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標題: 請教查帳要領! [列印本頁]
作者: jushua1975    時間: 2011-5-8 14:54
標題: 請教查帳要領!
剛剛去櫃檯要求看社區帳本!
4 i& y  S' \9 ~3 V7 ]+ b% I發現幾個問題：
2 m2 [2 o' R- L- ]. X/ Z1 q1.所有收入及支出均登記在一本轉帳傳票本子中，而且有20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉!
9 ]( }# ?& y7 m% d問為甚麼為這樣？
8 I+ g+ V9 V9 q5 _4 n秘書轉頭要請總幹事說明，總幹事就說帳都你在做的，請你自己說!!# q! t: {# G7 q& e( x
秘書就說之前都是這樣做的!, p  l% U0 V; G$ k, b
社區委員怎麼說，他就怎麼做!
$ M" h$ q3 Y* j  M  x2 n$ A% c; v) z剛好我一位學弟經過(他學主計的!)，) s3 N3 g4 N0 K
問了他一下，
5 p1 W" `/ A5 v) {, z這是不正常的現象!
: r. I: Z2 n  k8 O應該區分現金收入及現金支出2本分開才對!7 r- o" a9 @8 T) f) i: e- ^: [
2.要求看定存及活存本子(影本)，無!!
( V1 h# `+ D9 _* w* m% M. a; `秘書說在主委那邊!!
: h$ y+ Z2 x, Q3 h$ c; J9 n-------------------------------------
" o5 p4 @, B7 x( |以上是正常的嗎?
# O: O9 X# W( L, ?! [4 r* E有沒有甚麼是我該注意的!0 I  o0 [4 v$ B3 A& e* T
作者: 服務小弟    時間: 2011-5-8 15:10
回覆 jushua1975 的文章0 d) U; {  N- Y& z; Q% J
' o5 p' v! C5 O9 H4 h) [9 o. b
個人曾在某家物業公司 擔任過 信義區 區域主管 負責過14個案場...
1 u# P3 d2 _  d* k7 h3 ?) e: X
& u- T7 N- ^% ~* |$ D. x其實 每個社區的作帳方式都不盡相同.........(有iso9001認證也一樣...): G. J6 n2 K' w6 n9 S+ t

