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標題: 請教查帳要領! [列印本頁]
作者: jushua1975    時間: 2011-5-8 14:54
標題: 請教查帳要領!
剛剛去櫃檯要求看社區帳本!5 u) Q  \' H+ |
發現幾個問題：
  Q% o( {; t5 w! [! i1.所有收入及支出均登記在一本轉帳傳票本子中，而且有20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉!
# x2 k# X2 }6 j! z% F問為甚麼為這樣？
: I) X7 Q6 g; O7 w" k秘書轉頭要請總幹事說明，總幹事就說帳都你在做的，請你自己說!!
% j! `9 P9 p5 M& p9 s; ~秘書就說之前都是這樣做的!
! I/ i: A2 i6 ~' R7 U社區委員怎麼說，他就怎麼做!
+ o, n. Y) }# u剛好我一位學弟經過(他學主計的!)，! K# T4 h* Q% J) n$ A! L( u
問了他一下，" E1 W( R' j8 G" g% c
這是不正常的現象!! F0 K. |2 a+ f% Q' e) a
應該區分現金收入及現金支出2本分開才對!; |' w2 L! ?: z" u, Y7 \% D( Y3 Z- j
2.要求看定存及活存本子(影本)，無!!
' d9 C5 g% n3 d( p. R秘書說在主委那邊!!3 _% w9 T4 k; p& R5 h
-------------------------------------$ q" }9 y2 L' E. S% ~* O' z; G5 ~
以上是正常的嗎?, N/ r) e( x3 {4 H3 o
有沒有甚麼是我該注意的!9 p. Y: S; S' ^
作者: 服務小弟    時間: 2011-5-8 15:10
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7 v% H( {  P6 Q0 d# k
) P& a& E4 G, o# y: J5 H個人曾在某家物業公司 擔任過 信義區 區域主管 負責過14個案場...$ x* _" Y2 j2 `5 J$ g9 j

7 A( j( z) E6 `其實 每個社區的作帳方式都不盡相同.........(有iso9001認證也一樣...)& s! c" p4 R9 [$ o$ H: j1 `. h7 \; D
: W0 E$ Q& g. k- y
教你簡單的查帳方式....... y9 K* N, ]! R0 t0 v9 L
- {! a. a, i& H& c0 |
就是把存摺 跟 社區財報進行核對 看看數字上有無誤差........$ ^  L" U: q; Y8 f- p: s- \, ]2 b

3 G/ x4 y4 ~5 i( I) ]5 `可以先單純的抽查 每日 管理費收入 跟財報每日收入 是否相符.....
9 d6 \7 I# ?( V: p; I) c
3 ?+ m$ @! V- I1 h' y+ |再看看 零用金支出 有無奇怪的明細或單據 細項有怪怪的?
2 P; |. S* W0 L- o; X4 q0 g+ e  _8 \
裝潢保證金 跟暫收款 如何提存?   ?& N. W! K+ d

! ~2 D& a2 Q" U- ^2 l3 E遙控器/磁卡 帳面數 跟帳是否相符......: }+ r4 t- t/ O9 v
- d: c  }/ J$ o. m( V# b
還有管理費逾期/預繳明細是否有清單詳列..........- T+ M1 u7 P: I; Z
1 l- O* r+ `% a
如果真的傻傻的分辨不清楚.............建議找第三方 會計師 來協助查帳....: [: g8 d7 r9 i1 Q8 ?3 m# R  @( {
作者: 豬肉    時間: 2011-5-8 15:12
還是請位會計師來幫忙吧!
8 f7 S1 S- f, X8 ^
4 t' _+ a( ^  @看看分類帳...()  }) o# Y4 n8 T$ d
看看傳票...
' q: E% l) w% U+ B( t$ A1 W3 C看看收據內容...(搞不好還會出現婦產科收據喔!)/ X  M- [) C8 }7 x
! S6 ~5 h4 D3 K' e
請參考& x6 z5 N2 |1 J
作者: 服務小弟    時間: 2011-5-8 15:22
本文章最後由 服務小弟 於 2011-5-8 15:24 編輯 ) ]* w6 ^  D" x3 N! e: D0 h0 o

