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標題: 請教查帳要領! [列印本頁]
作者: jushua1975    時間: 2011-5-8 14:54
標題: 請教查帳要領!
剛剛去櫃檯要求看社區帳本!
/ Q9 r; F+ ^) @) b. Y  c: t發現幾個問題：" Z8 ?0 s# Q% P0 O/ K
1.所有收入及支出均登記在一本轉帳傳票本子中，而且有20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉!
3 R4 }, p. s1 W+ U問為甚麼為這樣？
8 s' O' A& t; f秘書轉頭要請總幹事說明，總幹事就說帳都你在做的，請你自己說!!
8 A/ M+ g5 ]9 |* V1 b8 n秘書就說之前都是這樣做的!% d$ T2 w! z) S. c
社區委員怎麼說，他就怎麼做!
6 u- p  s' E' W1 p$ D3 J剛好我一位學弟經過(他學主計的!)，: M" t' \# V' i; }
問了他一下，& W) ^8 V1 y4 L- A, O6 V- {4 P
這是不正常的現象!
9 ~) W, s1 [+ D, `$ y& x應該區分現金收入及現金支出2本分開才對!: f! b( a% l& u* L3 k' `
2.要求看定存及活存本子(影本)，無!!
  ]0 b" v! S5 J& y秘書說在主委那邊!!
, S2 w  Z$ R) B  I- h-------------------------------------) s+ D$ u* L+ k7 P
以上是正常的嗎?4 `# c% J0 G8 ^
有沒有甚麼是我該注意的!5 w& i( D$ ~3 C. |% E2 e
作者: 服務小弟    時間: 2011-5-8 15:10
回覆 jushua1975 的文章% a2 \- c. L. L* ]+ E9 k* l- k) G

, J# W( @! [; u- B$ J9 ?個人曾在某家物業公司 擔任過 信義區 區域主管 負責過14個案場...7 x) H' Q1 z! D+ T

3 c+ M7 i$ r4 d8 V- w! z其實 每個社區的作帳方式都不盡相同.........(有iso9001認證也一樣...)
; P& U5 ]2 l; P3 u/ }/ c  J6 d
教你簡單的查帳方式......% r  u4 t) ~5 S9 v; r; `

. o3 z, r* W; u0 C5 {0 y1 q; b就是把存摺 跟 社區財報進行核對 看看數字上有無誤差........
% v4 i; S  z. K7 d; ~" p/ F6 s6 {! j3 c' \: U9 G
可以先單純的抽查 每日 管理費收入 跟財報每日收入 是否相符....." E5 \4 V/ p, t& e
( S2 Y' X5 h1 [1 ]; |9 Z- {; R) D
再看看 零用金支出 有無奇怪的明細或單據 細項有怪怪的?
5 e9 D, D6 Z/ A
/ F/ V1 N: V* B裝潢保證金 跟暫收款 如何提存? 5 k! U5 i3 w4 ^! b" a* ]4 p/ j
3 @) O8 [% F/ F6 i9 ~
遙控器/磁卡 帳面數 跟帳是否相符......
4 d$ R8 ?9 _, ^  p- [2 |( S6 U) l
6 G: {2 s0 K! p- i/ f1 C( K還有管理費逾期/預繳明細是否有清單詳列..........$ h2 W2 P! l  v" J% L" n) X
. r1 N2 l8 g0 ~
如果真的傻傻的分辨不清楚.............建議找第三方 會計師 來協助查帳....
5 B- B# u' j1 V# b" x
作者: 豬肉    時間: 2011-5-8 15:12
還是請位會計師來幫忙吧!
5 N) {% b! K: H1 J5 W) Z& x7 j3 X$ R# n8 L
看看分類帳...()
" M; f4 s2 T2 x7 N/ U看看傳票...3 Z" X. P  n) N3 y% |: P
看看收據內容...(搞不好還會出現婦產科收據喔!)
7 q6 H, }' ~1 t# k, [
0 ?8 n( r% v1 l! I# u1 F請參考  u7 F6 g4 e. ]# @. M% a# S. [9 f3 z
作者: 服務小弟    時間: 2011-5-8 15:22
本文章最後由 服務小弟 於 2011-5-8 15:24 編輯
1 _7 M1 q* H4 C1 x5 t" m& c8 t9 c6 k
& r! h. B% v- m) X1.應該區分現金收入及現金支出2本分開( h' x+ V+ J6 B. u6 o- w