/ V0 J, Z& g6 j3 O0 |教你簡單的查帳方式......% `) c8 ?% C( p# q7 p/ L2 N0 y

3 M) ]6 g$ [  s. q' ?* l- a就是把存摺 跟 社區財報進行核對 看看數字上有無誤差........7 t. x4 g: Y% w' f5 f2 T" s5 D

' G- }8 U+ V3 D% J0 s$ [可以先單純的抽查 每日 管理費收入 跟財報每日收入 是否相符.....7 J& T* Z  k; l' |1 {$ N# [
+ Y6 b# J+ M! t7 l' q
再看看 零用金支出 有無奇怪的明細或單據 細項有怪怪的?
+ `. b9 ^9 p$ w6 V: Q' P8 k9 D* \
裝潢保證金 跟暫收款 如何提存? ( Z1 d) I# O1 ^5 N, o7 m
6 J9 T- r! B2 c/ G2 ~# u
遙控器/磁卡 帳面數 跟帳是否相符......
+ J; Q" }4 [* L- i6 P( N! U+ R2 K  Q) v0 J5 }  v, Z( n# A
還有管理費逾期/預繳明細是否有清單詳列..........
1 O  e/ [1 E: Q2 |, K4 |: W! t: L
如果真的傻傻的分辨不清楚.............建議找第三方 會計師 來協助查帳....
4 r5 Y( F( k- H
作者: 豬肉    時間: 2011-5-8 15:12
還是請位會計師來幫忙吧!
2 {# n% B6 Z6 T7 t; g6 Y
: C  g, |2 f  [; z6 q  k  J看看分類帳...()  m2 g* N" X( u
看看傳票...4 l! K$ `% o' W8 ~! ]" |
看看收據內容...(搞不好還會出現婦產科收據喔!)
4 |$ }7 s" z, h$ P' a% l# f
2 R) s/ X, o: M  O請參考
0 b# q3 h$ s; x6 d1 x; W" K9 |
作者: 服務小弟    時間: 2011-5-8 15:22
本文章最後由 服務小弟 於 2011-5-8 15:24 編輯
+ T2 L9 ^; u* Q/ ?9 p4 ?* @1 u! D6 C: a0 w  ~5 `" l
1.應該區分現金收入及現金支出2本分開
' F) Y0 v5 G' K6 @( @( s: c6 q7 l9 q$ w
這個沒有一定........所以問你學弟不見得對..........要看社區管委會開戶使用的方式(物管公司向來只有建議權 沒有決定權..)2 W/ `- \# K/ \( e
* k+ Y7 `4 O, J8 ?; v
有的管委會帳戶是依使用用途分帳戶 (比如管理費用a銀行 公基金放b銀行 裝潢保證金/暫收款c銀行..定存 b c d 銀行都有...)3 m9 K) Y# z6 s
  J) z- a5 C% {2 o4 z+ ]1 Z
有的亂七八糟5 6本也是有看過...(本人遇到某社區管理費分5本不同銀行給住戶存...orz)
# s0 i$ g0 A( y/ s' g) h, q9 g3 K1 i) s  N  \1 `# M4 G% I. A
也有的從頭到尾都是一本搞定...........(超出一半以上社區是如此....尤以300戶以下中小型社區)
' y% U; O$ ]0 E
- A( o8 Y% O7 K$ w% R7 `) G% G: j. E: r* e: d$ h1 W4 |. g
2.要求看定存及活存本子(影本)，無!!秘書說在主委那邊!!7 }4 g4 C' ~! V, l0 p! A! ~3 A
, g9 q$ B$ G9 q5 P- E# n
這可能性是很高的..........有的管委會搞神秘........有的連存摺都不給總幹事保管經手的....看不到定存單 不意外!!3 f* B9 B8 x7 b0 Z6 E( W/ |* F6 B

1 E9 N1 r" Y6 L不過住戶還是可以反映 有權請求委員會把定存單影本 公示給住戶知悉 依 公寓大廈管理條例 這是於法有據的....
  c5 _; ]3 |( N# L5 c( R8 A
2 ^3 h& C) N# T9 y+ J如果覺得有問題 應是先知會主委 請求 財委 /監委 協助進行財報說明較佳........
作者: 快樂讀書會    時間: 2011-5-8 16:56
本文章最後由 快樂讀書會 於 2011-5-8 17:12 編輯 . y3 Q' b) L3 }- y3 j

