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標題: 請教查帳要領! [列印本頁]
作者: jushua1975    時間: 2011-5-8 14:54
標題: 請教查帳要領!
剛剛去櫃檯要求看社區帳本!8 J' N8 j% o  D! {$ @$ O" a1 ?
發現幾個問題：( b/ c1 x" i0 a( V7 D& X- ]( V5 N
1.所有收入及支出均登記在一本轉帳傳票本子中，而且有20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉!) o) Z8 L0 J5 o0 B1 w
問為甚麼為這樣？
6 u( F1 Y4 ~2 D: {' |8 H2 o# V. Y+ f秘書轉頭要請總幹事說明，總幹事就說帳都你在做的，請你自己說!!
' {2 ^  j, v# u8 I, ~秘書就說之前都是這樣做的!' O* s# C+ e" k6 P& f
社區委員怎麼說，他就怎麼做!
% c! ^6 w0 ~4 T* q& B剛好我一位學弟經過(他學主計的!)，) _2 I. |5 }7 t. u. J$ C' A
問了他一下，
/ _8 X! o- A# D1 B" G; H3 Z  }這是不正常的現象!( h% |/ x0 E. P, K% U
應該區分現金收入及現金支出2本分開才對!
# y2 y( r% o" C3 P5 j2.要求看定存及活存本子(影本)，無!!
7 z7 m! K  |2 ]: S: I$ k3 A秘書說在主委那邊!!
( W1 g9 L0 x: X-------------------------------------9 n3 V5 v. {, [9 ^
以上是正常的嗎?, n! g) A6 _6 `6 n$ a
有沒有甚麼是我該注意的!) [. C9 J/ U9 R
作者: 服務小弟    時間: 2011-5-8 15:10
回覆 jushua1975 的文章
+ }9 f* s( _  x  T0 ~) F  r! G5 ?& W) j, w! b4 y7 w
個人曾在某家物業公司 擔任過 信義區 區域主管 負責過14個案場...9 r% A3 }; G" q% y) }( N

/ Q; N/ L/ b) I  S5 u+ c& C/ I/ S其實 每個社區的作帳方式都不盡相同.........(有iso9001認證也一樣...)
# x. \' Y! [, y. z  E: r
& ]5 Q  X+ N% m9 s, C( o教你簡單的查帳方式......  s6 k7 K$ ]3 z: f4 U2 T

8 o2 B9 p& }1 M6 T' o就是把存摺 跟 社區財報進行核對 看看數字上有無誤差........* J. `, n" F  Z5 }0 A
- E7 L# V  w* m! k/ Y& ?. g
可以先單純的抽查 每日 管理費收入 跟財報每日收入 是否相符.....# p1 m. m! T- P0 i2 a& M8 i/ X
8 U3 `- T: Y' l$ B( c" E/ \
再看看 零用金支出 有無奇怪的明細或單據 細項有怪怪的?* J2 K) ^1 t' }0 Q7 x  G

( [5 K& c% E8 a裝潢保證金 跟暫收款 如何提存? . I: D# F# R* w. m& @, B  L

/ _7 ^( o/ ^; I5 M- k遙控器/磁卡 帳面數 跟帳是否相符......4 }, Q& e& n+ I

! j2 a: q& a& i9 r* \3 m" g還有管理費逾期/預繳明細是否有清單詳列..........& X6 j: u4 C- K& T5 X. x
& y$ I9 O) t8 M& W
如果真的傻傻的分辨不清楚.............建議找第三方 會計師 來協助查帳....
8 x' [# q, X, ?& g9 F  p
作者: 豬肉    時間: 2011-5-8 15:12
還是請位會計師來幫忙吧!
6 i  @( G1 i# A# Q* g
' I$ j- \+ u( y- o6 Y$ _看看分類帳...()" N/ G% E$ ~. }( R2 Q6 r; Z
看看傳票...
! O0 g3 ?" X: B6 r' Q看看收據內容...(搞不好還會出現婦產科收據喔!)0 i" C$ h6 M; D  ~2 N; k* \