9 N8 h5 _$ V. h8 s* b" z! N. J/ D" @& {這個沒有一定........所以問你學弟不見得對..........要看社區管委會開戶使用的方式(物管公司向來只有建議權 沒有決定權..)1 P& M. q  e8 s9 W2 z
0 L0 V8 x  M+ l- ?* N
有的管委會帳戶是依使用用途分帳戶 (比如管理費用a銀行 公基金放b銀行 裝潢保證金/暫收款c銀行..定存 b c d 銀行都有...)7 i( g9 Z" n( G1 J% B) T+ }

8 R- `: n3 v! g9 R) k2 g, Z1 J有的亂七八糟5 6本也是有看過...(本人遇到某社區管理費分5本不同銀行給住戶存...orz)- S5 }) z" c) r( l1 I

. w/ k9 ]+ Z8 K: e5 P7 Y8 S2 k也有的從頭到尾都是一本搞定...........(超出一半以上社區是如此....尤以300戶以下中小型社區)- c6 z" ~& }0 f. [/ Y; w/ W

- H' J3 K: P4 V' v' x* r* ?5 _4 s: b
2.要求看定存及活存本子(影本)，無!!秘書說在主委那邊!!4 n3 ]4 L! D& j4 x" ?' R- _

, {: ]3 o, T  D( a+ i6 q這可能性是很高的..........有的管委會搞神秘........有的連存摺都不給總幹事保管經手的....看不到定存單 不意外!!
7 X4 R5 t4 }5 H6 }8 h3 w
. W8 o$ e  b! c: o2 w9 d. n不過住戶還是可以反映 有權請求委員會把定存單影本 公示給住戶知悉 依 公寓大廈管理條例 這是於法有據的....
  d. Q8 K4 @$ U' y' q1 Z, a2 i" M% B: P. b* Y
如果覺得有問題 應是先知會主委 請求 財委 /監委 協助進行財報說明較佳........
作者: 快樂讀書會    時間: 2011-5-8 16:56
本文章最後由 快樂讀書會 於 2011-5-8 17:12 編輯 ( ?0 \  _, Z# \
/ x. Q3 O$ }4 D+ F7 p5 M, J2 Q: W2 B
以我的作帳經驗.
( D" J& k* ^* {+ ]4 o, }& J1.社區的收入不外管理費及汽機車收入.最好收據要求.要連號不得跳號.; N  |0 s, m" `
財委每次只給總幹事5本收據.用完收舊給新.千萬不要貪圖小利.我就碰過有管委會
+ r- ]' g1 r6 L$ \8 |3 \* G5 b' K要求收費單據由保全公司提供.這樣的缺點就是比如編號200.的保全公司家同樣編號就有好幾本.+ a0 `6 J' Z6 r! x
全部收據都交給總幹事會有一個缺點.曾發生有總幹事拿後面號碼的單據跟住戶收錢.中飽私囊.- _: m* w6 w1 ]+ |
而社區會查不出來.很簡單.主.財.監.沒人花時間過帳.及稽查.才會造成被污錢卻不自知.& p" h8 F: x9 a+ D# g- O- B. s
2.每個月財報都應該將收費單據貼上來.我通常看過後我會蓋騎縫章.包含支出單據報表.
: [5 c  j" v1 N% j9 h4 a核對銀行存摺.是否跟當月財報金額是否相符.$ u+ L0 q* h  [7 D: h6 S8 z
3.要求總幹事按時公告住戶的欠繳名單.這樣帳有問題馬上就知道了.; z; p$ K6 x: h8 F" Q* y8 Q
4. 最好將當月財報.包含收入明細表.一般一張收入報表單據約35張.(以我們社區大約7張收入報表.)
8 k7 Q1 F) [7 O及支出單據影印張貼公怖欄.這樣帳就很透明.一方面不怕住戶質疑.社區花了那些錢.一清二楚..
作者: 新同學    時間: 2011-5-8 22:54
回覆 jushua1975 的文章
/ }2 {/ d# W0 T
4 ?; ?2 A7 s: N用幾本帳是看帳的復雜度,不是一定一本或二.若是很清楚,流水帳也是可以的- m( Z1 f3 w! k4 F: e5 W* J& `
你這麼說是無法找到查帳的方式的( d, {3 N8 }9 j) b
還是找社區內的會計人士出面,不過......
+ q! q9 y& r' |: _* j# |: A& v9 h會計能力要強一點的才行,最好有過查帳經驗會抓問題的
. b/ Z! ~, G' K9 I0 s7 U+ Y畢竟"魔鬼藏在細節裡",沒有三兩三是看不出來的
作者: jushua1975    時間: 2011-5-8 22:55
本文章最後由 jushua1975 於 2011-5-8 23:15 編輯
% z$ m6 x* f& O# w" L, y/ R  w$ T6 f6 Q( n: v& }8 [& E
感謝有回復的：服務小弟、 豬肉、 快樂讀書會、新同學  !7 ?) m- O0 V+ {' ^
會po這篇是希望可以得到一些方法，讓社區有心關心帳務的鄰居可以知道如何看起!!!
作者: 快樂讀書會    時間: 2011-5-8 23:08
本文章最後由 快樂讀書會 於 2011-5-8 23:12 編輯
# c4 b+ d) B( g4 ~, n+ r& y% L  l
6 z" T8 _8 v9 h0 V/ K回覆 jushua1975 的文章5 f( [7 s/ f# R3 ^