1 O3 m7 Y- i) y* R0 ^1 t/ i以我的作帳經驗.4 ^* T) {  f. S3 k' Y. t% z
1.社區的收入不外管理費及汽機車收入.最好收據要求.要連號不得跳號.
! a  Q* h" a" l% j" |# V1 s! i: x財委每次只給總幹事5本收據.用完收舊給新.千萬不要貪圖小利.我就碰過有管委會
; z- W) u  d1 a要求收費單據由保全公司提供.這樣的缺點就是比如編號200.的保全公司家同樣編號就有好幾本.. I3 ?5 l6 j; t! v. t: N
全部收據都交給總幹事會有一個缺點.曾發生有總幹事拿後面號碼的單據跟住戶收錢.中飽私囊.) c8 l6 s4 e1 A* d, S6 k
而社區會查不出來.很簡單.主.財.監.沒人花時間過帳.及稽查.才會造成被污錢卻不自知.0 l6 v& S- Z4 a
2.每個月財報都應該將收費單據貼上來.我通常看過後我會蓋騎縫章.包含支出單據報表.; B9 H" f4 H: _- f/ ^8 Q
核對銀行存摺.是否跟當月財報金額是否相符.4 ]& H! S+ U& e" N
3.要求總幹事按時公告住戶的欠繳名單.這樣帳有問題馬上就知道了., E( \7 k1 c* ~" ~8 P- i9 `$ p
4. 最好將當月財報.包含收入明細表.一般一張收入報表單據約35張.(以我們社區大約7張收入報表.)
4 ?/ r7 b3 n$ v& {* W) B及支出單據影印張貼公怖欄.這樣帳就很透明.一方面不怕住戶質疑.社區花了那些錢.一清二楚..
作者: 新同學    時間: 2011-5-8 22:54
回覆 jushua1975 的文章7 |! d# t9 U& ?; Q: D! `  G
/ R* m/ U8 P! v
用幾本帳是看帳的復雜度,不是一定一本或二.若是很清楚,流水帳也是可以的( G. t3 a9 K' p
你這麼說是無法找到查帳的方式的
- m4 l# s- V9 y" h還是找社區內的會計人士出面,不過......
( T, f4 L/ O4 ?會計能力要強一點的才行,最好有過查帳經驗會抓問題的& B, }  @5 R; C+ x! s+ D
畢竟"魔鬼藏在細節裡",沒有三兩三是看不出來的
作者: jushua1975    時間: 2011-5-8 22:55
本文章最後由 jushua1975 於 2011-5-8 23:15 編輯 4 Q0 U: l; y. j5 C
5 m% t1 b1 `+ ?: x+ ?. y
感謝有回復的：服務小弟、 豬肉、 快樂讀書會、新同學  !# }7 ~: k5 Z* R& x% h
會po這篇是希望可以得到一些方法，讓社區有心關心帳務的鄰居可以知道如何看起!!!
作者: 快樂讀書會    時間: 2011-5-8 23:08
本文章最後由 快樂讀書會 於 2011-5-8 23:12 編輯
5 R" Q1 H8 k& d8 |% O: q
& g! ?# c  q' L9 j! M回覆 jushua1975 的文章5 b0 ?, @7 V6 o$ s0 T$ Z
0 }( u, @. O, S5 O- W
只看傳票.不過帳.是看不出所以然的.
1 i$ ~  k9 S+ K# \0 o8 o% L我曾看過某個社區24個月的財報.有20個月.表面的上期結餘.+收入-支出不等於本期結餘.) Y8 G7 h1 M/ ]8 t- f
但主.財.監都蓋章囉.到最後要交接了.助理帳做不出來.
作者: 小熊米    時間: 2011-5-9 08:04
謝謝分享!我印下來要分享給住戶了!
作者: 玉娟    時間: 2011-5-9 14:30
一、所有收入及支出均登記在一本轉帳傳票本子中，而且有20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉!               
8 [; [* n$ g% n8 s$ d建議：收入/支出：要分開~~~方便過帳及產製報表以及作核算~~                                        ) ]8 k# H9 W2 L5 O1 s$ Q  q
查帳要領：收入怕低列、支出怕高列                                                2 v6 m2 X  w9 l/ j
        所以以下分：收入面及支出面加以說明                                                       
9 N, x) B, ^# C) V; f        (一)、收入面：                                                       
2 u* p7 H' \( a) ~                                                                2 T' a. k: a/ e. F1 V! L
        查帳要領1：用核算動作：(檢視收入的合理性及是否有低列之虞)       
; x2 A& C+ n6 n7 `$ B                例：(1).管理費收入：用--戶數(量)或坪數去作核算  其收入合理性                                        查帳要領2：每筆收入的入帳時間點很重點~~~即使延後入帳：一定要有明細喔。                       
. p8 @% L! m  ~& g# U        例：收入有登帳，但延後登帳===可能發生的問題：利用手上的收入款項，補之前可能挪用的款項# I9 i  d/ q0 Q* I1 h

0 I! Q9 A9 W  X2 f               (二)、支出面：                        $ ]9 g) P+ j5 w- M3 `/ n
                查帳要領1：是否虛報支出6 h. C- }5 F* y
                        ' r- c& S) Y+ ~1 P9 @
               1.一樣可以採核算動作，核算出支出總數之合理性。               
  z. T# ~6 f# w2 @$ ?4 Z+ Z               2.支出一定要有憑證。這點很重要~~才可看出，支出支付的合理性                       
# e  E9 M0 d" D' A% }                 (怕挪用至私人使用)                        6 ~1 R. e- h) ^

