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標題: 請教查帳要領! [列印本頁]
作者: jushua1975    時間: 2011-5-8 14:54
標題: 請教查帳要領!
剛剛去櫃檯要求看社區帳本!
4 C  i9 p8 B! i$ ?' F發現幾個問題：
$ Z! z1 k/ M5 H% {) ^1.所有收入及支出均登記在一本轉帳傳票本子中，而且有20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉!' Z* Q& P3 z7 _
問為甚麼為這樣？
& [' M4 r9 S' z6 B" W秘書轉頭要請總幹事說明，總幹事就說帳都你在做的，請你自己說!!- a/ X0 ^. {0 H9 G! o+ G
秘書就說之前都是這樣做的!: E9 ^5 r1 U  l  F% }# t1 t
社區委員怎麼說，他就怎麼做!
1 k. U7 K1 j8 q, b9 W1 P& X7 f剛好我一位學弟經過(他學主計的!)，* [3 y4 K2 Q! Y2 |
問了他一下，; Y2 K- E# O" c  v2 U! Y6 f5 p' o
這是不正常的現象!
7 K9 E. `8 n5 x! w, O應該區分現金收入及現金支出2本分開才對!
- T8 ]( {4 y# v9 g2.要求看定存及活存本子(影本)，無!!& \" H; P" G/ B, `
秘書說在主委那邊!!
- S0 p- z$ s  o) }5 o-------------------------------------! D5 j/ I5 m2 l+ @8 n, I5 m
以上是正常的嗎?
, {: T: Q3 n$ T  k有沒有甚麼是我該注意的!
# S3 Q8 l; j! F* U9 @8 S
作者: 服務小弟    時間: 2011-5-8 15:10
回覆 jushua1975 的文章5 Y! }1 Y. G* x6 u% W9 A
+ }0 k0 S0 m( ]; ~
個人曾在某家物業公司 擔任過 信義區 區域主管 負責過14個案場...
7 z' u- b2 v/ H
8 q+ T* a6 Y% N( s" F8 \% H其實 每個社區的作帳方式都不盡相同.........(有iso9001認證也一樣...)* B- \3 b3 J/ ]$ x1 @4 b# g, d

) c0 v1 J4 P! I教你簡單的查帳方式......8 V8 F* A6 h8 W. }

0 t+ c& D( d: e" N就是把存摺 跟 社區財報進行核對 看看數字上有無誤差........
: O7 k* M1 m6 D$ {+ }, B! @: z. s6 W* v: R
可以先單純的抽查 每日 管理費收入 跟財報每日收入 是否相符.....
, @; d" V3 S# r
2 N) f4 f- v0 b- R( U再看看 零用金支出 有無奇怪的明細或單據 細項有怪怪的?/ X' g" t$ _! T# L; B& G) c) ]

. X5 n" u- T' }! p裝潢保證金 跟暫收款 如何提存? 2 e, Y; E  j+ m# Q1 R

) x$ k7 x) M0 ^遙控器/磁卡 帳面數 跟帳是否相符......$ E6 c/ ^7 G1 I. q+ v) S

- x# s1 A( {( U% o  j0 N' D還有管理費逾期/預繳明細是否有清單詳列.........." u% Q4 A7 _' W) E) I  r4 \- A

: r7 E' \( A! Y9 Z0 \8 p! `9 R如果真的傻傻的分辨不清楚.............建議找第三方 會計師 來協助查帳....
! \/ d' {. Q5 H7 f' G/ u% D8 s
作者: 豬肉    時間: 2011-5-8 15:12
還是請位會計師來幫忙吧!
) J7 [; q) D+ e# Y
* J* o* i/ I; J( P看看分類帳...()
2 E3 i, @5 f! J; O6 u. N" ~看看傳票...( T, w+ w' D4 Y/ @5 ^" m8 g
看看收據內容...(搞不好還會出現婦產科收據喔!)
, c4 t8 v+ X. J' g# b; ]
  d. r: b6 a# i! l/ R請參考% p' X3 P0 o: g, u* w: N
作者: 服務小弟    時間: 2011-5-8 15:22
本文章最後由 服務小弟 於 2011-5-8 15:24 編輯 % M0 v9 j  v* G+ A