# _8 d* Q6 R4 k; M  A7 M請參考
! j2 W" _  v7 R' Z9 M# G
作者: 服務小弟    時間: 2011-5-8 15:22
本文章最後由 服務小弟 於 2011-5-8 15:24 編輯
+ l6 N, f: L$ ]( w: e6 k! @( g  D" D. @: n& F1 Q$ o
1.應該區分現金收入及現金支出2本分開
, A4 `+ {6 B2 U/ S7 g4 D# A$ s. B$ k+ f
這個沒有一定........所以問你學弟不見得對..........要看社區管委會開戶使用的方式(物管公司向來只有建議權 沒有決定權..)
1 d& s* v- `3 A2 `, w
! _4 n# ]5 I4 y有的管委會帳戶是依使用用途分帳戶 (比如管理費用a銀行 公基金放b銀行 裝潢保證金/暫收款c銀行..定存 b c d 銀行都有...)7 c4 d8 E: C2 s5 v3 o3 V! c

2 k/ Y* I& Q2 E2 u5 ?有的亂七八糟5 6本也是有看過...(本人遇到某社區管理費分5本不同銀行給住戶存...orz)
$ u8 w0 v1 S% I4 u
2 L. S: t& x( g) d: W也有的從頭到尾都是一本搞定...........(超出一半以上社區是如此....尤以300戶以下中小型社區)
' w. ?( _; E2 S6 G: a
) f9 K6 ]" Y  h; c
$ P  d2 i  G. e+ k, b( i  v2.要求看定存及活存本子(影本)，無!!秘書說在主委那邊!!
4 d( i( w0 q; H
. r6 F; B" i: I2 I這可能性是很高的..........有的管委會搞神秘........有的連存摺都不給總幹事保管經手的....看不到定存單 不意外!!
* H. W) w: r2 C2 _7 h5 d9 c6 s6 v; l3 @3 X/ B5 L( i; k
不過住戶還是可以反映 有權請求委員會把定存單影本 公示給住戶知悉 依 公寓大廈管理條例 這是於法有據的....
# z/ p7 H2 B6 `6 z! [4 N
* f: S7 G( P% F% J7 U如果覺得有問題 應是先知會主委 請求 財委 /監委 協助進行財報說明較佳........
作者: 快樂讀書會    時間: 2011-5-8 16:56
本文章最後由 快樂讀書會 於 2011-5-8 17:12 編輯 $ M" ?+ k$ j6 ^- j2 ^1 @* M
/ h8 x/ t# w' ~# s
以我的作帳經驗.
7 @6 a! p" w- f1.社區的收入不外管理費及汽機車收入.最好收據要求.要連號不得跳號.
, W" @0 l# t8 _- {. p2 d* d財委每次只給總幹事5本收據.用完收舊給新.千萬不要貪圖小利.我就碰過有管委會8 y- c( t% U  M' K
要求收費單據由保全公司提供.這樣的缺點就是比如編號200.的保全公司家同樣編號就有好幾本.
9 ^5 d+ E3 o6 f" Q" `$ P全部收據都交給總幹事會有一個缺點.曾發生有總幹事拿後面號碼的單據跟住戶收錢.中飽私囊.
* g& s4 x5 k# S$ A9 \& K: X9 M而社區會查不出來.很簡單.主.財.監.沒人花時間過帳.及稽查.才會造成被污錢卻不自知.7 ?) i' b5 r' C/ J7 u5 p
2.每個月財報都應該將收費單據貼上來.我通常看過後我會蓋騎縫章.包含支出單據報表.
# E1 ~9 o4 G3 f! _核對銀行存摺.是否跟當月財報金額是否相符.
# O: |3 J8 i. Q; g3.要求總幹事按時公告住戶的欠繳名單.這樣帳有問題馬上就知道了.
- u. i  u& U+ L+ z" Q7 L4. 最好將當月財報.包含收入明細表.一般一張收入報表單據約35張.(以我們社區大約7張收入報表.)6 e, a, A/ B1 l+ O1 p
及支出單據影印張貼公怖欄.這樣帳就很透明.一方面不怕住戶質疑.社區花了那些錢.一清二楚..
作者: 新同學    時間: 2011-5-8 22:54
回覆 jushua1975 的文章- L8 c' W9 T5 M1 u! \! Y- g
0 @' m* q8 T# X' m5 c- L
用幾本帳是看帳的復雜度,不是一定一本或二.若是很清楚,流水帳也是可以的5 z& }  A2 n: A5 r' _! M6 X
你這麼說是無法找到查帳的方式的
7 }+ F5 T) ^7 N" P; ~還是找社區內的會計人士出面,不過......
8 n3 ?! |) P, x會計能力要強一點的才行,最好有過查帳經驗會抓問題的
$ z& _$ O  C5 A6 x+ k畢竟"魔鬼藏在細節裡",沒有三兩三是看不出來的
作者: jushua1975    時間: 2011-5-8 22:55
本文章最後由 jushua1975 於 2011-5-8 23:15 編輯
6 w3 e' X; t  L6 j9 L3 ]( q5 K' o: \9 w4 f& ?. w1 |% ~
感謝有回復的：服務小弟、 豬肉、 快樂讀書會、新同學  !" b3 a2 X+ `+ m
會po這篇是希望可以得到一些方法，讓社區有心關心帳務的鄰居可以知道如何看起!!!
作者: 快樂讀書會    時間: 2011-5-8 23:08
本文章最後由 快樂讀書會 於 2011-5-8 23:12 編輯 7 ?% f+ \  P8 f0 A
2 F. T/ r! A5 C" K( P# g
回覆 jushua1975 的文章8 H( p" r6 ]. M9 n! m4 e