( V. O# [7 k: R. u二、20幾筆魏總幹事把他蓋的章全劃叉                                & X4 ?  ]( L) ]( }4 e' s

0 z+ \- p9 a) X+ Z: R$ L; a' I3 N/ \        這有非常大之問題，表示其帳務有問題無法對其蓋章負責，所以針對此20筆作詳查。                        (所謂詳查係：需要檢視所有之收據或相關憑證，並且要核對至銀行帳戶，若核不到就擔心-現金交易)                (支出面重要原則：若採用現金交易 是無法查帳的~~~~)                        & W8 T8 B2 r9 S) ]; `* L
                 (因為即使小額的零用金支付也是要有憑證的喔~~)                        3 c4 g: ~. A4 b: X5 ]5 k7 n
三、要求看定存及活存本子(影本)，無                               
) R; `3 o  A, m1 n9 Z2 Y1 }秘書說在主委那邊!!                       
' w5 J4 t" y0 g* h# {) o
6 u/ ?/ i0 a" J5 A若貴社區有心要查帳務內容，定存及活存影本 ，沒有理由不提示，若一直提示不出來
' s& \% I. k9 {# b此部分有很大的問題：擔心是用現金交易喔~~* c; q8 ^5 j2 Q9 x2 t0 H7 P
(只要採現金交易再怎麼厲害的查帳高手都查不出喔：原因是把要查帳的軌跡都破壞了。)( S6 V8 a3 d) X! w
! V: q0 ?9 T: E9 _
所以建議可以從此方面先作確認。也就是說只要提示不出存摺~~那貴社區的帳務就有極大的問題喔！2 \8 y/ U, w+ ]9 Z  ~
作者: panpan    時間: 2011-5-9 15:23
我老公是會計師，目前居住北大特區，這部份是他幾十年的專業，他應該可以協助你找出問題點．6 Q9 ]! K) q7 Q4 D$ U+ V2 y; ?; u% m
加油！
% M- O: `4 l* S$ J& b3 e6 h若有需求可以發訊息給我．- ?/ `% C$ V, w  W% \
作者: 阿慌    時間: 2011-5-9 15:52
亡羊補牢
3 b" {; m" ^/ w% f% D5 ?趕快制訂會計制度
4 W4 M$ |5 r# ^) T0 ~3 K所有的帳應作傳票(限定會計科目及權責劃分)2 o$ v2 A% @3 J- n: W! T# b6 a/ Z
傳票簽章必須有原始憑證附件(如提列現金或銀行轉帳要影印存摺)才為有效
9 k# U. O7 p! Q* d% F6 g1 P6 s2 }簽章必須先行認證，禁止代管，代用，以明權責
, c- M4 A$ i, s3 s( F1 A過帳製表要請會計師簽證(公信力)% R, P# h/ Y1 y9 W5 g. @5 \. u
如有零用金應設進出底額
; z1 H% r3 q# R3 }3 R要有每日清結的習慣(不要偷懶，過幾天積多就記不得或亂了)，
& f4 X8 H2 u0 _3 l" |* b; R6 s# Y* Q主委財委要不定期抽查帳戶，避免移用(選上了就要盡份)
9 s! t; M( m# o8 I其實社區財管相當單純，作帳簡單0 U- i* x) H' |, C, m
之所以搞得污煙瘴氣，就在一個懶或外行(不重視)
6 H; S* b9 {8 j7 K/ o* e$ v9 ~: [除非一個貪字，  {# N" e" k: q* S7 G
否則這種普通常識的基本會計
! s# ?3 q/ W! U不是稅會或財會
9 M  L: j. d/ ]9 Y" W6 A8 z0 b要弄到難以為帳或撲朔迷離，也是天才方能成就的大業% @6 i8 ^" J2 {* x% p+ }0 [
這哪需要專業!!( S" b2 o2 S" h: _1 X
作者: jushua1975    時間: 2011-5-9 19:35
panpan 發表於 2011-5-9 15:23
" m5 l0 {5 v. r) Q我老公是會計師，目前居住北大特區，這部份是他幾十年的專業，他應該可以協助你找出問題點．
  g' m7 {. ~8 y& s加油！
% q; c% X0 d* Y若有需 ...
% r1 R5 L9 _% _
那就先跟你說聲謝謝!!
9 @5 t# c6 Y$ T0 n/ u9 m8 d2 A, O
作者: jushua1975    時間: 2011-5-10 21:26
本文章最後由 jushua1975 於 2011-5-10 21:26 編輯
, Q2 h! \4 o) x% Y! G7 b$ L, g" R2 z/ V7 P( P* A3 U* a* w* {
剛剛下去查了一下帳，有幾個問題：9 a9 z9 W, s8 E" T8 a% @$ p+ S2 B
(1)4月6日轉帳傳票上分列服務費支出：00公寓大廈及00保全2筆費用，這2筆分別為2個帳戶，照道理說存簿上也應該顯示這天有2筆金額支出，但是，存簿上卻僅有一筆總額數目的支出。4 ], I- M0 Q5 I( D: B
(2)也因為發現怪怪的，就繼續往下看，發現有發票，但是發票卻是同一家開的(00保全)，轉帳給2家公司，應該會有2張不同的發票吧!$ W+ x2 F; ^& T3 o1 z( ?
(3)更有問題的是，4月的服務費支出，發票日期卻是3月1日就開好了!
: E2 a5 ~! G& E5 M3 v9 u0 l; v---------------------------8 u6 F4 s4 `) |) l8 z/ o' R9 ~& z
以上屬正常嗎?
1 R0 G: |& F( j( X謝謝!!
作者: 服務小弟    時間: 2011-5-10 21:37
回覆 jushua1975 的文章
, n1 Z+ ]4 |0 m. m' I. n+ z7 H( _" C* Y  ?" a9 W
(1)4月6日轉帳傳票上分列服務費支出：00公寓大廈及00保全2筆費用，這2筆分別為2個帳戶，照道理說存簿上也應該顯示這天有2筆金額支出，但是，存簿上卻僅有一筆總額數目的支出。: S( A% z2 g# g5 E

