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標題: 請教查帳要領! [列印本頁]
作者: jushua1975    時間: 2011-5-8 14:54
標題: 請教查帳要領!
剛剛去櫃檯要求看社區帳本!
9 r6 T& y/ l  R' N' F發現幾個問題：$ i: d( N- {8 A& e4 m8 B
1.所有收入及支出均登記在一本轉帳傳票本子中，而且有20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉!- D) C. Z9 h* K( ~/ N5 K5 t
問為甚麼為這樣？
- J6 Z4 S( I, N/ q9 ~# G秘書轉頭要請總幹事說明，總幹事就說帳都你在做的，請你自己說!!
8 J6 K; ?* D( }9 I5 W# ^* i' g秘書就說之前都是這樣做的!
- H3 b$ f! x  J- R! G: H社區委員怎麼說，他就怎麼做!+ `# Q. p( f- r! \( d; V  g
剛好我一位學弟經過(他學主計的!)，* h' M" _% o& ^
問了他一下，: t, P  a6 H/ |! t$ Z
這是不正常的現象!
, |0 t- S+ P" [3 i$ g  R. S應該區分現金收入及現金支出2本分開才對!0 i: x, Z0 m9 ]3 d
2.要求看定存及活存本子(影本)，無!!# I/ A+ O7 R* c, w
秘書說在主委那邊!!
; G  ~. e6 C4 ^  e. x' c2 ]8 [* S-------------------------------------* t6 s4 x7 s) m7 Y# o0 l
以上是正常的嗎?
1 M1 N2 F/ c# x* j" a: Y# ?1 e有沒有甚麼是我該注意的!# b5 Z, g) f6 p# u3 K* c6 k. P! p5 Q
作者: 服務小弟    時間: 2011-5-8 15:10
回覆 jushua1975 的文章
1 b! u! H. M& x) L; f  n- ?
1 k% s+ r3 S$ y) e, x個人曾在某家物業公司 擔任過 信義區 區域主管 負責過14個案場...
# O7 G) J0 t7 C
8 D; m8 t5 H6 k) T1 ?其實 每個社區的作帳方式都不盡相同.........(有iso9001認證也一樣...)
& s$ e0 ?* z# }- F% S% Q3 f
6 Q: s0 f/ h2 H. q$ x教你簡單的查帳方式......
) d4 {, p: k0 o: F) F8 B6 Q6 y/ o$ ~& R- f: a7 t/ b% I' I
就是把存摺 跟 社區財報進行核對 看看數字上有無誤差........
* M8 M' \& P. A8 i( \. T7 M3 s( o* z5 `  L9 T, ~
可以先單純的抽查 每日 管理費收入 跟財報每日收入 是否相符.....
, K$ b0 Z* \- A; U0 x
6 X$ c1 ~* ]9 B! G( M' f0 Q1 h再看看 零用金支出 有無奇怪的明細或單據 細項有怪怪的?
- J, p, H. q! L: w% I. L- C  R# m9 P
裝潢保證金 跟暫收款 如何提存?
+ ]  ]* X5 T/ {0 i3 t0 z' O1 [
  j/ ^! M2 y; u2 B( _遙控器/磁卡 帳面數 跟帳是否相符......- ~, C) c' V- R7 i3 R4 A8 H