' ]; J0 d6 r! z: E! ^# T, O3 ^只看傳票.不過帳.是看不出所以然的.' l7 Q; G# k4 c
我曾看過某個社區24個月的財報.有20個月.表面的上期結餘.+收入-支出不等於本期結餘.% }1 q6 T9 a2 R9 G. p
但主.財.監都蓋章囉.到最後要交接了.助理帳做不出來.
作者: 小熊米    時間: 2011-5-9 08:04
謝謝分享!我印下來要分享給住戶了!
作者: 玉娟    時間: 2011-5-9 14:30
一、所有收入及支出均登記在一本轉帳傳票本子中，而且有20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉!               
9 _" X: z! m) h) n* v! x$ f建議：收入/支出：要分開~~~方便過帳及產製報表以及作核算~~                                       
  t5 M0 U. q4 ^3 s; Z+ S- L" N查帳要領：收入怕低列、支出怕高列                                               
$ w* I4 j8 I. n: z! f1 r9 V2 ]! T        所以以下分：收入面及支出面加以說明                                                       
0 u+ V1 B- H9 I: B* {        (一)、收入面：                                                          \, Y' U$ I9 A
                                                                . W: |  v. p# s4 m- ]& H4 `6 O( j
        查帳要領1：用核算動作：(檢視收入的合理性及是否有低列之虞)       
& s# o2 z' z! m0 j  ]                例：(1).管理費收入：用--戶數(量)或坪數去作核算  其收入合理性                                        查帳要領2：每筆收入的入帳時間點很重點~~~即使延後入帳：一定要有明細喔。                       
# H/ ?* `8 e. y" t& W: D2 R" D        例：收入有登帳，但延後登帳===可能發生的問題：利用手上的收入款項，補之前可能挪用的款項
) B9 d2 I8 D  x8 d1 U# Q
! m9 z6 \; t4 f" s( w0 [               (二)、支出面：                        % O8 n& }* ]" R  o  E
                查帳要領1：是否虛報支出
. z* G9 d$ F  s) q2 w- W                        . K* l# u+ U9 i8 G3 x: C# W; a1 D
               1.一樣可以採核算動作，核算出支出總數之合理性。               
- X) j6 I6 c. J5 ]4 C# T; U               2.支出一定要有憑證。這點很重要~~才可看出，支出支付的合理性                       
& \3 S1 q9 f- u3 `- o5 r" C                 (怕挪用至私人使用)                       
% j1 }7 G0 n- m( N6 Z/ t0 d) b* I) ?/ B# H
二、20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉                               
: ?0 d& h/ x6 Q0 w1 \+ w' U& s1 X! b
4 l$ [1 f( a9 C        這有非常大之問題，表示其帳務有問題無法對其蓋章負責，所以針對此20筆作詳查。                        (所謂詳查係：需要檢視所有之收據或相關憑證，並且要核對至銀行帳戶，若核不到就擔心-現金交易)                (支出面重要原則：若採用現金交易 是無法查帳的~~~~)                        - H& T3 W9 t! x2 [
                 (因為即使小額的零用金支付也是要有憑證的喔~~)                        ; _8 p! Y6 d5 H6 @1 N0 R
三、要求看定存及活存本子(影本)，無                                " y/ I7 h+ T$ C6 _! H/ d
秘書說在主委那邊!!                        : N( S+ _# l/ j