1 p# y  g" u+ C1.應該區分現金收入及現金支出2本分開# |1 p0 i+ X/ p2 p1 O

9 Y9 E. k( n7 @這個沒有一定........所以問你學弟不見得對..........要看社區管委會開戶使用的方式(物管公司向來只有建議權 沒有決定權..)
) L. b' N2 s8 D" w' R: U/ R
" n, i5 V* h5 ^4 `有的管委會帳戶是依使用用途分帳戶 (比如管理費用a銀行 公基金放b銀行 裝潢保證金/暫收款c銀行..定存 b c d 銀行都有...); x/ q1 J6 H3 ^% O
; J5 C, w1 F6 g: e; h7 s  L. p6 N6 \" z
有的亂七八糟5 6本也是有看過...(本人遇到某社區管理費分5本不同銀行給住戶存...orz)
- h  z( v( n: @1 _6 f
4 h2 G7 p: d  v9 R! z也有的從頭到尾都是一本搞定...........(超出一半以上社區是如此....尤以300戶以下中小型社區)" W# m* |7 Y. O9 s2 H0 ~: M# B
4 A$ u9 p" U  J. T2 o
+ g- w9 C6 {8 K  ]5 X
2.要求看定存及活存本子(影本)，無!!秘書說在主委那邊!!% v1 H& a2 J" x4 v

! w- t9 ^8 ?2 l) \這可能性是很高的..........有的管委會搞神秘........有的連存摺都不給總幹事保管經手的....看不到定存單 不意外!!
! V. n. W0 o% @% V2 r2 Y$ u
! N4 \; M: Y! A( ^" e不過住戶還是可以反映 有權請求委員會把定存單影本 公示給住戶知悉 依 公寓大廈管理條例 這是於法有據的....3 V$ }* n* |' }! H, A
9 I/ J( B* g4 O: I9 o
如果覺得有問題 應是先知會主委 請求 財委 /監委 協助進行財報說明較佳........
作者: 快樂讀書會    時間: 2011-5-8 16:56
本文章最後由 快樂讀書會 於 2011-5-8 17:12 編輯
8 N! N+ W( r' O8 x' K" H* B2 w7 ]% f0 t9 r" m$ b1 R1 }0 |+ p+ `
以我的作帳經驗.  r& Z' v4 [9 A8 p: ^* e
1.社區的收入不外管理費及汽機車收入.最好收據要求.要連號不得跳號.
1 E* O4 h# K) L0 c% F  v財委每次只給總幹事5本收據.用完收舊給新.千萬不要貪圖小利.我就碰過有管委會% n! D" L* F. c. K0 \3 f
要求收費單據由保全公司提供.這樣的缺點就是比如編號200.的保全公司家同樣編號就有好幾本.
1 i3 Z1 b5 k9 g* q全部收據都交給總幹事會有一個缺點.曾發生有總幹事拿後面號碼的單據跟住戶收錢.中飽私囊.' K8 n+ E, Q% X- B
而社區會查不出來.很簡單.主.財.監.沒人花時間過帳.及稽查.才會造成被污錢卻不自知.
2 q6 a' }1 k8 ]) ^0 _$ ?2.每個月財報都應該將收費單據貼上來.我通常看過後我會蓋騎縫章.包含支出單據報表.
! l2 |  v4 N" s核對銀行存摺.是否跟當月財報金額是否相符.
9 }  q  f. @3 [- w: j3.要求總幹事按時公告住戶的欠繳名單.這樣帳有問題馬上就知道了.: {0 F4 u* ?) _
4. 最好將當月財報.包含收入明細表.一般一張收入報表單據約35張.(以我們社區大約7張收入報表.)- I/ R7 S% l% O8 {3 X" d
及支出單據影印張貼公怖欄.這樣帳就很透明.一方面不怕住戶質疑.社區花了那些錢.一清二楚..
作者: 新同學    時間: 2011-5-8 22:54
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" ~8 v0 {2 @3 c7 w8 _
# p/ t4 |$ K5 X2 w用幾本帳是看帳的復雜度,不是一定一本或二.若是很清楚,流水帳也是可以的4 V) T) n2 q5 |& Y: ~
你這麼說是無法找到查帳的方式的
5 M' m) G* E' m7 Q( M" Q還是找社區內的會計人士出面,不過......
, O( @+ J+ g) S  @, L7 }9 p8 ]$ S% @會計能力要強一點的才行,最好有過查帳經驗會抓問題的6 z! m0 w! V8 i, f  H  g6 S
畢竟"魔鬼藏在細節裡",沒有三兩三是看不出來的
作者: jushua1975    時間: 2011-5-8 22:55
本文章最後由 jushua1975 於 2011-5-8 23:15 編輯
8 p  y% O0 N; o6 O  o" Z
2 b8 p% r; X+ ~/ ?5 x* d感謝有回復的：服務小弟、 豬肉、 快樂讀書會、新同學  !
! Z3 w& Q2 ^* Q6 A1 P: \會po這篇是希望可以得到一些方法，讓社區有心關心帳務的鄰居可以知道如何看起!!!
作者: 快樂讀書會    時間: 2011-5-8 23:08
本文章最後由 快樂讀書會 於 2011-5-8 23:12 編輯
/ d- h! R* t; {  b' H  U8 a* N" T9 {; w! u  l1 w+ J& u# V6 s
回覆 jushua1975 的文章+ i0 j" ^8 M/ I7 f) S/ d% X