3 V" F/ K  @# L" _0 o只看傳票.不過帳.是看不出所以然的.
3 [$ ~; T/ E  r% ^( n8 Q1 Z% {; r% M我曾看過某個社區24個月的財報.有20個月.表面的上期結餘.+收入-支出不等於本期結餘.
9 R2 T# b: Y, u7 ~但主.財.監都蓋章囉.到最後要交接了.助理帳做不出來.
作者: 小熊米    時間: 2011-5-9 08:04
謝謝分享!我印下來要分享給住戶了!
作者: 玉娟    時間: 2011-5-9 14:30
一、所有收入及支出均登記在一本轉帳傳票本子中，而且有20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉!                5 C' t' z, [, x  i& _: C
建議：收入/支出：要分開~~~方便過帳及產製報表以及作核算~~                                        7 d' S' u9 c4 |  Q  l& y
查帳要領：收入怕低列、支出怕高列                                                . T& @7 ?# s: E  V
        所以以下分：收入面及支出面加以說明                                                        6 s0 s- z$ ?0 o
        (一)、收入面：                                                       
+ n; `2 m- j' j4 n5 G8 j                                                                7 l. g; S% B$ u5 r$ j5 y
        查帳要領1：用核算動作：(檢視收入的合理性及是否有低列之虞)       
+ f1 p. D& o2 l  \& |( |                例：(1).管理費收入：用--戶數(量)或坪數去作核算  其收入合理性                                        查帳要領2：每筆收入的入帳時間點很重點~~~即使延後入帳：一定要有明細喔。                        ( J% K/ G! x9 B
        例：收入有登帳，但延後登帳===可能發生的問題：利用手上的收入款項，補之前可能挪用的款項
9 C/ h9 V5 ^* R; h
8 P; g* G) @# i# o9 E# v/ |) O% h               (二)、支出面：                        7 i* v$ z* z2 g+ y# m
                查帳要領1：是否虛報支出
  A  w) V: i7 W" a+ q, `1 S  z                       
( X5 _$ f  V+ ]0 D! z% v% H5 \               1.一樣可以採核算動作，核算出支出總數之合理性。               
: F9 N: l2 \& F( t               2.支出一定要有憑證。這點很重要~~才可看出，支出支付的合理性                       
" C, {+ @, m8 x6 `( v2 c: k                 (怕挪用至私人使用)                        + l+ s) W4 E! s/ F) D