/ v. X; ^1 d; A. J6 Q( @若貴社區有心要查帳務內容，定存及活存影本 ，沒有理由不提示，若一直提示不出來
& g2 l: d0 Z" z9 ?此部分有很大的問題：擔心是用現金交易喔~~
" I. |3 @! q& L, I" _8 B6 }(只要採現金交易再怎麼厲害的查帳高手都查不出喔：原因是把要查帳的軌跡都破壞了。)
" L( f- q5 A$ c% J, K* _2 O) e
; W% T# ]# p' c5 |, G# q所以建議可以從此方面先作確認。也就是說只要提示不出存摺~~那貴社區的帳務就有極大的問題喔！' Y! ^/ a7 m, w
作者: panpan    時間: 2011-5-9 15:23
我老公是會計師，目前居住北大特區，這部份是他幾十年的專業，他應該可以協助你找出問題點．% J" ?* y& A# r% R/ P& Y$ f: v$ E
加油！
+ u/ t* M( G$ C# S若有需求可以發訊息給我．0 n) c/ ?3 @/ P5 c
作者: 阿慌    時間: 2011-5-9 15:52
亡羊補牢5 o5 ~* K9 b. U1 l; P: g
趕快制訂會計制度8 o- ~  U9 o0 }& |2 h3 h! e
所有的帳應作傳票(限定會計科目及權責劃分)+ V* O3 z: Y: I1 l/ [  G; \
傳票簽章必須有原始憑證附件(如提列現金或銀行轉帳要影印存摺)才為有效6 Q8 P+ X) N) Q) ^+ j- N  @
簽章必須先行認證，禁止代管，代用，以明權責
% v  }1 @7 w+ |: v) U' |* s過帳製表要請會計師簽證(公信力)* X; [1 L7 W. }' V' L! i) S& l
如有零用金應設進出底額
" `5 I* O" ^% o: R# s6 L要有每日清結的習慣(不要偷懶，過幾天積多就記不得或亂了)，
" h8 ^2 A9 P5 N% A# t主委財委要不定期抽查帳戶，避免移用(選上了就要盡份)
( k) |2 D/ R7 B7 {8 b其實社區財管相當單純，作帳簡單" S* Z: I0 d" M& O% q
之所以搞得污煙瘴氣，就在一個懶或外行(不重視)
4 x2 e1 P0 A; e+ s& k) ]2 \除非一個貪字，
0 |5 _6 ^% F! R. s否則這種普通常識的基本會計: m; R3 X6 e; h- @
不是稅會或財會1 n& i% Z4 o8 p: S' b# v$ D9 O
要弄到難以為帳或撲朔迷離，也是天才方能成就的大業
% V- p: @4 O' ]這哪需要專業!!
4 s0 y+ k. V$ S3 [. ?& s; ]0 ]3 M
作者: jushua1975    時間: 2011-5-9 19:35