' ]: @! t: k6 Q只看傳票.不過帳.是看不出所以然的.
* O, F, ~6 X# U4 u6 B4 y我曾看過某個社區24個月的財報.有20個月.表面的上期結餘.+收入-支出不等於本期結餘.. E- h" _, ~1 i2 `
但主.財.監都蓋章囉.到最後要交接了.助理帳做不出來.
作者: 小熊米    時間: 2011-5-9 08:04
謝謝分享!我印下來要分享給住戶了!
作者: 玉娟    時間: 2011-5-9 14:30
一、所有收入及支出均登記在一本轉帳傳票本子中，而且有20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉!               
0 ~6 H3 d- ?9 I  I1 L5 E建議：收入/支出：要分開~~~方便過帳及產製報表以及作核算~~                                        . j. A7 l# h# V& c4 {
查帳要領：收入怕低列、支出怕高列                                               
3 x5 K; e2 _' a. {        所以以下分：收入面及支出面加以說明                                                       
3 i. w) t& p  H. c        (一)、收入面：                                                        - G2 Z- z/ T: ~- H  y7 j7 e3 ]
                                                                ) D% ^+ B# H7 y9 i
        查帳要領1：用核算動作：(檢視收入的合理性及是否有低列之虞)        7 Y) j  J& P8 Y% x6 b
                例：(1).管理費收入：用--戶數(量)或坪數去作核算  其收入合理性                                        查帳要領2：每筆收入的入帳時間點很重點~~~即使延後入帳：一定要有明細喔。                       
% z7 v" I4 e4 J  w2 f) N7 ]        例：收入有登帳，但延後登帳===可能發生的問題：利用手上的收入款項，補之前可能挪用的款項
) @- c/ G. N: A; ]/ n' [, R1 i1 U" l
               (二)、支出面：                        , o2 j" g  Z* x
                查帳要領1：是否虛報支出
0 |' U$ W$ I2 R8 \6 _( x  E                        : A% H- ?  B+ M& b3 g- |
               1.一樣可以採核算動作，核算出支出總數之合理性。               
: E0 t# J. r7 m0 q* I. J* z               2.支出一定要有憑證。這點很重要~~才可看出，支出支付的合理性                       
2 W' y) O5 ?' t0 j: U- u) R% O                 (怕挪用至私人使用)                        ; V/ T2 T% q/ ?" B" |
  w% u' Z; O  {2 Z! y
二、20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉                               
0 L% Z+ j2 m! P* h0 U/ m+ M8 k  P% q0 [3 v
        這有非常大之問題，表示其帳務有問題無法對其蓋章負責，所以針對此20筆作詳查。                        (所謂詳查係：需要檢視所有之收據或相關憑證，並且要核對至銀行帳戶，若核不到就擔心-現金交易)                (支出面重要原則：若採用現金交易 是無法查帳的~~~~)                        , w) L! A! y% n, B! S0 W3 K
                 (因為即使小額的零用金支付也是要有憑證的喔~~)                       
$ s) W1 P8 m  r: j三、要求看定存及活存本子(影本)，無                               
) Q6 z9 T  E6 C; j% |6 s4 s& X秘書說在主委那邊!!                        % ], e- Y* g( r/ j2 [7 ]. S
3 g) E) f7 F3 K2 S5 ~( l* s
若貴社區有心要查帳務內容，定存及活存影本 ，沒有理由不提示，若一直提示不出來1 a" Y. B; U9 b8 b
此部分有很大的問題：擔心是用現金交易喔~~
9 h! P3 N  q4 Y" [3 Q! d9 t% q(只要採現金交易再怎麼厲害的查帳高手都查不出喔：原因是把要查帳的軌跡都破壞了。)" F4 n: M% r( ^$ a