) @$ X1 Y, Q0 H3 m1.應該區分現金收入及現金支出2本分開
8 Z7 P; w7 d* `. f& a- ^* P3 I$ e+ A& q+ l. L' r
這個沒有一定........所以問你學弟不見得對..........要看社區管委會開戶使用的方式(物管公司向來只有建議權 沒有決定權..)
$ i6 V1 O/ X/ n7 L5 e. r- O! Z% L7 q: p) A, b; w5 l# b
有的管委會帳戶是依使用用途分帳戶 (比如管理費用a銀行 公基金放b銀行 裝潢保證金/暫收款c銀行..定存 b c d 銀行都有...)" M/ {: j7 `$ B2 F* A
  _, R/ y* v0 |7 O& ^
有的亂七八糟5 6本也是有看過...(本人遇到某社區管理費分5本不同銀行給住戶存...orz)7 K8 T7 ]# Q1 D
' s) Y9 ]6 U( K( ]0 a8 [) Z0 U# T4 I
也有的從頭到尾都是一本搞定...........(超出一半以上社區是如此....尤以300戶以下中小型社區)
1 p5 [) i% Y- S+ n+ l) R
0 t0 o  D# u+ I& C7 {' g7 y4 h0 ?$ r# I7 F' g8 n
2.要求看定存及活存本子(影本)，無!!秘書說在主委那邊!!
$ ^5 A* H1 V$ g+ l4 Y$ |: V
' u/ M1 c7 d+ C" ^& k這可能性是很高的..........有的管委會搞神秘........有的連存摺都不給總幹事保管經手的....看不到定存單 不意外!!
6 N; C* H: P4 ?) s
: `4 B* t" q. U6 O' S0 ^不過住戶還是可以反映 有權請求委員會把定存單影本 公示給住戶知悉 依 公寓大廈管理條例 這是於法有據的....# g  Y1 F0 F3 d, b
% d3 s  w+ v2 V* W
如果覺得有問題 應是先知會主委 請求 財委 /監委 協助進行財報說明較佳........
作者: 快樂讀書會    時間: 2011-5-8 16:56
本文章最後由 快樂讀書會 於 2011-5-8 17:12 編輯 & Q* ^+ H- @, ~0 z* p" ]
  k% H5 i5 P: @: z
以我的作帳經驗./ S3 C, C2 B! t7 H! }- s
1.社區的收入不外管理費及汽機車收入.最好收據要求.要連號不得跳號.0 F& w  K" s5 Z6 S3 |9 [  |  [' D
財委每次只給總幹事5本收據.用完收舊給新.千萬不要貪圖小利.我就碰過有管委會
: d0 I1 s( r9 u0 L* A2 R要求收費單據由保全公司提供.這樣的缺點就是比如編號200.的保全公司家同樣編號就有好幾本.
$ W, I1 l+ k( _0 h2 k* ?全部收據都交給總幹事會有一個缺點.曾發生有總幹事拿後面號碼的單據跟住戶收錢.中飽私囊.. M: V% u# p1 U; |( _. R: W
而社區會查不出來.很簡單.主.財.監.沒人花時間過帳.及稽查.才會造成被污錢卻不自知.# s4 R8 w8 o& s  f: N! e
2.每個月財報都應該將收費單據貼上來.我通常看過後我會蓋騎縫章.包含支出單據報表.
  ?+ `8 J  M, [: I+ k: m* O+ ?核對銀行存摺.是否跟當月財報金額是否相符.
# z5 \8 h% R+ m9 p! d! j2 J3.要求總幹事按時公告住戶的欠繳名單.這樣帳有問題馬上就知道了.* @* X' L/ i9 m
4. 最好將當月財報.包含收入明細表.一般一張收入報表單據約35張.(以我們社區大約7張收入報表.)8 p: ~" B; v# R0 K% j9 D6 N
及支出單據影印張貼公怖欄.這樣帳就很透明.一方面不怕住戶質疑.社區花了那些錢.一清二楚..
作者: 新同學    時間: 2011-5-8 22:54
回覆 jushua1975 的文章2 b1 v* S% O5 B" `3 R+ l