+ {9 w1 G- }: K! }1 y  s; s  [" g二、20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉                               
- `. K+ l' D" R% Q% \
. D( i0 \# K1 d: f- {4 s# l        這有非常大之問題，表示其帳務有問題無法對其蓋章負責，所以針對此20筆作詳查。                        (所謂詳查係：需要檢視所有之收據或相關憑證，並且要核對至銀行帳戶，若核不到就擔心-現金交易)                (支出面重要原則：若採用現金交易 是無法查帳的~~~~)                       
+ @! l# @) G  W6 A: R. A                 (因為即使小額的零用金支付也是要有憑證的喔~~)                       
; \- E" @! P& ]( x三、要求看定存及活存本子(影本)，無                                " v. }! @; S( J$ x7 Z
秘書說在主委那邊!!                        # H3 E/ f6 [7 H4 p& S
: j7 B' W/ o, M, e) L  G9 Y
若貴社區有心要查帳務內容，定存及活存影本 ，沒有理由不提示，若一直提示不出來
! \% E, ~9 e/ y) \' Z) \此部分有很大的問題：擔心是用現金交易喔~~0 x1 f& V& t8 z8 ^6 ~5 s% T4 c9 R
(只要採現金交易再怎麼厲害的查帳高手都查不出喔：原因是把要查帳的軌跡都破壞了。)6 ~! |! ]# I1 h7 L2 Q' _4 [* e
+ D% k( g; V  }8 G: i/ Q
所以建議可以從此方面先作確認。也就是說只要提示不出存摺~~那貴社區的帳務就有極大的問題喔！4 T( J# {: \# [& Z
作者: panpan    時間: 2011-5-9 15:23
我老公是會計師，目前居住北大特區，這部份是他幾十年的專業，他應該可以協助你找出問題點．& X' W/ ~* f& B( B* K
加油！
0 C+ v% |, [# S! i若有需求可以發訊息給我．# P' G- q6 q7 m7 Y5 ~, ^( W3 z
作者: 阿慌    時間: 2011-5-9 15:52
亡羊補牢8 p* M( d& f7 b2 u  F1 P1 W+ H
趕快制訂會計制度
- Y" p% V/ p, K; ^6 ~8 s所有的帳應作傳票(限定會計科目及權責劃分)
# u+ y* ^, D& r4 K, p, G: N傳票簽章必須有原始憑證附件(如提列現金或銀行轉帳要影印存摺)才為有效; w8 N) Y: s( z# Q0 @! L' u1 V
簽章必須先行認證，禁止代管，代用，以明權責0 W6 w) p0 Y9 C+ ?- \* t! `  R
過帳製表要請會計師簽證(公信力)4 S8 {" r4 r3 \1 M& X, P  r
如有零用金應設進出底額
) }9 A7 Z' f/ D要有每日清結的習慣(不要偷懶，過幾天積多就記不得或亂了)，8 B/ l, ^3 S0 w( k7 x% Z
主委財委要不定期抽查帳戶，避免移用(選上了就要盡份)# a: h+ |: V6 \- O$ H5 Z$ t* O
其實社區財管相當單純，作帳簡單) x9 h9 f; @0 N- a8 \  y
之所以搞得污煙瘴氣，就在一個懶或外行(不重視)
0 v4 u8 p% {7 ?' n4 H除非一個貪字，
; H, K9 z' c2 m  }) H否則這種普通常識的基本會計
, X. `" }2 ?/ c7 c8 L- ]不是稅會或財會( \9 o. j6 F, _: g% i
要弄到難以為帳或撲朔迷離，也是天才方能成就的大業" }' T  V& ]4 L& L2 l. u  q
這哪需要專業!!! ~* I6 z+ H# U0 h$ _
作者: jushua1975    時間: 2011-5-9 19:35
panpan 發表於 2011-5-9 15:23 % I8 t/ ^- p. i. F5 q+ o. _; V2 z
我老公是會計師，目前居住北大特區，這部份是他幾十年的專業，他應該可以協助你找出問題點．
7 L* c" b  V) b' W* v! A加油！9 o  E) h" P/ R) v2 T  e' b1 p
若有需 ...