. C7 h* L+ y- m+ r$ [3 d. x請問這筆支出 恰巧是00公寓大廈及00保全2筆費用的加總嗎? 通常我會建議在該筆存摺空白處加記註解...方便查帳 也方便記帳
) [. Y6 D5 x) `- k8 W^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^  o3 u/ k7 E+ B- o& r' Q
上面的支出2筆卻只秀出1筆 有可能是銀行櫃臺方便作業問題.........或是採提領1筆支出 匯出2筆.....查一下有無2張匯款單7 G0 f$ b! M2 R, d$ K8 Z
3 D' {2 h- D3 s- L/ c" x; ^
...............感覺你們家的財報是不公佈 當月財報的存摺影本給住戶看......- d' W) B+ O  T/ p4 t2 ]( |

. N0 @+ \! M8 A' R" C1 M(2)也因為發現怪怪的，就繼續往下看，發現有發票，但是發票卻是同一家開的(00保全)，轉帳給2家公司，應該會有2張不同的發票吧!/ z2 K1 ~1 n; J

: b: Q, C) K9 J- A有的公司方便作帳     會偷懶統一由一家公司出發票...........只要加起來的總額正確.........應是沒有問題.....
& L+ @& ~3 a8 ]) z( [1 w
3 q9 W' K+ W( y- D6 E2 [  n7 Q9 g" V(3)更有問題的是，4月的服務費支出，發票日期卻是3月1日就開好了!  
( w+ x/ Z5 y4 h6 i: T
+ J7 r1 @# @- u; `% _通常都會提前開單 方便送到社區請款................只要確認每月財報 有無重覆付款(請看附件發票跟明細...)
! H/ B+ D# J2 B) I3 ^/ x8 Z* I
1 U  x. {$ b& E" c 應無大礙.........
作者: jushua1975    時間: 2011-5-10 22:29
服務小弟 發表於 2011-5-10 21:37
" I* H. b2 z' `0 N' ?回覆 jushua1975 的文章
7 l  B$ X& t6 ^& m" N  }9 a$ Z, H0 P
, z) m9 G/ t+ a1 e0 s" g' Y7 R(1)4月6日轉帳傳票上分列服務費支出：00公寓大廈及00保全2筆費用，這2筆分別為2個 ...