$ P. f# l& e1 n* a用幾本帳是看帳的復雜度,不是一定一本或二.若是很清楚,流水帳也是可以的
* Y& U4 `9 s9 ^# R你這麼說是無法找到查帳的方式的2 j- K# o) r, L" T$ S$ N. {! ]' Z5 s
還是找社區內的會計人士出面,不過......
: K. O, i: h$ D- v+ m會計能力要強一點的才行,最好有過查帳經驗會抓問題的  A: m! j, a) l: ?. Z+ \
畢竟"魔鬼藏在細節裡",沒有三兩三是看不出來的
作者: jushua1975    時間: 2011-5-8 22:55
本文章最後由 jushua1975 於 2011-5-8 23:15 編輯 1 A+ Q) D! r% s9 e7 S! V2 }1 c

# o7 i/ Z6 j. n' E7 |, Q# N7 E% ^感謝有回復的：服務小弟、 豬肉、 快樂讀書會、新同學  !$ s6 b4 X" G* @
會po這篇是希望可以得到一些方法，讓社區有心關心帳務的鄰居可以知道如何看起!!!
作者: 快樂讀書會    時間: 2011-5-8 23:08
本文章最後由 快樂讀書會 於 2011-5-8 23:12 編輯
' L. c: r0 [& m4 g5 w, H- a) M* g
& Y0 M7 n% _3 m8 W回覆 jushua1975 的文章& @5 Z, J5 k+ |( E# y
% y0 R) J9 w) g. |6 C7 v- M; W
只看傳票.不過帳.是看不出所以然的.9 s# O+ v  H. f; B9 a) r3 y% Y/ P
我曾看過某個社區24個月的財報.有20個月.表面的上期結餘.+收入-支出不等於本期結餘.6 z! B1 t3 I. e5 J: \
但主.財.監都蓋章囉.到最後要交接了.助理帳做不出來.
作者: 小熊米    時間: 2011-5-9 08:04
謝謝分享!我印下來要分享給住戶了!
作者: 玉娟    時間: 2011-5-9 14:30
一、所有收入及支出均登記在一本轉帳傳票本子中，而且有20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉!                0 S, o% }8 `% Y& i- Q1 H
建議：收入/支出：要分開~~~方便過帳及產製報表以及作核算~~                                        4 v- o- d# S. y, K" w1 e& A& M2 |
查帳要領：收入怕低列、支出怕高列                                               
) k2 K2 K' O/ p; Z% u+ W9 b& j+ _' f        所以以下分：收入面及支出面加以說明                                                       
" C1 P9 x) j8 V6 D        (一)、收入面：                                                       
5 d" B5 y& |4 J' q3 t$ W                                                               
% N$ h+ _4 }$ R/ t$ n" w        查帳要領1：用核算動作：(檢視收入的合理性及是否有低列之虞)       
" Q" L' A$ j" j7 n2 f  O" S                例：(1).管理費收入：用--戶數(量)或坪數去作核算  其收入合理性                                        查帳要領2：每筆收入的入帳時間點很重點~~~即使延後入帳：一定要有明細喔。                       
7 j; E# ~9 _0 @8 a4 b2 p" j1 P; V        例：收入有登帳，但延後登帳===可能發生的問題：利用手上的收入款項，補之前可能挪用的款項1 V3 ^% G* |" n7 d" D7 K7 u
$ `; J" ^: p, e) K
               (二)、支出面：                       
7 C" w+ D4 F5 K                查帳要領1：是否虛報支出
8 }) ]/ M) b3 r: R0 e# V! v0 V                        , L# U3 X" r9 M$ L/ h" {
               1.一樣可以採核算動作，核算出支出總數之合理性。                ' B, V3 P  u$ T$ I
               2.支出一定要有憑證。這點很重要~~才可看出，支出支付的合理性                       
4 T- }' M# w6 Q                 (怕挪用至私人使用)                       
/ E$ h, I- v& |1 S# {& w( a& M; f. _$ ]6 K/ o# L
二、20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉                                6 h' X7 ~  n1 N6 d, A, z% D9 i