panpan 發表於 2011-5-9 15:23
, @9 A1 t- u, U8 M  ]' a我老公是會計師，目前居住北大特區，這部份是他幾十年的專業，他應該可以協助你找出問題點．
) `# x, ~! ?6 H加油！5 e' e! \! T' Y! J; e3 J6 _
若有需 ...
* y, A7 H9 ~2 [2 `" t4 h. {
那就先跟你說聲謝謝!!2 P# M9 H  W+ s
作者: jushua1975    時間: 2011-5-10 21:26
本文章最後由 jushua1975 於 2011-5-10 21:26 編輯
( `% |! _9 Q* d. d4 V' z' y$ x9 m& r% `! ~
剛剛下去查了一下帳，有幾個問題：; x  n2 d+ T8 ~+ ^# P
(1)4月6日轉帳傳票上分列服務費支出：00公寓大廈及00保全2筆費用，這2筆分別為2個帳戶，照道理說存簿上也應該顯示這天有2筆金額支出，但是，存簿上卻僅有一筆總額數目的支出。; ~( `1 {) C! k8 A
(2)也因為發現怪怪的，就繼續往下看，發現有發票，但是發票卻是同一家開的(00保全)，轉帳給2家公司，應該會有2張不同的發票吧!
  F4 Q" W3 y5 [/ L(3)更有問題的是，4月的服務費支出，發票日期卻是3月1日就開好了!
3 t2 Z  n& k; k---------------------------. i& }9 {( g8 m! A$ ?
以上屬正常嗎?6 ~0 G4 Y- j& o* e9 \
謝謝!!
作者: 服務小弟    時間: 2011-5-10 21:37
回覆 jushua1975 的文章
7 q* P- i: m' I- ]9 j1 f. ?4 V) J- k/ F2 ~7 D% I
(1)4月6日轉帳傳票上分列服務費支出：00公寓大廈及00保全2筆費用，這2筆分別為2個帳戶，照道理說存簿上也應該顯示這天有2筆金額支出，但是，存簿上卻僅有一筆總額數目的支出。
  I" G* X- o& }4 t; b8 `/ \, ^, H1 `4 d
請問這筆支出 恰巧是00公寓大廈及00保全2筆費用的加總嗎? 通常我會建議在該筆存摺空白處加記註解...方便查帳 也方便記帳
0 {3 W' _6 A! C$ i, B^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^- C1 \& u$ @4 I( @/ G1 T8 S
上面的支出2筆卻只秀出1筆 有可能是銀行櫃臺方便作業問題.........或是採提領1筆支出 匯出2筆.....查一下有無2張匯款單. F4 F  n2 C/ f$ M5 }. j