4 x8 ?3 @# \8 z8 r) w那就先跟你說聲謝謝!!; r3 ?: [# f& m7 K+ V" [' v4 e% N
作者: jushua1975    時間: 2011-5-10 21:26
本文章最後由 jushua1975 於 2011-5-10 21:26 編輯 3 a6 q0 p$ n! H- j5 U" J
  @  x7 L7 ~2 @  y5 x
剛剛下去查了一下帳，有幾個問題：) ], ~- D' g: s9 Z7 P; q% |" e
(1)4月6日轉帳傳票上分列服務費支出：00公寓大廈及00保全2筆費用，這2筆分別為2個帳戶，照道理說存簿上也應該顯示這天有2筆金額支出，但是，存簿上卻僅有一筆總額數目的支出。( W# t+ Y4 }& g, ]1 e  _
(2)也因為發現怪怪的，就繼續往下看，發現有發票，但是發票卻是同一家開的(00保全)，轉帳給2家公司，應該會有2張不同的發票吧!4 n( m0 ^' g+ q* D. R
(3)更有問題的是，4月的服務費支出，發票日期卻是3月1日就開好了!9 X7 r% I& a/ f
---------------------------/ T+ ]5 u0 {0 l1 J
以上屬正常嗎?' o" v  h9 k6 T  n! \0 j' L( \% F0 q
謝謝!!
作者: 服務小弟    時間: 2011-5-10 21:37
回覆 jushua1975 的文章4 `. ?, i" |9 h4 S