( H: y) m& A! G9 L  @- }        這有非常大之問題，表示其帳務有問題無法對其蓋章負責，所以針對此20筆作詳查。                        (所謂詳查係：需要檢視所有之收據或相關憑證，並且要核對至銀行帳戶，若核不到就擔心-現金交易)                (支出面重要原則：若採用現金交易 是無法查帳的~~~~)                        $ P' \; E( X' ]) E0 N6 e
                 (因為即使小額的零用金支付也是要有憑證的喔~~)                       
- Q8 }( a4 _7 n- y- [三、要求看定存及活存本子(影本)，無                                2 U6 [/ k; U5 p2 }2 L) B. q
秘書說在主委那邊!!                        - m# W% h2 P4 B' A( E) M) {
9 R  p% w; m+ ~. Q" Y2 ^& z
若貴社區有心要查帳務內容，定存及活存影本 ，沒有理由不提示，若一直提示不出來
4 f. y+ B/ r2 r# l此部分有很大的問題：擔心是用現金交易喔~~$ m5 e. n3 U* |: z) ~) Y$ {
(只要採現金交易再怎麼厲害的查帳高手都查不出喔：原因是把要查帳的軌跡都破壞了。)- R- M# h. ?$ T/ |9 ^) M5 y
9 X' [5 u& h# B" L1 j
所以建議可以從此方面先作確認。也就是說只要提示不出存摺~~那貴社區的帳務就有極大的問題喔！
" g; a) u9 j3 t
作者: panpan    時間: 2011-5-9 15:23
我老公是會計師，目前居住北大特區，這部份是他幾十年的專業，他應該可以協助你找出問題點．# J; q# D1 [9 r+ P4 ]
加油！/ e/ N" C3 L$ @5 [
若有需求可以發訊息給我．
2 i* r) j, A% H1 S8 p/ ~/ y; ~
作者: 阿慌    時間: 2011-5-9 15:52
亡羊補牢
% T8 p' o* s( ]& {趕快制訂會計制度
$ c3 i$ Q/ a! m" v( g8 H6 `所有的帳應作傳票(限定會計科目及權責劃分)% i; y2 E8 U' V- S
傳票簽章必須有原始憑證附件(如提列現金或銀行轉帳要影印存摺)才為有效
6 Q5 J2 X! d7 }5 r& t9 D簽章必須先行認證，禁止代管，代用，以明權責
4 O- z3 {* ^% U; b過帳製表要請會計師簽證(公信力)
6 s7 x+ C7 ]3 v5 P- W0 U  G& f如有零用金應設進出底額
) ^  `. [0 y/ D. T& W要有每日清結的習慣(不要偷懶，過幾天積多就記不得或亂了)，
/ u& w4 _5 F, ?4 s主委財委要不定期抽查帳戶，避免移用(選上了就要盡份): U5 ]) o& T3 g% L7 @/ I& X, Y% B
其實社區財管相當單純，作帳簡單) i5 H4 ?0 H) `7 z5 @3 X
之所以搞得污煙瘴氣，就在一個懶或外行(不重視)
0 q9 @. f0 u% h% G( |除非一個貪字，
- R+ M# Y  B- C8 l& q否則這種普通常識的基本會計) h' Y& Q3 m1 \6 O6 p1 h
不是稅會或財會% W( h; D5 A6 ^# F/ v" j5 S* C
要弄到難以為帳或撲朔迷離，也是天才方能成就的大業