4 l& _- v  Z/ Y) t# V, }% k# }7 q所以建議可以從此方面先作確認。也就是說只要提示不出存摺~~那貴社區的帳務就有極大的問題喔！" L# {  Z4 u- J! T7 {) C
作者: panpan    時間: 2011-5-9 15:23
我老公是會計師，目前居住北大特區，這部份是他幾十年的專業，他應該可以協助你找出問題點．& a5 b$ ?, J. ~, N- K
加油！  x: J8 ]" _  V& A% k
若有需求可以發訊息給我．
) |) Q- X4 [& L0 X8 p  b
作者: 阿慌    時間: 2011-5-9 15:52
亡羊補牢
* E& y7 _8 G4 l1 s, w趕快制訂會計制度
  z/ _' W/ q# Z! Q' k  }( G- s所有的帳應作傳票(限定會計科目及權責劃分)2 o% A# ?$ V+ M, S) z
傳票簽章必須有原始憑證附件(如提列現金或銀行轉帳要影印存摺)才為有效
% i- j  H2 b, l3 _) A簽章必須先行認證，禁止代管，代用，以明權責
: ?% n! g1 j. \$ _  n8 O& o過帳製表要請會計師簽證(公信力)/ {' m9 f, ?6 X" X
如有零用金應設進出底額' d8 ?( c( m$ J8 U8 y  \
要有每日清結的習慣(不要偷懶，過幾天積多就記不得或亂了)，
( P/ G9 `$ t: |主委財委要不定期抽查帳戶，避免移用(選上了就要盡份)
4 }8 H  T. r7 ~& H/ F+ }其實社區財管相當單純，作帳簡單  \0 h% H9 _9 h
之所以搞得污煙瘴氣，就在一個懶或外行(不重視)
7 ^) ^, z1 B2 o5 T$ q除非一個貪字，- `4 y, @9 Z7 U; R9 q& z
否則這種普通常識的基本會計
5 ]3 F" Z1 F9 T5 B  S1 ]0 t6 U% W不是稅會或財會4 v# f+ _: u0 c# P* Y$ ]/ J- I" }& _  ~
要弄到難以為帳或撲朔迷離，也是天才方能成就的大業
& A9 [% [& G( L5 l  }這哪需要專業!!
: B5 \, e* x# _9 g+ y( I/ @# t( Q
作者: jushua1975    時間: 2011-5-9 19:35
panpan 發表於 2011-5-9 15:23 5 t! o% M* ]# G
我老公是會計師，目前居住北大特區，這部份是他幾十年的專業，他應該可以協助你找出問題點．
6 s! k/ B, I: G2 l/ W% [0 ]加油！
% S- q7 v+ d* [* L  z  R若有需 ...