# w# U1 n( ?2 D+ Y& J4 J. C' E) Z還有管理費逾期/預繳明細是否有清單詳列..........
" D2 E) ^! h  L! r0 C, e9 r1 z6 ]+ ]5 S  b6 H, v" }. }
如果真的傻傻的分辨不清楚.............建議找第三方 會計師 來協助查帳....
+ j  i* E7 ~  d+ K# |
作者: 豬肉    時間: 2011-5-8 15:12
還是請位會計師來幫忙吧!
0 r& f" P2 P; \
( ?/ Q, @  y7 l看看分類帳...()' b) k, D6 l8 p; e
看看傳票...
/ j7 K+ ]2 N% |0 v; S7 N$ H看看收據內容...(搞不好還會出現婦產科收據喔!)
2 F: ~+ y: l1 i/ P+ p- E; N
% ^6 ^$ G- M% I: b& Z$ n請參考, w* L2 i9 {) R% ^
作者: 服務小弟    時間: 2011-5-8 15:22
本文章最後由 服務小弟 於 2011-5-8 15:24 編輯 # V# B' G4 P  X8 W6 R  s+ c, I
2 h2 x! F3 b, U: q
1.應該區分現金收入及現金支出2本分開
7 {% K. ]0 \) r
# R8 v: b9 w. _( z* A4 J這個沒有一定........所以問你學弟不見得對..........要看社區管委會開戶使用的方式(物管公司向來只有建議權 沒有決定權..)
( Z2 n( G0 V8 j  @/ k5 E
1 c$ h1 D8 d7 C) K有的管委會帳戶是依使用用途分帳戶 (比如管理費用a銀行 公基金放b銀行 裝潢保證金/暫收款c銀行..定存 b c d 銀行都有...)9 L9 t" M  g( m$ ~7 }0 A
( _6 D, M4 ^! B; ^* L- c6 E' I, x3 L
有的亂七八糟5 6本也是有看過...(本人遇到某社區管理費分5本不同銀行給住戶存...orz): f' ?) t8 Z# E) ]/ r9 |
, T  g% f  l% _9 }
也有的從頭到尾都是一本搞定...........(超出一半以上社區是如此....尤以300戶以下中小型社區)
+ h# P4 w  R7 X8 ?$ `( Z$ U' ]4 \- t. n; B! W

3 f3 K4 z  c$ T% Q. d2.要求看定存及活存本子(影本)，無!!秘書說在主委那邊!!
7 e! W6 y! }- j$ f* r: u) i: Y3 w4 T% [: ?' x& J7 C, J+ c
這可能性是很高的..........有的管委會搞神秘........有的連存摺都不給總幹事保管經手的....看不到定存單 不意外!!
2 c+ Z8 i  d$ i* O1 W. r
- Y4 s) B& [1 ^+ ~3 K! u# j不過住戶還是可以反映 有權請求委員會把定存單影本 公示給住戶知悉 依 公寓大廈管理條例 這是於法有據的....$ ]% g& I9 q, V" ]
* w3 U! j8 n& M8 o$ u* j
如果覺得有問題 應是先知會主委 請求 財委 /監委 協助進行財報說明較佳........
作者: 快樂讀書會    時間: 2011-5-8 16:56
本文章最後由 快樂讀書會 於 2011-5-8 17:12 編輯 / c; g) n" m7 i9 G" U! i1 S

6 \; g" a( r4 b5 k$ a+ [1 `/ `以我的作帳經驗.
' @" L) B& P. p3 L* \: ~# b1.社區的收入不外管理費及汽機車收入.最好收據要求.要連號不得跳號.
$ d3 c6 }, U2 F  x9 N財委每次只給總幹事5本收據.用完收舊給新.千萬不要貪圖小利.我就碰過有管委會: f% U* d" ^: ~1 C0 L- M0 O2 i4 s
要求收費單據由保全公司提供.這樣的缺點就是比如編號200.的保全公司家同樣編號就有好幾本.
+ H8 t2 |, k# L全部收據都交給總幹事會有一個缺點.曾發生有總幹事拿後面號碼的單據跟住戶收錢.中飽私囊.
* X  t+ a6 t( }/ ^& y而社區會查不出來.很簡單.主.財.監.沒人花時間過帳.及稽查.才會造成被污錢卻不自知.8 h# ^7 q9 W1 U0 z- Z
2.每個月財報都應該將收費單據貼上來.我通常看過後我會蓋騎縫章.包含支出單據報表.
, t) g: _3 F: i) h$ h核對銀行存摺.是否跟當月財報金額是否相符.
9 ]* `1 e+ l2 b& U- ~" I; E3.要求總幹事按時公告住戶的欠繳名單.這樣帳有問題馬上就知道了.
& o9 F, I2 V. X) Q3 O  b6 n4. 最好將當月財報.包含收入明細表.一般一張收入報表單據約35張.(以我們社區大約7張收入報表.)
# j: C$ v7 V. H及支出單據影印張貼公怖欄.這樣帳就很透明.一方面不怕住戶質疑.社區花了那些錢.一清二楚..
作者: 新同學    時間: 2011-5-8 22:54
回覆 jushua1975 的文章+ k3 F9 i- A6 Y. f0 p, J5 w