( l' ?, J  ~: K. a$ N( E7 ^這哪需要專業!!
8 p7 x* V& `, n- _2 C
作者: jushua1975    時間: 2011-5-9 19:35
panpan 發表於 2011-5-9 15:23
. T7 y8 s. a. s0 U我老公是會計師，目前居住北大特區，這部份是他幾十年的專業，他應該可以協助你找出問題點．
- \  G- u+ t, s: H9 r1 Y  T加油！
4 A( g* u& Q, k; ]7 }$ q5 i. u若有需 ...
; A' @6 P5 S  R  u
那就先跟你說聲謝謝!!% q4 w; w; X- n/ Z# J6 U  f4 A
作者: jushua1975    時間: 2011-5-10 21:26
本文章最後由 jushua1975 於 2011-5-10 21:26 編輯
# s* O  N, O9 \& w- ^8 q5 _* @; {3 G
剛剛下去查了一下帳，有幾個問題：, H4 ~/ {" O' n% }
(1)4月6日轉帳傳票上分列服務費支出：00公寓大廈及00保全2筆費用，這2筆分別為2個帳戶，照道理說存簿上也應該顯示這天有2筆金額支出，但是，存簿上卻僅有一筆總額數目的支出。( K/ e# h+ S2 U" M* X& E+ w
(2)也因為發現怪怪的，就繼續往下看，發現有發票，但是發票卻是同一家開的(00保全)，轉帳給2家公司，應該會有2張不同的發票吧!' S9 C' Q) z+ W$ F" d% c' z4 Q1 g
(3)更有問題的是，4月的服務費支出，發票日期卻是3月1日就開好了!1 V. H$ b- w9 S$ x" V/ w# K
---------------------------
9 S  Y5 C- m# s! ]. P+ @以上屬正常嗎?
: M; d0 Y" \' T0 P& V7 A謝謝!!
作者: 服務小弟    時間: 2011-5-10 21:37
回覆 jushua1975 的文章
* X4 ^2 {, ?% f" z+ O" |, H( z, R' a" J" X2 }: H9 F+ y( g' ^7 P# i
(1)4月6日轉帳傳票上分列服務費支出：00公寓大廈及00保全2筆費用，這2筆分別為2個帳戶，照道理說存簿上也應該顯示這天有2筆金額支出，但是，存簿上卻僅有一筆總額數目的支出。
$ G! j6 x  o( p" [7 m
0 m+ E8 t" g/ b5 B請問這筆支出 恰巧是00公寓大廈及00保全2筆費用的加總嗎? 通常我會建議在該筆存摺空白處加記註解...方便查帳 也方便記帳, {; W, l1 a7 Q' H# Z' U7 I
^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^" v9 `% i: E, m
上面的支出2筆卻只秀出1筆 有可能是銀行櫃臺方便作業問題.........或是採提領1筆支出 匯出2筆.....查一下有無2張匯款單
3 }5 x! L3 i# \, o! e
+ U- V$ t0 M" x( y7 m& b3 [3 R...............感覺你們家的財報是不公佈 當月財報的存摺影本給住戶看......+ N8 i6 A: T# q, F, ?1 o8 c# Z, n
2 t- k" T( G% c; N5 g
(2)也因為發現怪怪的，就繼續往下看，發現有發票，但是發票卻是同一家開的(00保全)，轉帳給2家公司，應該會有2張不同的發票吧!' x5 _+ Q7 E8 g5 y. Y5 d% @" y+ W