8 o' {- s2 F4 M) M那就先跟你說聲謝謝!!% ]# z2 p7 p: D. w
作者: jushua1975    時間: 2011-5-10 21:26
本文章最後由 jushua1975 於 2011-5-10 21:26 編輯
  h6 i: D4 d+ u/ n' @7 k; l7 v- ^- D. b0 N. b* p& `9 g8 r  c
剛剛下去查了一下帳，有幾個問題：
! |9 T. X9 ^5 N5 x(1)4月6日轉帳傳票上分列服務費支出：00公寓大廈及00保全2筆費用，這2筆分別為2個帳戶，照道理說存簿上也應該顯示這天有2筆金額支出，但是，存簿上卻僅有一筆總額數目的支出。! D. D: g, I; R/ T
(2)也因為發現怪怪的，就繼續往下看，發現有發票，但是發票卻是同一家開的(00保全)，轉帳給2家公司，應該會有2張不同的發票吧!: C: H" H% l3 B; a! E  P- H
(3)更有問題的是，4月的服務費支出，發票日期卻是3月1日就開好了!
. f: r2 ?* `5 w0 H. @" v---------------------------
3 |- T2 r( {& j" [8 @/ k以上屬正常嗎?
! H0 o$ _  k7 y6 ^" I謝謝!!
作者: 服務小弟    時間: 2011-5-10 21:37
回覆 jushua1975 的文章
' i3 {" Y  w- [+ n9 j4 r( Y; d5 w5 U
(1)4月6日轉帳傳票上分列服務費支出：00公寓大廈及00保全2筆費用，這2筆分別為2個帳戶，照道理說存簿上也應該顯示這天有2筆金額支出，但是，存簿上卻僅有一筆總額數目的支出。
5 I5 Q, g( l$ t6 O) x
* y2 B6 ~) H: V0 u( z$ q/ |+ I請問這筆支出 恰巧是00公寓大廈及00保全2筆費用的加總嗎? 通常我會建議在該筆存摺空白處加記註解...方便查帳 也方便記帳
7 {. f5 m% Z+ S& Q^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
% `' N4 g" i5 E上面的支出2筆卻只秀出1筆 有可能是銀行櫃臺方便作業問題.........或是採提領1筆支出 匯出2筆.....查一下有無2張匯款單- n. `9 [* _3 D) ^

* _$ x$ B/ B6 v2 [- Q% U...............感覺你們家的財報是不公佈 當月財報的存摺影本給住戶看......
" R# M' i  j. T* A/ D9 f' R4 a5 q# B8 K7 a( H
(2)也因為發現怪怪的，就繼續往下看，發現有發票，但是發票卻是同一家開的(00保全)，轉帳給2家公司，應該會有2張不同的發票吧!9 v; Q2 f* E' v* |+ M

! v! f/ j. q+ r# H1 u& d有的公司方便作帳     會偷懶統一由一家公司出發票...........只要加起來的總額正確.........應是沒有問題.....4 i, G( N5 m$ j$ h. N

+ q) }) Z7 [( K3 K3 \(3)更有問題的是，4月的服務費支出，發票日期卻是3月1日就開好了!  7 H' k! O8 Q6 ]/ x  G' O. ^2 e
( H) w0 y0 D8 w8 S0 b) j* c" o
通常都會提前開單 方便送到社區請款................只要確認每月財報 有無重覆付款(請看附件發票跟明細...)+ ]+ ^, e9 V& T. Y/ L7 x

" f- K* b. s6 @& v 應無大礙.........
作者: jushua1975    時間: 2011-5-10 22:29
服務小弟 發表於 2011-5-10 21:37
2 N) V5 D+ _/ B+ C: r* p8 d回覆 jushua1975 的文章
6 i' f3 M3 }& P8 `; H2 K
0 V8 _. z2 Y  h% l. U(1)4月6日轉帳傳票上分列服務費支出：00公寓大廈及00保全2筆費用，這2筆分別為2個 ...