/ c0 P/ y7 b  D) g" U* j/ E用幾本帳是看帳的復雜度,不是一定一本或二.若是很清楚,流水帳也是可以的
" Z! s) k/ D  {, d1 `* x8 E  ^你這麼說是無法找到查帳的方式的
  M+ L; T6 u9 ^還是找社區內的會計人士出面,不過....... Y) V1 K7 l2 j& X7 |
會計能力要強一點的才行,最好有過查帳經驗會抓問題的7 `% }# n+ ^0 d1 b+ D) E) g5 F
畢竟"魔鬼藏在細節裡",沒有三兩三是看不出來的
作者: jushua1975    時間: 2011-5-8 22:55
本文章最後由 jushua1975 於 2011-5-8 23:15 編輯
# t: V  A$ ^( H  x6 j) `( e' {
( S* l- a+ ?& n3 ?- s感謝有回復的：服務小弟、 豬肉、 快樂讀書會、新同學  !1 x! R. S' G1 C  H5 M6 X
會po這篇是希望可以得到一些方法，讓社區有心關心帳務的鄰居可以知道如何看起!!!
作者: 快樂讀書會    時間: 2011-5-8 23:08
本文章最後由 快樂讀書會 於 2011-5-8 23:12 編輯 8 P( o5 h- z, `, r+ w* w

# B* s9 n. D2 @回覆 jushua1975 的文章$ }. G7 {1 Y2 N  s7 M6 ~, ?$ ?' b
- V4 b1 ]' |8 p
只看傳票.不過帳.是看不出所以然的.$ ]8 r2 }* o0 B# H1 f1 Q' A
我曾看過某個社區24個月的財報.有20個月.表面的上期結餘.+收入-支出不等於本期結餘.0 q: Z. z' J' ]2 g* I% i5 X/ k
但主.財.監都蓋章囉.到最後要交接了.助理帳做不出來.
作者: 小熊米    時間: 2011-5-9 08:04
謝謝分享!我印下來要分享給住戶了!
作者: 玉娟    時間: 2011-5-9 14:30
一、所有收入及支出均登記在一本轉帳傳票本子中，而且有20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉!                / v& U) M4 G: c, x
建議：收入/支出：要分開~~~方便過帳及產製報表以及作核算~~                                        : x. x5 t, F% E. t/ G& q  V, M
查帳要領：收入怕低列、支出怕高列                                               
  s8 j2 A1 P" D        所以以下分：收入面及支出面加以說明                                                       
4 U% o: p: p0 T8 o) z/ l        (一)、收入面：                                                        7 D& L+ ]; g  V# m9 D
                                                               