5 U, K$ q$ p9 f1 c  G& K5 N6 W(1)4月6日轉帳傳票上分列服務費支出：00公寓大廈及00保全2筆費用，這2筆分別為2個帳戶，照道理說存簿上也應該顯示這天有2筆金額支出，但是，存簿上卻僅有一筆總額數目的支出。- n$ V! D: Q  a- m/ A; L4 w
6 w4 P9 L' @6 V# V% a' p; R: o
請問這筆支出 恰巧是00公寓大廈及00保全2筆費用的加總嗎? 通常我會建議在該筆存摺空白處加記註解...方便查帳 也方便記帳$ w, F8 Z# P& I# r! }" d, M
^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
" S8 g  n3 R/ H9 ^( q上面的支出2筆卻只秀出1筆 有可能是銀行櫃臺方便作業問題.........或是採提領1筆支出 匯出2筆.....查一下有無2張匯款單
6 _& J) D; D6 x; Z. N$ k' a# e* A* T& ~( B
...............感覺你們家的財報是不公佈 當月財報的存摺影本給住戶看......
3 `/ E$ G7 l8 n% Z" `( E4 u" [" d
% H/ }( H2 `8 A. o& g2 n7 n$ I(2)也因為發現怪怪的，就繼續往下看，發現有發票，但是發票卻是同一家開的(00保全)，轉帳給2家公司，應該會有2張不同的發票吧!. f' @  i  E5 ^1 r
# R/ D! I# g8 Q3 m: ?/ z5 c! v: G
有的公司方便作帳     會偷懶統一由一家公司出發票...........只要加起來的總額正確.........應是沒有問題.....! f' S5 M6 H: v& a* A
: F8 z& \1 L7 y* R7 W( M
(3)更有問題的是，4月的服務費支出，發票日期卻是3月1日就開好了!  8 t% e- B( ~8 ]: N3 c
; l# }- W+ p  C! s* Q
通常都會提前開單 方便送到社區請款................只要確認每月財報 有無重覆付款(請看附件發票跟明細...)
" N' m! V( {+ D. v4 }) r; i( K5 V( k/ X
應無大礙.........
作者: jushua1975    時間: 2011-5-10 22:29
服務小弟 發表於 2011-5-10 21:37
4 G& V. g8 m# [4 ^回覆 jushua1975 的文章
" D- f# B+ w1 A/ L4 \/ R& ]8 f1 I
3 l, n& j* E: f' m/ q(1)4月6日轉帳傳票上分列服務費支出：00公寓大廈及00保全2筆費用，這2筆分別為2個 ...
7 D% [0 k' V) D0 t0 Z- y
所以說這樣算正常的?!
# @/ |) t$ O9 e! |9 y- i實在搞不懂，
! S& g$ Q3 _: Q4 j& O" _- T5 V% z. S只希望每月的財務報表能夠明確清楚一點而已，/ h+ M, j$ k" l4 ~# U- x
管委會的幾個人不知道在堅持甚麼，8 S/ d/ y% p- G  V0 C
報表又不是叫他們做，+ E; R) C5 c, y0 ~. m+ |7 b
況且公布出來讓住戶看有這麼困難!!!
$ e% X% j. S3 ?+ `# x  R8 f舉個例：" z1 e, n" |: X+ @' f
服務付費支出：400000. P0 P. j8 d3 \/ @  n
一句話打死!
& M4 Z; j' E: d; {& C一般住戶怎麼有那麼多的美國時間跑去櫃檯問，這些錢到哪裡去?4 A* w4 D  A" W6 s
又還沒要你將支出憑證影印公布，$ q: P. w9 q/ ^+ g8 Q( L
就一直說一句某某時間管委會的決議事項，% j0 T6 y; p6 h; V4 e6 s+ V
拿出來檔!% P6 I* t0 V' h5 v! H& k; M1 g, H, }* g) W
作者: 服務小弟    時間: 2011-5-11 00:37
回覆 jushua1975 的文章
0 w' \, ]# ^9 Z, W. y, q
' M* L1 ?0 Q0 P7 N1 A你要把重點放在.....
( e( b. |! F$ j
; Y) M0 ?5 ^' F2 x你家的財報有沒有異常不明的支出.........
6 b5 g8 j. q* Z$ n& O4 _# I* X- h, X5 y3 A; s5 ^
或是有沒有假單據核帳.........
0 z$ O: ~/ l0 o/ B
0 @6 t/ u, K) R& V9 n  ~; q預繳 / 欠繳 管理費明細是否清楚........
  D: r) \+ W! l# \4 `  l; x0 J8 T* @+ G4 \
某些採購費用是否嚴重偏離市場行情..............# U3 X6 @: o9 I* t% |( ~+ K9 k
0 {$ l  V" J1 {2 C
這樣子查會比較快.........
; g# b  y& E1 X/ y+ X# g& N& i+ l0 Y! H8 h1 v1 ^8 E
支出記得分出 固定性支出 跟非固定性支出...........這樣抓帳會更快
" I; e$ y! ?4 _- P# W; x
6 j( `" N9 O% Y5 [8 K固定性支出......就是委員會有跟協力廠商簽合約....每月都得匯出部份) x, |( F9 D6 N" m$ b( @) h7 q. N
/ ]( s: T' k- F' Z+ ~! p
盡量減少給廠商現金請款...........超過2000以上 建議設一本廠商請款簽領冊..(文具店有賣)
作者: jushua1975    時間: 2011-5-11 21:12
服務小弟 發表於 2011-5-11 00:37 8 {8 e" d6 j6 z. d
回覆 jushua1975 的文章5 B/ ]* E5 _; d& S# {
9 h+ A. Q# `# h. U) z! H5 ]
你要把重點放在.....

0 Q8 m% ~5 s6 F2 Z  I; V* K了解，謝謝!' w! J) L" k0 L8 @9 }$ \0 M
我還有一些方法來看他們的帳務資料，
9 z! h2 u! u( R' h9 w0 m" I到時再來跟各位報告是否正常!!



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