* @) M1 D* ~3 R2 p所以說這樣算正常的?!
% G+ H& }3 p+ g2 u實在搞不懂，% f6 W5 A# g0 C9 H3 t
只希望每月的財務報表能夠明確清楚一點而已，. R" C. I# j2 f; o; K5 b: r) s7 ?
管委會的幾個人不知道在堅持甚麼，9 Z) D9 Z, W: S1 R; ?/ h& c
報表又不是叫他們做，
0 h/ r$ A+ w" d) c況且公布出來讓住戶看有這麼困難!!!
) K  z  g1 i( `舉個例：
' s; o7 N5 v3 H" @7 P服務付費支出：400000
  ?) y# w+ ^, L" C1 p4 `一句話打死!
* L' Y! @) l; b8 h一般住戶怎麼有那麼多的美國時間跑去櫃檯問，這些錢到哪裡去?- Z! m; u4 N0 X+ n  [7 g& I
又還沒要你將支出憑證影印公布，  c" T0 C7 i: T/ T, |1 d+ v
就一直說一句某某時間管委會的決議事項，" m& R$ v9 G3 |- [. {8 h) H0 ~
拿出來檔!: L4 @4 o- `( S8 F; M) K1 g) `
作者: 服務小弟    時間: 2011-5-11 00:37
回覆 jushua1975 的文章+ H+ d5 P5 l# t5 H: R" @0 m) ~$ r4 z

  @- W" {. I, h+ e: A/ _你要把重點放在.....
( g6 K) H, o  Q2 v9 Y7 Z' o; o; m! ]$ G) y- I- g& Q
你家的財報有沒有異常不明的支出.........! h# V$ E. ^! ^- e+ a: V

7 b/ z* a8 S9 d9 O$ B4 V5 V或是有沒有假單據核帳.........  _9 F5 y# [5 c* {' Q
5 u# D9 L2 z1 x
預繳 / 欠繳 管理費明細是否清楚........) x3 @* A- S2 r; G8 D* ?
6 l, L9 E+ [$ h! N+ g* m7 Z
某些採購費用是否嚴重偏離市場行情..............$ |5 S- V0 I4 ^7 ?; M3 }3 H: b
6 W5 X- D2 N! H& Y, E/ r
這樣子查會比較快.........
7 ]7 t) j0 X$ c3 _2 [
/ s) T. N/ o4 R$ ^  e支出記得分出 固定性支出 跟非固定性支出...........這樣抓帳會更快" o1 ~5 j0 v% @2 J; M( F1 F

4 y( c6 b" e- _, ?1 ~- \6 v! M固定性支出......就是委員會有跟協力廠商簽合約....每月都得匯出部份
7 P7 {0 ]) d7 W
0 q1 w7 Z! g9 t" T5 M盡量減少給廠商現金請款...........超過2000以上 建議設一本廠商請款簽領冊..(文具店有賣)
作者: jushua1975    時間: 2011-5-11 21:12
服務小弟 發表於 2011-5-11 00:37
: D% f* R. ?: A# Z7 o( Q7 e5 S. B回覆 jushua1975 的文章" H! b0 d& l, E: x# M/ ^
: [2 _# ^% @+ b7 a$ u
你要把重點放在.....
( K/ v& L3 f# p
了解，謝謝!
9 Z2 e3 }+ o6 Y; e. B! F2 ^我還有一些方法來看他們的帳務資料，7 C, S7 _1 a6 `3 T" z) H: Q
到時再來跟各位報告是否正常!!



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