6 a5 `$ |+ N: [5 Y5 Q5 u% j1 }4 f        查帳要領1：用核算動作：(檢視收入的合理性及是否有低列之虞)       
: a4 v$ F$ P4 L- j8 [$ Z* N                例：(1).管理費收入：用--戶數(量)或坪數去作核算  其收入合理性                                        查帳要領2：每筆收入的入帳時間點很重點~~~即使延後入帳：一定要有明細喔。                        3 ^! @/ X/ E1 b" |/ w: b/ Q
        例：收入有登帳，但延後登帳===可能發生的問題：利用手上的收入款項，補之前可能挪用的款項% |4 w1 a' ]. p) ~9 D/ Y! m: g" Z
& R/ {3 b! S; s$ O9 Q; @
               (二)、支出面：                          ?( @- N, a& L2 T" F
                查帳要領1：是否虛報支出
4 {! R7 A  e; i. [* e9 c/ q+ S                        & F4 O; C0 ?, @! s/ x
               1.一樣可以採核算動作，核算出支出總數之合理性。               
: ^' Z, e. F7 A5 H( l$ o3 X' }               2.支出一定要有憑證。這點很重要~~才可看出，支出支付的合理性                       
# x& H. ~, r! l                 (怕挪用至私人使用)                        * B. U! `# [+ k' H3 d! P
: i9 x( {1 X5 i$ l  C; f! B4 B5 `
二、20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉                                1 V8 c' r. x* s, O" `) C, g
$ w: u0 K0 z3 Q) i: c9 Z& Z" N3 c
        這有非常大之問題，表示其帳務有問題無法對其蓋章負責，所以針對此20筆作詳查。                        (所謂詳查係：需要檢視所有之收據或相關憑證，並且要核對至銀行帳戶，若核不到就擔心-現金交易)                (支出面重要原則：若採用現金交易 是無法查帳的~~~~)                        8 J% s+ D# Y% u% t
                 (因為即使小額的零用金支付也是要有憑證的喔~~)                       
3 N! U2 J$ M" F+ c) O# p三、要求看定存及活存本子(影本)，無                                ! t# q# d$ m4 Y$ ]
秘書說在主委那邊!!                       
+ N) }/ _: U. ^9 C) S( W! L& k- I9 @! H$ ]' {$ |" w/ V4 v. b
若貴社區有心要查帳務內容，定存及活存影本 ，沒有理由不提示，若一直提示不出來! I6 [8 y3 n. T" C' S* A
此部分有很大的問題：擔心是用現金交易喔~~/ L* y+ n) r8 V) [
(只要採現金交易再怎麼厲害的查帳高手都查不出喔：原因是把要查帳的軌跡都破壞了。)
/ O3 S' H3 q- W/ P+ l" m5 [8 r' Y# L0 O4 h+ }
所以建議可以從此方面先作確認。也就是說只要提示不出存摺~~那貴社區的帳務就有極大的問題喔！) P) ]$ r0 B$ k  c! W/ b" x
作者: panpan    時間: 2011-5-9 15:23
我老公是會計師，目前居住北大特區，這部份是他幾十年的專業，他應該可以協助你找出問題點．" n% T8 t" u) ~4 D/ F
加油！
6 i& g& G- C) x若有需求可以發訊息給我．6 O9 g+ }* h( w- Y( x; W( D0 d
作者: 阿慌    時間: 2011-5-9 15:52
亡羊補牢" b7 T! R7 s- \: W* ~% s$ G3 g
趕快制訂會計制度# J, Q2 h0 U7 l$ m, n7 F
所有的帳應作傳票(限定會計科目及權責劃分)5 Y6 ?1 E: l3 w5 u0 t+ ?; [7 D
傳票簽章必須有原始憑證附件(如提列現金或銀行轉帳要影印存摺)才為有效
: ^$ T% @9 f6 T0 R- D/ H: |簽章必須先行認證，禁止代管，代用，以明權責
+ U1 T+ M' O7 k過帳製表要請會計師簽證(公信力)% ^6 V* B; o/ X! B( T
如有零用金應設進出底額
: K  X9 z* S; ~' u' i要有每日清結的習慣(不要偷懶，過幾天積多就記不得或亂了)，
$ o' y, L2 T) z4 g+ ^2 u" y主委財委要不定期抽查帳戶，避免移用(選上了就要盡份), x4 M  E# d" v+ l' X
其實社區財管相當單純，作帳簡單' h' o+ E" m4 {1 I% A
之所以搞得污煙瘴氣，就在一個懶或外行(不重視)% B3 z8 F7 O' P- U
除非一個貪字，$ v  P9 r4 Z# o7 j( X2 ?
否則這種普通常識的基本會計
" n1 p1 E7 h8 ~' p/ L5 R不是稅會或財會7 Y$ E# r# }: q
要弄到難以為帳或撲朔迷離，也是天才方能成就的大業/ I6 F/ p' b$ @, R; g, Z  {
這哪需要專業!!
% n" V3 d* _/ W8 A# s4 x
作者: jushua1975    時間: 2011-5-9 19:35
panpan 發表於 2011-5-9 15:23
$ N% r% _5 C* Y3 ^0 q我老公是會計師，目前居住北大特區，這部份是他幾十年的專業，他應該可以協助你找出問題點．! \7 x5 }$ A3 M( Q% x' {* I
加油！3 W8 N: H  F( k
若有需 ...
. s6 w0 x$ U" X! n, N9 y  b( `& {
那就先跟你說聲謝謝!!
* L0 \, A0 H9 b2 L* X& Q
作者: jushua1975    時間: 2011-5-10 21:26
本文章最後由 jushua1975 於 2011-5-10 21:26 編輯
2 E( z5 O7 ^8 Q* ~6 _3 c9 z  x, Q4 _) ?- j& h' u. q
剛剛下去查了一下帳，有幾個問題：
: h* a9 s7 |/ ?# R(1)4月6日轉帳傳票上分列服務費支出：00公寓大廈及00保全2筆費用，這2筆分別為2個帳戶，照道理說存簿上也應該顯示這天有2筆金額支出，但是，存簿上卻僅有一筆總額數目的支出。) ~. C5 \( ]  z( H% `( g
(2)也因為發現怪怪的，就繼續往下看，發現有發票，但是發票卻是同一家開的(00保全)，轉帳給2家公司，應該會有2張不同的發票吧!4 j( b0 p& j! h6 Q7 r+ S
(3)更有問題的是，4月的服務費支出，發票日期卻是3月1日就開好了!. |) A% ~) n4 ~0 o2 F! T
---------------------------0 K& x* k1 r9 W: p$ }3 k1 b
以上屬正常嗎?1 C, X7 n3 C0 c3 b; F1 q! |
謝謝!!
作者: 服務小弟    時間: 2011-5-10 21:37
回覆 jushua1975 的文章
( _8 a1 x9 Q8 p" p
# D3 a; ~  ~  ~  Z- }(1)4月6日轉帳傳票上分列服務費支出：00公寓大廈及00保全2筆費用，這2筆分別為2個帳戶，照道理說存簿上也應該顯示這天有2筆金額支出，但是，存簿上卻僅有一筆總額數目的支出。0 U3 ^# R1 V* p
8 B7 I0 f/ s; x+ z' N8 Z0 n
請問這筆支出 恰巧是00公寓大廈及00保全2筆費用的加總嗎? 通常我會建議在該筆存摺空白處加記註解...方便查帳 也方便記帳3 F$ I9 b9 c" K
^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^) n; S- T6 m) _. m. R. j7 z
上面的支出2筆卻只秀出1筆 有可能是銀行櫃臺方便作業問題.........或是採提領1筆支出 匯出2筆.....查一下有無2張匯款單* E" C9 |) E$ u0 V
- z$ v' f7 O* ^/ ]
...............感覺你們家的財報是不公佈 當月財報的存摺影本給住戶看......; b6 V6 b8 Y( N/ u