6 t" C3 h, p5 v( R6 B1 z& O有的公司方便作帳     會偷懶統一由一家公司出發票...........只要加起來的總額正確.........應是沒有問題.....
; o+ u! T/ I1 s6 C
8 [$ ~' q6 K& f5 [4 S+ U$ ?(3)更有問題的是，4月的服務費支出，發票日期卻是3月1日就開好了!  
3 ^+ u/ h5 Q' c( e, h9 e& z6 V  }7 b' a' ~' R* Q. @% E
通常都會提前開單 方便送到社區請款................只要確認每月財報 有無重覆付款(請看附件發票跟明細...)
+ L% G# Q. K/ r+ d" @2 E9 d# b9 l: d2 g, \9 }4 T. X2 X. I; b7 Z
應無大礙.........
作者: jushua1975    時間: 2011-5-10 22:29
服務小弟 發表於 2011-5-10 21:37 / R, c" P- e& F5 f" W! C
回覆 jushua1975 的文章: I. ^( J4 n2 r& p& a7 o- D$ s! V

0 t* z7 v1 F; k$ b$ a  c; ?/ `2 t(1)4月6日轉帳傳票上分列服務費支出：00公寓大廈及00保全2筆費用，這2筆分別為2個 ...

2 X9 n3 k0 s1 Z! @5 h所以說這樣算正常的?!
8 I0 ~# t7 f. v% E實在搞不懂，
7 N: ^1 K8 G' u, L2 n1 t, F只希望每月的財務報表能夠明確清楚一點而已，
# i, Z( G6 U+ E7 G: U6 f% a管委會的幾個人不知道在堅持甚麼，& r; o% @0 w+ l+ S6 L
報表又不是叫他們做，
7 f5 N2 o* b  s& U: t% l* q況且公布出來讓住戶看有這麼困難!!!4 t( _- t9 e' Z3 \, u( J) i5 c
舉個例：
2 @0 t* \' w# E3 N" Q1 e服務付費支出：400000
* ~9 d* N) }/ A# c, w6 t2 G一句話打死!
* j9 P2 ~( \0 B2 _, ~  q/ F" R# O一般住戶怎麼有那麼多的美國時間跑去櫃檯問，這些錢到哪裡去?3 U4 {3 y9 }8 T6 m6 O0 A6 m5 L
又還沒要你將支出憑證影印公布，
: ?! c- F: j5 i! ?% f就一直說一句某某時間管委會的決議事項，
* _  l5 h: w* m% }拿出來檔!3 ]2 F2 r2 U# M) Z6 w  {0 r& R
作者: 服務小弟    時間: 2011-5-11 00:37
回覆 jushua1975 的文章- [% U+ n/ E! y4 ], l0 s! c

: A; A- a+ T& q7 Z5 W/ R0 d7 c你要把重點放在...../ z8 d9 P' p! Y2 S9 S- v& D. S( o

( X1 w) t. n' }. e* X你家的財報有沒有異常不明的支出.........% \: l/ \( i0 _% _" m' O0 q
. X- O% ]9 e4 H$ c% o/ J$ \
或是有沒有假單據核帳.........
% I) s3 Q! @# G" U+ i/ V5 \' K! G& G" K' h+ I
預繳 / 欠繳 管理費明細是否清楚........0 q/ ^8 t5 z" T/ S# f
6 B/ N* f' b8 o- Z
某些採購費用是否嚴重偏離市場行情..............4 p4 F7 @  a2 ~; f! j  a4 n* Y

+ P; ?/ n( w, f, i& j$ {這樣子查會比較快......... 6 k: @. i" Q# j+ U: }( }0 a
! D* b! q3 c+ I8 v. X/ b3 t& S
支出記得分出 固定性支出 跟非固定性支出...........這樣抓帳會更快
8 v7 r8 q! f# x- x9 m% D8 x% \9 Y" `# f
固定性支出......就是委員會有跟協力廠商簽合約....每月都得匯出部份+ B5 X; K6 r- q1 R- w3 D! Q3 A

2 W6 J% m+ Z' }' i/ E盡量減少給廠商現金請款...........超過2000以上 建議設一本廠商請款簽領冊..(文具店有賣)
作者: jushua1975    時間: 2011-5-11 21:12
服務小弟 發表於 2011-5-11 00:37 ' P) D) c* t  N* K
回覆 jushua1975 的文章
2 X0 S; p9 Y4 L3 a# [2 H' J0 I# h5 n, {+ M# s
你要把重點放在.....

- z6 E, W8 _2 ~+ W2 u% p了解，謝謝!
6 }- o/ T$ L4 \  w% L) X( J6 a我還有一些方法來看他們的帳務資料，5 t3 j$ O) Y! B/ x4 Y: |
到時再來跟各位報告是否正常!!



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