: r) ~0 u3 O* ~# k' V; L; g3 I" y" ^...............感覺你們家的財報是不公佈 當月財報的存摺影本給住戶看......
: Z& c0 ?+ D& h; t) M, R! k" Q  U6 _' J% Z! \* s. ?- Q
(2)也因為發現怪怪的，就繼續往下看，發現有發票，但是發票卻是同一家開的(00保全)，轉帳給2家公司，應該會有2張不同的發票吧!
8 u( I# @% }/ }- x9 D( q
" z! a) ?0 Y1 x+ f; p' z0 h( _/ e有的公司方便作帳     會偷懶統一由一家公司出發票...........只要加起來的總額正確.........應是沒有問題.....
- l3 t8 S+ \  G$ o" E1 V3 d1 s) j5 N" ^. u( t' k7 ^
(3)更有問題的是，4月的服務費支出，發票日期卻是3月1日就開好了!  ; R' u. A/ ]* d4 l5 `4 _/ K

: N. N; M; u) v. R8 q& T- i通常都會提前開單 方便送到社區請款................只要確認每月財報 有無重覆付款(請看附件發票跟明細...)% Z: \8 h% V% G4 s( R

$ k% \: m3 ~+ ]+ u# h1 @0 V) f 應無大礙.........
作者: jushua1975    時間: 2011-5-10 22:29
服務小弟 發表於 2011-5-10 21:37 7 s9 P0 S, ~- p, F( ?
回覆 jushua1975 的文章- M# e) _& B4 r
" e: I* ]0 W! o( i+ ]) ~' T! t
(1)4月6日轉帳傳票上分列服務費支出：00公寓大廈及00保全2筆費用，這2筆分別為2個 ...
1 P0 |$ Z- h7 |3 G5 r" M' J
所以說這樣算正常的?!
$ |- m& s% R" J# H* ~4 R實在搞不懂，
! |8 D& G7 N) j8 h# |' z只希望每月的財務報表能夠明確清楚一點而已，
( A# k, r* k/ N: i  I# w管委會的幾個人不知道在堅持甚麼，
4 k1 b7 a) N1 h; f. b, b報表又不是叫他們做，7 o) w5 g% H) l7 O3 q* e
況且公布出來讓住戶看有這麼困難!!!
% G8 P) E7 x  I* o舉個例：% s7 a8 Q3 w5 m
服務付費支出：400000
$ P4 A) W$ x, @  b9 l  E8 l2 {: ~" F一句話打死!
+ K% ?' [! I* R: ~% }4 |& c一般住戶怎麼有那麼多的美國時間跑去櫃檯問，這些錢到哪裡去?
8 |8 j+ J3 X+ N8 B$ e& r  S又還沒要你將支出憑證影印公布，) C4 ~7 b! u* J$ M
就一直說一句某某時間管委會的決議事項，
+ d  {1 B$ I/ }3 v拿出來檔!
7 |7 ^6 L9 m4 c. |
作者: 服務小弟    時間: 2011-5-11 00:37
回覆 jushua1975 的文章6 r1 z( |0 s7 y7 _5 e, t: h
! d; R9 @9 w+ `% h1 j5 ?; L
你要把重點放在.....- H# ^+ q5 g6 q/ `
! p$ P! M2 f3 U& |: V- o
你家的財報有沒有異常不明的支出.........
/ _8 }' Z$ J. s" W+ U* E  l( m
或是有沒有假單據核帳.........
, {& x) m2 p/ K9 `
! E5 a9 \$ T/ Z" {" T8 s4 |預繳 / 欠繳 管理費明細是否清楚........
5 f* M9 H, Y! s) w
- O2 `* e, T5 [2 S. q( \* O某些採購費用是否嚴重偏離市場行情..............
6 C; Y* m+ t& b5 S- h
* U& v! V) v) |  M9 ]+ F3 k這樣子查會比較快......... 0 `8 ]" o- x9 N; ^/ Z+ N
1 r5 X" A- d( L4 X, z5 j
支出記得分出 固定性支出 跟非固定性支出...........這樣抓帳會更快
1 n. k% ?, G/ U& X! U% o* r. k% N  _& `9 S/ ?. ]: P' m" C7 i
固定性支出......就是委員會有跟協力廠商簽合約....每月都得匯出部份
7 t7 `- ^4 ]- J1 F$ U. q$ ^8 k! [  f9 c. C& }  w' \; d4 V
盡量減少給廠商現金請款...........超過2000以上 建議設一本廠商請款簽領冊..(文具店有賣)
作者: jushua1975    時間: 2011-5-11 21:12
服務小弟 發表於 2011-5-11 00:37 ) a$ v9 T; g$ `
回覆 jushua1975 的文章
' U7 [0 P, b) j, Q- n
$ h. I8 d2 \$ N你要把重點放在.....

) j' Q4 K) O4 [7 f: J% W3 j' ^8 ?了解，謝謝!
4 L) Q6 @* S5 P我還有一些方法來看他們的帳務資料，1 K; a7 i. l  F3 L( N
到時再來跟各位報告是否正常!!



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