( n4 _2 p" q/ P( ]. N(2)也因為發現怪怪的，就繼續往下看，發現有發票，但是發票卻是同一家開的(00保全)，轉帳給2家公司，應該會有2張不同的發票吧!( h' q+ C$ K; z& H
, L, W! x- U" f4 u- k9 z
有的公司方便作帳     會偷懶統一由一家公司出發票...........只要加起來的總額正確.........應是沒有問題.....
* o& b0 a7 ^2 y0 P6 O9 c6 }0 M9 I2 I; I
(3)更有問題的是，4月的服務費支出，發票日期卻是3月1日就開好了!  ' A# S( o+ Y' z; H% D9 m

5 O4 u7 }. S2 ?通常都會提前開單 方便送到社區請款................只要確認每月財報 有無重覆付款(請看附件發票跟明細...)5 Y' i  r" d, s3 h, T& T

& m8 l$ Y: A$ Z/ h2 F! ^" F( i" c 應無大礙.........
作者: jushua1975    時間: 2011-5-10 22:29
服務小弟 發表於 2011-5-10 21:37 . u1 \$ T9 P7 o- g
回覆 jushua1975 的文章% v) P% |4 \9 K* V8 s

" z4 P0 V& U3 d(1)4月6日轉帳傳票上分列服務費支出：00公寓大廈及00保全2筆費用，這2筆分別為2個 ...