" G4 q1 [- @/ F- K8 \. @: o; Q7 k所以說這樣算正常的?!
5 o! `' X  c: B3 ^$ @實在搞不懂，* y& ~6 x0 |4 @6 P
只希望每月的財務報表能夠明確清楚一點而已，/ V' H+ s5 K/ x% ^# p' Z% l
管委會的幾個人不知道在堅持甚麼，) q3 o) \" c, ~. U+ L$ Z+ ~% ]" d
報表又不是叫他們做，
6 Q9 G( i: a, S! \" b況且公布出來讓住戶看有這麼困難!!!
$ j# ~5 C# M# ]2 J, d; u/ u5 \舉個例：
1 c# `% K9 m* h+ W% A5 [& w服務付費支出：400000
+ D6 D8 {4 u4 D1 |" ~一句話打死!* p/ v# X, Q3 G% B5 \; {* y
一般住戶怎麼有那麼多的美國時間跑去櫃檯問，這些錢到哪裡去?) n% l$ y5 \' _& K1 Z! t9 N( q* J
又還沒要你將支出憑證影印公布，
4 |7 I1 @- M4 N就一直說一句某某時間管委會的決議事項，6 F7 f0 q& Q7 r+ A; q
拿出來檔!
8 r( U7 v4 |6 D0 \& T( S7 ?* w
作者: 服務小弟    時間: 2011-5-11 00:37
回覆 jushua1975 的文章7 E2 I) d- q( O, j7 v1 I# @
/ f) D& E5 B. i" E
你要把重點放在.....
2 E1 B  D  w7 {3 {( {, D5 E" U
$ @" l6 H7 N5 W. H/ ]" @" `6 {  D你家的財報有沒有異常不明的支出.........
- @( M" Z: C: ?* T8 F, p1 R% ^* Y# a! Q
或是有沒有假單據核帳.........1 H* u4 ^2 v0 x8 A" ~" o

/ f6 j$ n" m) r6 s  F預繳 / 欠繳 管理費明細是否清楚........
7 F* X; I, o$ R# C! ^+ H- m! T% Y8 M3 L
某些採購費用是否嚴重偏離市場行情..............' {: g. [, L" t3 z& q
9 k9 e* I9 [& \) V) V! f9 ^4 Q
這樣子查會比較快......... 8 {: t2 H4 S4 }5 Z" \
/ Y7 G3 s9 G" W" ~' s
支出記得分出 固定性支出 跟非固定性支出...........這樣抓帳會更快) `1 O' i2 y4 h( l* C
( G: j/ O) w* G. Y+ Z% V
固定性支出......就是委員會有跟協力廠商簽合約....每月都得匯出部份
/ N  `/ |, h. C. u, I1 B# O9 e4 o5 |$ Q; Q8 h  K, t
盡量減少給廠商現金請款...........超過2000以上 建議設一本廠商請款簽領冊..(文具店有賣)
作者: jushua1975    時間: 2011-5-11 21:12
服務小弟 發表於 2011-5-11 00:37
, V3 v+ V0 U. m! Y$ c# b回覆 jushua1975 的文章
4 o" {% O, ~+ O: G3 y- L
& }) m4 F" B2 s6 b( e; r' F你要把重點放在.....
6 w" U; W2 ]# v% J- R- Z  s
了解，謝謝!
3 T' d: N5 Y& o8 M4 r我還有一些方法來看他們的帳務資料，
: ?; o; o6 Y1 E$ F( e( d到時再來跟各位報告是否正常!!



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