ?/ a$ N1 W
...............感覺你們家的財報是不公佈 當月財報的存摺影本給住戶看......
/ r. ^% {( O+ q( K4 M
, `0 O$ ?: r5 ^. Z(2)也因為發現怪怪的，就繼續往下看，發現有發票，但是發票卻是同一家開的(00保全)，轉帳給2家公司，應該會有2張不同的發票吧!  L& ~  F& Y* V1 \
- `; I% F4 O( k! [" z2 N5 I
有的公司方便作帳     會偷懶統一由一家公司出發票...........只要加起來的總額正確.........應是沒有問題.....) L3 x* \* h; p8 o  S9 h- a# \

0 Q  Q# @  H/ \5 K5 @# \(3)更有問題的是，4月的服務費支出，發票日期卻是3月1日就開好了!  
" H: C) S' q$ b. C# t) i, w" F) }0 {
通常都會提前開單 方便送到社區請款................只要確認每月財報 有無重覆付款(請看附件發票跟明細...)) ^1 E% i6 [9 b  D
. P) p; a0 r" V# e( R8 L
應無大礙.........
作者: jushua1975    時間: 2011-5-10 22:29
服務小弟 發表於 2011-5-10 21:37
( _8 Z8 P4 E' ~" _# I回覆 jushua1975 的文章* ~1 Q$ D6 b: u0 b

" ]2 v$ e1 A" l6 Q0 E. q, V0 h(1)4月6日轉帳傳票上分列服務費支出：00公寓大廈及00保全2筆費用，這2筆分別為2個 ...
( i. R& y# Q, ?! z$ @+ i
所以說這樣算正常的?!, F+ N- k7 i7 }: T7 h
實在搞不懂，7 T  b6 r0 g6 m+ T/ l# t8 ^
只希望每月的財務報表能夠明確清楚一點而已，* [* K& c$ J6 B. m7 ?
管委會的幾個人不知道在堅持甚麼，
% O7 W; @8 J* P9 @1 ^報表又不是叫他們做，
* c3 i2 t; |) |+ s4 r. d, R6 `況且公布出來讓住戶看有這麼困難!!!/ S: c2 M3 ^% l4 f7 B, }
舉個例：; `6 t: t7 O3 V# L* |
服務付費支出：400000  B# Q8 E8 T& E: V
一句話打死!
/ q" u  E5 }: p5 ?% k9 p一般住戶怎麼有那麼多的美國時間跑去櫃檯問，這些錢到哪裡去?2 r6 X1 c  \; X) L) X
又還沒要你將支出憑證影印公布，
, K/ i/ \! m3 O/ D就一直說一句某某時間管委會的決議事項，
, M; M- O( e4 M9 B2 ?; \  ?7 k拿出來檔!9 M8 n/ S0 C" m2 v- W
作者: 服務小弟    時間: 2011-5-11 00:37
回覆 jushua1975 的文章1 H, Q1 J  _# t. B
. n! X: P+ M8 O" w" S" h
你要把重點放在....., f  n4 A; [: r5 j0 G
, s! w5 L' `1 p; W
你家的財報有沒有異常不明的支出.......... N/ J8 \3 k8 Y9 M1 q8 `
2 u3 ?# G# H$ ^- v  |( x3 p1 b0 X
或是有沒有假單據核帳.........# O+ y8 L- d" E( z

" ^6 Y+ k$ Z" Z5 n0 N9 b; k預繳 / 欠繳 管理費明細是否清楚........
5 p: P( b2 B: L  [
, b6 C1 a. K9 G# G某些採購費用是否嚴重偏離市場行情..............
! [# C) B9 H+ B# U6 q8 H1 x0 t/ F# ]
這樣子查會比較快.........
5 G* f2 T/ ]9 c+ x  P
1 D/ a' n9 D; ]/ D. X% w' _支出記得分出 固定性支出 跟非固定性支出...........這樣抓帳會更快
% ?, I: V% X  h
  c/ p  w) X& ^& D- [2 x6 v% d: E固定性支出......就是委員會有跟協力廠商簽合約....每月都得匯出部份
: m* K# z) w) w# k
; I' e& T5 I7 r1 g& ^0 ?盡量減少給廠商現金請款...........超過2000以上 建議設一本廠商請款簽領冊..(文具店有賣)
作者: jushua1975    時間: 2011-5-11 21:12
服務小弟 發表於 2011-5-11 00:37
! P" W, M) P' h1 A& |9 O( i% H! k; D回覆 jushua1975 的文章9 \  t# H  i  v: K$ e6 M5 Q/ r
$ d  s4 L" `5 }; @- G: Q) K' h
你要把重點放在.....

. q7 B4 r. p# Q, J5 ]0 X# C了解，謝謝!
% {: A' F( [; P5 J我還有一些方法來看他們的帳務資料，- _! L, o7 x6 j7 j" w$ [
到時再來跟各位報告是否正常!!



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