6 r, E& j7 q& V) L8 F$ o所以說這樣算正常的?!4 K$ `0 q. N* w1 e2 y. s7 a
實在搞不懂，1 C+ I. {( n/ G7 ]8 E  ]0 N) c
只希望每月的財務報表能夠明確清楚一點而已，
, b. ^' F% @, d/ |管委會的幾個人不知道在堅持甚麼，' }+ ~7 q  t- z; g
報表又不是叫他們做，( h6 B; F( s/ E6 K7 q: m
況且公布出來讓住戶看有這麼困難!!!) ]4 m! A* _6 U% V7 [
舉個例：
  n* \' `! A2 ?, g, m6 H服務付費支出：400000) _1 k& b, ]/ ]; t8 j7 Q# D
一句話打死!
2 ?1 n0 ?4 q9 v) u  \: }3 u一般住戶怎麼有那麼多的美國時間跑去櫃檯問，這些錢到哪裡去?: X0 R& k* Z% {# {6 X. d
又還沒要你將支出憑證影印公布，
, ]  M! k1 ^8 U0 E就一直說一句某某時間管委會的決議事項，$ A2 B& c- `2 T
拿出來檔!; \$ H, F& |2 u, j
作者: 服務小弟    時間: 2011-5-11 00:37
回覆 jushua1975 的文章
8 _; }; ~6 s* h* B
: H2 Y: I2 n8 _2 @! J; |) |- T你要把重點放在.....
3 O. U6 n3 t8 |% r6 v  ~" p8 [) }# G3 ^9 R  r
你家的財報有沒有異常不明的支出.........* [1 }/ L7 D$ J: @6 [; T" S
6 w6 f3 g! m. O' K1 Z
或是有沒有假單據核帳.........
6 V5 e: K9 ^9 z: z& A
8 N2 o9 ], |* ]0 `5 W  d" v" M預繳 / 欠繳 管理費明細是否清楚........* t+ x6 [, n$ `- }
' L1 a5 ?  g6 ^5 j7 ]- k
某些採購費用是否嚴重偏離市場行情..............
0 |8 p/ r" i2 W' h* ?! g3 y* v4 u( }6 j9 A( h: Z
這樣子查會比較快.........
, s9 b1 X" O, R7 D* o4 A. A6 j+ u4 W8 Z! ^* B7 J5 [% f  q' H8 O, g% Q5 U
支出記得分出 固定性支出 跟非固定性支出...........這樣抓帳會更快
" p5 ]+ m% B/ g# f7 R
  L, b3 X4 d7 N% Q% J) @固定性支出......就是委員會有跟協力廠商簽合約....每月都得匯出部份
& j2 J2 z3 A7 V9 H0 X# N7 k6 e5 u; |
盡量減少給廠商現金請款...........超過2000以上 建議設一本廠商請款簽領冊..(文具店有賣)
作者: jushua1975    時間: 2011-5-11 21:12
服務小弟 發表於 2011-5-11 00:37 3 C5 W' ^  {) A6 p/ J1 `) D
回覆 jushua1975 的文章" Y8 ^! Q8 ]& [0 v/ `

8 Y5 ?8 h, r8 V& Z: N你要把重點放在.....

* m) {" h4 y" `" W8 C6 X4 a- }$ r了解，謝謝!
8 g8 M4 q7 _" ]5 V& U5 c4 Y我還有一些方法來看他們的帳務資料，
+ ], y7 ]% _% _. @1 `) P( E+ q. r+ E到時再來跟各位報告是否正常!!



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